6 passaggi infallibili per valutare il software giusto per la tua azienda

Tutto ciò che un imprenditore deve sapere prima di prendere una decisione di acquisto

Man mano che le aziende si rivolgono a soluzioni di lavoro da casa più sostenibili e a lungo termine, strumenti come Flock sono diventati sempre più vitali per mantenere i dipendenti connessi e soddisfare le esigenze quotidiane dell'azienda.

Di recente abbiamo assistito a un numero enorme di aziende che ci hanno chiesto aiuto con le loro comunicazioni interne. Per molti, questo è ancora un territorio inesplorato. La scelta del giusto strumento di collaborazione aziendale rimane una delle principali preoccupazioni per le grandi organizzazioni che cercano di risolvere i problemi rapidamente e ridurre al minimo le interruzioni.

Ma anche questo richiede che la leadership adotti una prospettiva completamente nuova per la gestione dei team da remoto, in particolare per le aziende in crescita con team interfunzionali. Organizzazioni come Twitter e Shopify hanno guidato l'incarico nella transizione al lavoro da remoto in modo permanente, mentre altri giganti come Google, Microsoft, Morgan Stanley, JPMorgan, Capital One, Zillow, Slack, Amazon, PayPal e Salesforce hanno esteso il loro lavoro da- capacità domestiche.

Quindi, la domanda da un milione di dollari in questo momento è: in che modo le organizzazioni stanno valutando il software per promuovere una collaborazione efficace nell'intera organizzazione? Che aspetto ha il processo di valutazione del software aziendale? Questa è una sfida ricorrente che abbiamo identificato con i nostri clienti lungo il loro viaggio per trovare il software giusto per la loro attività. Quindi abbiamo voluto affrontare questo problema in generale, passo dopo passo, per chiunque altro navighi in questo processo.

Passaggio 1. Definisci i tuoi obiettivi e le tue aspettative

Il tuo obiettivo è migliorare la comunicazione interna o migliorare la gestione dei progetti? Definisci esattamente cosa stai cercando di realizzare e quale punto dolente stai cercando di risolvere.

Yuliya Pavlova, COO della famosa catena di caffè Tasty Coffee in Russia, ha condiviso con noi il suo processo, dicendo: "L'utilizzo di programmi gratuiti comportava alcune restrizioni: numero di utenti, mancanza di un'app mobile, impossibilità di trasferire file, ecc. Inoltre, queste app di comunicazione sono state utilizzate solo dal personale d'ufficio. Per noi non ha funzionato, poiché la maggior parte della nostra azienda è composta da dipendenti della produzione. Nel tempo abbiamo aperto altri due coffee shop e un e-shop, quindi la necessità di unificare tutti i nostri sforzi di comunicazione è diventata ancora più critica”.

Squadra del caffè gustoso, Russia

Pavlova afferma che stavano anche esaminando alcuni fattori importanti adottando un nuovo strumento per tutti i loro stakeholder:

Convenienza e semplicità dell'interfaccia utente
Interfaccia e funzionalità intuitive
Buon supporto istantaneo

Quindi, una volta individuati i punti deboli, immergiti più a fondo e continua a porre le domande difficili finché non hai esaurito tutte le tue opzioni:

Il nostro strumento esistente fornisce già questa funzione o è solo un componente aggiuntivo?
Quale valore stai cercando di guidare davvero?
Quali strumenti possono risolvere questo problema meglio di quelli che stiamo utilizzando?

Passaggio 2. Entra nelle erbacce dei tuoi processi organizzativi

I processi organizzativi di ogni azienda possono risultare disordinati quando si tenta di integrarli con un nuovo software. Un modo per affrontare questo problema è mantenere un elenco dettagliato di priorità con tutti i tuoi requisiti e non negoziabili e farlo controllare da un esperto del tuo team.

Se vuoi davvero portare i dati fino a casa, puoi dare la priorità ai tuoi requisiti utilizzando un sistema di punti come il modello di punteggio RICE e valutarli di conseguenza. In definitiva, la tua scelta si baserà su una serie di fattori, ma i dati di supporto saranno i più utili quando presenterai le tue opzioni a un decisore o a un team di approvvigionamento.

Dopo aver valutato e implementato molti strumenti, Gaurang Sinha, il capo di GTM di Flock, trova utile cambiare prospettiva. "Mantieni gli stakeholder interni aggiornati", afferma. "È importante ricordare che mentre sei un acquirente in questo processo, vendi anche internamente ai tuoi team leader, incluso il tuo CFO, giustificando in definitiva il costo rispetto al tuo opportunità di guadagno. Poiché rimangono coinvolti nel processo, ti aiuterà a ottenere approvazioni e finanziamenti più velocemente che se dovessi completare il processo e provare a venderlo internamente in un'unica grande presentazione".

Passaggio 3. Conquista la tua ricerca

La ricerca di soluzioni può sembrare come se stessi andando in una tana del coniglio, ma puoi comunque prevalere adottando un approccio più intelligente.

