In che modo la matrice di Eisenhower può migliorare la gestione del tempo

Eisenhower è uno strumento di gestione delle attività che ti aiuta a migliorare la produttività insegnandoti come stabilire meglio le priorità . Questa tecnica ti aiuta a capire quali attività valgono il tuo tempo e il tuo impegno e quali no.

E in un mondo in cui tutti ci affrettiamo a stare al passo con i nostri programmi, bisogna ammettere che è un'abilità che vale la pena migliorare.

Resta fermo perché in questo testo scoprirai:

• Che cos'è la matrice di Eisenhower (spiegazione completa accompagnata da molteplici esempi, sia relativi al lavoro che a tutti i giorni),
• Come utilizzare la matrice di Eisenhower e
• Come pensare in quadranti.

Cos'è la matrice di Eisenhower?

La matrice Eisenhower, nota anche come matrice urgente-importante, è uno strumento che ti aiuta a migliorare le tue capacità di definizione delle priorità delle attività. Incorporando la matrice di Eisenhower nella tua vita quotidiana, impari a riconoscere le tue maggiori priorità e a distinguere tra quelle che hanno un impatto a lungo termine da quelle che non lo fanno.

La matrice di Eisenhower è un alleato perfetto quando si tratta di capire come pensare in quadranti, poiché "divide il tuo cervello" e ti aiuta a distinguere tra:

• Importante,
• Irrilevante,
• Urgente e
• Compiti non urgenti.

La matrice funge da strumento di definizione delle priorità piuttosto che da uno per la pianificazione. Quindi non vedrai orari o scadenze qui.

Una breve storia della matrice di Eisenhower

È stato Dwight D. Eisenhower che per primo ha sviluppato e utilizzato il suddetto metodo di gestione del tempo e delle attività. Eisenhower era il 34esimo presidente degli Stati Uniti che era alla ricerca di un metodo che lo aiutasse a stabilire le priorità e prendere decisioni difficili riguardo ai suoi numerosi compiti, sia come generale dell'esercito degli Stati Uniti, comandante supremo della NATO, sia successivamente come presidente degli Stati Uniti.

Solo successivamente questo metodo è stato reso popolare grazie a Steven Covey, presentandolo nel suo libro Le 7 abitudini delle persone altamente efficaci .

Nel libro, Covey ha discusso l'idea delle quattro generazioni di gestione del tempo, che discuteremo più avanti in questo testo.

Gli elementi della matrice di Eisenhower — spiegati

Essendo uno strumento di gestione delle attività facilmente utilizzabile, la matrice di Eisenhower ti aiuta a dare priorità alle tue attività inserendole nei quadranti giusti .

Potrebbe trattarsi di qualcosa di urgente/importante (quadrante “fallo adesso”), qualcosa di banale ma comunque urgente (quadrante “delegalo a qualcun altro”), ecc.

Quando sei in grado di classificare le tue attività in questo modo, diventa molto più facile programmarle e completarle.

Dai un'occhiata alla sezione seguente che ti aiuterà a capire come funzionano questi quadranti nella pratica.

Quali sono i 4 quadranti temporali?

Quando si utilizza la matrice Eisenhower, si ordinano le attività dall'elenco delle cose da fare in 4 gruppi. Questi gruppi sono chiamati quadranti perché sono disposti in una griglia:

1. Quadrante numero 1 — Compiti importanti/urgenti,
2. Quadrante numero 2 — Compiti importanti/non urgenti,
3. Quadrante numero 3 — Compiti non importanti/urgenti e
4. Quadrante numero 4 — Compiti non importanti/non urgenti.

Per alcuni, l'ordinamento delle attività sembra facile e forse ovvio fin dall'inizio. Tuttavia, la maggior parte delle volte le persone confondono questi 4 quadranti o trovano difficile distinguere dove dovrebbe andare un'attività. Inoltre, le priorità saranno diverse da persona a persona. Mentre la crescita della carriera può essere cruciale per alcuni, creare una famiglia può essere più importante per altri. Per applicare correttamente le regole della matrice di Eisenhower e ridurre al minimo le possibilità di errori, consigliamo vivamente di guardare la sezione seguente.

La differenza tra compiti URGENTI e IMPORTANTI

“Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Le cose urgenti non sono importanti e le cose importanti non sono mai urgenti”. – Dwight D.Eisenhower

Una volta che impari a fare una distinzione tra compiti urgenti e importanti, l'uso della matrice nella pratica ti verrà naturale.

Compiti urgenti

I compiti urgenti devono essere affrontati il ​​prima possibile. Sono sensibili al tempo e talvolta stressanti, poiché richiedono la nostra attenzione immediata.

