Lavorare meglio insieme: l'importanza dei sistemi di collaborazione aziendale

Il tuo copywriter è a San Diego, il tuo sviluppatore è a Miami e il tuo grafico è a Londra. Entro la fine della settimana, devono collaborare per pubblicare una pagina di destinazione post-clic. Come fai a farlo accadere?

Un enigma simile affronta oggi la maggior parte delle aziende. Senza un ufficio da casa e dipendenti che abbracciano diversi fusi orari, fare le cose in squadra può essere un compito impossibile. Ecco perché, sempre più spesso, le aziende si rivolgono ai sistemi di collaborazione aziendale.

Cos'è un sistema di collaborazione aziendale?

I sistemi di collaborazione aziendale consentono ai team di lavorare insieme su progetti che normalmente sarebbero noiosi o inefficienti o che richiedono che i membri si trovino nella stessa posizione. Un sistema di collaborazione può includere strumenti che consentono la videoconferenza o la condivisione di documenti o qualsiasi altra funzionalità che renda più semplice la collaborazione tra i gruppi.

Esempi di sistemi di collaborazione aziendale che rendono i team più produttivi

Non tutte le aziende hanno le stesse esigenze di collaborazione. Alcuni danno la priorità al software di gestione delle attività, mentre altri richiedono soluzioni di videoconferenza per lavorare meglio insieme. Ecco alcuni dei sistemi di collaborazione aziendale più popolari che i team utilizzano per migliorare il flusso di lavoro e la produttività, molti dei quali utilizziamo su Instapage. (Per suggerimenti su come implementare un nuovo software di collaborazione per il tuo team, vai qui.)

Allentato

L'e-mail è lenta ed è goffa e per la comunicazione istantanea, semplicemente non è adatta. Ecco perché milioni di persone usano Slack.

È probabile che tu abbia familiarità con lo strumento anche se non lo usi. E se non lo fai ti consigliamo almeno di provarlo. Al suo livello più elementare, questo sistema di collaborazione consente a due membri di un team di scambiarsi messaggi all'istante, ma include anche alcune altre funzionalità che semplificano altre forme di collaborazione, come:

• Discussioni di gruppo che ti consentono di rivolgerti a un intero team
• Cerca a fondo quando hai bisogno di trovare ciò che il tuo capo ha detto sul nuovo slogan aziendale una settimana fa.
• Facile condivisione dei file con trascinamento della selezione, in modo da non dover andare avanti e indietro tra la chat e uno strumento di archiviazione di terze parti.
• Integrazioni per altri software di collaborazione come soluzioni di videoconferenza.

Asana

Quando dovrebbe essere pubblicata quella pagina di vendita? È questo giovedì o il prossimo? I designer hanno anche iniziato a lavorare su quelle immagini personalizzate che volevamo?

Domande come queste sorgono spesso quando non si dispone di una piattaforma di gestione delle attività. Per evitarli, noi di Instapage utilizziamo Asana.

Questo sistema di collaborazione ti consente di fare molto di più che assegnare semplicemente progetti. Ti tiene nei tempi previsti con un feed che mostra lo stato aggiornato di un progetto. Ciò significa che puoi scoprire se quei designer hanno finito le immagini personalizzate di cui hai bisogno per la pagina di vendita e puoi anche capire se i copywriter hanno iniziato a redigere argomenti persuasivi per questo.

In ogni fase del percorso, le attività vengono aggiornate in relazione al membro del team loro assegnato e da una dashboard puoi facilmente trascinare i riquadri mentre completi i benchmark chiave del progetto. Ciò semplifica il rispetto delle scadenze e l'allocazione delle risorse per te, che può offrire più aiuto all'unico designer che mette insieme quelle immagini personalizzate se non ha avuto il tempo di realizzarle entro martedì.

Quando rimani aggiornato su come il tuo team sta lavorando individualmente su un progetto, questo verrà mostrato nel prodotto finale. E quando il progetto è finito, puoi archiviare le attività e rivederle in un secondo momento per scoprire quali sono i tuoi processi e flussi di lavoro più produttivi.

Soluzione di collaborazione Instapage

Non c'è bisogno che ti dica quanto può essere difficile collaborare su una pagina di destinazione post-clic. Se non sei un cliente Instapage, lo sai, e se lo sei, probabilmente lo sapevi. Per passare dalla versione uno di un wireframe alla versione due, alla tre, alla versione finale del wireframe, e poi alla versione finale del wireframe (sappiamo tutti che la finale non è mai la finale), c'è molta burocrazia.

Se stai già utilizzando la soluzione Instapage Collaboration, avrai bisogno di un piccolo ripasso su come appare quella burocrazia. Ci sono screenshot coperti di testo rosso che vengono passati in giro per l'ufficio per il feedback; e più vengono passati in giro, più diventano coperti di testo rosso fino a quando non riesci nemmeno più a vedere il pulsante di invito all'azione.

Inoltre, ci sono le catene di e-mail che battono i record per il numero di risposte. Le risposte dicono "Ecco il mio feedback rivisto" e "Penso che dovremmo cambiare l'invito all'azione, ma vedrai il mio commento completo nel testo rosso sullo screenshot". E quando finisci di ricevere solo un giro di feedback dalla squadra, vuoi cambiare il tuo indirizzo e-mail o spegnere il tuo laptop e lanciarlo fuori dalla finestra come un lanciatore di dischi olimpico che cerca l'oro.

