I 7 migliori software gratuiti per la gestione degli eventi

Il software di gestione degli eventi consente agli utenti di pianificare, eseguire e creare report sugli eventi.

Immagina questo: sei un organizzatore di eventi che deve organizzare un evento aziendale per i dipendenti ibridi di un'organizzazione e assicurarsi che tutto funzioni senza intoppi, dalla pre-pianificazione alla post-pianificazione. Mentre ti destreggi tra tutte queste attività, ti ritrovi a lottare con un budget inadeguato, registrazioni disordinate e un pubblico poco coinvolgente? La gestione degli eventi richiede un'attenta pianificazione ed esecuzione, che a volte può essere piuttosto opprimente. È qui che può essere d'aiuto uno strumento di gestione degli eventi.

Un software di gestione degli eventi assiste gli organizzatori di eventi nella pianificazione, esecuzione e gestione di eventi online, di persona e ibridi. Offre strumenti che aiutano gli utenti a gestire la registrazione dei partecipanti, il coordinamento, il marketing degli eventi e la gestione dello spazio della sede. Ma, se non vuoi investire inizialmente prima di comprendere le funzionalità del software, perché non prendere in considerazione uno strumento gratuito per le tue esigenze di gestione degli eventi? Questo ti darà la libertà di capire come funziona il sistema e passare a una versione a pagamento una volta che sai come si allinea con i tuoi obiettivi aziendali.

Questo articolo mette in evidenza, in ordine alfabetico, i sette migliori prodotti software gratuiti per la gestione degli eventi basati su recensioni software verificate. Per saperne di più.

1. Airmeet: presenta la modalità di anteprima per gli eventi online

Airmeet è una piattaforma di gestione degli eventi online per vertici virtuali, conferenze, incontri e workshop di networking. Con questo software, i professionisti degli eventi possono creare un evento online e visualizzarlo in modalità di anteprima senza avviare effettivamente l'evento. Puoi utilizzare la dashboard della community o la dashboard dell'evento per accedere alla modalità di anteprima. Lo strumento consente inoltre di mettere in pausa e personalizzare le impostazioni degli eventi live in questa modalità.

• Profili dei partecipanti all'evento: scopri di più sui partecipanti e avvia conversazioni significative facendo clic sulla loro immagine di visualizzazione nella sala social, che è l'area di benvenuto per i partecipanti online.Il profilo di ogni partecipante include la presentazione, gli interessi e i collegamenti ai propri account sui social media.

• Promemoria sessione: aggiungi un segnalibro a un evento online e imposta promemoria e conferme online per le tue prossime sessioni.In qualità di organizzatore di eventi, puoi anche personalizzare le tue e-mail utilizzando caratteri, immagini e GIF e impostare l'orario di consegna per i promemoria.

• Analisi degli eventi: misura il coinvolgimento dei tuoi eventi virtuali utilizzando i report di analisi degli eventi, disponibili sulla tua dashboard.Alcuni dei rapporti offerti dallo strumento che possono aiutarti a ottenere informazioni dettagliate sugli eventi includono il rapporto principale, il rapporto Domande e risposte e i rapporti su chat e lounge.

Opzioni di assistenza clienti : telefono, e-mail e chat

2. Prenota quando: offre gratuitamente 50 spazi di prenotazione al mese

Bookwhen è una piattaforma di prenotazione e programmazione basata su cloud che può essere utilizzata per gestire le prenotazioni di eventi. Il software ti consente di personalizzare i moduli di prenotazione degli eventi, accettare pagamenti tramite un fornitore di servizi di pagamento e impostare promemoria via e-mail. La versione gratuita del software consente di accedere a 50 spazi di prenotazione al mese, in base al numero di partecipanti per prenotazione.

• 1 pagina di prenotazione: consente ai partecipanti di prenotare, trasferire o annullare le prenotazioni degli eventi tramite la pagina di pianificazione.Il sistema offre 1 pagina di prenotazione con un URL univoco nella sua versione gratuita. Puoi elencare più eventi nella stessa pagina di prenotazione.

• Eventi gratuiti: pubblicizza piccoli eventi gratuiti con il piano gratuito di Bookwhen che supporta fino a 50 spazi di prenotazione al mese.Il piano gratuito, invece, non ti consente di accettare pagamenti per i tuoi eventi.

