I 5 migliori software di gestione dei documenti finanziari

Mantieni i tuoi dati finanziari organizzati con il software di gestione dei documenti finanziari.

Immagina questo: sei un contabile e ogni giorno passi ore a gestire rendiconti finanziari, bilanci e altri documenti finanziari. Poiché questi documenti contengono spesso dati sensibili, è necessario archiviarli e organizzarli in modo sicuro. Se hai difficoltà a trovare il modo migliore per farlo, puoi utilizzare una soluzione di gestione dei documenti.

Il software di gestione dei documenti consente di archiviare i documenti finanziari in modo tale da poterli organizzare e recuperare facilmente. Lo strumento consente inoltre di proteggere con password i dati e autorizzare gli utenti selezionati ad accedervi.

Questo articolo evidenzia, in ordine alfabetico, i cinque migliori software di gestione dei documenti finanziari basati sulle recensioni degli utenti. Per ogni prodotto, includiamo le valutazioni complessive degli utenti insieme al parametro con il punteggio più alto, estratti di recensioni di professionisti del settore e prezzi dei prodotti. Leggi di più.

1. Scatola

Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi finanziari che hanno utilizzato Box per la gestione dei documenti:

"Siamo passati dall'utilizzo di uno spazio di archiviazione generato internamente per documenti e informazioni, e la flessibilità e l'integrazione sono state un'esperienza meravigliosa. Trovo che Box offra spazio di archiviazione sufficiente e le visualizzazioni personalizzate rendano più semplice la navigazione e l'aggiunta dei preferiti agli spot più utilizzati. "

"Box è facile da usare e le app per computer e telefoni funzionano senza problemi. Inoltre, l'interfaccia online è un'ottima alternativa se lavori su un PC senza software preinstallato. Il prezzo di Box è adeguato con 10 GB di spazio di archiviazione gratuito per uso privato e sconti disponibili per il pagamento anticipato annuale."

"Box Software è un software affidabile e crittografato per l'archiviazione cloud e la gestione dei contenuti che consente agli utenti di condividere e archiviare file di grandi dimensioni, centralizzare tutti i file in una posizione centrale per un facile accesso e sincronizzare i file."

"Quello che mi piace di più di Box è la facilità d'uso. È progettato per tutti gli utenti. Avere tutti i miei file in un unico posto rende facile l'accesso a ciò che sto cercando."

"Mi piace molto che questo software sia molto facile da usare. Ho usato un altro prodotto simile a box.com che essenzialmente fa la stessa cosa e ha tutte le stesse funzionalità, ma Box.com è molto più intuitivo e facile da capire senza qualsiasi direzione".

Leggi tutte le recensioni di Box qui.

2. Casella aziendale

Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi finanziari che hanno utilizzato Dropbox Business per la gestione dei documenti:

"La cosa migliore di Dropbox è la facile integrazione nei nostri dispositivi esistenti. Quando è installato in Windows 10, la cartella Dropbox appare in Esplora file come un'altra cartella ed è altrettanto facile da usare come se fosse parte del disco rigido. integrato direttamente sulla nostra stampante/scanner Epson e possiamo scansionare i documenti direttamente su Dropbox e lavorare immediatamente con il documento. La condivisione di file con terze parti è facile come inviare un collegamento tramite e-mail."

"Dropbox è uno dei migliori archivi cloud molto adatti alle esigenze aziendali, in quanto dispone anche di funzionalità per la firma elettronica, carta Dropbox e file di grandi dimensioni per il trasferimento di dati e documenti. L'integrazione con Slack ci consente anche di inviare file all'applicazione più facile."

"Dropbox Business è uno dei miei strumenti Internet preferiti poiché rende l'organizzazione di riunioni online un gioco da ragazzi. Il supporto di questo programma semplifica l'archiviazione dei file, la condivisione sofisticata dei documenti e la visualizzazione. Nella mia esperienza, questo strumento favorisce la collaborazione tra i team preservando un ambiente sicuro.Dropbox Business viene utilizzato per fornire molti livelli di sicurezza per i file degli utenti e le procedure di sicurezza dell'applicazione sono impostate su standard elevati per garantire che i dati degli utenti siano tenuti al sicuro."

"Dropbox Business mi ha offerto la migliore esperienza nella gestione dei file offrendo un'unica piattaforma in cui posso caricare, organizzare, collaborare, condividere e archiviare tutti i file con facilità. L'accessibilità dei file archiviati è facile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento necessario."

