Come Ace Social Media Collaboration: una guida aziendale

Pubblicato: 2022-06-12

Per prima cosa: la squadra

Costruire e gestire un team di social media efficace può essere una prospettiva scoraggiante.

Come mai?

Il team deve essere abbastanza grande da gestire l'intera identità dei social media della tua azienda, ma non così grande da diventare inefficiente.

La chiave per mantenere il tuo team in pista è mantenere una presenza mirata sui social media. Certo, potresti creare un account per ogni filiale o lancio di prodotti, ma aumenterebbe solo i tuoi team, ostacolerebbe la comunicazione e aumenterebbe i costi.

Invece, prova ad adottare un approccio centralizzato per organizzare i tuoi team di social media. Il team nella tua sede dovrebbe essere l'hub principale, responsabile della strategia generale e della messaggistica.

I team con sede negli uffici regionali dovrebbero seguire il piano del team centrale e modificarlo in base alle specifiche della regione specificata, ad esempio eseguendo campagne per le festività locali.

Questo approccio migliorerà il processo di collaborazione sui social media tra i tuoi team e li aiuterà a mantenere la velocità.

Per mostrarti che c'è un vantaggio nella centralizzazione del flusso di lavoro di gestione dei social media, ecco un esempio di vita reale:

Reebok, un'azienda di calzature e abbigliamento sportivo, ha deciso di consolidare le sue 200 pagine Facebook , 100 canali YouTube e 30 account Twitter. Su Facebook, ad esempio, hanno lasciato solo 3 pagine attive.

Nonostante questi tagli apparentemente drastici, l'azienda è riuscita a far crescere il proprio seguito su Twitter del 17% e ha affermato di essere in grado di concentrarsi maggiormente sul coinvolgimento dei clienti, anziché sul marketing del prodotto.

Morale della storia? Una presenza sui social media ampia ed eccessivamente complessa non sempre dà i suoi frutti. D'altra parte, mantenere un numero minore di profili sui social media semplificherà il processo di collaborazione sociale e aiuterà i tuoi team a concentrarsi su ciò che conta di più: il tuo pubblico.

Facilitare la collaborazione sui social media con gli strumenti giusti

La gestione della presenza sui social media della tua azienda è costosa e richiede tempo se i tuoi team non collaborano correttamente.

La buona notizia è che puoi aiutarli a lavorare in modo più efficiente (e risparmiare risorse!) utilizzando strumenti progettati per semplificare il flusso di lavoro di gestione dei social media della tua azienda.

Ecco alcuni dei migliori strumenti di collaborazione che i tuoi team troveranno utili:

Slack : quando si tratta di una collaborazione efficiente tra team e reparti, la comunicazione senza interruzioni è un must. Slack consente ai membri del tuo team di inviare facilmente messaggi di gruppo per progetti più grandi o chattare in canali specifici per attività.
Trello – Trello è un ottimo strumento per ottenere un quadro più ampio dei progetti in corso del tuo team. È altamente visivo, completamente personalizzabile e include un'ottima opzione per allegare file, così puoi tenere d'occhio tutte le attività e le risorse contemporaneamente.
Dropbox : se i tuoi team hanno bisogno di archiviare grandi quantità di immagini e video di social media, adoreranno Dropbox. Questa app facile da usare consente agli utenti di archiviare fino a 2 GB di file gratuitamente e può essere facilmente accessibile da tutti i membri del team.

Strumenti come Slack, Trello e Dropbox ti aiuteranno a ridurre le inefficienze nel flusso di gestione dei progetti del tuo team.

Ma che dire della tua collaborazione sui social media e delle attività relative specificamente alla gestione della tua presenza sui social media, come la pubblicazione di contenuti o la misurazione delle prestazioni? In che modo ti assicuri che queste attività vengano completate in modo efficace in tutto il tuo team e su scala globale?

La risposta è fornire al tuo team il giusto strumento di social media marketing che ti consentirà di ottenere quanto segue:

