Come semplificare la gestione del tempo

Più suggerimenti per la gestione del tempo ci sono, più penseremo che è tutto qui: suggerimenti rapidi, facili e attuabili. Tutto ciò che serve è leggere alcune guide, libri di auto-aiuto e blog finché non ne troviamo alcuni che risuonano con noi e siamo a posto! Sfortunatamente, la realtà è meno attraente. La gestione del tempo richiede dedizione, impegno, coerenza e sacrifici. È un lavoro duro, sradicare le cattive abitudini. Ma per coltivare buone abilità, dovrai approfondire i metodi oltre a imparare come fare cose da fare e programmi perfetti.

Oggi esamineremo come la gestione del tempo riguardi maggiormente il modo in cui pensi e senti riguardo al tempo e come utilizzare queste idee per passaggi specifici verso il miglioramento.

La scomoda verità sulla gestione del tempo

Non puoi mai davvero gestire il tuo tempo. Non possiamo guadagnare più tempo, salvarlo o rubarlo ad altri aspetti della nostra vita. Non è uno strumento, né una risorsa che può essere convogliata nell'obbedienza come un cavallo selvaggio. Invece, cambiamo priorità e programmi e prendiamo decisioni difficili.

L'unica cosa che puoi davvero fare è cambiare il modo in cui lo percepisci e imparare a gestire te stesso e la tua energia e lasciare che il tempo sia proprio questo. La gestione del tempo dovrebbe essere più come imparare a gestire un fiume conoscendo la tua barca, le giuste tecniche di voga, come bilanciarti correttamente e prepararti mentalmente per le rapide occasionali davanti a te; piuttosto che pensare a come puoi rallentare il fiume o alterarne il corso.

Con il tempo limitato che tutti abbiamo, è importante imparare a concentrarsi su compiti che contano a lungo termine (nella carriera e nella vita) e come investire saggiamente le tue energie.

Perché la gestione del tempo potrebbe essere difficile per te

Hai problemi a rispettare la tua lista di cose da fare? Raggiungi la fine della giornata e senti che avresti potuto fare di più? Hai provato ogni singola app sotto il sole e nessuna dura più di una settimana sul tuo telefono prima di arrenderti?

La buona notizia è che non c'è niente di sbagliato in te. La cattiva notizia è che ci vorrà un po' prima che tu migliori in questo. E sto per dirti perché.

Quanto sei bravo a cucinare?

Mi sono spesso chiesto perché il mio compagno fosse troppo intimidito per cucinare dal libro di cucina. Non deve far altro che seguire la ricetta: ha scritto le misure, gli strumenti, gli ingredienti… non c'è niente da fare. Ma una volta, mentre stava preparando un pasto, mi ha chiesto come doveva apparire la carne quando era "giusta", in modo da poter inserire il resto degli ingredienti.

E poi mi ha colpito.

Nessuna quantità di dettagli nella ricetta o strumenti specifici può dargli sicurezza, quando si tratta di abilità e conoscenze di base. Per me, dopo anni di esperienza, cucinare è facile: so di quali strumenti ho bisogno senza pensarci due volte, posso tenere d'occhio il tempo di cottura e le misurazioni basate su un'intuizione. Per cucinare un pasto di successo, devi sapere come dovrebbe apparire il piatto durante il processo, come dovrebbe avere l'odore, per quanto tempo ogni ingrediente deve cuocere e quando deve essere inserito.

Senza queste capacità e l'esperienza precedente, il mio partner era bloccato. Nonostante abbia il ricettario e gli strumenti (nel nostro caso, tutti quegli articoli e video sulla produttività).

La stessa idea può essere applicata a qualsiasi cosa: pittura, lavorazione del legno, programmazione, editing video, e così via. Ognuna di queste attività richiede alcune competenze di base. Senza di loro, nessuna quantità di strumenti o metodi fantasiosi può aiutarti a migliorare.

Forse è per questo che ogni timer Pomodoro dell'app store, elenco di cose da fare basato su browser o diario dei proiettili non ti aiuta a tenere traccia del tuo tempo e rimanere produttivo.

Diamo un'occhiata a quali abilità devi sviluppare prima, prima di cercare strumenti e guide per la gestione del tempo che ti aiutino con le specifiche.