Google in modo intelligente. A prima vista, Google può travolgere i risultati. Come si vagliano i link potenziati dalla SEO rispetto a contenuti utili e genuini? L'esperto SEO interno di Flock, Rohit Chavane , consiglia un modo semplice per navigare nel terreno di ricerca cercando elementi di base come URL affidabili, snippet e anteprime dei contenuti. Saprai se è necessario modificare la query di ricerca in base ai risultati.

Siti di confronto software. Questi sono buoni posti per controllare le recensioni e ottenere un quadro realistico di come lo strumento si accumulerebbe rispetto ai suoi concorrenti. Siti web come G2Crowd e Capterra lo fanno davvero bene. Puoi anche confrontare e confrontare le specifiche del software insieme alle recensioni degli utenti.

Passaparola. Chiedi consigli ai tuoi colleghi o al tuo team e usali come punto di partenza. Cogli l'occasione e persino il crowdsourcing delle idee pubblicandole sui social media. Diamine, tagga un influencer per le risposte! Saresti sorpreso dalla disponibilità delle persone a fornire feedback.

Ricordi quell'elenco di requisiti che stavi mantenendo? Aggiungi una sezione pro e contro e tieni traccia delle funzionalità che riguardano le tue esigenze. Potresti semplicemente notare una tendenza. Quindi, restringi le tue preferenze principali.

Passaggio 4. Provalo prima di acquistarlo

Prova tu stesso il software. Meglio ancora, invita i membri del tuo team e i colleghi a provarlo con te. Risolvi i problemi con il tuo team in modo da essere meglio preparato con le domande chiave quando hai quella discussione con il venditore.

Team Internet POA, Kenya

Marundu Muturi, responsabile del miglioramento aziendale presso POA Internet (pronunciato Poh-Ah; si traduce in "Buono" nello slang swahili), ci ha fornito ottime informazioni su come questo processo ha funzionato per loro. Essendo una delle società Internet a banda larga in più rapida crescita al servizio delle comunità svantaggiate, POA stava cercando un'alternativa a Whatsapp per migliorare la comunicazione, l'equilibrio tra lavoro e vita privata e l'accesso alle informazioni (da qualsiasi dispositivo). Una considerazione chiave, oltre alle funzionalità e ai prezzi, è stata la qualità e la velocità dell'assistenza clienti per aiutarli ad accelerare questi miglioramenti.

"Avevamo bisogno di supporto per essere il più veloci possibile per metterci in funzione con Flock", ha affermato. Alcuni degli altri strumenti di comunicazione che hanno testato avevano un supporto molto lento, che non avrebbe funzionato per loro, specialmente durante la transizione a un nuovo ambiente di lavoro da casa.

Punti come questi sono fondamentali per qualsiasi azienda che adotta un nuovo software aziendale, quindi non riposarti finché non esegui il test.

Passaggio 5. La chiamata dimostrativa

Una volta che sei riuscito a chattare con un esperto, ti consigliamo di andare avanti e prenotare una demo dal vivo. Per rendere l'esperienza demo più efficiente per la tua azienda, coinvolgi il tuo responsabile IT o un senior manager e prepara una serie di domande e dubbi.

Inizia con la presentazione della tua azienda e del tuo ruolo, quindi prosegui con il tuo caso d'uso specifico o i punti critici della chiamata. Questo è il tuo momento per porre tutte le domande giuste e sbagliate in quanto riguardano le tue esigenze aziendali specifiche.

“Ogni venditore ha una paura mortale di una cosa: l'aria morta. Fare domande è un ottimo modo per ottenere più [che meno] nella chiamata demo".
—Gaurang Sinha, capo della GTM di Flock

Una conversazione con un fornitore di soluzioni ti darà informazioni su cosa funziona per la tua azienda e cosa no. E anche se non funziona per te, avrai quell'apprendimento per portare avanti un'altra demo che potrebbe rivelarsi inestimabile.

Passaggio 6. La grande P: prezzi

Ultima, ma non meno importante, è la valutazione del prezzo. "Rientra nel mio budget?" è sicuramente una delle domande più ovvie che farai nel tuo processo decisionale. Ma alcune domande altrettanto importanti che dovresti porre sono:

Stai ottenendo un vero valore per quello per cui stai pagando?
Questo strumento risolve tutti i punti deboli?
In caso negativo, quali altri strumenti sono disponibili nel tuo budget?
Puoi pilotare lo strumento per alcune settimane prima di impegnarti a lungo termine?

Se, dopo la tua ricerca, stai ancora lottando per trovare uno strumento che affronti ogni singolo punto dolente, determina quali priorità non sono negoziabili e scegli quella che le risolve per prima.

Una buona regola empirica è quella di ottenere il lay-of-the-land con un piccolo sottoinsieme della tua organizzazione per vedere se il software si adatta davvero al conto su larga scala. Se trovi che esistono esigenze contrastanti nella tua organizzazione, scegli lo strumento che ha più senso per il tuo core business.

Ricorda che stai cercando di fornire ai tuoi dipendenti la migliore esperienza di lavoro da casa possibile, quindi coinvolgili presto in questo processo e sollecita il loro feedback. Uno sforzo collaborativo per valutare è il modo migliore e di maggior successo per farlo.

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