5 migliori opzioni gratuite di software di gestione della conoscenza

In qualità di imprenditore, potresti essere consapevole dei vantaggi del software di gestione della conoscenza: puoi creare basi di conoscenza, gestire l'accesso dei dipendenti alle informazioni, facilitare la formazione dei dipendenti e promuovere la collaborazione.

Anche se alcune aziende pagano un sacco di soldi per uno strumento di gestione della conoscenza, non è necessario (almeno finché non sei convinto). Esistono diversi prodotti software di gestione della conoscenza che non costano nulla da utilizzare.

Di seguito, troverai i cinque migliori strumenti software gratuiti per la gestione della conoscenza e quanto costa l'aggiornamento. Questi strumenti (ordinati in ordine alfabetico) sono stati selezionati dalla Shortlist 2021 di Capterra per i migliori prodotti di gestione della conoscenza in cui ogni prodotto ha una valutazione minima degli utenti di 4 (su 5) e almeno 10 recensioni degli utenti (vedi la metodologia di selezione completa qui).

• Piano gratuito: include un limite di archiviazione dati di 5 GB e supporto di base per la chat dal vivo.
• Piani a pagamento: a partire da $ 24 al mese per due utenti e includono 10 GB di spazio di archiviazione dati e supporto per chat dal vivo Pro.

Bitrix24 è una soluzione software di gestione della conoscenza che offre moduli per la collaborazione, la gestione delle attività e la comunicazione. Offre una piattaforma unificata per gestire messaggi, file, progetti, attività e contatti. Puoi anche registrare e gestire le interazioni con i clienti, generare rapporti sulle vendite e acquisire e archiviare i dati sui lead.

Lo strumento offre app mobili per dispositivi iOS e Android.

• Piano gratuito: disponibile per un massimo di 10 utenti e offre 2 GB di spazio di archiviazione per i file.
• Piani a pagamento: a partire da $ 5 per utente, al mese e offrono 250 GB di spazio di archiviazione di file.

Confluence è una soluzione di gestione della conoscenza che aiuta a creare, collaborare, organizzare e rivedere i documenti di progetto. Offre distribuzione sia basata su cloud che on-premise. Ti consente di creare e gestire contenuti come note di riunione, requisiti di prodotto e rapporti di ricerca. Puoi anche rivedere e condividere feedback nei documenti.

Ti consente di limitare l'accesso ai dati riservati. La sua funzione di gestione delle attività consente di delegare e tenere traccia delle modifiche alle attività assegnate ai membri del team. Lo strumento offre app mobili per dispositivi iOS e Android.

• Piano gratuito: include ticketing via e-mail, ticketing sui social media (solo per Facebook e Twitter), gestione della knowledge base e reportistica.
• Piani a pagamento: a partire da $ 15 per utente, al mese (fatturato annualmente) e includono l'automazione del flusso di lavoro, il rilevamento delle collisioni delle attività e il report dell'help desk.

Freshdesk è uno strumento di assistenza e gestione della conoscenza basato su cloud per aziende di tutte le dimensioni. Consente al tuo team di assistenza clienti di collaborare ai ticket. Qualsiasi membro del team può collegare altri membri per discutere di un ticket di supporto specifico. Possono dividere i biglietti in biglietti secondari e far lavorare più persone su quelli contemporaneamente.

Lo strumento ha app mobili per dispositivi iOS e Android.

• Piano gratuito: include regole aziendali e dashboard di reporting e prestazioni.
• Piani a pagamento: a partire da $ 19 per utente, al mese (fatturato annualmente).

Zendesk è una soluzione di helpdesk e gestione della conoscenza basata su cloud che offre strumenti per creare portali di assistenza clienti, basi di conoscenza e comunità online. Offre un portale front-end personalizzabile, funzionalità di chat dal vivo e integrazione con altre applicazioni come Salesforce e Google Analytics.

Lo strumento ha app mobili per dispositivi iOS e Android.