• Integrazione del sito web (iframe o API): integra la tua pagina di pianificazione/prenotazione nel tuo sito web utilizzando l'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) o le opzioni delle funzionalità iframe.Con l'integrazione dell'API, puoi visualizzare i tuoi eventi, luoghi, biglietti e pass sulla tua pagina di pianificazione.

Opzioni di assistenza clienti : e-mail, knowledge base e chat

3. Eventcreate: consente ai partecipanti di pagare per gli eventi

Eventcreate è una piattaforma per la creazione di siti Web e la registrazione online che consente alle aziende di creare siti Web di eventi personalizzabili e monitorare le registrazioni degli eventi. Il software dispone anche di una dashboard per la gestione degli eventi che consente di monitorare e gestire i partecipanti in tempo reale. Inoltre, consente ai partecipanti di pagare la quota dell'evento sia online che offline. È possibile accedere allo stato del pagamento per i tuoi eventi tramite la dashboard degli eventi.

• Modelli di siti Web: scegli tra una varietà di modelli di siti Web e inviti per creare il tuo sito Web dell'evento.Il software dispone anche di blocchi di contenuti predefiniti, come moduli di contatto, mappe ed elenchi di partecipanti all'evento che possono essere aggiunti al sito Web dell'evento.

• Iscrizioni e RSVP: raccogli registrazioni o RSVP o vendi biglietti per eventi online.Il sistema consente di raccogliere informazioni importanti sui partecipanti, inclusi i loro nomi e dettagli di contatto tramite un modulo di registrazione all'evento online. Il piano gratuito supporta fino a 100 partecipanti per evento.

• App per il check-in iOS: scansiona i biglietti e effettua il check-in dei partecipanti utilizzando l'applicazione mobile del software per gli utenti iOS.L'app mobile nativa rende più facile per te e il tuo team confermare le registrazioni agli eventi.

Opzioni di assistenza clienti : e-mail, knowledge base e chat

4. Eventee: fornisce un menu personalizzato per ulteriori dettagli sull'evento

Eventee è uno strumento online per organizzare eventi virtuali, di persona o ibridi. Il software offre uno spazio speciale, chiamato menu personalizzato all'interno dello strumento stesso, che consente di caricare contenuti aggiuntivi, come dettagli e consigli sui partecipanti/sponsorizzazioni. Puoi aggiungere testo, immagini, collegamenti URL e persino file PDF al tuo menu. Eventee offre un menu personalizzato per gli utenti nel suo piano gratuito.

• App Web e mobili: partecipa a eventi virtuali, chiedi ai relatori, guarda video e connettiti con i partecipanti utilizzando i tuoi computer.Il software offre anche un'app mobile che offre ai partecipanti l'accesso al programma dell'evento anche senza una connessione Internet. Ti consente inoltre di valutare il tuo evento, raccogliere dati sull'evento, connetterti con i partecipanti e interagire con organizzatori e relatori dell'evento.

• Home page dell'evento: crea una home page gratuita per ciascuno dei tuoi eventi e consenti ai partecipanti di accedere alle informazioni sull'evento da tutte le piattaforme Eventee.Puoi anche visualizzare in anteprima la tua home page utilizzando la modalità di anteprima privata prima di renderla pubblica, condividere l'accesso alla tua home page, aggiungere video di promozione dell'evento e gestire le informazioni sui relatori tramite la tua home page dell'evento.

• Domande e sondaggi dal vivo: interagisci con il tuo pubblico virtuale utilizzando domande dal vivo e opzioni di sondaggio.La piattaforma consente ai partecipanti di porre domande ai relatori in tempo reale e facilita la votazione delle domande più interessanti. In qualità di organizzatore di eventi, puoi anche cercare le opinioni dei partecipanti e condividere i risultati in tempo reale.

Opzioni di assistenza clienti : telefono, e-mail e chat

5. Eventleaf: gestisce la registrazione di gruppo per gli eventi virtuali

Eventleaf è una piattaforma di gestione degli eventi che può essere utilizzata dagli organizzatori per creare, promuovere e gestire eventi online, come riunioni di lavoro, conferenze, raccolte fondi e fiere. Il software consente ai partecipanti online di registrarsi insieme in un gruppo e dedicare un partecipante come manager designato per l'evento. Il responsabile della registrazione può amministrare la registrazione dell'evento per conto del gruppo e aggiungere/rimuovere altri membri dal gruppo.