"Quello che mi piace di più di Dropbox è che è facile da usare e salvaguarda i tuoi file, oltre a organizzarli correttamente."

Vere tutte le recensioni di Dropbox Business qui.

3. GoogleDrive

Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi finanziari che hanno utilizzato Google Drive per la gestione dei documenti:

"Facile da usare, con la possibilità di archiviare fino a 15 GB gratuitamente. I piani a pagamento sono economici e consentono un'ampia varietà di funzionalità aggiuntive. Ottimo da utilizzare per condividere file con altri tramite link o e-mail. Fornisce inoltre un'integrazione perfetta con Google Cloud Servizi di piattaforma per l'elaborazione e l'analisi dei dati."

"Le caratteristiche che mi piacciono di più sono: archiviazione gratuita; accessibilità per offline e online; opzione di privacy di un file. Sì, il prodotto/software è davvero facile da usare e facile da usare anche per gli utenti non esperti. Sì, i processi di integrazione quando si tratta del mio lavoro o di altri usi come l'accesso agli e-book o ai documenti gratuiti è agevole e facile da padroneggiare."

"Mi piace molto che Google Drive sia compatibile con tutti i dispositivi che possiedo e posso raccogliere tutti i dati sull'archiviazione cloud molto facilmente ogni volta che ne ho bisogno e li elabora molto velocemente. Ha due opzioni per il collegamento di condivisione, uno per l'accesso privato o un altro per l'accesso pubblico che rende il processo di condivisione più flessibile."

"Google Drive offre enormi spazi di archiviazione cloud in grado di contenere tutti i file e i documenti dell'organizzazione. Le funzionalità di crittografia e protezione dei file come la scansione antivirus aiutano a proteggere tutti i file e i documenti da qualsiasi violazione della sicurezza, inclusi accessi non autorizzati, malware, spam , ransomware o phishing. Ha anche funzioni di backup dei dati molto utili che rendono il recupero dei dati molto semplice. Oltre a mantenere organizzati file e documenti, semplifica la condivisione."

"Google Drive è simile a qualsiasi altra piattaforma di archiviazione di file, ma hai anche l'ulteriore vantaggio di avere gli strumenti di produttività di Google direttamente integrati. Puoi salvare tutti i tipi di file su Google Drive e puoi scaricare FileStream, che ti consente di interagire con Google Drive tramite il file explorer del tuo sistema operativo."

Leggi tutte le recensioni di Google Drive qui .

4.Microsoft 365

Di seguito sono riportati alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi finanziari che hanno utilizzato Microsoft 365 per la gestione dei documenti:

"Programma di produttività davvero conveniente che ha tutto ciò di cui potresti aver bisogno per la scuola, il lavoro o l'uso personale. Ha una discreta quantità di spazio di archiviazione per la tua documentazione per assicurarti di potervi accedere ovunque. Ha molte funzionalità che consentono anche all'utente più semplice di essere in grado di ottenere i migliori risultati e ha anche molte funzionalità avanzate per chi vuole qualcosa di più."

"Consente a tutta la nostra azienda di essere più produttiva, collaborare più facilmente e ci fa risparmiare un sacco di soldi sui costi del software".

"Office 365 offre una vasta gamma di prodotti, dalla posta elettronica all'archiviazione cloud. Migliorano costantemente i prodotti per un utilizzo più semplice. L'utente può accedere a documenti ed e-mail da qualsiasi luogo Il prezzo è molto ragionevole Funziona alla grande per le piccole e grandi aziende I prodotti sono universali, puoi collaborare con chiunque da qualsiasi parte del mondo.Puoi incorporare migliaia di app nei diversi prodottiè facile da usare"

"Office 365 è uno stile di vita per me e mi consente di svolgere il mio lavoro e ottenere ottimi risultati. La facilità d'uso mi consente di essere creativo quanto voglio e la maggior parte dei prodotti fornisce modelli e idee di progettazione che sono un grande aiuto.Se vuoi prodotti facili da usare che non devi dedicare molto tempo a cercare di imparare, allora Microsoft 365 è perfetto per te."

"Facile e intuitivo da usare con le scorciatoie da tastiera. Le funzioni di ricerca sono utili e la posizione centralizzata dell'account semplifica il download del software."

Real tutte le recensioni di Microsoft 365 qui .

