ping. Hai un nuovo messaggio. Non puoi distrarti: sei a metà di un'attività con una scadenza ravvicinata. ping. FOMO colpisce: potrebbe essere un messaggio urgente. Smetti di lavorare per controllare i messaggi. Niente ha bisogno di azione in questo momento, quindi torna ai tuoi compiti. ping. ping. Altre notifiche. Quell'e-mail promozionale ti distrae di nuovo! Ora vuoi disattivare tutte le notifiche, ma potresti perdere qualcosa di fondamentale...

Suona familiare? Succede sempre, che tu sia in ufficio o lavori da casa. Le moderne tecnologie di collaborazione come la chat di gruppo e le videoconferenze rendono più facile lavorare insieme in tempo reale da qualsiasi parte del mondo e il recente passaggio globale al lavoro a distanza ha solo aumentato la nostra dipendenza da loro.

È una buona cosa finché non vieni affogato in notifiche non lette e riunioni video. Soprattutto nei team distribuiti e remoti, l'impostazione predefinita della comunicazione in tempo reale fa sì che le persone lavorino in orari dispari per collaborare, con conseguente scarso equilibrio tra lavoro e vita privata e esaurimento dei dipendenti.

La soluzione? Comunicazione asincrona .

Che cos'è la comunicazione asincrona?

La comunicazione asincrona (asincrona) si verifica quando non è necessario che il tuo team sia online insieme, quindi non è prevista una risposta in tempo reale. Inviare un'e-mail senza aspettarsi una risposta immediata, lasciare un messaggio in un canale Flock per mantenere aggiornati i tuoi colleghi e condividere note vocali sono tutte forme di comunicazione asincrona.

Vantaggi della comunicazione asincrona

La comunicazione asincrona offre ai dipendenti un maggiore controllo sul proprio tempo, maggiore autonomia e meno distrazioni, in modo che si concentrino sull'esecuzione di un ottimo lavoro. È l'ideale per team remoti, distribuiti e in ufficio allo stesso modo. Da una maggiore produttività a dipendenti più felici, ecco i principali vantaggi della comunicazione asincrona:

I dipendenti rimangono concentrati, produttivi

La comunicazione sincrona (in tempo reale) richiede un'azione immediata: metti in pausa qualsiasi cosa su cui stai lavorando per rispondere a un messaggio, rispondere a una chiamata o partecipare a una riunione. Questo distrugge immediatamente il tuo flusso, rendendo quasi impossibile fare un lavoro mirato.

Gloria Mark, che studia distrazione digitale all'Università della California, a Irvine, afferma che ci vogliono circa 25 minuti per tornare all'attività originale dopo un'interruzione . Quindi, anche durante le normali attività, essere interrotti una mezza dozzina di volte al giorno comporta una significativa perdita di produttività.

Con la comunicazione asincrona, hai il controllo del tuo tempo e della tua concentrazione. Decidi tu quando controllare la posta in arrivo, attivare "Non disturbare" su Flock, ad esempio, o riattivare le notifiche di altre app. Ciò significa che tu e i tuoi colleghi potete lavorare insieme senza interrompervi l'un l'altro e trovare il tempo per un lavoro mirato. Tutti i messaggi ricevono comunque una risposta, ma in un momento che funziona per ogni singolo membro del team. Salvi le riunioni per le ore di sovrapposizione (o orari specifici ogni giorno per i team in ufficio), in modo che tutti rimangano concentrati sul proprio lavoro.

Collaborazione indipendente dal fuso orario

La comunicazione asincrona garantisce che le differenze di fuso orario non ostacolino il lavoro. In un posto di lavoro remoto, non puoi semplicemente passare dalla scrivania di qualcuno per discutere un'idea. Pertanto, quando il lavoro viene coordinato tra fusi orari/orario di lavoro flessibile, è controproducente aspettarsi risposte in tempo reale o chiedere ai dipendenti di partecipare a riunioni virtuali al di fuori dell'orario di lavoro.

La comunicazione asincrona rimuove le barriere alla condivisione delle conoscenze consentendo ai dipendenti di effettuare il check-in, discutere idee e condividere i progressi nel tempo libero. Inoltre, significa che il tuo team può risparmiare preziose ore di sovrapposizione per le cose davvero importanti: riunioni di squadra, 1:1, caffè giornalieri, ecc.

Dipendenti più felici e più sani

La comunicazione asincrona consente ai dipendenti di rispondere nel proprio tempo, senza FOMO coinvolti, rendendo la collaborazione remota meno stressante. L'eccessiva dipendenza dalla comunicazione in tempo reale incoraggia anche una cultura "always-on" sul lavoro. Questa routine stressante rende il burnout quasi inevitabile.

La maggior parte dei lavoratori remoti imposta effettivamente gli orari di contatto in modo che i colleghi sappiano quando saranno disponibili per conversazioni e riunioni in tempo reale. Il risultato? Team più felici, più sani e più produttivi.

Incoraggia una comunicazione ponderata

Comunicare in modo asincrono tramite e-mail, attività Asana o persino commenti in Google Documenti aiuta a ridurre le risposte istintive e incoraggia la riflessione prima della reazione. Dà al tuo team il tempo di elaborare tutte le informazioni di cui ha bisogno, prima di comporre risposte ponderate, razionali e più approfondite.

