Gestione dei contenuti aziendali: controlla il caos in 5 semplici passaggi!

La gestione dei contenuti della conoscenza organizza e gestisce i tuoi contenuti ed è diventata molto più popolare nel corso degli anni. Immagina i file della tua azienda in un pasticcio disorganizzato, sparsi qua e là. Non preoccuparti; la gestione dei contenuti aziendali viene in soccorso e trasforma quel casino in uno spazio di lavoro organizzato. E grazie alle sue caratteristiche eccezionali, il mercato della gestione dei contenuti aziendali è raddoppiato, passando da 31,66 miliardi di dollari a 67,14 miliardi di dollari dall'anno 2017.

Se la tua organizzazione crea regolarmente contenuti da condividere con clienti, dipendenti, partner, team leader e altro ancora, devi assicurarti che le cose siano a posto in modo da non dover affrontare quel momento imbarazzante di: "Dove l'ho messo?" Quindi, esplora con noi i segreti dell'ECM in questo articolo!

Che cos'è la gestione dei contenuti aziendali (ECM)?

La gestione dei contenuti aziendali, o ECM, è un mondo magico in cui tutte le tue informazioni sotto forma di risorse digitali si uniscono e trovano il posto giusto. È una strategia che molte grandi organizzazioni impiegano per soddisfare ogni desiderio relativo ai contenuti, dall'acquisizione, registrazione e archiviazione al recupero di contenuti importanti.

Ora, so qual è la tua prossima domanda: "Perché uno dovrebbe preoccuparsi della gestione dei contenuti aziendali?" Bene, amico, fammi chiarire questa confusione con l'aiuto di alcune statistiche. Sapevi che anche in questo mondo digitalizzato le aziende perdono il 21% della loro produttività a causa di una cattiva gestione dei contenuti? Non è come buttare del tempo prezioso fuori dalla finestra? E non solo questo, le organizzazioni trascorrono anche una media di 15 ore alla settimana alla ricerca di documenti smarriti o smarriti.

L'ECM include vari strumenti e processi necessari per garantire che la tua organizzazione stia al passo con il flusso di informazioni in tutta l'azienda e che nulla di essenziale vada perso, in particolare la produttività.

La parte migliore dell'utilizzo di un ECM è che può gestire in modo efficiente informazioni strutturate e non strutturate. Il documento strutturato fa riferimento ai dati in un formato standardizzato come fogli di calcolo, contatti, moduli e database SQL. Mentre i dati non strutturati sono disponibili in tutte le forme, forme e dimensioni e non sono standardizzati, come immagini, contenuti multimediali, appunti di riunioni e presentazioni PowerPoint.

Senza ECM, rischi per la tua organizzazione di ritrovarsi in un circolo vizioso di file persi, scadenze mancate, documenti disorganizzati e dipendenti frustrati. E le funzionalità di ECM che possono salvare la tua organizzazione da questo caos sono elencate nella prossima sezione. Quindi non aspettare; continuare a leggere.

Perché è importante la gestione dei contenuti aziendali?

Oggi i dati sono re e detengono il segreto della crescita e del successo. L'importanza dei dati e dei contenuti non può essere sopravvalutata in quanto fornisce gli spunti per guidare il processo decisionale e alimentare l'innovazione.

E con l'aumento dei dati, sono aumentati anche i casi di violazione dei dati. Quindi è necessario evitare che questi dati diventino caotici, facendo perdere alle aziende il loro vantaggio competitivo. Non puoi fare affidamento sulle e-mail e sull'archiviazione insicura dei dati per i tuoi preziosi contratti e file.

Invece, considera di investire in un software ECM che gestisce i tuoi file in cartelle flessibili in modo da potervi accedere facilmente e in sicurezza. Quindi, preparati per un viaggio che ti introdurrà ai segreti dietro i poteri e gli elementi chiave di ECM.

Gli elementi chiave della gestione dei contenuti aziendali

Un sistema di gestione dei contenuti aziendali può essere suddiviso in cinque componenti di base. Durante la preparazione di una strategia ECM, dovresti avere ogni componente in atto per assicurarti che nulla venga lasciato indietro e che tutto funzioni senza intoppi. Immagina la tua attività come un tesoro di informazioni preziose. Ma un tesoro è inutile se non puoi catturarlo, gestirlo e, in ultima analisi, offrire i suoi benefici a coloro che ne hanno più bisogno. Quindi, iniziamo questo entusiasmante viaggio ed esploriamo gli elementi chiave dell'ECM!

