7 Software gratuito e open source per la gestione degli eventi

Immagina questo: un sacco di eventi stanno arrivando e come gestore di eventi, hai il compito di assicurarti che tutto vada liscio. Hai investito in una soluzione software per la gestione degli eventi che aiuta a pianificare eventi, registrare i partecipanti e occuparsi della prenotazione e dell'emissione di biglietti.

Tuttavia, mancano due giorni prima di un evento e devi inviare un'e-mail di promemoria a tutti i partecipanti registrati, ma il software che possiedi non offre questa funzionalità. Se avessi valutato a fondo il software prima di acquistarlo, questa situazione non si sarebbe mai verificata.

Questi scenari possono essere facilmente evitati comprendendo meglio i requisiti del software e abbinandoli a ciò che gli strumenti software di gestione degli eventi hanno da offrire. Esistono diverse soluzioni di gestione degli eventi open source e gratuite sul mercato. Tuttavia, trovare uno strumento di pianificazione di eventi che soddisfi tutte le esigenze di un organizzatore di eventi richiede una valutazione delle sue caratteristiche.

Questo articolo contiene sette software di gestione degli eventi gratuiti e open source per semplificare la valutazione (i prodotti sono elencati in ordine alfabetico).

Vedi la nostra metodologia di selezione qui.

• Versione gratuita : supporta fino a 100 partecipanti e un evento all'anno.
• Versione a pagamento : il piano di base costa $ 999 all'anno e supporta fino a 500 partecipanti e un evento all'anno.

Eventee è uno strumento software basato su cloud per l'organizzazione di eventi di persona, dal vivo e persino ibridi. Eventee aiuta gli utenti con la gestione degli eventi e il coinvolgimento dei partecipanti. Le sue funzionalità includono anche sondaggi dal vivo e sondaggi sul pubblico, prenotazione, streaming live e integrazioni personalizzate.

Eventee fornisce anche statistiche sui partecipanti come il tempo della sessione e il livello di coinvolgimento, che possono essere utilizzate per migliorare gli eventi futuri. La sua funzione di pianificazione dell'agenda consente ai gestori di eventi di pianificare più fasi e processi dei loro eventi.

La funzione di rete nel software consente ai partecipanti di connettersi e organizzare riunioni virtuali tra loro. Eventee offre app mobili per dispositivi iOS e Android.

L'assistenza clienti è disponibile tramite telefono, e-mail e una knowledge base sul loro sito Web.

• Versione gratuita : può supportare fino a 100 partecipanti per evento.
• Versione a pagamento : il piano base costa $ 1 e il piano professionale costa $ 2 per partecipante. Non ha limite al numero di partecipanti.

Eventleaf è uno strumento software per la registrazione e la gestione degli eventi online con funzionalità come biglietteria online, monitoraggio dei partecipanti, gestione del calendario e portali di riscossione dei pagamenti.

Consente agli utenti di creare pagine di destinazione dell'evento, mostrando l'agenda dell'evento, gli invitati, i relatori e la posizione. Gli utenti possono anche creare badge nominativi personalizzati con codici a barre scansionabili per i partecipanti.

Eventleaf può anche essere utilizzato per riscuotere pagamenti e inviare sondaggi personalizzati ai partecipanti per raccogliere feedback sugli eventi.

Gli utenti della versione gratuita ottengono l'accesso al supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 via e-mail, mentre gli utenti a pagamento ricevono e-mail e supporto telefonico.

• Versione gratuita : supporta fino a 50 partecipanti.
• Versione a pagamento : il piano di base parte da $ 150 al trimestre.

FLOOR è una piattaforma incentrata sulla comunità basata su cloud creata per organizzatori e gestori di eventi. Il software aiuta gli utenti a gestire, commercializzare e monetizzare i propri eventi e interagire con le loro comunità virtuali. Le sue funzionalità includono la creazione di siti Web per eventi, il marketing di eventi, lo streaming live, la gestione del pubblico e la prenotazione e l'emissione di biglietti.

Gli utenti di FLOOR possono anche eseguire campagne per valutare il rendimento dei loro eventi. Questi eventi possono quindi essere ottimizzati con l'aiuto di punti dati e approfondimenti forniti da FLOOR.

FLOOR offre app mobili (sia per iOS che per Android) che consentono ai gestori di eventi di promuovere eventi su più canali e interagire con il pubblico da remoto.

