In che modo le agenzie stimano il costo e il tempo del progetto per massimizzare i ricavi per tutti i progetti dei clienti

Imparare a stimare il costo e il tempo del progetto per la tua agenzia è essenziale per la crescita dei ricavi e la soddisfazione dei clienti.

Citare i tempi e i costi del progetto può essere impegnativo, soprattutto se si considerano i profitti dell'agenzia e la fornitura di valore ai clienti. Quindi, come si stabilisce un equilibrio tra i due?

Se la tua agenzia fatica a stimare il costo e il tempo del progetto, ecco alcuni punti da considerare, inclusi il tipo di progetto e gli esempi di agenzia:

Come stimare il costo del progetto

La stima dei costi prima di iniziare un progetto è fondamentale per diversi motivi:

• Puoi comprendere le aspettative dei clienti, inclusi il budget e gli obiettivi aziendali.
• Il cliente può decidere se vuole investire nei tuoi servizi al prezzo quotato.
• È possibile fornire una suddivisione del progetto in attività che i membri del team devono completare.
• Puoi definire il tuo approccio e le risorse che devi utilizzare.

Quando si stima il costo di un progetto, è importante ricordare che questa commissione è un calcolo, non una garanzia del prezzo finale.

Puoi stimare il costo del progetto suddividendo il lavoro in attività più piccole o traguardi necessari per completare il progetto. Pensa a quali potrebbero essere queste attività e quali risorse sono necessarie per completare ciascuna attività. Per esempio:

• Quali membri del team devono essere assegnati al progetto?
• Quale software è necessario?
• È necessario viaggiare?

Inoltre, dovresti considerare il tempo per completare ogni attività e quanto ci vorrà per guadagnare un profitto, non solo per raggiungere il pareggio.

Ecco alcuni metodi che puoi utilizzare per stimare tempi e costi...

1. Risorse e approccio temporale

Questo metodo è ideale per progetti difficili da misurare a causa delle dimensioni elevate o in cui le pietre miliari possono cambiare lungo il percorso.

Tiene conto delle stime di tempo e del numero di risorse utilizzate. Il vantaggio di stimare il costo del progetto utilizzando questo approccio è che il cliente continua a pagare, anche se il progetto richiede più tempo del previsto.

Ma il rischio è che se il progetto viene terminato prima del previsto, l'agenzia dovrà rimborsare il cliente per eventuali risorse/tempo non utilizzati.

2. Prezzo fisso con approccio blended rate

Stima il costo del progetto con un prezzo fisso e una tariffa mista e addebiterai ai clienti una tariffa complessiva, anziché utilizzare le tariffe specialistiche delle persone del tuo team.

Questo metodo di solito incorpora il costo medio dell'intero team (combinando le tariffe individuali e dividendole per il numero dei membri del team).

Un prezzo fisso funziona bene quando c'è un progetto semplice con meno pietre miliari. Ad esempio, la progettazione di un volantino per un evento o la creazione di una specifica pagina di destinazione post-clic.

Tuttavia, potrebbe essere un rischio per l'agenzia, soprattutto se si spende il budget prima del completamento o se il completamento del progetto richiede più tempo del previsto.

3. Approccio allo sviluppo del budget

Un approccio di sviluppo del budget tiene conto di diverse opzioni che possono essere aggiunte o eliminate durante la fase di sviluppo a seconda del budget del cliente per ciascuna parte del processo. Questo metodo funziona bene per progetti creativi su larga scala che coinvolgono molti aspetti, come la produzione di video.

Poiché la produzione video può essere un progetto esteso, l'utilizzo di questo approccio consente sia all'agenzia che al cliente di considerare un budget di base oltre agli aumenti o alle diminuzioni per gli elementi creativi (come più set di location, computer grafica, ecc.).

Stima di costi e tempi per tipologia di progetto

Prima di una stima dei costi del progetto, la prima cosa da considerare è il tipo di progetto. Devi capire gli obiettivi del tuo cliente per stabilire il tipo di risultati che sta cercando.

Ad esempio, il progetto è un'attività una tantum, come scrivere un singolo articolo di blog, o richiede un lavoro continuo, come lo sviluppo di una nuova strategia per i contenuti?