SOS Se questo scenario suona un po' troppo familiare, hai bisogno della soluzione di collaborazione Instapage. Ti farà risparmiare tempo, mal di testa e il costo della sostituzione del tuo vecchio laptop. Ecco come:

• Lavora su UNA versione aggiornata in modo fluido della tua pagina di destinazione post-clic con tutto il tuo team in tempo reale.
• Trascina un hotspot ovunque su una pagina per commentare qualsiasi elemento.
• Visualizza tutti i tuoi commenti da tutte le tue pagine in un comodo feed che semplifica la risposta ai feedback e la risoluzione dei problemi di progettazione.
• Invita chiunque a fornire un feedback premendo il pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra della pagina.
• Gestisci le autorizzazioni per tutti i collaboratori, inclusi i commenti che possono vedere e non possono vedere (meglio per quando il tuo cliente dice "Riportiamo il colore del pulsante in blu" e il tuo designer dice "Un quarto cambio di colore del pulsante? Devi mi stai prendendo in giro")

Monoscatto

Spesso con i team remoti è importante comunicare le cose in modo rapido e specifico. Puoi scrivere una lunga e-mail specificando esattamente cosa deve essere modificato e come, oppure puoi semplicemente fare uno screenshot e aggiungere frecce e altri dettagli su ciò che potrebbe essere necessario modificare. Monosnap è uno strumento efficace per fare proprio questo.

In Instapage, lo usiamo per acquisire e modificare schermate per condividere rapidamente qualcosa che potrebbe essere rilevante per un progetto su cui stiamo lavorando. Potrebbe trattarsi di una pagina dei risultati di un motore di ricerca, di una particolare metrica su una dashboard di analisi o di modifiche che stiamo apportando a una pagina web. Una volta catturato il tuo obiettivo, puoi incollare la tua foto ovunque così com'è, oppure puoi ritagliare, evidenziare, puntare con le frecce e annotare commenti in testo rosso, quindi caricare l'immagine modificata su un server e inviare il collegamento alla foto come testo.

documenti Google

Per una collaborazione efficace, la maggior parte dei team di marketing dei contenuti non richiede altro che Google Documenti. Il sistema di collaborazione gratuito e facile da usare semplifica il processo di scrittura e modifica per i gestori dei contenuti e il loro staff.

Gli scrittori lo troveranno simile all'utilizzo di Microsoft Word. Sono presenti tutte le funzioni di base disponibili che consentono la formattazione del testo e particolarmente utile è un menu a discesa che consente agli autori SEO di etichettare facilmente i sottotitoli.

Ma le funzioni leggermente più avanzate sono ciò che rende Google Docs eccezionale per la collaborazione. Una funzione di "commento" consente agli editor di evidenziare le frasi per lasciare facilmente un feedback e una particolare modalità di autorizzazione, chiamata "suggerimento", rende semplice per i membri del team suggerire modifiche al testo che l'autore può rivedere e accettare o negare in un secondo momento con la semplice pressione di un pulsante.

Con calma

Ecco una catena di email che sembrerà familiare. Da lui a te: "Ehi, a che ora è meglio che ti incontri?"

Da te a lui: “Oggi sono libero praticamente tutto il giorno. Allora che ne dici di un giorno prima di pranzo?"

Da lui a te: “Oggi non posso. Sommerso. Che ne dici di domani?"

Da te a lui: "No, domani sto lavorando con una scadenza ravvicinata, e ho un incontro con Ted nel pomeriggio, e lui è un vero chiacchierone, quindi probabilmente ci vorrà molto".

Da lui a te: “Uffa. Ted può continuare. Mi dispiace, devi occupartene, ma ho prenotato per il resto della settimana.

Quindi, quella catena di e-mail riprenderà la prossima settimana e sarà riempita di nuovo con tutto lo stesso. Quindi, per aggirare tutto ciò, molti team usano Calendly.

Lo strumento ti consente di impostare gli orari in cui sei disponibile e di scattare semplicemente un programma a chiunque tu stia cercando di incontrare, che può quindi scegliere un orario in cui sono disponibili anche in base al tuo programma.

Andare alla riunione

A volte hai bisogno di un po 'di tempo faccia a faccia. Non il tipo sul tuo telefono, ma il tipo per incontrare investitori o dirigenti per riferire sugli ultimi numeri di acquisizione di utenti. GoToMeeting è il punto di riferimento per 16 milioni di utenti che si impegnano in interazioni remote del genere.

Il sistema di collaborazione ti consentirà di configurare rapidamente e facilmente sale personalizzate per riunioni diverse, invitare partecipanti da diverse località e persino iniziare a registrare la tua riunione con un clic. I feed ad alta definizione rendono l'intera esperienza più personale, mentre uno strumento di disegno e una funzione di trasmissione dello schermo ti consentono di condividere ciò che stai guardando con precisione millimetrica.

Collabora meglio con un sistema di collaborazione aziendale

I sistemi di collaborazione aziendale stanno diventando sempre più popolari man mano che le aziende si spostano da remoto e desiderano mantenere un flusso di lavoro produttivo del team. Con il loro aiuto, incontratevi, responsabilizzatevi a vicenda e condividete i vostri contenuti più importanti per lavorare meglio insieme. Scopri quanto è veloce e indolore la produzione della pagina di destinazione post-clic con l'aiuto della soluzione di collaborazione Instapage. Registrati oggi stesso per una demo aziendale.