Dispone inoltre di supporto via e-mail e telefono e supporto per rappresentanti dal vivo 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

• Versione gratuita : supporta fino a 50 registrazioni gratuite.
• Versione a pagamento : $ 2,99 per registrazione per evento dopo le prime 50 registrazioni.

MeetingHand è una piattaforma di gestione degli eventi online che aiuta i gestori di eventi a pianificare, organizzare e commercializzare i propri eventi. Alcune delle sue funzionalità includono la gestione della registrazione dell'evento, il marketing dell'evento, la creazione del sito Web dell'evento, la gestione dei partecipanti e l'emissione di biglietti.

MeetingHand ha anche una funzione di reportistica che consente agli utenti di creare report personalizzabili su vari aspetti dei loro eventi come registrazione, prenotazione e pagamento.

Gli utenti di MeetingHand possono anche creare sottoeventi e pianificare attività specifiche per i partecipanti come workshop, tour e cene di conferenza. Gli organizzatori di eventi possono aumentare il coinvolgimento del pubblico con l'aiuto delle notifiche push e delle funzionalità di chat online nelle app mobili del prodotto (disponibili sia per iOS che per Android).

MeetingHand offre e-mail, supporto telefonico e un help desk 24 ore su 24, 7 giorni su 7 sul proprio sito web.

• Versione gratuita : l'edizione della community di Odoo è disponibile gratuitamente senza integrazioni.
• Versione a pagamento : L'integrazione con app Odoo aggiuntive parte da $ 4 al mese per app.

Odoo è una soluzione software open source completamente integrata, all-in-one, su misura per varie funzioni aziendali. Il suo modulo Odoo Events aiuta i gestori di eventi a gestire tutte le fasi del processo di pianificazione degli eventi.

I gestori di eventi possono pianificare e creare siti Web di eventi e pagine di destinazione, pianificare più eventi e gestire i partecipanti. Odoo si integra anche con e-mail e piattaforme di social media. Inoltre, gli utenti possono integrare Odoo con gli strumenti di ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO) e Google Analytics per monitorare il coinvolgimento e misurare gli sforzi di marketing.

Odoo offre solo la distribuzione basata su cloud agli utenti gratuiti, mentre gli utenti a pagamento possono optare anche per la distribuzione in sede. Ha anche app mobili per iOS e Android.

Odoo offre e-mail e supporto telefonico 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il loro sito Web dispone anche di un centro di conoscenza e di una sezione delle domande frequenti per gli utenti.

• Versione gratuita : include tutte le funzionalità principali e supporta eventi con un massimo di 100 invitati.
• Versione a pagamento : il piano Premium parte da $ 19 al mese o 1,95% + $ 0,90 per biglietto venduto.

RSVPify è una piattaforma di gestione degli eventi end-to-end basata su cloud per eventi di persona e virtuali. Le sue funzionalità includono la gestione dell'elenco degli ospiti, l'emissione di biglietti e moduli RSVP incorporabili per la registrazione dei partecipanti.

Offre inoltre un creatore di tabelle dei posti con trascinamento della selezione per pianificare i posti a sedere ottimali, opzioni di menu per consentire agli ospiti di condividere le scelte dei pasti e le esigenze dietetiche e la verifica dell'età per eventi con limiti di età.

Il software offre una funzione chiamata eventi secondari. Consente ai gestori di eventi di invitare ospiti selezionati a eventi secondari come cene di prova o pranzi post-conferenza.

RSVPify offre una libreria di supporto, tutorial video e assistenza clienti basata su ticket 24 ore su 24, 7 giorni su 7 per gli utenti.

• Versione gratuita : gratuita per uso personale ed eventi occasionali di piccole imprese.
• Versione a pagamento : il piano di base ha un prezzo di $ 9.500 all'anno per individui e piccoli team.

Splash è una soluzione di marketing e gestione eventi per eventi live e virtuali. Gli utenti Splash possono creare modelli di marketing per eventi con marchio, pagine di registrazione e inviti a eventi personalizzati, promemoria e aggiornamenti per i partecipanti.

Dispone inoltre di analisi degli eventi integrate che aiutano i gestori di eventi a tenere traccia degli eventi e del loro impatto. La sua dashboard di dati aiuta gli utenti a comprendere e segmentare i partecipanti in base alle loro preferenze, posizione e coinvolgimento.