• Sito web dell'evento: creare un sito web per la registrazione dell'evento utilizzando il generatore di siti web per eventi del software.È possibile aggiungere un'agenda a questo sito Web, inclusi la data, l'ora, il titolo, la descrizione e i dettagli del relatore, che potrebbero includere il nome, la fotografia e una breve biografia. Seleziona una lingua per la tua pagina di destinazione e visualizza in anteprima il tuo design mentre inserisci i dettagli pertinenti.

  

• Registrazione evento: consente ai partecipanti di registrarsi a un evento e di accedere alle informazioni sull'evento online.Puoi utilizzare questa funzione per organizzare le opzioni di registrazione degli eventi, come le quote di registrazione, i workshop e i pacchi alimentari. Inoltre, puoi limitare le registrazioni solo a coloro che sono stati invitati utilizzando le password degli eventi e altre opzioni.

• Integrazione con Lobbytrack: integra con il software di gestione dei visitatori Lobbytrack che ti aiuta ad aggiungere visitatori alla tua lista.Ogni volta che pianifichi un evento in Eventleaf, che si tratti di una conferenza o di una riunione, i dettagli dei partecipanti vengono automaticamente memorizzati in Lobbytrack. Puoi utilizzare i dati di questi visitatori per pianificare riunioni di follow-up, prenotare spazi e organizzare eventi speciali per i visitatori.

Opzioni di assistenza clienti : telefono, e-mail e chat

6. Odoo: offre la gestione del budget degli eventi

Odoo è una suite di strumenti di gestione aziendale, come contabilità, inventario e gestione dei progetti che possono aiutarti a semplificare i tuoi processi aziendali. Il software offre anche un modulo di gestione degli eventi dedicato che consente ai professionisti degli eventi di gestire eventi online e in loco. Puoi utilizzare l'app di gestione degli eventi di Odoo per gestire il budget del tuo evento amministrando l'allocazione delle risorse e gli acquisti automatici per il tuo evento.

• Editor drag-and-drop: crea pagine di destinazione, biografie dei relatori, agende e inviti all'azione utilizzando l'editor drag-and-drop del software.Il software presenta blocchi predefiniti di contenuti che possono essere trascinati e rilasciati per strutturare la pagina dell'evento.

• Gestione dei partecipanti: crea un gruppo di partecipanti e imposta la capacità minima/massima dei partecipanti per il tuo evento.È inoltre possibile utilizzare le funzionalità di gestione dei partecipanti del software per personalizzare i badge d'ingresso e analizzare i profili dei partecipanti.

• Email marketing: pianifica comunicazioni automatiche con i partecipanti e invia loro e-mail, incluse e-mail introduttive e di conferma.Questi potrebbero includere salvare la data, sapere prima di andare, grazie per aver partecipato ed e-mail di conferma dell'iscrizione.

Opzioni di assistenza clienti : telefono, e-mail e chat

7. Tempestivo: dispone di un plug-in di calendario gratuito per WordPress

Timely è un software per eventi online che offre strumenti per aiutarti a gestire eventi e luoghi in modo efficiente. Il software dispone di un plug-in gratuito per il calendario degli eventi all-in-one per WordPress che consente agli utenti di creare, gestire e condividere eventi con facilità. In qualità di organizzatore di eventi, puoi utilizzare Timely per personalizzare la visualizzazione del calendario utilizzando caratteri e temi diversi. Puoi anche codificare a colori i tuoi eventi, impostare diversi fusi orari per il tuo calendario e persino aggiungere eventi di filtro per cercare eventi specifici per categorie, organizzatori, luoghi e tag.

• Biglietteria per eventi: vendi biglietti e gestisci le tue vendite di biglietti online.Puoi anche creare diversi tipi di biglietto, come ingresso generale, VIP e fasce orarie per il tuo evento, e visualizzarli sulla pagina dell'evento.

• Fino a 100 eventi: crea e gestisci fino a 100 eventi con il tuo piano Timely gratuito.Come utente Timely, puoi promuovere i tuoi eventi gratuiti e abilitare la registrazione degli eventi online sul tuo sito Web, indipendentemente dal tipo di evento: online, fisico o misto.