Pensa allo studio per un esame che ti sei dimenticato o al tentativo di portare un amico ferito in ospedale.

Compiti importanti

I compiti importanti, invece , ti permettono di fare un passo indietro, analizzare la tua situazione e pianificare la tua prossima mossa. Non sono sensibili al tempo, quindi non c'è pressione quando si completano tali compiti.

Compiti importanti sono quelli che riguardano i tuoi obiettivi di vita, i valori fondamentali, ecc. Creare una famiglia, ad esempio, pianificare un viaggio o una routine di allenamento per diventare più sani.

Quante volte hai sentito qualcuno che non riesce a portare a termine il proprio lavoro perché continua a “spegnere piccoli fuochi”? Se ci concentriamo solo su compiti urgenti, non riusciremo a vedere più lontano di ciò che ci aspetta domani.

Come faccio a sapere cosa è urgente e cosa è importante per me?

Non esiste una formula universale che tutti possiamo seguire. Per sapere quali compiti sono importanti e quali sono urgenti per te, ti consigliamo di fare un elenco .

Puoi trovare molti modelli di elenchi di cose da fare sulla nostra pagina Clockify, uno dei quali dovrebbe essere perfetto per te. I modelli di elenchi di cose da fare di Clockify ti aiutano a:

• Annota i tuoi valori fondamentali, ideali e obiettivi di vita e
• Pensa ai traguardi che devi raggiungere concentrandoti attentamente su ciò che conta.

Gli elenchi di cose da fare possono servire come soluzione perfetta per riconoscere e ricordare a te stesso per cosa stai lavorando: denaro, sicurezza, carriera, provvedere alla famiglia. Dopo aver creato un elenco dettagliato (o elenchi) delle attività a portata di mano, avrai una comprensione più profonda di tali attività: la loro importanza e urgenza.

Come posizionare le attività nei 4 quadranti

Ora che abbiamo spiegato la distinzione urgente e importante, vediamo come si applicano a compiti e attività. Useremo alcuni esempi comuni e quotidiani.

Quadrante #1: “Fare” – Compiti importanti e urgenti

Questi sono i compiti che hanno un limite di tempo molto stretto e potrebbero avere conseguenze se non affrontati immediatamente. Ad esempio, un test di matematica è un compito urgente per uno studente e la maggior parte delle altre cose passerà in secondo piano.

Esempi di compiti importanti e urgenti:

• Compiti con una scadenza molto ravvicinata : terminare un progetto di un cliente, spegnere un piccolo incendio, un tubo rotto,
• Obblighi dell'ultimo minuto : qualcosa che hai rimandato e ora hai fretta di portarlo a termine (rispettando la scadenza, ad esempio), oppure
• Compiti che non puoi rimandare : obblighi familiari o di lavoro, visite senza preavviso.

Quadrante #2: “Decidere” – Compiti importanti ma non urgenti

Il secondo quadrante è per gli articoli che non hanno un limite di tempo di chiusura, ma richiedono una pianificazione futura poiché ti portano benefici a lungo termine. Pensa a decisioni come voler perdere peso, leggere di più, iscriverti a un corso, ecc. Sono importanti per il tuo benessere, ma non critiche, quindi di solito vengono messe da parte a favore di compiti urgenti.

Altri esempi di compiti importanti e non urgenti:

• Obiettivi aziendali a breve o lungo termine : creazione di un budget aziendale, creazione di previsioni di vendita, pianificazione di una nuova campagna di marketing, ecc.
• Obiettivi di carriera : ottenere una promozione, passare a un nuovo percorso professionale, acquisire nuove competenze, pianificare l'avvio di un'impresa, ecc.
• Obiettivi personali : migliorare le relazioni, creare una famiglia, attività ricreative, alimentazione sana, ecc.

Tieni presente che rimandare compiti importanti ogni volta che si presenta qualcosa di urgente corre il rischio di renderli urgenti in futuro.

Ad esempio, se una persona rimanda a mangiare sano per anni perché altre cose si frappongono, complicazioni di salute come l'obesità o il diabete lo renderanno improvvisamente una priorità urgente. Oppure, se non crei un piano finanziario per l'anno successivo, potresti subire gravi conseguenze come l'accumulo di debiti, spese eccessive, mancanza di soldi per le emergenze e simili.

Quadrante #3: “Delegato” – Compiti urgenti ma non importanti

Tali compiti sono limitati nel tempo, ma considerando che non sono rilevanti per te, puoi delegarli ad altri. Ad esempio, chiedere a un collega di creare una presentazione PowerPoint o di prendere appunti per te durante una riunione perché hai un lavoro di emergenza.