La gestione del tempo ha bisogno di tre qualità chiave per funzionare

Padroneggiare le tue capacità di gestione richiede un cambiamento nel tempo di comprensione. Per raggiungere questo obiettivo, Erich C. Dierdorff consiglia di lavorare su tre cose:

1. Consapevolezza del tempo : rendersi conto che è limitato, mantenendo una visione realistica del tempo;
2. Disposizione : gestione del programma, pianificazione e definizione delle priorità per sfruttare al meglio il tempo;
3. Adattamento : osservare e analizzare l'uso del tempo per ulteriori miglioramenti e imparare ad adattarsi ai cambiamenti del programma.

In una ricerca, Dierdorff ha osservato 1200 partecipanti e come hanno gestito queste tre abilità in un test di 30 minuti. Ha notato che l'organizzazione era molto più facile per loro rispetto alla consapevolezza e all'adattamento: il che significa che le persone hanno ottenuto punteggi migliori nell'organizzazione dei loro programmi, ma la gestione dei turni, delle cancellazioni, delle estensioni eccessive e di qualsiasi interruzione delle scadenze è stata gestita peggio.

Da ciò, Dierdorff ha concluso che la consapevolezza e l'adattamento sono molto più difficili da padroneggiare. Potrebbe spiegare perché lottiamo sempre con la procrastinazione e mantenendo abitudini sane, anche quando i nostri piani sembrano infallibili.

Proprio come i suoi partecipanti, anche tu potresti essere migliore solo in uno o due terzi di quelle abilità. Vediamo come ciascuno di essi può essere praticato fino a raggiungere un sano equilibrio tra i tre.

Come migliorare la consapevolezza del tempo

Il tuo atteggiamento generale nei confronti del tempo deve cambiare, perché anche con la migliore organizzazione puoi sentirti stressato dal voler essere più produttivo o temere di sbagliare.

Pratica la consapevolezza giocando

La ricerca di Dierdorff ha fatto eseguire ai partecipanti una microsimulazione durata mezz'ora. Più o meno allo stesso modo, puoi testare la gestione del tempo, l'organizzazione e la definizione delle priorità senza strumenti di fantasia, a casa.

Videogiochi!

Ci sono molti videogiochi che si basano sulla gestione del tempo e delle risorse, con tante o poche storie e fronzoli quanto vuoi. Questi giochi forniscono microsimulazioni proprie, in cui è necessario destreggiarsi tra risorse, tempo, attività, dipendenti ed eventi casuali che compaiono. Gli obiettivi di solito sono guadagnare abbastanza soldi per mantenere a galla il tuo negozio/ristorante/attività, o ottenere i migliori risultati possibili ogni giorno e avere successo.

I giochi di gestione del tempo sono il modo più semplice, ma anche più divertente, per dare un'occhiata a come gestisci il tempo e a quali aspetti del lavoro dai la priorità. Assicurati solo di prestare attenzione al tuo stile di gioco, altrimenti giocherai solo ai videogiochi, invece di trattarlo come un'opportunità di apprendimento.

Cambia il tuo atteggiamento nei confronti del tempo con un mantra

Cercando nella mia ricerca le percezioni del tempo di imprenditori di successo, mi sono imbattuto in una di Rosie Guagliardo, di Inner Brilliance Coaching . Lei ha detto che:

“Conoscere le tue priorità e allineare le attività con esse è importante, ma puoi comunque sentirti stressato. Dal momento che non puoi cambiare il tempo che hai, cambia come ti senti al riguardo. Se pensi di non avere abbastanza tempo, ti sentirai stressante. Dì a te stesso "Ho tutto il tempo del mondo". Ti sentirai più calmo, più presente e aperto a soluzioni nuove e diverse, permettendoti di fare di più”.

Va dritto al nocciolo del cambiamento della tua consapevolezza di cos'è il tempo e di come dovresti sentirlo al riguardo. Ci sono migliaia di detti sul tempo, e uno di questi è sicuramente in risonanza con te. È un'azione così piccola, ma significativa: la tua scelta della citazione dirà molto sulle tue più grandi insicurezze, preoccupazioni o speranze sul tempo.

