Perché le comunicazioni esterne e interne devono lavorare insieme

Una comunicazione efficace è essenziale per la produttività sul posto di lavoro e la crescita aziendale. Questi canali di comunicazione possono essere classificati come interni ed esterni: il primo include la comunicazione tra i dipendenti all'interno dell'azienda, mentre il secondo esamina le informazioni condivise con gli stakeholder esterni all'organizzazione. Entrambe le forme di comunicazione svolgono un ruolo importante nel mantenere efficiente il funzionamento dell'organizzazione.

I canali aperti di comunicazione interna sono importanti sia per i lavoratori in ufficio che per i team di sviluppo remoti, poiché tutti i membri del team devono essere sulla stessa pagina. Quando le comunicazioni interne si interrompono, significa dipendenti confusi e bassa produttività. Inoltre, ostacolerebbe la crescita complessiva poiché i dipendenti si sentirebbero alienati l'uno dall'altro e dall'organizzazione.

È inoltre indispensabile disporre di forti canali di comunicazione esterna in modo che la tua azienda possa godere di una solida reputazione con gli estranei. L'ombrello della comunicazione esterna include clienti, partner, altre parti interessate e la popolazione più ampia. I canali di comunicazione esterna determinano anche preoccupazioni fiscali come i prezzi delle azioni e i finanziamenti, rendendo questi canali un metodo importante per condividere le informazioni.

Le comunicazioni interne ed esterne dovrebbero collaborare per creare un canale regolare di flusso di informazioni. Sebbene sia vero che i membri del team interno comunicano tra loro in modo diverso rispetto alla comunicazione con i clienti tramite VoIP o e-mail per piccole imprese , è comunque importante che l'azienda abbia un'immagine e un messaggio coerenti.

Fonte: Indagine sugli stipendi di Ragan e rapporto sulla cultura del luogo di lavoro per il 2022

Ma è importante ricordare che questo può accadere solo quando entrambe queste forme di comunicazione interpersonale vengono utilizzate in armonia. In questo articolo, esploreremo ulteriormente perché è importante che le comunicazioni interne ed esterne funzionino insieme.

Comunicazioni interne vs esterne

Prima di approfondire come e perché questi metodi di comunicazione funzionano meglio insieme, diamo uno sguardo più approfondito al loro significato:

Comunicazioni interne

La comunicazione interna è il flusso di informazioni che passa tra i membri di un'organizzazione. Esistono vari strumenti, sia tramite il cloud che on-premise, che possono essere utilizzati per aumentare questo flusso e renderlo il più efficiente possibile. La comunicazione interna prevede e-mail inviate ai dipendenti, elenchi di obiettivi e obiettivi, procedure operative standard (SOP), linee guida e altro ancora.

Esistono quattro tipi di comunicazione interna:

1. Verticale : i membri del team a diversi livelli gerarchici parlano tra loro

2. Verso il basso: un dipendente in una posizione di leadership più alta comunica con un membro del team più in basso nella gerarchia

3. Verso l' alto : i dipendenti parlano con i loro manager o supervisori

4. Orizzontale : i membri allo stesso livello gerarchico discutono del lavoro

Comunicazioni Esterne

La comunicazione esterna è un'informazione che l'azienda condivide con persone al di fuori di essa. Pensa a un'organizzazione che pubblica un importante comunicato stampa su un evento di beneficenza o carica un PSA per il pubblico in generale. Tutto ciò che viene comunicato a uno stakeholder non dall'azienda conta come comunicazione esterna, che include gli sforzi di advocacy dei dipendenti. Questi possono essere sia formali che informali.

Formalmente, i canali di comunicazione esterni vengono utilizzati per creare consapevolezza del marchio, immagine del marchio e reputazione. Le aziende vogliono che i clienti abbiano una certa immagine di loro. Questo è il motivo per cui creano spot pubblicitari, perfezionano i programmi di promozione del marchio dei dipendenti e pubblicano rapporti che mettono in evidenza il loro prodotto o servizio. Alcune organizzazioni creano anche call center per raggiungere le parti interessate, mentre altre utilizzano soluzioni PBX cloud. Si tratta di stabilire un flusso di comunicazione trasparente con i partner esterni.