1. Cattura

Il primo passo verso l'organizzazione di file e documenti consiste nell'acquisirli e trasferirli nel nuovo sistema di gestione dei contenuti aziendali. È il processo di conversione di documenti cartacei come pdf, documenti word in formato elettronico o di importazione di file elettronici già disponibili che devono essere archiviati in un ECM.

Ciò può includere documenti come contratti, proposte, fatture, ordini di acquisto, rapporti e file dei dipendenti.

La digitalizzazione e l'archiviazione di tutti questi file importanti in un'unica posizione centralizzata può semplificare i processi organizzativi e rendere l'accesso ai contenuti aziendali ancora più semplice.

2. Gestisci

Il componente successivo dopo l'acquisizione del contenuto è gestirlo. ECM è un curatore di contenuti che classifica le informazioni in un formato facilmente accessibile. Devi controllare l'interfaccia dello strumento ECM che utilizzerai per le sue funzioni collaborative, di facile accessibilità e di ricerca. Un sistema di gestione dei contenuti aziendali funge da assistente personale che organizza tutti i dati strutturati e non strutturati in un formato logico.

3. Conservare

Primavera, i tuoi dati non sono sufficienti. È importante archiviare i dati in modo sicuro. Il sistema di gestione dei contenuti aziendali funge da archivio centrale, garantendo che tutti i tuoi file siano al sicuro e protetti da accessi non autorizzati, perdite e danni. Dovrebbe anche fornire un backup dei dati e delle informazioni che cambiano frequentemente. La modifica dovrebbe essere semplificata in modo che gli utenti possano modificare il documento e il foglio di calcolo senza problemi.

4. Conservare

Un sistema ECM salvaguarda l'autenticità e l'integrità dei tuoi contenuti nel tempo. Il componente di conservazione gestisce i contenuti che cambiano di frequente con l'aiuto della gestione dei record. Applica criteri di conservazione, risparmia spazio per i file che richiedono un accesso regolare, archivia i documenti che non sono necessari e gestisce la cronologia delle versioni per la sicurezza dei dati.

Anche i file conservati possono essere utilizzati, ma è un ottimo modo per separare i documenti che cambiano di frequente e quelli meno accessibili.

5. Consegna

L'ultimo elemento della gestione dei contenuti aziendali è fornire i contenuti e le informazioni alla persona che ne ha bisogno nel modo più efficiente. Può essere chiunque, da un membro del team a un cliente, ma questo elemento garantisce che le informazioni cadano nelle mani giuste. Migliora la collaborazione e la produttività consegnando i file internamente ed esternamente.

Quindi qui concludiamo la nostra discussione sugli elementi chiave della gestione dei contenuti aziendali. Spero che ora tu abbia le idee chiare sui vari componenti e le loro caratteristiche. E ora è il momento di comprendere a fondo i vantaggi dell'ECM. Nella sezione successiva, parleremo in dettaglio dei vari vantaggi offerti dalla gestione dei contenuti aziendali. Quindi unisciti a noi.

Vantaggi della gestione dei contenuti aziendali

Se stai pensando: "Perché è importante investire tempo e denaro nei sistemi di gestione dei contenuti aziendali?" Quindi questa sezione risolverà tutte le tue domande. La gestione dei contenuti aziendali (ECM) è un luogo in cui i rischi per la sicurezza e il caos svaniscono e i documenti trovano il posto giusto. Quindi approfondiamo i suoi vantaggi e impariamo di più.

1. Organizza i documenti

Abbiamo tutti affrontato quella situazione imbarazzante di non essere in grado di trovare quel documento importante quando ne abbiamo più bisogno. Ma con la gestione dei contenuti aziendali, non devi preoccuparti di questi casi in quanto crea facilmente una struttura facilmente navigabile per trovare e archiviare i documenti. È come assegnare una casa a tutti i documenti, aiutando tutti i preziosi pezzi di contenuto a rimanere al sicuro in un unico posto. Garantisce l'assenza di duplicati, errori o perdite di documenti.

2. Ridurre i rischi per la sicurezza

Un ECM garantisce la sicurezza del documento consentendo solo l'accesso autorizzato e la protezione tramite password. Se trascorri notti insonni piene di preoccupazioni per le violazioni dei dati, non preoccuparti, poiché la gestione dei contenuti aziendali è lì per aiutarti. Memorizza i file in un repository sicuro e aiuta ad affrontare i problemi relativi alla sicurezza e alla conformità, il tutto fornendo un facile accesso a quelli autorizzati.