Tenerlo a mente o ripeterlo ogni giorno è destinato a bruciare il mantra nella tua coscienza.

Ottieni feedback esterno

Inutile dire che tendiamo ad essere troppo soggettivi riguardo al nostro lavoro. La nostra autovalutazione sarà sempre imperfetta in qualche modo, sia che ci giudichiamo troppo duramente o troppo dolcemente.

A seconda del tuo impiego, se sei uno studente, un libero professionista o un manager, le tue fonti di feedback saranno diverse. Di solito sono:

• Colleghi (coetanei di cui apprezzi l'opinione);
• Manager o team leader;
• Amici e famiglia;

Devi condividere le tue idee e i tuoi obiettivi con la persona che fornisce il feedback e fargli sapere che tipo di commenti hai bisogno. C'è anche la possibilità di creare un modello di sorta che puoi dare loro. Più informazioni condividi, più facile sarà per la persona fornire osservazioni accurate e attuabili.

Dedica un po' di tempo all'introspezione

Una cosa che ho fatto e che personalmente trovo la più vantaggiosa è stata creare una rappresentazione visiva della mia consapevolezza del tempo. In questo modo, sono stato in grado di identificare cosa c'era di sbagliato nelle mie percezioni e cosa mi impediva di diventare più produttivo. Ecco come l'ho fatto:

• Ho identificato prima il problema più grande

Il pugno nell'occhio è stata la mia procrastinazione: volevo portare a termine il lavoro, ma non riuscivo fisicamente a portarmela.

• Ho scritto i modelli di comportamento

Di solito cercavo la musica appropriata su cui concentrarmi (e poi mi distraevo), ricordando che dovevo chiamare un amico per qualcosa di importante, un compito specifico, ecc.

• Ho notato i sentimenti che derivavano dal comportamento

Come per tutte le procrastinazioni, il sentimento era solitamente di colpa, paura del ritardo e senso di incompetenza. Anche se ne ero consapevole, li annotavo comunque accanto a ciascun comportamento. In questo modo ho visto cosa mi ha causato più angoscia e sarei stato in grado di pensare a una possibile soluzione.

• Continuavo a chiedermi "perché"

Insieme ai sentimenti, ho anche cercato di rispondere alla domanda "perché". Perché ho scelto di perdere tempo a scegliere la musica? Perché ho sentito il bisogno di chiamare quell'amico adesso? Perché non potevo fare il lavoro in mezz'ora, dopo aver finito il compito?

• Ho analizzato la griglia

Questa attività funziona in modo simile all'inserimento nel diario: metti le difficoltà su carta e le esplori con dettagli strazianti, perché la visualizzazione ti offre una prospettiva diversa del problema. Alla fine, mi sono reso conto che tutte le mie distrazioni erano evitare di scrivere un articolo scadente e paura di non essere all'altezza delle aspettative. Perché, se non inizio a scrivere un articolo, non può essere male, giusto?

Era qualcosa che pensavo fosse la causa principale, ma non ne ero mai sicuro. Ottenere questo tipo di chiusura si è rivelato davvero positivo anche per la mia salute mentale. L'attività mi ha costretto a esaminare tutto ciò che facevo o sentivo e, in un certo senso, ho agito come il mio allenatore di produttività.

Come migliorare l'arrangiamento

Migliorare l'organizzazione significa imparare a pianificare e definire meglio le priorità, in modo che le basi su cui poggia la gestione del tempo rimangano solide e incrollabili. Dopotutto, questo è il modo più concreto per riprendere il controllo del tuo tempo.

Prova a reinventare la lista delle cose da fare

Peter Bregman di Bregman Partners ha detto come:

“Per molti di noi, la nostra lista di cose da fare è diventata più una lista di colpa: un inventario di tutto ciò che vogliamo fare, pianifichiamo di fare, dovremmo davvero fare, ma non arriveremo mai. È più come una lista che non ci arriverò mai".

E fa un ottimo punto. Molte volte, scriviamo un elenco di attività che devono essere eseguite, senza tenere conto di quanto tempo o energia impiegheranno. E alla fine della giornata lavorativa, siamo bloccati a rimpiangere di non aver fatto tutto ciò che abbiamo messo sul nostro piatto.