Come scrive il fondatore e CEO di Basecamp Jason Fried, "La maggior parte delle cose che vale la pena discutere a lungo meritano di essere discusse in dettaglio nel tempo". La chat del team, in tempo reale o meno, non è sempre il posto migliore per quelle conversazioni. La natura della chat una riga alla volta può rendere difficile presentare completamente un'idea senza essere interrotta dalla risposta di un collega. Jason lo dice meglio: "Immagina di essere in una riunione in cui tutti hanno parlato solo una riga alla volta e le persone continuavano a interromperti mentre cercavi di esprimere il tuo punto. Saresti mai arrivato da qualche parte? E non ci vorrebbe un'eternità?"

Migliora la documentazione e la trasparenza

Ciò che accade in una riunione rimane quasi sempre nella riunione, a meno che qualcuno non prenda appunti. Al contrario, la comunicazione asincrona è documentata per impostazione predefinita. Quando lasci un commento su un'attività Asana, il record esiste e può essere referenziato mesi dopo. Comunicando in modo asincrono, i membri del team creano un record scritto che è facile da cercare, condividere e fare riferimento al proprio ritmo. Tutte le comunicazioni in Flock, ad esempio, sono facilmente ricercabili e i membri del team possono appuntare file/messaggi chiave per riferimenti futuri. Infine, avere una documentazione a portata di mano può migliorare la trasparenza all'interno dell'organizzazione, prevenendo interruzioni della comunicazione e rendendo più facile mantenere tutti sincronizzati.

Utilizzo di Flock per la comunicazione asincrona

I numerosi vantaggi della comunicazione asincrona mediante Flock possono essere riassunti in una parola: accessibilità . Flock riunisce tutta la tua attività sotto lo stesso tetto, offrendo una visuale diretta sulle persone, sui progetti e sui progressi della tua azienda. Ciò consente ai leader senior di tenere d'occhio il lavoro di tutti senza dover microgestire. Consente inoltre ai dipendenti di collaborare in modo interfunzionale senza la necessità di sincronizzarsi ogni cinque minuti.

Con alcune modifiche al modo in cui la tua azienda utilizza Flock ogni giorno, i tuoi dipendenti possono unire il meglio della comunicazione in tempo reale e asincrona per portare a termine il lavoro, da qualsiasi luogo.

Stabilisci le giuste aspettative

Dai al tuo team spazio per respirare e fare del proprio meglio. Gli aggiornamenti possono fluire in modo asincrono: crea un canale Flock privato per gli aggiornamenti dello stato asincrono e riceverai una notifica all'istante, quindi non c'è bisogno di tirare il fiato sul collo. Imposta le giuste aspettative sulla comunicazione, limitando gli eventi in tempo reale come sessioni di brainstorming, riunioni, 1:1 e municipi aziendali a poche ore al giorno e impostando la comunicazione asincrona per il resto. Per i team distribuiti, questo significa riservare ore di sovrapposizione per le cose importanti. Il resto della giornata lavorativa può essere dedicato al lavoro concentrato, senza la pressione di lavorare in orari strani.

Predefinito per sovracomunicazione

Flock rende la comunicazione facile, ma non c'è motivo di essere pigri. Comunicare in modo asincrono significa che i follow-up richiedono ore anziché minuti. Fornire quante più informazioni possibili in anticipo significa meno follow-up e i destinatari ottengono tutto ciò di cui hanno bisogno quando vanno al lavoro e leggono il tuo messaggio. Quindi imposta la sovracomunicazione e assicurati che i tuoi messaggi asincroni siano chiari e dettagliati con tempistiche incluse ove applicabile.

Tieni traccia del lavoro con le cose da fare condivise

Usa le cose da fare condivise di Flock nelle riunioni per assegnare elementi di azione al tuo team, impostare date di scadenza e tenere traccia dei progressi. Tutti i membri del canale ricevono una notifica quando una cosa da fare condivisa viene aggiornata o contrassegnata come completa, in modo che tutti rimangano sincronizzati senza un'altra riunione di "aggiornamenti". Il bot condiviso delle cose da fare di Flock invia anche promemoria agli assegnatari il giorno in cui l'attività è dovuta, rendendo impossibile il mancato rispetto di una scadenza.

Usa le note vocali per spiegazioni dettagliate

I messaggi di testo sono fantastici, ma a volte parlare ad alta voce funziona meglio, non solo per risparmiare tempo ma anche per trasmettere intenzioni. Le note vocali sono perfette per quando vuoi condividere una spiegazione dettagliata o lasciare un feedback senza sembrare brusco. Basta toccare un pulsante per condividere ciò che hai in mente e i destinatari possono ascoltarlo a loro piacimento. Potrebbe anche aiutarti a eliminare alcuni di quegli incontri ad hoc "Ho una piccola domanda" dalle tue giornate.

Imposta promemoria per tutto

Con le interazioni asincrone, i follow-up arrivano con l'aspettativa che i destinatari rispondano a tempo debito. A volte, le cose cadono attraverso le crepe e una conversazione si perde. Evita questo impostando promemoria per attività e follow-up, direttamente all'interno di Flock Channels o nel tuo spazio personale.