Ecco alcuni dei diversi tipi di progetti che puoi offrire per capire come viene calcolato il costo di un progetto...

web design

Un progetto di web design può variare da un'attività su piccola scala come l'implementazione di una nuova navigazione a una completa riprogettazione completa. Per stimare il costo del progetto, è possibile utilizzare uno degli approcci sopra elencati.

Tuttavia, considerando il tipo di progetto, potresti voler utilizzare un metodo di benchmark, esaminando i progetti precedenti completati e utilizzando progetti simili per fornire un costo stimato.

L'agenzia vintage considera il tipo di sito Web richiesto dal cliente nella stima dei costi del progetto.

L'agenzia osserva che diversi tipi di siti Web hanno costi e tempi diversi. Ad esempio, una pagina di destinazione post-clic può essere costruita più rapidamente di un sito Web completo. Suggeriscono di utilizzare uno strumento come Konigi, un calcolatore gratuito per stimare il costo e il tempo di un progetto web:

Il web design generalmente include pianificazione, progettazione di soluzioni, sviluppo front-end e back-end, implementazione dei contenuti e test. Ogni fase può essere suddivisa in compiti più piccoli.

Vintage Agency suggerisce di sovrastimare la stima dei tempi per un progetto, oltre a consentire un margine di errore.

Marketing dei contenuti

Come il web design, le attività relative ai contenuti variano parecchio. Le campagne di content marketing estese richiedono tempo per la pianificazione della strategia generale, la ricerca di parole chiave, le idee di contenuto, la scrittura, la modifica, la pubblicazione di contenuti, la promozione e l'analisi delle metriche.

Per dimostrarlo, l'agenzia di content marketing Jawfish Digital stima i costi del progetto monitorando il tempo dedicato a ciascuna attività. Tenendo traccia del tempo dedicato a ciascuna attività per i clienti attuali, l'agenzia può stimare tempi e costi per progetti futuri in modo più accurato:

Produzione video

La produzione video è spesso un progetto vasto. OC Creative stima i costi utilizzando un approccio di sviluppo del budget.

L'agenzia fornisce un costo iniziale del progetto, informando i clienti che il prezzo finale può essere più alto o più basso a seconda dello sviluppo. Il costo complessivo dipenderà dalla sceneggiatura e dal concept del video.

L'utilizzo di un approccio di sviluppo del budget consente ai clienti di aumentare o diminuire i costi specifici della produzione, consentendo allo stesso tempo all'agenzia di utilizzare la propria creatività senza preoccuparsi dei vincoli di budget. Ad esempio, durante le discussioni con i clienti, è possibile aggiungere o eliminare opzioni creative a seconda dell'ambito del progetto, con conseguenti variazioni dei costi.

Annunci sui social media

Lyfe Marketing utilizza un modello di tariffazione a tariffa fissa per stimare il costo e il tempo del progetto per gli annunci sui social media:

L'utilizzo di un approccio a tariffa fissa fornisce trasparenza per il cliente: comprende esattamente quali servizi sta pagando con la stessa tariffa fatturata ogni mese.

SEO/SEM

Dagmar Marketing stima il costo e il tempo del progetto fornendo una tariffa personalizzata per ogni singolo cliente:

L'agenzia riconosce che SEO/SEM può coprire una vasta gamma di attività, tra cui lo sviluppo di contenuti, l'ottimizzazione delle conversioni e la consulenza SEO. Fornire una fascia di prezzo ballpark consente ai clienti di determinare se hanno il budget per i loro servizi.

Dagmar Marketing valuta i propri servizi utilizzando prezzi basati sia sui costi che sul valore: le tariffe iniziali di configurazione sono fisse, mentre i costi correnti, come le attività necessarie per raggiungere gli obiettivi della campagna, sono basati sul valore.

I prezzi personalizzati basati su commissioni consentono all'agenzia di considerare l'ambito generale del progetto e le esigenze del cliente. Ad esempio, il cliente 1 (una grande impresa locale) potrebbe richiedere solo una configurazione iniziale dei servizi SEO, mentre il cliente 2 (una nuova piccola impresa locale) potrebbe richiedere la configurazione in aggiunta ai servizi SEM su base mensile.