Splash offre anche una perfetta integrazione con una varietà di strumenti di gestione dei progetti, importazione dei dati e comunicazione di terze parti.

Il software è basato su cloud e offre agli utenti formazione dal vivo e di persona. Dispone di app mobili sia per iOS che per Android e offre supporto live 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite chat ed e-mail.

Come scegliere il giusto software di gestione degli eventi per la tua attività

Selezionare lo strumento software di gestione degli eventi giusto può essere complicato. Con così tante opzioni sul mercato, i gestori di eventi e gli organizzatori dovrebbero considerare fattori come le dimensioni dei partecipanti, i requisiti delle funzionalità e le opzioni di hosting. Questi fattori aiuteranno gli acquirenti a restringere le opzioni e a prendere decisioni ben informate.

Alcune considerazioni importanti quando si investe in uno strumento di gestione degli eventi sono:

• Valuta la dimensione dell'evento : mentre alcuni prodotti gratuiti non hanno un limite al numero di partecipanti, altri potrebbero limitarlo a 50 o 100 partecipanti. Pertanto, prima di scegliere uno strumento, gli acquirenti dovrebbero assicurarsi di conoscere la dimensione del pubblico a cui intendono soddisfare e se lo strumento gratuito lo copre.
• Verifica il costo dell'aggiornamento : gli acquirenti devono chiedere al fornitore del software le funzionalità aggiuntive incluse nell'aggiornamento. Dovrebbero inoltre informarsi su eventuali costi aggiuntivi per servizi come il supporto prioritario o la migrazione dei dati.
• Cerca il supporto per l'integrazione : gli acquirenti devono verificare con il fornitore se lo strumento offre l'integrazione con altri strumenti software. Inoltre, dovrebbero valutare se il fornitore può creare API per supportare integrazioni personalizzate con strumenti di comunicazione e gestione dei progetti di terze parti.

Domande comuni da porre quando si seleziona uno strumento software gratuito per la gestione degli eventi

Ecco alcune domande che gli acquirenti possono considerare di porre al fornitore del software prima di entrare in affari con loro:

• Quali sono i termini di abbonamento? Gli acquirenti devono chiarire in anticipo i termini di abbonamento. Chiedere se il venditore ha un contratto a prezzo fisso o se fa pagare per partecipante o evento aiuterà a confrontare e finalizzare il miglior affare possibile.
• Il software aiuta con il marketing e la promozione? Il marketing online è una parte cruciale di qualsiasi evento. Come acquirente, ci si dovrebbe chiedere se il software ha funzionalità di marketing per eventi integrate o se supporta l'integrazione con i social media e altre piattaforme di marketing.
• È possibile fornire case study e testimonianze? Gli acquirenti possono richiedere testimonianze dei clienti e casi di studio per comprendere le prestazioni del software per le aziende che lavorano nella gestione degli eventi. Ciò aiuterà anche a evidenziare i problemi comuni che gli utenti potrebbero aver dovuto affrontare.

Questo articolo è stato aggiornato il 18 maggio 2021. I prodotti considerati per questo articolo dovevano:

• Offrire una versione gratuita e autonoma del software (non una versione di prova del software in cui è necessario acquistare un prodotto dopo un periodo di tempo limitato).
• Incontra la nostra definizione di mercato del software di gestione degli eventi:
  Il software di gestione degli eventi automatizza il marketing, la registrazione, il coordinamento e la programmazione degli eventi. I pianificatori utilizzano le applicazioni di gestione degli eventi per gestire la pianificazione e il processo di riunioni ed eventi, inclusi marketing, registrazione dei partecipanti, creazione di badge, generazione del calendario e gestione dello spazio della sede. Queste applicazioni offrono anche una varietà di funzioni self-service per i partecipanti all'evento, come la registrazione online, la consegna dei contenuti e il pagamento delle quote.
• Offre le funzionalità principali delle soluzioni di gestione degli eventi: gestione delle registrazioni, gestione dei partecipanti e pianificazione degli eventi.

Il software che soddisfaceva la definizione di mercato richiedeva anche un minimo di 20 recensioni inviate dagli utenti e una valutazione complessiva degli utenti superiore a 4,0 rispetto ad altri prodotti della categoria.