Altri esempi di compiti urgenti e non importanti (indicati anche come interruzioni o distrazioni):

• Problemi legati al lavoro : organizzazione di riunioni, risposta alle e-mail, pianificazione di determinati appuntamenti e
• Obblighi domestici : fare la spesa, faccende domestiche, pagare le bollette, ecc.

Quadrante #4: “Elimina” – Compiti non importanti e non urgenti

L'ultimo quadrante contiene elementi e attività che non sono in alcun modo importanti o urgenti. Hanno pochissimi benefici a lungo termine per la tua carriera, vita o salute. Alcuni esempi potrebbero essere la navigazione nel canale nel pomeriggio, i pettegolezzi al lavoro, la navigazione in Internet senza pensare e simili.

Alcuni esempi di incarichi non importanti e non urgenti:

• Perditempo : controllare (passare il tempo su) social media, e-mail o riunioni non importanti, ecc.
• Solo attività piacevoli : mentre il riposo è importante, troppe attività divertenti possono avere un effetto contrario. Alcuni di essi devono essere eliminati per lasciare spazio ad attività importanti. Tali attività includono lunghe pause dal lavoro, giocare, scorrere i social media, ecc.

È importante notare che le attività del quarto quadrante sono considerate interruzioni che sembrano urgenti ma che non hanno modo di contribuire alla nostra vita quotidiana o al futuro.

Come pesare le tue priorità nella matrice

Può sembrare difficile distinguere tra attività importanti e non importanti o urgenti e non urgenti, tuttavia, la sezione seguente ti aiuterà a stabilire le priorità e a soppesare le tue attività a portata di mano.

Dai un'occhiata al cheat sheet della matrice di gestione del tempo qui sotto. Può aiutarti a identificare quali attività dovresti dare la priorità e quali dovresti delegare o addirittura eliminare dalla tua lista di cose da fare.

Tieni presente che solo tu puoi sapere quali attività sono importanti per te e quali no. Chiedilo a te stesso:

“ Cosa devo fare subito? "

“ Cosa è uno spreco e deve essere eliminato?”

"Quali compiti devo svolgere e quali possono essere svolti da qualcuno per me?"

In questo modo, puoi determina facilmente le tue priorità raggruppando i tuoi compiti in base alla difficoltà o all'urgenza ed eliminando le distrazioni una volta per tutte.

Il tuo focus durante questo processo dovrebbe essere su COSA invece che su QUANDO. La pianificazione diventa più facile una volta che conosci le tue priorità.

Ora che sappiamo che la matrice di gestione del tempo è in realtà uno strumento per una migliore comprensione delle tue attività, passiamo al suo effettivo utilizzo.

Come funziona la matrice di Eisenhower? (+ esempi)

Il modo migliore per capire come funziona la matrice è guardare un esempio quotidiano.

Ad esempio, Julie è capo progetto in un'azienda di medie dimensioni. Gestisce un carico di lavoro pesante ogni giorno, ha una famiglia e cerca di vivere e mangiare sano oltre a tutto ciò. Sembra molto, ma applicando la matrice, sa dove sono le sue priorità e come aggirare i cambiamenti ai suoi piani.

Per iniziare, supponiamo che il programma di Julie sia simile a questo:

Di per sé, sembra abbastanza ben pianificato. Tuttavia, Julie sa che ci sono possibilità che il programma cambi, quindi ogni mattina se lo ricorda per evitare di stressarsi.

Come previsto, alla fine della giornata, il programma di Julie era leggermente diverso. Ha dovuto apportare diverse modifiche ai suoi compiti applicando la matrice di gestione del tempo ai suoi compiti:

• Quelli in arancione sono stati rimandati per dopo,
• Quelli in verde erano delegati, e
• Quelli in rosso sono stati eliminati dal palinsesto.

Ecco come appare ora il programma modificato:

In che modo Julie ha applicato la matrice di Eisenhower al suo programma di lavoro?

Ecco come Julie ha applicato la matrice di gestione del tempo per dare priorità alle sue attività e attività legate al lavoro:

• 8:00 - 9:00 cambiamenti nel programma : non è riuscita a ricevere le e-mail la mattina, poiché la riunione in piedi ha rivelato alcuni problemi nel reparto QA. Il brainstorming di una soluzione era più importante delle e-mail, quindi le ha etichettate come qualcosa da recuperare domani.
• 12:00 - 14:05 cambiamenti nell'orario : il cliente che doveva incontrare a mezzogiorno è arrivato mezz'ora prima. Poiché sapeva che la gita scolastica di suo figlio era abbastanza lontana, chiamò l'insegnante più tardi durante la giornata. Non volendo far aspettare la sua cliente, ha spostato la riunione alle 11:30 e la telefonata a quando torna a casa più tardi.
• 14:20 - 16:00 modifiche al programma : intorno alle 16:00, le attività relative al progetto richiedevano un'attenzione immediata. Tuttavia, suo figlio era malato da tempo, quindi aveva bisogno di portarlo a fare un controllo. Ha delegato il compito di gestire l'incontro al suo collega più fidato. Potrebbe chiedere una carrellata il giorno dopo.