3. Semplifica la ricerca di contenuti

Con la semplicità e l'efficienza della gestione dei contenuti aziendali, nessuno può impedirti di essere produttivo. Dispone di potenti funzionalità di ricerca che consentono di accedere a file e documenti inserendo parole chiave o frasi. È come avere un assistente personale intelligente e veloce. Con tutti i membri del tuo team che sanno che i contenuti di cui hanno bisogno sono archiviati in modo sicuro, è più facile per loro individuare file, fogli di calcolo, report e documenti necessari per completare le attività quotidiane.

4. Aumentare l'efficienza

In questo mondo frenetico, ECM è il tuo compagno che fa risparmiare tempo. Può automatizzare il lavoro e i processi riducendo le attività manuali. Garantisce inoltre una collaborazione senza soluzione di continuità fornendo loro le informazioni di cui hanno bisogno per completare l'attività. La gestione dei contenuti aziendali riduce la necessità di attività ripetute come la ricreazione di file persi, migliorando la produttività e l'efficienza complessive.

Mentre discutiamo ulteriormente di questo straordinario argomento della gestione dei contenuti aziendali, emerge una domanda: "Come implementare questo sistema nell'organizzazione?" Bene, è necessario rispondere a questa domanda prima di concludere la nostra discussione, quindi preparati, poiché la prossima sezione ti offrirà alcuni spunti davvero interessanti. Dopo aver letto la parte successiva, implementerai facilmente un ECM nella tua organizzazione. Quindi, senza ulteriori indugi, cominciamo.

Come implementare un sistema di gestione dei contenuti aziendali?

Se sogni un mondo in cui trovare i file è solo questione di pochi minuti, non temere; segui questa guida dettagliata e implementa la magia di un sistema di gestione dei contenuti aziendali nella tua organizzazione. Qui esamineremo i sei passaggi cruciali per l'implementazione di un ECM.

1. Controlla il processo di gestione dei contenuti esistente nella tua organizzazione

Prima di implementare un nuovo sistema di gestione dei contenuti, è importante controllare quello esistente. Esamina attentamente il sistema attuale e comprendi come funziona e come i documenti vengono archiviati, condivisi e derivati. Quindi analizza gli svantaggi o l'assenza di funzionalità nel processo corrente che incidono negativamente sulla produttività.

Poniti domande come: "Sto usando un sistema obsoleto?" o "Questo sistema è abbastanza sicuro?" Accedendo al processo in corso, imparerai le sfide che devi superare in questo viaggio. Inoltre, raccogli l'elenco di tutti i documenti come PDF, rapporti, contratti, fogli di calcolo e informazioni sulla posizione in cui sono attualmente archiviati. Questo ti aiuterà a stare al passo e a conoscere tutte le informazioni che devono essere acquisite.

2. Riunisci i membri chiave del team

Un buon sistema di gestione dei contenuti aziendali offre collaborazione e favorisce il lavoro di squadra. Pianifica in anticipo a chi vuoi concedere l'accesso ai file. È inoltre possibile assegnare un caposquadra o un capo dipartimento da ciascun team e richiedere la loro assistenza per implementare il sistema ECM. Ogni membro porta sul tavolo alcune abilità e processi di pensiero unici. Fa fiorire la diversità e l'innovazione in modo che tu possa raggiungere i tuoi obiettivi organizzativi.

3. Definisci i tuoi scopi e obiettivi

Prima di intraprendere questo viaggio, chiarisci la tua destinazione. Assicurati di avere chiare le aspettative e gli obiettivi che desideri raggiungere con l'aiuto della gestione dei contenuti aziendali. Vuoi ridurre i rischi per la sicurezza? Ridurre lo spreco di carta? Vuoi aumentare la collaborazione e l'efficienza dei dipendenti? Fai queste domande e decidi il tuo obiettivo. Puoi anche scrivere i tuoi obiettivi come stella guida durante il viaggio.

4. Cerca e scegli una piattaforma ECM

Sono disponibili varie piattaforme ECM. Devi definire i tuoi obiettivi e decidere il tuo budget, quindi scegliere le piattaforme che soddisfano completamente le tue esigenze. Per questo, dovrai condurre ricerche approfondite, esaminare recensioni e confrontare varie piattaforme. Considera fattori come la facilità di accesso, la personalizzazione e le opzioni di sicurezza. Puoi anche ricevere suggerimenti dai tuoi team e farli partecipare attivamente alla scelta del miglior software ECM per la tua azienda.

