Come introdurre in modo intelligente un nuovo software di collaborazione nel tuo team

Convincere il tuo team ad adottare quel nuovo strumento non è così facile come pensi. In effetti, costringerli a farlo ha il potenziale per gettare nel caos l'intera attività.

Gli studi dimostrano che l'apatia dei dipendenti, i casi di licenziamento e l'ostilità nei confronti dei manager possono aumentare quando si implementa il cambiamento nel modo sbagliato.

I sistemi di collaborazione aziendale sono importanti per un flusso di lavoro più coeso, quindi dovresti sapere come introdurre nuovi software nel tuo team. Ecco come farlo bene.

Invitali a valutare il software di collaborazione

Circa 65 anni fa, i ricercatori Lester Coch e John French Jr. fecero una scoperta sorprendente in una fabbrica di abbigliamento.

In uno studio che mirava a misurare l'impatto del cambiamento organizzativo sui dipendenti, hanno separato i lavoratori in quattro gruppi con livelli simili di coesione ed efficienza operativa. In tre di questi quattro gruppi, hanno riscontrato alcune importanti differenze di comportamento:

(Il gruppo 2 non è stato incluso perché non ha avuto alcun impatto sui risultati del test)

• Gruppo 1:

Questo gruppo è stato etichettato dai ricercatori come il gruppo "nessuna partecipazione". I membri del primo gruppo sono stati chiamati in una sala riunioni dai superiori e gli è stato detto che il loro processo di assemblea doveva essere migliorato.

I manager hanno quindi fornito loro un metodo specifico con cui migliorare la velocità di assemblaggio. Non avevano voce in capitolo su cosa comportasse quel processo. Fu loro ordinato di tornare alle loro postazioni e seguirlo.

• Gruppi 3 e 4:

Questi due gruppi sono stati chiamati i gruppi di "partecipazione totale". Gli è stato detto dalla direzione che era necessario migliorare il flusso di lavoro e gli è stato chiesto di raccogliere idee su come risolverlo.

Quando gli operatori hanno concordato passaggi che potevano essere eliminati e processi che potevano essere semplificati, entrambi i gruppi hanno ricevuto una formazione completa sul nuovo metodo. A differenza del gruppo 1, questi lavoratori avevano piena voce in capitolo su ciò che comportava il nuovo metodo.

Quello che è successo dopo ha sbalordito gli sperimentatori. Ecco cosa hanno scritto sul gruppo uno:

“La resistenza si è sviluppata quasi immediatamente dopo che si è verificato il cambiamento. Si sono verificate marcate espressioni di aggressione contro il management, come conflitto con l'ingegnere dei metodi,... ostilità verso il supervisore, deliberata restrizione della produzione e mancanza di collaborazione con il supervisore. Ci sono state dimissioni del 17% nei primi 40 giorni. Sono state presentate lamentele sui cottimi; ma quando il tasso è stato controllato, è risultato essere un po' "largo".

Rispetto a prima dell'implementazione del nuovo processo, questi lavoratori operavano con un'efficienza di circa il 65%. E sono rimasti a quel livello per 30 giorni dopo la modifica.

Anche i gruppi 3 e 4 hanno visto inizialmente un calo di efficienza, sebbene sia stato molto meno drastico di quello visto nel gruppo 1. Inoltre non è durato molto a lungo.

Una volta abituati al nuovo processo, i lavoratori dei gruppi a “partecipazione totale” non solo sono tornati al precedente livello di efficienza produttiva, ma lo hanno superato. E lo hanno fatto senza alcuna ostilità o aggressività nei confronti del management.

La lezione qui? Coinvolgi il tuo team nel processo di adozione del nuovo strumento. Ad esempio, se sei interessato a utilizzare Instapage, consenti a tutto il tuo team di provarlo. Assicurati che possano utilizzare la piattaforma per creare facilmente pagine insieme utilizzando la nostra nuova soluzione di collaborazione:

Invita il loro feedback e prendilo in considerazione. Se lo useranno, tutte le funzionalità del software devono funzionare sia per loro che per te.

Ridurre al minimo il cambiamento sociale legato all'adozione del nuovo software aziendale

Quattro anni dopo che Coch e French hanno messo piede in quella fabbrica di abbigliamento, Paul Lawrence e Harriet Ronken hanno avuto la possibilità di osservare un'interazione illuminante in una fabbrica elettrica.

In questo particolare contesto, i team di ingegneri/operatori sono rimasti in costante contatto tra loro ogni giorno. Non era raro che un ingegnere suggerisse un miglioramento procedurale al suo operatore, o viceversa. Quando una parte o un processo era ritenuto inefficace, il team cercava di risolverlo insieme.

Il sistema ha funzionato nella maggior parte dei casi, ma ce n'era uno in cui non funzionava. Quando un ingegnere ha contattato un particolare operatore con cui non lavorava regolarmente suggerendole di provare una nuova parte, le cose sono andate in modo leggermente diverso dal solito.

Invece di testarlo adeguatamente, “non ha gestito la parte con la sua solita cura. Dopo aver assemblato il prodotto, lo ha testato e non ha superato l'ispezione. Si rivolse al nuovo ingegnere e, con aria trionfante, disse: 'Non funziona'”.

Quando l'ingegnere le suggerì di testare più parti, lo fece - ancora una volta, a malincuore - installandole in quello che i ricercatori chiamavano "un modo insolitamente approssimativo". E ancora, non hanno funzionato.

Apparentemente di proposito, ha sabotato il nuovo design.