Fornisci al tuo team una soluzione integrata : l'utilizzo di un unico strumento di gestione dei social media migliorerà notevolmente la velocità del flusso di lavoro nella tua azienda. Questo perché avere tutti gli strumenti in un unico posto e potervi accedere facilmente, senza dover passare da app e piattaforme, è un grande risparmio di tempo.
Assicurati che tutti i membri del team possano accedere allo strumento istantaneamente : molti team hanno problemi a utilizzare gli strumenti forniti in modo efficiente a causa dei molteplici accessi e password che utilizzano. Per evitare questo problema e per garantire che ogni membro del team possa accedere rapidamente allo strumento, fornisci loro una soluzione a cui è possibile accedere con un login e una password. In altre parole, punta al software che viene fornito con una funzione di accesso singolo .
Verifica che i tuoi team lavorino insieme senza problemi : per garantire che tutte le attività siano completate in tempo e che gli obiettivi vengano raggiunti, è fondamentale che tutti i tuoi team lavorino fianco a fianco utilizzando lo stesso software. Avere accesso condiviso a un calendario editoriale , dashboard di dati e rapporti sulle prestazioni è fondamentale per collaborare in modo efficiente tra team e dipartimenti in tutto il mondo.
Crea flussi di lavoro ottimizzati su misura per le tue esigenze aziendali : un altro ingrediente importante del lavoro di squadra di successo è conoscere l'esatta portata delle proprie responsabilità. Essere in grado di assegnare ruoli e responsabilità chiari all'interno dei tuoi team migliorerà il modo in cui organizzano e danno priorità ai loro compiti.
Accelera la comunicazione tra team e dipartimenti : sebbene Slack sia ottimo per discussioni di progetto più ampie, i tuoi team dovrebbero anche essere in grado di comunicare all'interno dello strumento di gestione dei social media che stanno utilizzando. Come mai? Lo scambio di messaggi direttamente all'interno dello spazio attività accelererà il ciclo di feedback e lo renderà più accurato.

Avere una soluzione che ti permetta di raggiungere tutti e cinque questi obiettivi aiuterà i tuoi team a lavorare insieme in modo più semplice e veloce. Di conseguenza, sarai in grado di raggiungere con successo i tuoi obiettivi di marketing sui social media.

Ora, diamo un'occhiata ad alcuni processi che puoi introdurre per migliorare ulteriormente il processo di collaborazione sui social media nella tua organizzazione.

Entrare nel flusso: il tuo efficiente processo di collaborazione

Hai la squadra, hai gli strumenti.

Ora è il momento di elaborare un piano di flusso di lavoro dei social media efficace. Non si unirà magicamente, ovviamente; c'è ancora del lavoro da fare. Ma a questo punto hai tutto il necessario per impostare un processo di collaborazione ottimizzato.

Vai al tuo nuovissimo strumento di collaborazione sui social media, perché ci sono tre cose che vorrai stabilire per far lavorare insieme il tuo team o i tuoi team in modo efficiente:

Imposta i processi del tuo team per facilitare la collaborazione.

Ti consigliamo di iniziare ad assegnare ruoli, responsabilità, autorizzazioni al tuo team e sviluppare flussi di lavoro di approvazione.

Questo esercizio aiuterà tutti i membri del team a comprendere l'esatta portata delle proprie responsabilità. Di conseguenza, le barriere di comunicazione tra i team e gli uffici diminuiranno e il flusso di lavoro verrà eseguito senza problemi.

Specificare ruoli e responsabilità è anche un modo collaudato per garantire la reputazione del tuo marchio. Ti consente di assicurarti che tutte le attività vengano completate solo dai membri del team autorizzati e che nessun messaggio o post venga inviato senza l'approvazione della persona giusta.

Poiché la struttura di ogni azienda è unica, è importante impostare una struttura di approvazione personalizzata su misura per le esigenze aziendali e che può essere facilmente modificata o ridimensionata. Lo sviluppo di un flusso di lavoro personalizzato è un ottimo modo per facilitare la collaborazione tra team e uffici, anche a migliaia di chilometri di distanza.

Crea dashboard personalizzati per tenere traccia dei KPI per la tua azienda a colpo d'occhio.

I dashboard condivisibili consentiranno a tutto il tuo team di rimanere facilmente aggiornato sui dati e capire cosa devono fare per raggiungere i propri obiettivi.

Utilizzando dashboard condivisi, il tuo team sarà in grado di ottenere una panoramica delle prestazioni sui social media della tua azienda , capire dove ti trovi e prendere decisioni più rapide e informate su come andare avanti insieme.

Automatizza i tuoi rapporti per mantenere tutti aggiornati facilmente.

Una delle premesse per una comunicazione efficace tra i team è avere accesso agli stessi dati e approfondimenti.

Per assicurarti che tutti i tuoi team e uffici siano sulla stessa pagina, tienili aggiornati con i report automatici . In questo modo, sarai in grado di accelerare il flusso di informazioni e garantire che tutti possano accedere a una panoramica identica dei KPI, che è fondamentale per portare avanti i progetti con successo.

Allo stesso tempo, i rapporti ti aiuteranno a controllare le attività di marketing dei tuoi team e a monitorarne i progressi. E grazie all'automazione, puoi ricevere rapporti regolarmente senza doverci pensare: una cosa per cancellare la tua lista di cose da fare occupate.