Nello stesso articolo per Harvard Business Review , Bregman propone che invece di una vaga lista di cose da fare, adottiamo meno punti puntati, ma con orari di lavoro più rigidi. Ciò si ottiene al meglio utilizzando i timebox, in cui si determina una quantità di tempo fissa per ogni attività, con un avvertimento: si inizia e si termina l'attività nel minuto esatto impostato.

Un esempio di timeboxing in Clockify

Quando i tuoi orari di lavoro sono flessibili, rischi di scivolare in una giornata lavorativa di 12 ore. Avere un quadro rigoroso aiuterà a ottenere di più durante il giorno e finire in tempo.

Come migliorare l'adattamento

Come accennato in precedenza, l'adattamento è l'arte sottile di essere abbastanza flessibili da salvare il tuo programma da qualsiasi cosa la vita possa riservargli. Emergenze, incontri inaspettati, appuntamenti dimenticati, scadenze non rispettate... e basta.

Tuttavia, invece di imparare a gestire lo stress oa pianificare meglio (cosa che abbiamo fatto), che ne dici di mostrare cosa significa veramente migliorare l'adattabilità?

Riconosci che avrai brutte giornate, ma non esagerare con esse

Abbastanza spesso, mi sono imbattuto in vari video e articoli di YouTube che scrivono su come permettersi di vivere brutte giornate, quando la gestione del tempo semplicemente non sta andando per il verso giusto. E anche se questo è vero, mi sono sentito spesso in colpa se due o tre di questi giorni si allineavano. Inoltre, queste risorse sembrano un po' sceneggiate, in un certo senso, e non riesco davvero a relazionarmi con l'autore.

Fino a quando non mi sono imbattuto in un video di Matt D'Avella, il cui canale YouTube per la produttività conta milioni di spettatori. I suoi video si concentrano sulla produttività, sull'auto-miglioramento e sull'evitare la cultura del burnout/trambusto. Per un video intitolato Come rimango produttivo tutto il giorno , sorprendentemente, non l'ha fatto. Vedere il montaggio di lui che attraversa la giornata alle prese con alcuni compiti, fallendo in alcuni punti e riuscendo in altri, per finire alla fine rimandando alcuni più grandi è stato rinfrescante.

Vedere D'Avella affrontare la spiacevolezza di non finire alcuni compiti importanti, solo per fare pace con esso, scrollarsi di dosso e andare in palestra alla fine della giornata, lo rendeva stranamente confortante. Mi ha mostrato che abbiamo bisogno della stessa quantità di comprensione, di lasciar andare e della fiducia che possiamo portare a termine quei compiti la prossima volta, per essere effettivamente adattabili.

Perché più ti preoccupi del tuo programma, del tempo perso o di ciò che non ha funzionato, più diventi rigido.

Non pianificare ogni giorno in dettaglio

Forbes ha pubblicato un articolo sui miti della gestione del tempo non molto tempo fa e il consiglio di un intervistato mi è rimasto impresso:

""Pianifica la tua giornata" era il mantra della gestione del tempo. Tuttavia, se tutto ciò che fai è pianificare la tua giornata, gli obiettivi a lungo termine non si avvicinano mai. Concludi la giornata con cose da fare extra che vengono aggiunte all'elenco di domani fino a quando alla fine non ti arrendi. Possono essere attività non importanti, ma più spesso sono attività con un orizzonte temporale più lungo. Includi tempo nella tua settimana per obiettivi strategici a più lungo termine".

Jim Vaselopulos, Rafti Advisors, Inc.

Se ti concentri troppo su ogni giorno, corri il rischio di diventare miope. Qualunque siano gli obiettivi a lungo termine che avevi, tutti cadono nel dimenticatoio. Questo apre un problema completamente nuovo di svolgere le attività quotidiane senza nessun altro motivo se non quello di "rispettare la scadenza".

Metti da parte un giorno alla settimana in cui rivedrai gli obiettivi a lungo termine e cambierai o adatterai il tuo programma giornaliero a seconda di come tali attività si allineano con essi. Scoprirai che è più facile adattarsi a cambiamenti imprevisti. Sapere quali sono i tuoi obiettivi a lungo termine ti aiuterà a fare scelte più informate su come adattarti.