Perché le comunicazioni interne ed esterne devono lavorare insieme

Secondo SmallBizGenius, l'82% dei consumatori si sente più positivo riguardo a un marchio dopo aver letto contenuti personalizzati. Ciò significa che è più probabile che le persone si fidino di un'azienda che parla loro in modo significativo e non invia loro spam con informazioni inutili. Una comunicazione esterna coerente può avvenire solo in un'azienda che dispone di forti canali di comunicazione interni.

I dipendenti che sanno di cosa tratta il loro marchio possono comunicare quel messaggio fondamentale a un pubblico più ampio. Dovrebbero essere costantemente informati sul tipo di informazioni che possono comunicare, quale tono di voce dovrebbero utilizzare e quale tipo di immagine del marchio l'azienda sta cercando di costruire. L'organizzazione può crollare come un castello di carte accatastato se entrambi questi canali di comunicazione non funzionano in tandem.

Diamo un'occhiata più da vicino a cosa succede quando le comunicazioni interne ed esterne funzionano insieme:

1. Aumento del ritorno sull'investimento (ROI)

Sebbene sia vero che le aziende stabiliscono diversi Key Performance Indicator (KPI) per i vari reparti, il vero obiettivo è quello di realizzare un profitto. Nessuno si mette in affari solo per pubblicare post estetici sui social media e chiamarlo un giorno. In definitiva, è tutto su quanto stai vendendo e quanto bene lo stai facendo.

I marchi che allineano le loro comunicazioni interne ed esterne godono di un ROI più elevato rispetto ai marchi che non lo fanno. Questo grazie alla comunicazione coerente tra tutti i punti di contatto all'interno e all'esterno dell'organizzazione, che porta a servizi e/o qualità standardizzati. I tuoi clienti potranno fare affidamento sulla tua azienda per offrire continuamente il meglio, assicurandoti fedeltà e nuovi contatti.

Fonte: Guida alla comprensione e al miglioramento delle comunicazioni interne nella tua azienda

2. Stimola la crescita aziendale

Le aziende di successo si espandono rapidamente. Meta ha acquistato Instagram per facilitare la crescita e Google ha rilevato YouTube. I marchi in rapida crescita si impegnano spesso in acquisizioni e fusioni, ma queste mosse non dovrebbero sorprendere le persone che lavorano per loro.

I dipendenti dovrebbero essere informati dei cambiamenti nella loro azienda il prima possibile e non dovrebbero scoprirlo da fonti esterne. Questo non solo ostacola la fiducia e la produttività dei dipendenti, ma può anche ritardare il lancio di prodotti e rallentare l'implementazione di strumenti software di integrazione e altre iniziative interne. Se i tuoi dipendenti non sono stati informati o formati, non possono comunicare queste informazioni a clienti, partner o fornitori, portando alla comunicazione di un posizionamento confuso.

Quando i dipendenti sono informati (comunicazioni interne), possono diffondere le informazioni in modo significativo (comunicazioni esterne), dandoti una reputazione più forte e una migliore immagine del marchio. Ciò contribuirà anche a rafforzare la crescita della tua attività poiché non ci saranno interruzioni nell'implementazione di nuovi strumenti tecnologici o software.

3. Crea numerosi Brand Ambassador

Una comunicazione interna efficace porta alla difesa dei dipendenti che quindi crea ambasciatori del marchio per la tua attività. È incredibilmente utile avere sostenitori dei dipendenti all'interno del marchio che credono sinceramente nel messaggio centrale dell'organizzazione. Possono quindi fornire informazioni utili, impegnarsi in conversazioni di migliore qualità e fornirti un pool di talenti migliore da cui assumere.