Per aiutarti a iniziare, ecco alcune opzioni software da considerare:

• Bit.ai
• All'aperto
• Hyland
• M-Files
• SharePoint
• Newgen
• Creare una strategia e implementarla

Dopo aver deciso il miglior strumento ECM, il passo successivo è creare una strategia per la sua implementazione di successo. Crea una roadmap per allocare le risorse, creare una sequenza temporale e un piano di comunicazione. Questa tabella di marcia aiuterà il tuo team a collegare diversi punti e alla fine raggiungere l'obiettivo. Mantenere tutte le parti interessate coinvolte e impostare il nuovo sistema e processo il più rapidamente possibile. E come passaggio finale, registrati, acquisisci, archivia, registra e organizza i tuoi contenuti.

Ora che hai la tabella di marcia per il successo, è tempo di iniziare questa avventura. Resta sintonizzato per la prossima sezione, dove esploreremo perché dovresti utilizzare Bit.ai come sistema di gestione dei contenuti aziendali.

Bit.ai come sistema ECM (Enterprise Content Management).

Bit.ai è una piattaforma all-in-one per la gestione della conoscenza e la collaborazione sui documenti progettata per il posto di lavoro moderno. La piattaforma di Bit aiuta i team a creare, collaborare, condividere, monitorare e gestire le conoscenze in un unico posto. Immergiamoci nelle caratteristiche affascinanti di Bit.ai e capiamo perché è il vincitore dei sistemi di gestione dei contenuti.

1. Modelli straordinari

Bit rende veloce, facile e divertente la creazione di qualsiasi tipo di documento. Come? Con l'ampia galleria di modelli di Bit, puoi scegliere tra oltre 70+ modelli progettati professionalmente per creare rapidamente documenti. Tutto quello che devi fare è compilare il tuo contenuto personalizzato e l'intero documento sarà pronto per essere condiviso rapidamente!

Non devi perdere tempo a cercare di correggere la formattazione dei tuoi documenti perché Bit formatterà automaticamente l'intero documento. Scegli tra una raccolta di layout e temi di colore che trasformeranno l'aspetto dell'intero documento con un solo clic.

2. Aree di lavoro intelligenti

Una delle caratteristiche principali di Bit è che ti consente di creare più aree di lavoro, documenti e cartelle per archiviare e gestire tutto ciò che hai in modo efficiente e organizzato. Ciò significa che utilizzando Bit, puoi creare più aree di lavoro attorno al tuo lavoro, dipendenti, clienti, reparti e altro ancora.

Una cosa da notare su Bit Workspaces è che puoi decidere chi può accedervi. Puoi aggiungere o invitare altri collaboratori e fornire loro l'accesso di sola lettura, l'accesso di solo commento o persino l'autorizzazione completa per la modifica.

3. Libreria dei contenuti

Ciascuna area di lavoro di Bit dispone di una libreria di contenuti in cui è possibile aggiungere varie risorse digitali o multimediali. La libreria dei contenuti è collegata ai tuoi documenti Bit in modo che tu possa collaborare, cercare, inserire e creare rapidamente i tuoi documenti interattivi.

La libreria dei contenuti di Bit è un posto intelligente per te e il tuo team per condividere risorse su qualsiasi tipo di contenuto digitale come immagini, file, PDF, Google Docs, file Dropbox, SlideShares, video di YouTube, collegamenti Web visivi, presentazioni e altri tipi di media , e altro ancora.

4. Collaborazione in tempo reale

Con Bit, tu e il tuo team potete collaborare e lavorare contemporaneamente sullo stesso documento in tempo reale. Puoi apportare modifiche, modificare in tempo reale, evidenziare sezioni, lasciare commenti, @menzionare persone e altro ancora.

Puoi persino invitare i tuoi colleghi o manager e fornire loro l'accesso alla modifica per ricevere commenti o feedback. A seconda dei materiali che stai condividendo, puoi concedere l'accesso di sola lettura, solo commento o modifica alle aree di lavoro di cui fanno parte.

