Guida passo passo alla gestione delle firme e-mail

Le firme e-mail sono uno dei canali di marketing più convenienti. Qualsiasi azienda, un marchio personale o una grande organizzazione, può trarne vantaggio ottenendo traffico coerente, generando più registrazioni o raggiungendo qualsiasi altro obiettivo strategico.

Un marketing di firma e-mail impostato correttamente può farti guadagnare quasi 350 volte più di quanto spendi per esso. Non 350%, 350 volte (35000%). Ecco qualche dato in più per dimostrare il punto.

La cosa più sorprendente della gestione delle firme e-mail è che è molto più facile da implementare e utilizzare rispetto a qualsiasi altro canale di marketing (come PPC o annunci display).

Quindi, qui troverai tutti i suggerimenti e i trucchi essenziali per la gestione delle firme e-mail.

Prima di iniziare . Esistono dozzine di generatori di firme e-mail che soddisfano alcune delle tue esigenze. Ma nessuno di questi ti consente di creare firme belle E di gestirle a sufficienza con o senza integrazioni di Google Workspace e Microsoft 365.

Quindi, abbiamo creato una piattaforma professionale di gestione delle firme e-mail che copre la progettazione di prim'ordine, la gestione senza interruzioni e un'utile assistenza clienti.

Indipendentemente dal fatto che tu abbia deciso di utilizzare Newoldstamp, parliamo di ogni passaggio da eseguire nella gestione delle firme e-mail.

Passaggio 1. Crea un design professionale per la firma e-mail

Ovviamente puoi saltare direttamente al passaggio successivo, poiché sei arrivato qui per GESTIRE le firme, non per CREArle. Ma prima ascoltami.

È davvero difficile modificare qualcosa di vecchio piuttosto che creare qualcosa da zero. La firma e-mail non è diversa.

La sfida più grande è creare un modello di firma e-mail facilmente personalizzabile che può essere duplicato per tutti i dipendenti dell'azienda. Dovresti pensare a quali campi saranno comuni per ogni dipartimento, quali dimensioni e forma avrà un logo, quali immagini verranno utilizzate da tutti.

Pertanto, anche il design delle firme e-mail dovrebbe essere basato sulla tua strategia. Prima di tutto, pensa al motivo per cui hai bisogno delle firme e-mail. Quale obiettivo stai cercando di raggiungere? Per esempio:

• Voglio solo un punto di consapevolezza del marchio nelle e-mail dei miei dipendenti.
• Devo avere firme simili in tutta l'azienda.
• Voglio utilizzare le firme e-mail come canale di marketing.
• Ho bisogno di firme perché i miei concorrenti le stanno usando.

Ogni motivo va bene, anche l'ultimo.

Ma ognuno di questi motivi implica che dovresti capire quale design della firma si adatta meglio a te.

Fondamentalmente, se stai creando un design della firma per un piccolo team, puoi essere creativo e creare una firma diversa per ogni membro del team. È probabile che tu non abbia una politica di branding rigorosa. Ma potresti sfruttare al massimo ogni singola firma se è realizzata su misura.

Ad esempio, se Sarah è un'esperta di PR, vorrebbe includere un banner collegato al Media Kit. Inoltre, potrebbe avere più dettagli di contatto rispetto ad altri membri del team, poiché parla spesso con i partner tramite e-mail, telefono, chat, ecc.

E se hai bisogno di una firma aziendale che verrà utilizzata da dozzine o centinaia di persone, cerca di mantenerla semplice.

Tornando all'esempio di Sarah, immagina che ora sia a capo di un intero dipartimento di pubbliche relazioni. Tutti in questo dipartimento hanno bisogno della loro firma per fare la stessa cosa. Poiché sono una grande azienda professionale, i membri del team di Sarah utilizzano uno strumento CRM per gestire tutte le conversazioni in un unico posto. Quindi, non è necessario che aggiungano più indirizzi e-mail e numeri di telefono.

Un'altra cosa degna di nota è assicurarsi che le tue firme non sembrino troppo fantasiose se hai intenzione di eseguire campagne di banner di firme e-mail. La maggior parte dell'attenzione visiva dovrebbe essere rivolta al banner, non al layout della firma.

Se stai utilizzando campagne banner di firma e-mail, è molto più importante per i destinatari di e-mail conoscere un'offerta speciale che controllare tutti i dettagli di contatto del mittente. Se vogliono fare quest'ultimo, troveranno comunque ciò di cui hanno bisogno.

Passaggio 2. Duplica le firme per tutti i membri del team

Quindi, hai concordato il design della firma per ciascuna delle divisioni aziendali (chiamiamola firma predefinita). Ora è il momento di decidere come creerai le firme per tutti i tuoi colleghi.

Per un piccolo team di due-dieci persone, puoi semplicemente duplicare la firma predefinita e cambiare i loro nomi e indirizzi e-mail.

Puoi fare lo stesso per tutte le firme che vuoi, ma in realtà non dovresti .

Immagina quanto tempo impiegherebbe Sarah per duplicare e modificare i dettagli di contatto di ogni dipendente. E se chiede loro di farlo da soli, dovrebbe controllare se tutti hanno preso sul serio questo compito.

Quindi, c'è davvero una bella soluzione per Sarah.

Applica automaticamente la stessa formattazione a più firme

È intuitivo che dovresti essere in grado di applicare automaticamente la stessa formattazione a più firme, giusto?

Ci sentiamo allo stesso modo a Newoldstamp. Quindi, c'è una funzione proprio come quella.

Puoi impostare qualsiasi firma che hai come Master. Dopodiché, tutte le firme che aggiungi a un dipartimento corrente avranno lo stesso formato.

Lo stesso vale per più reparti. Ognuno può avere una firma Master, in modo che le vendite e il marketing non debbano discutere su come gli piacciono le loro firme :)

CSV-carica tutti i contatti

Puoi automatizzare ulteriormente il processo di creazione della firma.

Ad esempio, c'è una funzione CSV sulla piattaforma di firma Newoldstamp in cui scarichi un modello di foglio di calcolo e inserisci lì le informazioni di contatto dei membri del tuo team.

Quindi carica il tuo file e tutte le firme verranno automaticamente aggiunte al dipartimento specifico.

E ora potresti pensare, ma posso automatizzarlo ancora di più, in modo da non dover fare tutta questa routine di download-upload?

Si, puoi. Con integrazioni di firme e-mail.

Ma questo è un altro passo da discutere.

Passaggio 3. Distribuisci le firme a tutti i dipendenti

Prima di arrivare alle integrazioni, vediamo quali opzioni hai per inviare firme ai tuoi compagni di squadra.

Invia firme “a mano”

Ogni firma che hai nel tuo Gestore firme può essere inviata al suo futuro proprietario. Basta fare clic sul pulsante "Condividi" e inviarlo.

Invio di firme in blocco

L'invio di ciascuna firma singolarmente potrebbe richiedere del tempo, a seconda delle dimensioni della tua azienda. Invece, puoi selezionare tutte le firme in un unico reparto e inviarle con un clic.

Oppure invita le persone a creare le proprie firme.

Puoi utilizzare una funzione di generatore di firme personalizzata in cui i tuoi colleghi potranno modificare solo gli elementi che consenti loro. Come il loro nome e posizione.

Oppure usa le integrazioni. Questi sono i modi più convenienti per gestire molte firme. Ma potrebbe funzionare anche per una piccola squadra.

Distribuisci firme in Google Workspace (G Suite)

Se la tua azienda ha un account Google Workspace, puoi installare automaticamente tutte le firme negli account dei dipendenti.

Tieni presente che solo un amministratore di Google Workspace può eseguire l'integrazione iniziale.

Ecco un'istruzione completa su come integrare Newoldstamp con G Suite (Google Workspace).

Dopo aver collegato l'account, puoi fare clic sul pulsante Distribuisci in G Suite.

L'app Newoldstamp ti chiederà di verificare gli indirizzi email presi dalle firme per assicurarti che tutti abbiano account in Google Workspace.

Quindi, tutte le tue firme verranno distribuite agli account Gmail corrispondenti.

Ecco un'istruzione completa su come installare automaticamente le firme in Google Workspace.

Installa le firme su Exchange o Microsoft 365

Per Exchange e Microsoft 365, il processo di installazione delle firme di posta elettronica è leggermente diverso.

Dopo aver impostato l'integrazione con Active Directory, sarai in grado di applicare attributi utente che fungeranno da variabili per le informazioni di contatto dei tuoi compagni di squadra.

Puoi aggiungere queste variabili alla firma principale in Newoldstamp.

Una volta fatto, sarai in grado di distribuire le firme e gli attributi dell'utente verranno automaticamente impostati sui dati di contatto di ciascun utente (nome, posizione, indirizzo e-mail, ecc.).

Se non sei sicuro di come impostare correttamente l'integrazione, facciamo una rapida chiamata. Ti faccio vedere in giro e ti aiuterò a far girare la palla.

Passaggio 4. Assicurati che le firme siano installate

Non solo devi impostare le firme, ma anche assicurarti che le persone le abbiano installate.

Controlla l'identificatore di ogni firma per sapere se è stato installato.

Si noti che nella maggior parte dei casi (esclusi Outlook, Exchange, Microsoft 365 e così via) la modifica di collegamenti, banner e immagini in una firma non richiede la reinstallazione. Quindi, puoi sempre aggiornare alcune cose e tutti i tuoi compagni di squadra non dovranno fare nulla.

Passaggio 5. Usa le firme e-mail come canale di marketing

Con la possibilità di aggiornare le firme e-mail in movimento, puoi iniziare a lanciare campagne di marketing delle firme e-mail.

C'è un'intera funzione Campagne banner firma e-mail in Newoldstamp che ti consente di promuovere qualsiasi contenuto tramite piè di pagina e-mail.

Pulsante o banner: scopri come eseguire campagne di marketing di firma e-mail

Con le Campagne Banner, potrai programmare tutti gli aggiornamenti dei banner che desideri. Puoi anche utilizzare banner diversi per reparti diversi.

Ad esempio, quando un team di marketing promuove il contenuto appena creato, le vendite possono pubblicizzare le offerte speciali dell'azienda.

Conclusione

Non c'è nulla di scientifico nella gestione delle firme e-mail. L'importante però è controllarli di tanto in tanto e aggiornare i dettagli importanti.

In effetti, quasi il 70% degli utenti delle firme le aggiorna meno di due volte l'anno. Ciò significa che tutte queste persone stanno perdendo l'opportunità di utilizzare uno dei canali di marketing più ricchi di ROI.

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