• Piano gratuito: supporta tre utenti e include centro assistenza, gestione clienti e helpdesk multilingue.
• Piani a pagamento: a partire da $ 14 per utente, al mese (fatturato annualmente) e includono un centro assistenza, una knowledge base pubblica, un help desk multilingue e una gestione dei biglietti basata sul prodotto.

Zoho Desk è una suite di gestione della conoscenza basata su cloud che offre funzionalità di gestione dei ticket, funzionalità self-service per i clienti e strumenti di produttività degli agenti. Ti aiuta a convertire i post di Facebook o Twitter in ticket che possono essere facilmente monitorati e a cui è possibile rispondere dallo strumento. Puoi aggiungere parole chiave specifiche per filtrare post e messaggi sui social media e convertirli automaticamente in biglietti.

Lo strumento ha app mobili per dispositivi iOS e Android.

Come scegliere il giusto software gratuito di gestione della conoscenza per la tua azienda

Queste considerazioni possono rendere un po' più semplice la selezione di uno strumento gratuito di gestione della conoscenza:

• Controlla quanto devi spendere per altri aspetti come formazione e supporto. Se è troppo, un prodotto gratuito non ti farà risparmiare molti soldi.
• Cerca una soluzione scalabile. Man mano che la tua azienda cresce, dovrai gestire più dati, più entità e operazioni più complesse.
• Confronta i limiti di utilizzo gratuito dei prodotti (come il numero di utenti e le funzionalità disponibili) e seleziona gli strumenti in base alle tue esigenze.
• Chiedi al fornitore informazioni sulle opzioni di integrazione. L'integrazione con soluzioni esistenti come il servizio clienti, l'help desk o il software di ticketing può aiutare a ridurre molti sforzi e tempo nella riconciliazione dei dati tra i sistemi. Inoltre, controlla se il fornitore offre API in modo da poter creare le tue integrazioni.

Domande comuni da porre durante la selezione di uno strumento gratuito di gestione della conoscenza

È importante ottenere risposte dai fornitori di software o dai loro rappresentanti di vendita per chiarire qualsiasi dubbio prima di finalizzare una decisione. Ecco alcune domande chiave da porre:

• Avrò bisogno di ulteriore formazione per utilizzare lo strumento? Verificare con il fornitore del software quanto sia complesso lo strumento. Chiedi se avrai bisogno di formazione aggiuntiva per familiarizzare con le sue caratteristiche e se questa formazione ti costerà di più.
• Il costo dell'aggiornamento del software include il supporto tecnico telefonico? Questo ti aiuterà a fare chiarezza sul tipo di supporto premium che riceverai quando inizierai a pagare per il software.
• Posso parlare con un cliente che ha utilizzato il tuo strumento negli ultimi sei mesi? La risposta a questo ti aiuterà a capire se il venditore si impegna a garantire la soddisfazione del cliente. Se il venditore è riluttante a condividere i dettagli, è un segno che potresti non ottenere il servizio clienti che ti aspetti.

Come valutiamo

Questo articolo è stato aggiornato il 9 aprile 2021. I prodotti presi in considerazione per questo articolo dovevano trovarsi nella "Selezione 2021" di Capterra per gli strumenti di gestione della conoscenza e:

• Offrire una versione gratuita e autonoma del software (non una versione di prova del software in cui è necessario acquistare un prodotto dopo un periodo di tempo limitato).
• Soddisfa la nostra definizione di gestione della conoscenza: il software di gestione della conoscenza aiuta le aziende a gestire le risorse intellettuali e a creare un luogo centrale di informazioni a cui i dipendenti o i clienti possono fare riferimento.
• Il software che soddisfaceva la definizione di mercato richiedeva anche un minimo di 400 recensioni inviate dagli utenti e aveva una valutazione complessiva degli utenti superiore alla media rispetto ad altri prodotti della categoria.
• Gli strumenti gratuiti "Top" avevano una valutazione complessiva minima di 4/5 stelle dai revisori su Capterra al momento della pubblicazione. Abbiamo selezionato i primi 5 strumenti con la valutazione complessiva massima tra tutti gli strumenti della "lista ristretta 2021" (al 9 aprile 2021).