Gli ambasciatori del marchio dei dipendenti possono tornare utili se desideri anche più marketing del passaparola. Prendi, ad esempio, le persone che lavorano nella tecnologia, in cui l'azienda è coinvolta nella modernizzazione del mainframe per le transazioni online dell'azienda. Questa è una nicchia piuttosto specifica, ma possono esserci persone nell'immediata portata sociale dei dipendenti dell'azienda che sono interessati alla tecnologia. Il targeting di questo gruppo demografico può far scattare l'interesse per il prodotto dell'azienda, per quanto specifico. Alla fine, questo può far sì che più persone visitino la pagina di destinazione dell'attività e provino la nuova funzionalità.

Gli entusiasti ambasciatori interni del marchio saranno anche ansiosi di informare il pubblico più ampio su eventuali miglioramenti nel business. Garantiranno che le informazioni condivise siano coerenti con l'immagine del marchio e scriveranno una copia brillante che ti aiuta ad attirare più clienti.

4. Consente ai dipendenti di apprendere nuove competenze

Cosa succede quando devi assumere qualcuno che gestisca i tuoi canali di comunicazione generali? Scegliete qualcuno che sia un esperto di comunicazioni interne o condivisione di informazioni esterne? La risposta corretta è che non è necessario scegliere. L'assunzione ideale per questo ruolo è qualcuno che capisca come fare entrambe le cose.

Quando allinei le tue comunicazioni interne ed esterne, dai ai dipendenti esistenti diversi cappelli e aumenti di livello le loro abilità. Ad esempio, qualcuno con un ruolo IT può conoscere i microservizi per lo sviluppo, ottenendo un utile ruolo di lavoro ibrido. Possono utilizzare le stesse strategie che usano sugli stakeholder esterni per mantenere motivati ​​anche i membri del team interno.

Questo vale sia per i lavoratori remoti che in loco. Un professionista del marketing potrebbe ricercare "cos'è la comunicazione cloud" e utilizzare il proprio software di comunicazione interna per trasmettere importanti informazioni interne. Non solo costruiranno un'immagine del marchio coerente internamente, ma allineeranno anche tutti su come presentarla all'esterno, risparmiando all'azienda la fatica di assumere due persone dove potrebbero usarne una.

Ci sono rischi?

Come con qualsiasi strategia, quando si combinano comunicazioni interne ed esterne, è possibile che si verifichino dei rischi:

Cannibalizzazione degli sforzi di comunicazione

C'è la possibilità che le comunicazioni esterne possano ignorare i canali interni e cannibalizzare i tuoi sforzi. Questo perché le comunicazioni esterne hanno spesso la priorità, considerando che aiutano direttamente le aziende a realizzare un profitto.

I canali di comunicazione interna hanno un effetto indiretto e gli imprenditori incentrati sulle vendite potrebbero finire per emarginarli. La combinazione dei due può comportare l'acquisizione da parte dell'esterno dei canali di comunicazione interni, facendo eventualmente sentire i dipendenti svalutati o isolati.

Rischi per la sicurezza

Come con troppi cuochi che mescolano la proverbiale pentola, troppi professionisti ibridi possono causare alcuni rischi per la sicurezza. L'errore umano non può essere escluso quando hai la stessa persona che controlla i canali di comunicazione interni ed esterni. Potrebbero pubblicare accidentalmente qualcosa non destinato agli stakeholder esterni sulla pagina dei social media dell'azienda.

C'è anche la possibilità che possano condividere erroneamente informazioni sensibili relative ai fornitori con dipendenti o membri del team. Ciò potrebbe portare a situazioni difficili come violazioni dei dati o perdita di fiducia all'interno del team.

Gli imprenditori dovrebbero prestare attenzione quando si combinano comunicazioni interne ed esterne perché è possibile che qualcuno che si destreggia tra vari ruoli si confonda o sbagli. Quindi vale la pena dedicare del tempo all'integrazione dei tuoi sforzi di comunicazione esterna e interna.