Marketing dell'evento

Analogamente ad altri tipi di progetti menzionati in questo articolo, il marketing di eventi può richiedere mesi di pianificazione, che vanno da piccoli eventi locali a eventi nazionali. On The Avenue Marketing stima tempi e costi chiedendo inizialmente ai clienti qual è il loro budget:

Gli eventi possono essere costosi. Non c'è solo il marketing da considerare, ma anche le spese di hosting, l'assicurazione, il personale, i viaggi, i materiali, il catering e altro ancora da considerare. Questo prima che vengano calcolate le spese di agenzia.

La strategia dell'evento, lo sviluppo del concetto, la ricerca e la produzione dell'evento richiedono molto tempo e non tutti gli eventi saranno uguali.

Make Events utilizza anche preventivi personalizzati per i potenziali clienti. Tuttavia, l'agenzia suddivide i prezzi in quattro elementi: creatività e pre-pianificazione, gestione degli eventi in loco, servizi per eventi esterni e spese di gestione:

L'utilizzo di un approccio di preventivo personalizzato tiene conto delle dimensioni dell'evento, del personale, degli elementi esterni, inclusi viaggi e cibo, nonché dell'assicurazione e dell'approvvigionamento. Con questo livello di trasparenza, i clienti possono capire meglio dove viene allocato il loro denaro.

Marketing via email

L'email marketing non comprende solo l'invio di messaggi. Piuttosto, può anche includere l'invio di newsletter, la creazione di canalizzazioni e-mail e il consolidamento dei lead. Queste attività sono spesso quotate su base mensile a meno che la configurazione iniziale non sia l'unica attività richiesta.

Facendo nuovamente riferimento a Lyfe Marketing, usano un modello a prezzo fisso per gli annunci sui social media, ma anche per i servizi di email marketing:

L'agenzia osserva che la loro tariffa si basa sul numero di e-mail inviate e sulle campagne gestite, piuttosto che su una tariffa specifica per tutto. Questo approccio consente a Lyfe Marketing di adattare i propri prezzi alle esigenze del cliente; quelli che richiedono meno e-mail e campagne pagheranno una tariffa inferiore.

Annunci di Google o annunci di Facebook

L'impostazione degli annunci Google o Facebook è solitamente un'attività una tantum, a meno che il cliente non richieda una gestione continua degli annunci. Per l'installazione e la gestione, ci rivolgiamo alle offerte di Everest Agency sia come esempio qui:

L'agenzia utilizza un metodo a tariffa oraria per stimare il costo della creazione di annunci pubblicitari. Questo approccio consente loro di fatturare al cliente il tempo complessivo impiegato per impostare gli annunci. Inoltre, l'agenzia probabilmente utilizza esperti interni per impostare gli annunci. Pertanto, possono stimare il costo utilizzando la tariffa oraria del membro del team più il profitto.

Creazione di un ebook

Lo sviluppo di un ebook viene normalmente fatturato come un singolo progetto, separato da altri servizi. Tuttavia, Big Ideas Machine utilizza un approccio di determinazione dei prezzi basato sul credito per fatturare i propri clienti:

Utilizzando un modello di prezzo basato sul credito, l'agenzia lavora su un approccio basato sui risultati piuttosto che sul tempo, in modo che i clienti sentano di pagare per il valore piuttosto che per il lavoro:

Stima i costi e i tempi del progetto in modo più accurato

La stima dei costi e dei tempi del progetto è impegnativa, ma essere in anticipo con i tuoi clienti su come funzionano i tuoi prezzi crea trasparenza e fiducia.

La tua struttura dei prezzi dipenderà dal tipo di progetto e dalla scala del progetto complessivo. Gli errori nelle tue stime possono essere costosi, quindi calcola le tue proiezioni con precisione e assicurati di tenere conto dei costi nascosti, come dipendenti extra o risorse di terze parti che potrebbero essere necessarie.

Comprendi esattamente quali sono gli obiettivi del tuo cliente perché superare le aspettative dei clienti per realizzare un progetto di successo e redditizio è la chiave per la crescita dell'agenzia.

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