5. Integrazione Rich Media / Documenti interattivi

Con Bit, puoi creare documenti interattivi sul posto di lavoro e dar loro vita utilizzando oltre 100 integrazioni multimediali. Bit ti consente di aggiungere immagini, PDF, file cloud, mappe, presentazioni, grafici, video, GIF (praticamente qualsiasi tipo di rich media) ai tuoi documenti e di trasformarli automaticamente in schede visive interattive e rich embed che vivono al loro interno! Ciò renderà tutti i tuoi documenti relativi al lavoro e la condivisione delle conoscenze molto più completi e coinvolgenti!

6. Funzionalità di ricerca intelligente

Le organizzazioni possono avere molte informazioni e dati da gestire e talvolta diventa difficile trovare un'informazione tra tutti i documenti. Ma la solida funzionalità di ricerca intelligente di Bit ti consente di cercare tra cartelle, documenti e contenuti in aree di lavoro utilizzando la ricerca di testo RTF, titoli e descrizioni e apparirà rapidamente davanti a te.

Un'altra caratteristica interessante di Bit è che ti consente di appuntare documenti importanti a cui è necessario accedere frequentemente all'interno di un'area di lavoro. Questo lo rende facilmente e rapidamente accessibile a tutti.

7. Tracciamento dei documenti

Con Bit puoi condividere i tuoi documenti con altri al di fuori del mondo tramite un link tracciabile. Questa funzione di tracciamento dei documenti ti consente di ottenere analisi in tempo reale e approfondimenti dettagliati sui documenti condivisi, ad esempio chi li ha visualizzati, quanto tempo hanno trascorso, con quale frequenza li hanno visitati, ecc. È un ottimo modo per scoprire come le persone interagiscono o interagiscono con i tuoi documenti Scegli tra opzioni come acquisizione lead, protezione con password, scadenza link, ecc.

8. Gestire le autorizzazioni e l'accesso alle informazioni

Bit ti consente di gestire le autorizzazioni e l'accesso alle informazioni per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione. Ogni area di lavoro ti consente di impostare autorizzazioni e livelli di accesso per i tuoi collaboratori e ospiti. Puoi assegnare l'accesso completo, l'editor, i commenti o l'accesso in sola lettura ai tuoi utenti e agli ospiti può essere concesso l'accesso per i commenti o in sola lettura. Solo i collaboratori e gli ospiti che sono stati aggiunti a un'area di lavoro possono accedere ai documenti in tale area di lavoro.

Puoi anche impostare ruoli generali per ogni persona che viene aggiunta alla tua organizzazione, come proprietario, manager, membro o ospite. Ogni ruolo ha diversi livelli di accesso per invitare utenti, modificare le impostazioni di abbonamento, ecc.

Quando condividi i tuoi documenti Bit con il mondo esterno, puoi aggiungere una password personalizzata, abilitare la scadenza del link o disabilitare il tuo link condivisibile in qualsiasi momento.

9. Estetica semplice e minimale

La parte interessante di Bit è che, nonostante le sue funzioni entusiasmanti e utili, ha un'interfaccia semplice e intuitiva. Ciò significa che anche se sei un principiante della tecnologia e non sai nulla di programmazione, puoi iniziare facilmente con la piattaforma Bit.

L'estetica del design minimale di Bit e l'eccellente UX rendono il flusso tra i documenti e le aree di lavoro digitali pulito e rapido! Fornisce semplicemente un approccio sistematico e professionale all'intero processo!

Tutto sommato, Bit è lo strumento dei sogni per tutta la tua azienda in quanto rende la gestione dei contenuti e lo snellimento del processo di lavoro molto più semplice e interattivo! Allora, cosa stai aspettando? Fatti un favore e prendi subito Bit!

E ora, preparati per la conclusione, dove sarai ispirato ad agire e scoprire il vero potere di eliminare il caos nella tua attività. Rimani sintonizzato!

Avvolgendo

Congratulazioni, eroi dei contenuti! Abbiamo coperto questo lungo ma interessante viaggio sulla gestione dei contenuti aziendali, svelandone i segreti, l'importanza, i vantaggi, i componenti e le fasi di implementazione. Ora, con tutte le conoscenze raccolte, è il momento di testare il potere dell'organizzazione e dell'efficienza nei tuoi documenti.

Ora usa il supereroe della gestione dei contenuti: Bit.ai! Lascia che sia il tuo fidato partner nella lotta contro il caos, assicurandoti che i tuoi documenti siano al sicuro e che la collaborazione sia perfetta. Ricorda, con Bit.ai; non stai solo gestendo i contenuti; stai portando un'ondata di produttività! Quindi, non aspettare e agisci oggi stesso.

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