5 errori più comuni nella collaborazione sui social media (e come evitarli)

1. Errore: creare troppo o troppo poco contenuto

Ottenere la giusta quantità di contenuti può essere un affare complicato: non vuoi affamare il tuo pubblico, ma non vuoi nemmeno inondarlo di contenuti.

Come evitarlo: che si tratti di scadenze mancate, scelte sbagliate sui tempi di pubblicazione o siccità dei contenuti, gli errori di pubblicazione si verificano quando il tuo team non lavora in sincronia.

Evita questo errore comune utilizzando un robusto calendario editoriale a cui tutto il team può accedere. Sarai in grado di rimanere aggiornato sul tuo programma di pubblicazione in modo che la giusta quantità di contenuti venga sempre distribuita al tuo pubblico in ogni momento.

2. Errore: perdere velocità in attesa di approvazioni

Ci siamo stati tutti: vuoi assicurarti che tutto ciò che pubblichi sia conforme agli standard e ciò significa ricontrollare ogni post. Ma la tua coda può accumularsi rapidamente e quindi i membri del team sono in attesa di approvazioni e modifiche.

Come evitarlo: usa una soluzione che ti consenta di gestire i tuoi contenuti in movimento per ridurre i ritardi e le mancate comunicazioni che possono sorgere tra team che lavorano da diverse località del mondo. Con le comode approvazioni mobili , puoi dare il via libera e aggiungere commenti interni ai post da qualsiasi luogo in modo che il tuo team non rimanga in attesa.

3. Errore: pubblicare nel momento sbagliato

Pubblicare nel momento sbagliato può limitare la tua portata e causare errori imbarazzanti che possono danneggiare la reputazione e la credibilità del tuo marchio.

Come evitarlo: che si tratti di modifiche al fuso orario o semplicemente di scadenze di pubblicazione poco chiare, una migliore comunicazione del team ti aiuterà a evitare questo grave passo falso. Immergiti nelle tue analisi per vedere quando il tuo pubblico è più attivo sui social media e condividi con il tuo team per aumentare la tua copertura e il tuo coinvolgimento.

Meglio ancora, automatizza il processo con consigli precisi sui migliori tempi di pubblicazione su misura per ciascuna delle tue pagine, così non perderai mai più quel momento di prima serata.

4. Errore: lasciare le domande ei commenti dei tuoi clienti senza risposta

Questo è uno dei modi più veloci per perdere clienti. Se il tuo marchio è distante e poco comunicativo, i problemi minori e le frustrazioni che i tuoi clienti potrebbero avere si accumuleranno. Quindi, prima che te ne accorga, i clienti avranno portato la loro attività a uno dei tuoi concorrenti. Gestire individualmente i tuoi account sui social media è il modo più semplice per commettere questo errore.

Come evitarlo: soprattutto con i team di social media più grandi, è importante che tu utilizzi uno strumento di gestione della community che riunisca il tuo team e tutti i tuoi canali di social media in un'unica piattaforma.

Questo ti aiuterà a evitare molte delle insidie che potresti incontrare quando più persone gestiscono i social individualmente attraverso i canali. Le risposte modello per le tue domande frequenti possono aiutarti a risparmiare ancora più tempo e mantenere la coerenza nel tono e nella risposta.

5. Errore: rimanere coinvolti in una crisi dei social media

Ci sono tutti i tipi di motivi per cui i marchi vengono coinvolti nelle crisi dei social media. A volte, è una risposta sbagliata alla domanda di un cliente, una campagna pubblicitaria sconsiderata o qualcosa di imprevedibile come un errore tecnico.

Qualunque sia la ragione, le tempeste di fuoco dei social media attorno a un errore possono causare danni reali alla tua attività se non gestite correttamente.

Come evitarlo: tieni un dito sul polso del tuo pubblico sui social media e tieni traccia del sentimento nelle conversazioni attorno al tuo marchio che stanno avendo. È anche importante che il tuo team abbia accesso a queste informazioni, in modo che possano coordinare le risposte insieme. Questo non solo ti aiuterà ad affrontare eventuali crisi se si verificano, ma ti aiuterà in primo luogo a evitarle.

L'asporto

Un efficiente processo di collaborazione sui social media è un must per qualsiasi azienda, ma soprattutto per i marchi aziendali i cui team devono lavorare insieme oltre confine.

Anche se può sembrare un compito arduo, lo sviluppo di un piano di collaborazione ottimizzato può essere eseguito facilmente con gli strumenti giusti. Garantire che ogni membro del team conosca le attività di cui è responsabile, possa accedere a dashboard con punti dati chiave e rimanere aggiornato con rapporti regolari, indipendentemente dalla regione del mondo in cui si trova, migliorerà ampiamente il tuo flusso di lavoro e aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi di marketing sui social media.