5. Nozione

*Analisi accurata a dicembre 2022

Parametro più votato: rapporto qualità-prezzo - 4,87

Comunemente utilizzato da: Piccole imprese

Prezzi: $ 8 per utente al mese (fatturati annualmente)

Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti dei servizi finanziari che hanno utilizzato Notion per la gestione dei documenti:

"L'interfaccia grafica sembra semplice ma molto elegante e moderna. Tutti gli elementi sono fluidi e facili da organizzare. L'esperienza di editing è stata fantastica."

"Notion è un gigantesco passo avanti rispetto al modo in cui organizzavo il mio lavoro... (messaggiandomi su Slack o utilizzando sticky sul desktop). Adoro quanto sia personalizzabile pur essendo estremamente facile da usare. L'ho preso in 5 minuti e subito sono stato più organizzato nel mio lavoro. Non ho ancora esplorato tutta la potenza di Notion, ma finora mi piace la possibilità di creare una nuova pagina e collegarla alla pagina originale."

"È molto semplice da usare, arricchire e implementare per quanto riguarda la gestione di attività e progetti. Lo uso principalmente al lavoro, ma lo adoro anche per la definizione e il monitoraggio degli obiettivi personali."

"Prima di tutto, l'interfaccia utente è molto amichevole non solo per la navigazione stessa, ma anche per gli occhi, poiché è minimalista e non distrae gli altri strumenti che ho usato. Mi piace molto come non sembri troppo complesso da usare se vuoi realizzare una documentazione semplice, e alla fine hai bisogno di funzionalità più complesse, è facile trovare tutorial. E c'è sempre un modello utile per aiutarti."

"Il mio team sfrutta Notion per lavorare insieme e ospitare tutto il nostro lavoro collettivo. È dove conserviamo i materiali di formazione e aiutiamo a pianificare nuovi progetti. Ha un sacco di funzionalità integrate e sono un grande fan di quanto sia facile è navigare”.

Real tutte le recensioni di Notion qui .

Quali funzionalità offrono gli strumenti di gestione dei documenti?

Gli strumenti di gestione dei documenti offrono funzionalità di base come:

• Acquisizione di documenti : scansiona e converti documenti cartacei in file digitali e spostali nel software.

• Archiviazione dei documenti : archivia i documenti in una posizione centralizzata per un facile accesso.

• Ricerca full-text : cerca un testo specifico nell'intero documento, non solo nelle sezioni.

Tutti i prodotti elencati in questo articolo includono le funzionalità sopra menzionate.

Oltre a queste funzionalità di base, gli strumenti di gestione dei documenti generalmente tendono anche a offrire:

• Controlli di accesso e permessi

• Archiviazione e conservazione

• Strumenti di collaborazione

• Monitoraggio della conformità

• Classificazione dei documenti

• Conversione file

• Condivisione di file

• Riconoscimento ottico dei caratteri

• Controllo della versione

Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti per la tua attività finanziaria

Investire in un nuovo strumento può essere una sfida se non sai cosa cercare. Per aiutarti a fare una scelta migliore, ecco alcuni fattori che dovresti considerare quando selezioni un software di gestione dei documenti per la tua attività finanziaria:

• Controlla le opzioni di recupero del documento : può succedere che a un certo punto sia necessario recuperare un vecchio documento per verificare le transazioni. Quando arriva uno scenario del genere, avrai bisogno di un'opzione per cercare file cancellati o archiviati. Chiedi al tuo fornitore se il loro software offre un'opzione che puoi utilizzare per recuperare i file quando necessario.

• Analizza le caratteristiche dell'organizzazione dei documenti : il tuo istituto finanziario deve disporre di un numero enorme di documenti da archiviare. Se vuoi essere in grado di cercare un documento specifico, vuoi uno strumento che ti permetta di organizzare i documenti con l'aiuto dell'indicizzazione o della numerazione o sotto forma di cartelle. Chiedi al tuo fornitore se il suo strumento di gestione dei documenti è dotato di queste funzionalità.

• Cerca uno strumento con un'app mobile : il software di gestione dei documenti con un'app mobile ti consentirà di accedere ai tuoi documenti ovunque ti trovi. L'app mobile ti consentirà inoltre di scansionare documenti cartacei tramite un dispositivo mobile e creare copie digitali. Se pensi di poter beneficiare di queste funzionalità, cerca una soluzione di gestione dei documenti finanziari con un'applicazione mobile.

Domande comuni da porre ai fornitori di software prima dell'acquisto