Un buon sistema di supporto fa molto

Uno dei motivi per cui la tua gestione del tempo ne risente è la mancanza di supporto. Ad alcune persone piace avere persone intorno a loro che lavorano per lo stesso obiettivo. Un po' come fare un corso di lingua e vedere le stesse persone due volte a settimana in classe, sforzandosi di raggiungere lo stesso livello linguistico.

Ma come funziona quando si tratta di gestione del tempo?

Daremo un'occhiata ad alcune cose che puoi fare per rendere l'ambiente circostante più "amico dello studente", mentre cerchi di coltivare una mentalità e una relazione più sane con il tempo.

Supporto tra la tua famiglia e i tuoi amici

Ad esempio, il download di un'app per la gestione del tempo giornaliero. Ce ne sono alcuni tra cui scegliere negli app store e consolidano il programma di ogni membro della famiglia con le attività e gli obblighi più grandi che hai insieme.

Inoltre, per coloro che hanno figli, ci sono app ed esercizi per insegnare ai bambini a gestire il tempo. Offre un'opportunità unica per tornare alle origini e rivalutare ciò che sai.

Supporto tra i tuoi colleghi

Se fai parte di una squadra o di un dipartimento e il tuo rapporto con i colleghi/compagni di squadra è generalmente buono, puoi sempre rivolgerti a loro per ricevere supporto. Condividere semplicemente le tue sfide, chiedere suggerimenti o ricontrollare un metodo che desideri implementare farà già molta strada.

Per fare un ulteriore passo avanti, puoi organizzare un piccolo gruppo con un obiettivo comune. Il supporto tra coloro che conoscono l'azienda e il lavoro così come te è ottimo per la convalida e la comprensione.

Supporto in linea

L'app Habitica per la formazione e il monitoraggio delle abitudini può essere utilizzata come esempio in cui la comunità online funge da ottimo sistema di supporto. L'app stessa ha un robusto forum al suo interno, dove gli utenti possono riunirsi attorno a obiettivi ed esperienze condivisi e cercare commenti, opinioni e consigli.

Allo stesso modo, i siti Web basati su forum e i forum di discussione come Reddit , ad esempio, forniscono numerosi thread e argomenti per la discussione gratuita. Questo tipo di supporto può anche essere il tipo migliore, visto che hai un pool di conoscenze di centinaia, se non migliaia, di persone in tutto il mondo. Ti imbatterai in alcune nuove tecniche, metodi e spunti di riflessione.

bacheca r/produttività su reddit.com

Affidati alla tenacia, non alla motivazione

Ultimo, ma non meno importante, uno dei consigli migliori e più comunemente trascurati è quello di non fare affidamento sulla motivazione al lavoro, ma sulla pura persistenza.

Non sorprende il motivo per cui spesso respingiamo l'idea di “iniziare ostinatamente un compito anche se non ne abbiamo voglia”. È spiacevole, preferiremmo fare qualsiasi altra cosa e non abbiamo idea se l'output varrà lo sforzo. Come bonus, ci sentiremo malissimo per tutto il tempo, giusto?

Bene, per quanto possa essere imbarazzante, a volte abbiamo bisogno di essere genitori e imporre la disciplina. Da un lato, può diventare un disco stabile dopo un po' di tempo.

D'altra parte, come ha condiviso con noi l'artista e coach della produttività Katy Arrington, a volte abbiamo solo bisogno dell'obiettivo giusto per gestire la nostra procrastinazione. Non per picchiarci per mancanza di disciplina, ma per trovare obiettivi reali e tangibili che ci tireranno fuori dalla routine quando ne avremo più bisogno.

Concludere

Imparare a gestire il tempo è un lavoro duro ed estenuante. Ma può essere più facile se ti metti nella giusta mentalità e inizi a guardare il tempo in modo diverso. È una costante, non una risorsa che devi imparare a utilizzare. Imparare a sviluppare un atteggiamento sano nei confronti dei programmi, del tempo speso, del tempo perso e di ciò che è importante per te nella vita aumenta notevolmente le tue probabilità di attenerti a buone abitudini di gestione del tempo.