In che modo Julie ha applicato la matrice di Eisenhower al suo programma quotidiano?

Oltre a dover affrontare i cambiamenti nel suo programma di lavoro, ha dovuto anche fare un po' di pianificazione e adattamento personale:

• 17:00 – 17:20 cambiamenti nell'orario : Dato che Julie e suo figlio hanno dovuto aspettare un po' di più per il controllo, ha chiesto a suo marito di fare la spesa perché potrebbero non farcela.
• 17:30 - 18:30 cambiamenti nel programma : Julie ha deciso di riprogrammare il suo allenamento per chattare in video con alcuni membri dello staff che sono rimasti dopo il lavoro. Aiutarli a finire in modo che potessero tornare a casa era più importante e urgente del suo esercizio di oggi.
• 21:30 - 22:00 cambiamenti nel programma : Alle 21:30, Julie era esausta per tutte le attività e compiti che doveva affrontare durante il giorno. Sapendo che dormire le avrebbe fatto molto meglio della TV in quel momento, decise di non guardare lo spettacolo e di andare a letto immediatamente.

Come possiamo vedere dall'esempio di Julie, la matrice di gestione del tempo è lì per insegnarci come rendere più facili le chiamate riguardanti i nostri programmi. Non ha pensato troppo ai compiti o alle conseguenze delle sue azioni perché ne era pienamente consapevole in anticipo. La matrice di Eisenhower le ha permesso di apportare le modifiche necessarie al suo programma quotidiano senza intoppi e con il minor stress possibile.

Cosa rende la matrice di Eisenhower diversa dalle altre tecniche?

Come accennato in precedenza, questo metodo non ha nulla a che fare con l'apprendimento di nuove abilità ingegnose e ha tutto a che fare con il cambiamento della tua mentalità in meglio.

La matrice di Eisenhower ti aiuterà a:

• Comprendi meglio i tuoi obiettivi,
• Identifica le attività che fanno perdere tempo e, cosa più importante
• Scopri come dare priorità al tuo lavoro e alle attività quotidiane.

In questo modo, puoi programmare e pianificare meglio per il futuro.

Dopo averla usata per un po' di tempo, questa tecnica di gestione del tempo instillerà una trasformazione positiva. Noterai quanto è più facile programmare il tuo lavoro e quanto sei diventato più bravo a gestire piccole crisi e scadenze inevitabili.

Come utilizzare la matrice di Eisenhower secondo Steven Covey?

In precedenza in questo testo, abbiamo accennato a come Steven Covey ha introdotto il pubblico alla matrice di Eisenhower scrivendone nel suo libro. Nel suddetto libro, ha discusso l'idea delle quattro generazioni di gestione del tempo, e se le guardiamo tutte e quattro, vediamo che in realtà sono istruzioni su come utilizzare correttamente la matrice.

Generazione 1: liste di controllo e note

La prima generazione rappresenta la fase iniziale della pianificazione della gestione del tempo e delle attività. Dovremmo mettere tutti i compiti sulla carta per poterli raggiungere, ma anche avere revisioni periodiche in seguito. Inoltre, dobbiamo organizzare tutto in base al tempo e all'energia che tali compiti richiedono.

Generazione 2: Calendari e pianificazione

Nella seconda generazione, tutte le attività dell'elenco precedente dovrebbero essere scritte in un calendario o programmate in altro modo. Questo è un modo per tentare di pianificare il futuro al meglio delle nostre capacità.

Nel caso in cui non sei un grande fan della pianificazione delle tue attività mettendole per iscritto, puoi optare per un'app che memorizzerà tutte le tue attività imminenti. Clockify, ad esempio, ti consente di pianificare le tue attività e attività utilizzando una tecnica di blocco del tempo, un modo semplice ma efficace per dare priorità al tuo carico di lavoro. Raggruppa semplicemente le tue attività quotidiane in blocchi e solo quando finisci un blocco puoi passare a quello successivo. In questo modo, non dimenticherai o non riuscirai a completare le tue attività.

Tieni presente che solo tu sai quanto importanti o urgenti possano essere i tuoi compiti o le tue attività. Pertanto, creerai blocchi basati sull'importanza/urgenza dei tuoi compiti a portata di mano seguendo i principi e i suggerimenti che abbiamo menzionato in precedenza nel testo.

Generazione 3: Piani settimanali

La terza generazione è lì per restringere i tempi delle attività. Devi pianificare la tua settimana, gli obiettivi e gli obiettivi che desideri raggiungere e iniziare a pensare più seriamente al tuo programma giornaliero entro quella settimana.

Generazione 4: Relazioni e risultati

Mentre le prime tre generazioni riguardavano la gestione delle attività e del tempo, la quarta è ciò che dà davvero significato all'intero processo.

Con un programma completo e un elenco di attività, puoi iniziare ad analizzare quali di questi compiti sono importanti o non importanti, urgenti o non urgenti. Questo ti aiuterà a capire quali elementi del tuo elenco devono assolutamente essere completati immediatamente e quali possono essere posticipati di un giorno se si presentano questioni più urgenti.

Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della matrice di gestione del tempo?

Come con ogni tecnica di gestione del tempo, la matrice di Eisenhower presenta sia vantaggi che svantaggi. È meglio prendere in considerazione entrambi prima di decidere se usarlo o meno. Dopotutto, hai bisogno di un metodo perfetto per te.

Vantaggi della matrice di Eisenhower

Continua a leggere per comprendere meglio i vantaggi che il metodo di definizione delle priorità di Eisenhower può offrirti (se scegli di implementarlo):

• Ti fa considerare l'importanza dei tuoi compiti,
• Aiuta a rivalutare ciò che è urgente e ciò che non lo è,
• Insegna una migliore autoconsapevolezza e ti aiuta a praticare l'autoanalisi, e
• Ti aiuta a migliorare nel prendere decisioni in una frazione di secondo.

Svantaggi della matrice di Eisenhower

D'altra parte, questo compito e questo metodo di gestione del tempo potrebbero non essere adatti a tutti. Pertanto, ecco alcuni svantaggi dell'utilizzo del metodo Eisenhower:

• Ordina le attività esclusivamente in base all'urgenza e all'importanza e non tiene conto delle risorse, della complessità o del livello di impegno richiesto da un'attività,
• Lascia dietro di sé compiti brevi e urgenti (anche se spuntare l'elenco aiuta con la produttività e guadagna slancio),
• Potrebbe essere complesso e richiedere molto tempo per alcuni, e
• Può sembrare opprimente quando sono presenti troppe attività, quindi limitarle a 5 per pezzo funzionerà meglio.

Ulteriori suggerimenti per chiunque sia desideroso di provare la matrice di Eisenhower

Importante da notare: per coloro che non sono ancora sicuri, c'è un modo per scoprire se la matrice di Eisenhower è la scelta giusta per te e ti forniamo alcuni suggerimenti:

• Provalo per una settimana,
• Fai un elenco delle tue attività per la settimana,
• Ordinali all'interno della griglia a quattro quadranti,
• Usa un time tracker per tenere traccia dei tuoi progressi durante la settimana e
• Prendi nota di come ti hanno fatto sentire certe situazioni.

Mentre il processo volge al termine, dai un'occhiata ai dati che hai accumulato.

Infine, fatti delle domande:

Sei diventato più produttivo?

È stato più facile prendere decisioni?

Le cose che consideravi urgenti erano davvero urgenti? O ti hanno solo fatto perdere tempo?

Conclusione: dare la priorità significa che puoi averlo, ma non tutto in una volta

In un certo senso, cercare di gestire il tempo è diventato un ricordo del passato. Sempre più coach ed esperti di produttività consigliano di imparare a gestire le proprie priorità e risorse. Non possiamo guadagnare più tempo, ma possiamo usarlo in modo più intelligente. Quindi, invece di cercare di stipare quante più attività possibili in un giorno, prova a dare la priorità a quelle che contano, quelle che lavorano per il tuo miglioramento personale e il tuo progresso.

La matrice di gestione del tempo di Eisenhower è un eccellente insegnante al riguardo. E anche se potrebbe non funzionare per tutti, è un ottimo trampolino di lancio verso la ricerca di una tecnica più personalizzata e più adatta.

‼️Hai mai provato la matrice di Eisenhower? Pensi che stabilire le priorità sia la chiave per avere tutto? Condividi le tue storie con noi all'indirizzo [email protected] e potremmo presentarti in uno dei nostri articoli futuri. E, se ti è piaciuto questo post del blog, condividilo con qualcun altro che sai lo troverà utile.