• Dashboard multilingue e interfaccia pubblica: cambia la lingua della visualizzazione pubblica del dashboard e del calendario per soddisfare i requisiti del pubblico globale.Alcune delle opzioni di lingua qui includono inglese, francese, spagnolo, portoghese, tedesco, italiano e olandese.

Opzioni di assistenza clienti : telefono, e-mail e chat

Come scegliere il miglior software gratuito per la gestione degli eventi per la tua azienda?

Ecco alcune considerazioni comuni a cui prestare attenzione quando si valutano soluzioni di gestione degli eventi gratuite per le proprie esigenze.

• Valuta le funzionalità di gestione dei partecipanti: durante la valutazione delle potenziali soluzioni di gestione degli eventi e delle loro versioni gratuite, assicurati che il software ti consenta di aggiungere, modificare, eliminare e tenere traccia dei partecipanti con facilità.Alcuni strumenti offrono anche promemoria di eventi nel loro piano gratuito che ti aiuta a comunicare con i partecipanti e ricordare loro il prossimo evento. Puoi anche prendere in considerazione il reporting delle presenze che può essere utilizzato per tenere traccia della partecipazione agli eventi nel tempo.

• Valuta le capacità di emissione di biglietti: l'emissione di biglietti online è una funzionalità indispensabile per un gestore di eventi.Prima di finalizzare uno strumento di gestione degli eventi per la tua azienda, assicurati che il sistema offra un'emissione di biglietti sicura per facilitare la vendita dei biglietti attraverso i canali online e offline. Dovrebbe anche offrirti la possibilità di creare più tipi di biglietti per lo stesso evento, il che ti aiuterà a offrire un'esperienza diversa ai tuoi sponsor, espositori e partecipanti.

• Considera la funzione di analisi degli eventi: l'analisi degli eventi è una caratteristica importante del software di gestione degli eventi che consente agli organizzatori di eventi di analizzare i dati degli eventi e migliorare le cose in futuro.Prima di finalizzare il miglior software di gestione degli eventi, assicurati che offra alcune metriche di base, come il punteggio netto del promotore (NPS), il coinvolgimento dei relatori, i tassi di risposta e gli argomenti con le migliori prestazioni per aiutarti ad analizzare l'efficacia dei tuoi eventi.

Qual è il costo per l'aggiornamento da un software di gestione degli eventi gratuito a uno a pagamento?

Nel caso in cui desideri ridimensionare i tuoi sforzi di gestione degli eventi e richiedere funzionalità aggiuntive, controlla il costo che dovresti sostenere durante l'aggiornamento dal piano gratuito. La maggior parte dei prodotti sul mercato ha un prezzo su base mensile e può essere suddivisa in tre livelli di prezzo comuni in base al prezzo di partenza.

Fasce di prezzo*:

• $4 - $32

• $ 33 - $ 88

• $ 88+

*Il prezzo incluso è per l'offerta entry-level/con il prezzo più basso trovata sui siti Web dei fornitori il 13 febbraio 2023. Questi intervalli corrispondono al 25°, 75° e 100° percentile delle informazioni sui prezzi raccolte dai siti Web dei fornitori dei prodotti di esempio.

Costi nascosti associati al software di gestione degli eventi

Il listino prezzi sopra riportato riassume i prezzi per i piani base della maggior parte dei prodotti. Un prodotto aziendale o premium con un prezzo più alto può includere funzionalità aggiuntive, come la gestione dei badge, la ludicizzazione e la gestione dei volontari. Se stai prendendo in considerazione il piano gratuito, potrebbe includere anche alcuni costi nascosti, come costi di formazione e implementazione, costi di personalizzazione, costi aggiuntivi e costi di integrazione e scalabilità. Prima di fare una scelta, chiedi al fornitore del software informazioni su tali costi nascosti per garantire la completa trasparenza dei prezzi.

Domande comuni da porre quando si cerca un software gratuito per la gestione degli eventi

È importante porre ai fornitori la giusta serie di domande per determinare se l'app per eventi è adatta o meno alla tua attività. Alcune domande comuni che puoi considerare per questo sono: