L'intelligenza emotiva porta al successo nella gestione dei progetti
Pubblicato: 2022-05-07I PM vedono il valore di un QE elevato mentre guidano i team attraverso progetti che vanno dall'IT alla produzione alla contabilità.
In un recente sondaggio, abbiamo scoperto che i project manager (PM) emotivamente intelligenti hanno circa l'11% in più di successo nella gestione dei processi, nel coinvolgimento delle parti interessate, nell'evitare lo scope creep e nell'uso efficiente delle risorse rispetto ai PM che non hanno questa abilità.
In qualità di PM, l'intelligenza emotiva è fondamentale per la tua posizione: allevare i gatti è un modo pazzesco per guadagnarsi da vivere, ma una certa consapevolezza sociale e un impegno premuroso riducono il caos. L'intelligenza emotiva ti aiuta ad alleviare le tensioni con gli stakeholder e ad aumentare la capacità di fornire progetti di alto valore con i membri del team coinvolti.
Continua a leggere per scoprire come l'intelligenza emotiva può affrontare le sfide comuni sul posto di lavoro e vedere come l'utilizzo dell'equalizzazione è all'altezza dei tuoi colleghi.
- L'equalizzazione è stata e continua ad essere una soft skill fondamentale: il 78% dei PM dichiara di utilizzarla più che mai negli ultimi due anni.
- Il 47% riferisce che l'equalizzazione è documentata nella revisione annuale. L'equalizzazione è importante per le revisioni delle prestazioni individuali; le metriche che coinvolgono o sono influenzate dall'equalizzazione sono incluse nelle revisioni delle prestazioni della maggior parte dei PM.
- I PM con EQ basso lottano più dei PM con EQ alto in quattro delle prime cinque sfide affrontate dai PM.
- Secondo il 62% degli intervistati, l'onestà è la caratteristica principale di un PM ad alto EQ .
Informazioni sulla ricerca: lo scopo di questo rapporto è capire come i project manager utilizzano, acquisiscono, apprezzano e traggono vantaggio dall'uso dell'intelligenza emotiva (nota anche come quoziente emotivo o EQ) per aiutare il loro approccio alla gestione del progetto e le relazioni di lavoro. Per questo rapporto, abbiamo intervistato 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese (da 2 a 500 dipendenti). Gli intervistati sono stati selezionati per il loro coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolti).
L'82% degli intervistati sono professionisti certificati nella gestione dei progetti (certificati PMP tramite il Project Management Institute) e un altro 9% sta lavorando attivamente per la certificazione.
Che cos'è l'intelligenza emotiva e perché è importante per i project manager?
La nostra definizione di intelligenza emotiva segue lo standard del settore medico: l'intelligenza emotiva è la tua capacità di percepire, utilizzare, comprendere, gestire e gestire le tue emozioni così come quelle degli altri.
I project manager si trovano nella posizione unica di dover gestire il coinvolgimento e le aspettative di tutte le parti interessate in un progetto. E raramente ogni stakeholder avrà le stesse motivazioni e interessi per quel progetto. Come PM, devi costantemente comunicare e negoziare con tipi di personalità di ogni tipo.
La pandemia ha aumentato esponenzialmente i livelli di stress per tutti, il che significa che navigare nelle acque sociali all'interno di un team di progetto è più complicato che mai. In risposta, la maggior parte dei PM (78%) riferisce di aver aumentato l'uso del proprio EQ negli ultimi due anni per continuare a guidare team di progetto di successo.
Ecco la ripartizione completa di come i nostri intervistati hanno cambiato il loro uso dell'equalizzazione.
I processi di progetto inefficaci sono la sfida principale
Abbiamo chiesto ai project manager le sfide che hanno affrontato negli ultimi 12 mesi e la principale sfida segnalata dal 67% degli intervistati riguarda processi troppo restrittivi e/o complicati. La gestione del budget è arrivata seconda (59%) e la mancanza di coinvolgimento degli stakeholder (46%) ha completato i primi tre.
Ecco una ripartizione di tutte le risposte.
La buona notizia qui è che questa sfida principale dei processi troppo restrittivi/complicati può essere affrontata parlando con la leadership dei cambiamenti che devi vedere apportati ai tuoi processi aziendali... e l'equalizzazione è l'ingrediente segreto per far andare queste conversazioni a modo tuo. Sii chiaro e specifico nella tua richiesta e usa le tue competenze trasversali EQ per negoziare ciò di cui hai bisogno.
Successivamente daremo un'occhiata più da vicino alle differenze nelle sfide incontrate da PMS con equalizzazione alta auto-riferita rispetto a PMS con equalizzazione bassa. Quindi approfondiremo il modo in cui l'EQ gioca nelle sfide che i PM devono affrontare.
I PM con un EQ più basso lottano con le sfide in cui sono necessarie competenze trasversali
Abbiamo chiesto agli intervistati di classificare il proprio livello di intelligenza emotiva su una scala da uno a cinque (uno è il più basso e cinque è il più alto). Solo il 10% di tutti gli intervistati dichiara di avere un livello EQ basso di uno o due. Ma tuffiamoci un po' più a fondo nelle differenze viste tra questo gruppo e il resto.
Ecco una ripartizione delle principali sfide vissute negli ultimi 12 mesi dai project manager con intelligenza emotiva bassa rispetto a quella emotiva elevata.
Vediamo qui che per quattro delle prime cinque sfide, i PM con equalizzazione bassa lottano più di quelli con equalizzazione alta. Questi quattro sono anche i tipi di sfide in cui la propria capacità di negoziare ed essere persuasivi sono le chiavi per migliorarle. (La gestione del budget non è influenzata dalle competenze trasversali tanto quanto le altre sfide.)
Per capire come e perché l'intelligenza emotiva è utile in queste sfide, dovremo usare alcuni esempi. Lo faremo nella prossima sezione.
Una scoperta interessante è che il 93% dei project manager con un QE basso riferisce di utilizzare fogli di calcolo e processi manuali per gestire i progetti contro solo il 44% dei PM con un QE alto. Non daremo per scontato che l'equalizzazione e l'uso del software PM siano correlati. Tuttavia, vale la pena notare che il lavoro di un project manager privo di entrambi gli strumenti adeguati (software PM e un equalizzatore elevato) è più difficile di un PM dotato di uno o entrambi.
Che aspetto ha l'intelligenza emotiva nel mondo reale della gestione dei progetti
Ora vediamo come sfruttare il tuo equalizzatore per affrontare queste sfide principali. Useremo l'esempio di un progetto Agile per l'implementazione di un software di contabilità.
Sfida:
I processi sono troppo restrittivi/complicati
Tratto equalizzatore:
Fare domande prima di agire
Come usare questo tratto:
Ti stai preparando per una demo del nuovo software di contabilità e oltre una dozzina di persone chiedono di essere aggiunte all'invito alla riunione. Invece di aggiungerli senza pensare, dedica alcuni minuti a ciascuno per capire cosa vogliono o di cui hanno bisogno. Forse vogliono sapere se il software ha una caratteristica specifica o forse non capiscono il loro ruolo nel progetto. In molti casi, scoprirai che la demo non è il posto migliore per loro per ottenere le informazioni di cui hanno bisogno e puoi lavorare con loro in un altro modo.
Sfida:
Gestione del bilancio
Tratto equalizzatore:
Comunicazione trasparente e onesta
Come usare questo tratto:
I tuoi rapporti di stato regolari dovrebbero includere aggiornamenti sul budget del tuo progetto. Non esitare a condividere lo stato onesto del budget con l'azienda/proprietario del prodotto e il tuo manager. Lo stato attuale e le tue proiezioni istruite devono essere dichiarati chiaramente per poter apportare le modifiche necessarie prima che diventi un problema.
Sfida:
Mancanza di coinvolgimento degli stakeholder
Tratto equalizzatore:
Consapevolezza ed empatia
Come usare questo tratto:
Notate che una delle parti interessate chiave, per esempio, il direttore della contabilità, non ha partecipato alle ultime diverse dimostrazioni di sprint per il progetto. La loro mancanza di coinvolgimento sta rallentando la capacità del tuo team di ottenere feedback e approvazione su funzionalità che sai essere importanti per loro. Quando pianifichi un incontro individuale con loro, ti dicono che il loro programma è troppo fitto e non hanno abbastanza familiarità con le attività quotidiane del team che utilizza il sistema. Insieme, scegliete un senior manager per assumere quel ruolo nel progetto. Il senior manager è quindi entusiasta di assumere questo ruolo attivo ed è molto impegnato con il team di progetto.
Sfida:
L'ambito si insinua
Tratto equalizzatore:
De-escalation delle emozioni e risoluzione dei conflitti
Come usare questo tratto:
Uno stakeholder dalla testa calda si unisce a uno degli incontri finali prima della data di inizio e richiede in modo aggressivo un elenco di diverse nuove funzionalità. Riconosci la loro richiesta e l'urgenza che stanno affermando, ma ricorda loro lo scopo della riunione in corso e fai piani per entrare in contatto con loro subito dopo. Successivamente negozi con loro per collaborare con l'analista aziendale per documentare i loro requisiti e li consegnerai in una seconda fase del progetto.
Le aziende stanno aiutando i PM a migliorare il loro QE con formazione formale e tutoraggio
Abbiamo chiesto ai nostri intervistati cosa stanno facendo per migliorare o mantenere la loro intelligenza emotiva per il loro ruolo di project manager e abbiamo scoperto che le aziende stanno offrendo più supporto del previsto.
La maggior parte (60%) guarda e/o ascolta relatori e relatori su EQ. Il 54% degli intervistati afferma di seguire una formazione formale sull'equalizzazione e il 40% lavora con un mentore, entrambi offerti dalla propria azienda.
Dato che stai leggendo questo rapporto, sei nel 47% dei PM che si informano sull'intelligenza emotiva. Ma anche la tua azienda offre supporto? In caso contrario, ora è il momento di fare la richiesta. Usa questi numeri per mostrare al tuo manager o ufficio di gestione dei progetti (PMO) che molte aziende stanno già fornendo sviluppo professionale per EQ e che anche te lo meriti.
Altre tendenze PM ed EQ osservate nei risultati
Ecco alcuni altri punti chiave che abbiamo raccolto dal nostro sondaggio:
- Il 62% degli intervistati dichiara di gestire budget in media da $ 50.000 a $ 200.000 per progetto.
- Il 63% degli intervistati dichiara di gestire due progetti alla volta.
- L'80% degli intervistati gestisce progetti da cinque anni o meno.
- L'IT è il dipartimento con il maggior numero di intervistati con il 37%, la contabilità è la seconda con il 12% e la gestione di progetti/prodotti è la terza con l'8%.
- “Servizi: servizi informatici e software” è il primo settore con il 21%, seguito da “servizi bancari/finanziari” (14%) e “manifatturiero” (10%).
Se desideri continuare a conoscere le tendenze della gestione dei progetti e cosa stanno facendo i tuoi colleghi, ecco alcuni altri articoli che ti consigliamo. (Avviso spoiler, sono scritti da me.)
Il futuro del Project Management è ibrido
- “Il futuro del successo nella gestione dei progetti appartiene ai project manager (PM) che rompono i silos aziendali funzionali come li conosciamo. I PM di successo saranno quelli che lavoreranno con un approccio e una mentalità ibrida”.
Riscopri i punti di forza del Project Management tradizionale
- “Non commettere l'errore di pensare che la gestione tradizionale dei progetti sia in qualche modo scadente o addirittura poco cool ora che agile è il nuovo arrivato. Agile ha il suo posto, soprattutto nei progetti di sviluppo software. Ma i project manager devono conoscere l'approccio classico alla gestione dei progetti".
Cos'è DACI: An Explainer
- “Una matrice DACI (aka RACI) è lo strumento migliore per prendere decisioni rapide ed efficaci durante qualsiasi progetto. Ti spieghiamo perché e ti daremo 5 consigli per crearne uno.
Metodologia di indagine
Capterra ha condotto l'Emotional Intelligence in the Workplace Survey nel dicembre 2021 su 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese. Gli intervistati sono stati sottoposti a screening per lo stato occupazionale (a tempo pieno), le dimensioni dell'azienda (da 2 a 500 dipendenti) e il coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolto).