Firme elettroniche: 4 modi per far firmare contratti e documenti

Perché le firme elettroniche sono importanti?

Secondo il rapporto annuale sullo stato delle proposte di Proposify, le proposte con firme elettroniche si chiudono il 35% più velocemente rispetto alle proposte senza. Ma le firme elettroniche non riguardano solo velocità e praticità, ma sono anche più sicure.

Le firme elettroniche raccolgono sia l'identità di una persona che l'intenzione di firmare un documento. Le firme digitali creano un segno univoco per ogni documento che consente di verificarne l'autenticità.

Una domanda comune è cosa succede se una proposta viene firmata utilizzando le firme elettroniche e qualcuno decide di modificare il documento in seguito?

Poiché tutte le firme elettroniche sono contrassegnate dall'ora, le applicazioni software possono riconoscere se sono state apportate modifiche al documento dopo che l'utente lo ha firmato. La piattaforma Proposi si assicura che tutte le proposte firmate rimangano fedeli all'idea originale.

Se vengono apportate modifiche a una proposta già firmata, le firme esistenti vengono rimosse e tutti i firmatari devono firmare nuovamente la proposta modificata.

Ecco come fare una firma elettronica sulle piattaforme più comuni:

Come fare una firma elettronica in Word

Microsoft Word ha una funzione di firma elettronica che consente agli utenti di creare firme e aggiungerle ai documenti.

Sebbene Word sia popolare, ha funzionalità limitate quando si tratta di firme elettroniche e altre funzionalità correlate, il che lo rende meno adatto alle esigenze di molte organizzazioni rispetto a un software di firma specializzato come Proposify.

Il processo per Microsoft Word richiede uno scanner e disegna fisicamente la tua firma su un pezzo di carta prima di caricarlo sul tuo computer per avere questo aspetto:

Ecco come lo fai, secondo la pagina di supporto ufficiale di Microsoft.

1. Firma il tuo nome su un pezzo di carta
   
2. Scansiona la pagina e salvala sul tuo computer in formato .jpg, .png o .bmp. Il manuale del produttore o il sito Web possono mostrare le nozioni di base sull'utilizzo dello scanner.
3. Apri il file immagine di questo documento appena scansionato.
4. Se è necessario ritagliare l'immagine, fare clic su di essa. Questo aprirà quindi la scheda Formato degli strumenti immagine. Fare clic su Ritaglia e ritagliare l'immagine.
5. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine, quindi fare clic su Salva come immagine per salvare l'immagine come file separato.
6. Per aggiungere la firma a un documento, fare clic su Inserisci > Immagini.

Come fare una firma elettronica in un PDF

Prendiamolo direttamente dalla bocca del cavallo. Dalle istruzioni PDF di Adobe, il processo è così:

1. Sul tuo computer, apri il documento PDF o il modulo che desideri firmare.
2. Fai clic sull'icona Firma nella barra degli strumenti o scegli Strumenti > Compila e firma. In alternativa, puoi scegliere Compila e firma dal riquadro di destra.
   
   
   
3. Fare clic su Compila e firma
   
   
   
4. Le linee vengono rilevate automaticamente in una casella di testo. Quando si sposta il mouse sul campo, viene visualizzata una casella blu. Fare clic all'interno della casella blu e il cursore si sposta nella posizione corretta. Digita il tuo testo su quelle righe.
   
   
   
   Puoi scegliere un colore da compilare nel modulo PDF. Trova il pulsante colorato del menu Compila e firma e seleziona la tua opzione.
5. Per mantenere il colore predefinito della firma nero, deseleziona l'opzione Mantieni colore originale per firma.
6. Per aggiungere la tua firma, fai clic sull'icona Firma nella barra degli strumenti. Quindi scegli se vuoi aggiungere il tuo nome o le iniziali.
   
   
   
   Ora che hai aggiunto firme o iniziali, appaiono come scelte.
   
7. Puoi aggiungere una firma o le iniziali selezionando una firma esistente dalle opzioni Firma e quindi posizionando il cursore dove vuoi che appaia.
   
   Se stai firmando il documento per la prima volta, vedrai il pannello della firma. Ecco un esempio del pannello della firma.
   
   
   
   Puoi scegliere di digitare, disegnare o importare una firma o iniziali. Puoi anche salvare una firma o le iniziali per un uso futuro.
   
   Digita: per aggiungere una firma, digita il tuo nome nel campo. Puoi scegliere da una piccola selezione di stili; fai clic su Cambia stile per vedere diverse opzioni.
   
   Disegna: firma la tua firma nello spazio vuoto.
   
   Immagine : Sfoglia, quindi scegli l'immagine della tua nuova firma.
   
   Salva firma: quando selezioni questa casella, la firma aggiunta viene salvata in modo sicuro in Adobe Document Cloud per un riutilizzo futuro.
   
   Per aggiungere una firma o un'iniziale a un file PDF, fare clic su Applica, quindi fare clic sullo spazio nel PDF in cui si desidera inserire la firma o l'iniziale.
8. Per spostare la firma o l'iniziale posizionata, fare clic sul campo per evidenziarlo e quindi utilizzare i tasti freccia. Per ridimensionare o eliminare il campo, utilizzare le opzioni nella barra degli strumenti del campo.
   

Come fare una firma elettronica in Google Docs

Google Docs non ha uno strumento diretto per le firme elettroniche, tuttavia How to Geek descrive in dettaglio un'opzione alternativa per utilizzare la funzione di disegno nativa e salvare la firma come immagine.

Inoltre, ci sono una varietà di estensioni di Chrome e componenti aggiuntivi di Google Doc che lo rendono possibile. Alcune delle migliori opzioni sono Hellosign, Simple Signature for Google Docs e Dotted: Signature Creator.

Per creare una firma elettronica utilizzando la funzione di disegno di Google Documenti, segui questi passaggi da How to Geek:

1. Crea un nuovo "Disegno" in Google Documenti
   
   
   
   
2. Per firmare il documento, seleziona "Scribble" e firma il tuo nome
   
   
   
3. Fare clic su Salva e chiudi
   
   
   
4. Quindi, seleziona "Inserisci", quindi scegli "Disegno"
5. Vedrai una finestra che mostra tutti i disegni che hai salvato con il tuo account Google
6. Seleziona l'immagine con la tua firma e clicca su 'Seleziona'
7. L'immagine della tua firma verrà inserita nel tuo documento nella posizione che hai selezionato

Come fare una firma elettronica con il software di firma elettronica

Potresti pensare che con tutta la tecnologia disponibile oggi, non c'è un modo più semplice per gestire tutto questo?

Buone notizie. Hai ragione.

Proponi fornisce due modi per firmare elettronicamente la tua proposta.

Puoi digitare il tuo nome e selezionare lo stile del carattere desiderato per visualizzarlo in:

Oppure mostra le tue abilità di disegno con il mouse di prim'ordine:

La nostra app di firma elettronica ti consente di creare e inviare immediatamente accordi firmati elettronicamente che portano a termine gli accordi più velocemente e con molto meno problemi rispetto a qualsiasi altro processo sul mercato.

Inizia con firme elettroniche più semplici

Dall'aumento delle probabilità che un cliente dica di sì alla possibilità di monitorare in modo sicuro le modifiche a un documento, è chiaro che ci sono numerosi vantaggi nell'utilizzo delle firme online rispetto alle vie tradizionali.

Il nostro obiettivo con questo articolo era esaminare le opzioni per implementare una firma online per più piattaforme e, in definitiva, aiutarti a decidere su una piattaforma.

Dotato della capacità di firmare elettronicamente in modo sicuro e istantaneo da qualsiasi luogo, Proposify ti offre ciò di cui hai bisogno per firme elettroniche facili e coerenti. Provaci e programma oggi stesso una demo gratuita del nostro software di firma elettronica!