Quando il nuovo ingegnere se ne andò, l'operatore si rivolse all'ingegnere con cui lavorava abitualmente e gli disse che le idee del nuovo ingegnere erano semplicemente "non buone".

Fu allora che i ricercatori si resero conto che c'era da cambiare sia un aspetto tecnico che sociale . In questo caso, la modifica tecnica è stata l'adeguamento al design operativo dell'operatore. Il cambiamento sociale è stato l'ingegnere sconosciuto che ha implementato quel cambiamento.

Nel tuo caso, la modifica tecnica è l'implementazione del nuovo strumento di collaborazione. Ma quali conseguenze sociali avrà questo cambiamento? Ad esempio, in che modo lo strumento cambierà il modo in cui opera il tuo team?

Chi attuerà il cambiamento? Ristrutturerà la catena di comando? Cambierà i ruoli del personale? Metterà in contatto tra loro membri del team sconosciuti?

Lisa Quast, coach di carriera ed ex dirigente di Fortune 500, aggiunge per sperimentare takeaway con le parole della sua stessa esperienza:

“Se le persone in un reparto rispettano molto il loro manager perché il manager ha costruito la fiducia per un periodo di tempo, il team accetterà di più qualsiasi cambiamento. Se il manager è nuovo e non si è ancora guadagnato la fiducia dei propri dipendenti, allora la sfiducia può manifestarsi in resistenza al cambiamento”.

"Nuovo" non significa necessariamente "nuovo per l'azienda". Nell'esempio operatore/ingegnere, "nuovo" significava semplicemente qualcuno con cui l'operatore non era abituato a lavorare. Questa fiducia e familiarità con l'implementatore del cambiamento è cruciale, così come altre implicazioni sociali del cambiamento.

Se possibile, chiedi a un membro senior della tua azienda di avviare l'adozione del tuo nuovo software di collaborazione. E prima di farlo, assicurati di aver previsto l'impatto di tale cambiamento.

Fai del tuo meglio per ridurre al minimo la resistenza mantenendo intatti i team e gli stessi ruoli. Altrimenti, potresti ritrovarti con un intero reparto di operatori testardi e auto-sabotanti.

Esprimi chiaramente il motivo del cambiamento

"Se il personale non comprende la necessità di un cambiamento, puoi aspettarti resistenza", afferma l'esperto di gestione del cambiamento Tobin Rick. "Soprattutto da coloro che credono fermamente che l'attuale modo di fare le cose funzioni bene... e lo fa da vent'anni!"

In uno studio congiunto condotto da MIT Sloan Management Review e Capgemini Consulting, il 63% dei manager ha riferito che il cambiamento tecnologico ha richiesto troppo tempo per essere implementato nella propria azienda e uno dei motivi principali è stata la comunicazione poco chiara sui vantaggi del nuovo strumento.

Ricorda di nuovo una delle chiavi del successo nella fabbrica elettrica. Il familiare ingegnere ha spiegato perché la modifica dovrebbe essere apportata prima di chiedere al suo operatore di farlo.

L'ingegnere sconosciuto ha semplicemente "gesticolato", senza spiegazioni, che voleva che l'operatore provasse una nuova parte. E lei ha resistito. Così sarà il tuo staff se non hai una spiegazione per loro.

Perché ora? Qual è il motivo per cui hai adottato questo nuovo strumento di collaborazione aziendale? Cosa c'è di sbagliato nel vecchio metodo?

Assicurati di avere le risposte pronte perché senza dubbio chiederanno "perché?"

Aspetta il momento giusto per introdurre il nuovo software di collaborazione

Il cambiamento non è facile, e questo è particolarmente vero quando arriva tutto in una volta.

Se la tua organizzazione ha subito alcuni importanti cambiamenti in un breve periodo di tempo, considera di attendere prima di implementare l'adozione del tuo nuovo strumento. Non farlo, secondo Quast, può anche invitare all'opposizione:

“Come dice un vecchio proverbio, 'Il tempismo è tutto.' Ammucchiare troppi cambiamenti sui dipendenti in un breve periodo di tempo può causare resistenza.

Se hai assunto o licenziato qualcuno di recente o hai ristrutturato ruoli o processi nella tua organizzazione, concedi ai tuoi dipendenti un po' di tempo per adattarsi prima di apportare loro un altro cambiamento.

Scopri i dettagli del nuovo strumento di collaborazione prima del tuo team

Dopo aver deciso (con l'aiuto del tuo team, si spera) quale software di collaborazione utilizzerai, impara le funzionalità più preziose per il tuo team. Vuoi essere pronto per qualsiasi domanda che potrebbero avere in futuro.

Prima di iniziare a formarli su ciascuna funzione, chiedi loro come vorrebbero apprendere il nuovo strumento. I membri del tuo staff esperto di tecnologia probabilmente troveranno un corso intensivo una perdita di tempo, mentre altri potrebbero aver bisogno del supporto aggiuntivo.

Valuta il livello di comprensione del tuo team prima di iniziare a formarlo per personalizzare il processo di apprendimento in modo specifico per ciascun membro.

Adotta con successo il tuo nuovo strumento di collaborazione

Prima di implementare qualsiasi cambiamento nella tua organizzazione, assicurati di aver considerato le implicazioni, sia tecniche che sociali, sui tuoi dipendenti e sui loro ruoli. Questo vale se stai valutando gli strumenti della pagina di destinazione oggi. là fuori anche sul mercato.

Per consentire al tuo team di lavorare più velocemente e più facilmente sulle stesse pagine di destinazione post-clic, registrati oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.