Rimani aggiornato sul tuo flusso di cassa regolando facilmente le conversioni delle fatture

Questo è un post sul blog degli ospiti di Jens Wessel della società IT Zendri.

Affrontare problemi finanziari e di fatturazione è l'ultima cosa che vuoi affrontare nel tuo lavoro quotidiano. La fatturazione ai tuoi inserzionisti ed editori può essere uno sforzo lungo e dispendioso in termini di tempo, ma non è necessario.

La buona notizia: sta diventando molto più facile. Gestire le conversioni di fatture nel modo giusto in combinazione con strumenti che ti aiutano a rimanere al passo con il tuo flusso di cassa, sono fondamentali per un processo di fatturazione semplice e impeccabile.

Perché le conversioni delle fatture sono importanti

Le conversioni di fatture sono tutte conversioni rilevanti per la fatturazione. Le conversioni confermate possono essere esaminate nella sezione del rapporto sulle conversioni della dashboard di HasOffers . Appariranno sulle fatture di entrambi (inserzionisti ed editori) purché siano stati approvati.

Per assicurarsi che le conversioni fraudolente non vengano pagate, è estremamente importante modificare le conversioni, se necessario. Esistono due modi per modificare le conversioni:

• Approva dopo averli lasciati in sospeso. Si trasformano in conversioni di fatture una volta che l'inserzionista ha terminato l'indagine sulla validità della conversione e le conferma come approvate.
• Approvazione automatica da parte del sistema. Questo è un modo più intuitivo per i publisher poiché vedono le conversioni non appena vengono generate all'interno dei loro rapporti. L'auto-approvazione richiederà un'indagine da parte dell'inserzionista dopo l'approvazione delle conversioni. Ciò potrebbe richiedere il rifiuto di una conversione nel caso in cui non possa essere classificata come valida.

Per i tempi giovani (cioè i tempi appena scaduti), è importante adeguare le conversioni il più rapidamente possibile una volta chiarita la validità. Di solito, dovresti assicurarti di monitorare regolarmente gli aggiustamenti di conversione delle fatture per i tre mesi precedenti. La maggior parte delle modifiche relative alle indagini sulle conversioni di fatture avviene controllando manualmente le conversioni del mese precedente. Più velocemente crei una fattura per un periodo di tempo specifico, più aggiustamenti dovranno riflettersi sulle fatture future per lo stesso periodo di tempo.

Cosa succede se una rete non adegua le conversioni di fatture? A seconda del tipo di offerte con cui si sta occupando una rete, può essere più o meno necessario adeguare le conversioni delle bollette. Se non c'è un periodo di grazia per i lead su un'offerta, non ce n'è più bisogno. Ma nella maggior parte dei casi, gli inserzionisti dovranno indagare sulla validità di una conversione. Ciò richiede anche l'adeguamento delle conversioni di fatture sul lato della rete.

Nel caso in cui le conversioni delle fatture non vengano rettificate quando dovrebbero, potrebbe comportare un maggiore sforzo manuale per fatturare gli importi corretti. Una volta segnalate le rettifiche sul lato inserzionista, le reti dovranno eliminare e rigenerare manualmente le fatture. Regolando le conversioni delle fatture all'interno di HasOffers , la rete si assicura di avere un reporting pulito e una fatturazione impeccabile allo stesso tempo.

Tieni traccia degli aggiustamenti delle conversioni

Per le reti, può essere una routine quotidiana modificare lo stato o il valore delle conversioni. In HasOffers, è facile passare da una conversione in attesa ad approvata, approvata a rifiutata, aggiornare in blocco o caricare conversioni. Se finora non hai fatturato l'inserzionista o l'editore interessato, non dovrebbero esserci problemi.

Ecco come affrontarlo se hai già fatturato l'inserzionista o l'editore. Il vecchio metodo: Finance elimina la fattura, aggiorna l'importo fatturato o pagato e ricrea il documento. Per fortuna, non è più un problema.

Il nuovo metodo: Billoid tiene traccia di tutte le modifiche prima e dopo che i clienti sono stati fatturati automaticamente. Questo è un modo ottimizzato per elaborare i tuoi dati HasOffers. Dopo aver identificato le modifiche, ti vengono forniti aggiustamenti trasparenti per il rispettivo periodo di tempo. Questi aggiustamenti possono essere aggiunti alla fattura successiva indicando l'offerta, i tempi, le conversioni e il pagamento o le entrate.

Paga solo pagamenti coperti

Lavorare come una rete o un'agenzia significa che devi coordinare i pagamenti dell'inserzionista e dell'editore allo stesso tempo. È essenziale assicurarsi che i pagamenti dell'editore non causino problemi quando l'inserzionista non ha ancora pagato. Molti finanziatori delle reti di affiliazione hanno confermato che può essere molto dispendioso in termini di tempo se si tenta di tenere traccia della copertura dei pagamenti degli editori manualmente.

Quindi, come puoi rimanere al passo con il tuo flusso di cassa? Abbiamo aggiunto alcune interessanti funzionalità al nostro prodotto Billoid chiamato Cash Flow Management mirato a questo problema concreto. Ciò significa che le reti che utilizzano il nostro servizio hanno l'opportunità di decidere se vogliono pagare un editore solo per le offerte "coperte" dai pagamenti dell'inserzionista o anche per le offerte "non coperte".

Filtra per stato coperto

Puoi filtrare per stato coperto prima di creare le note di credito (fatture di affiliazione) per gli editori. Il filtro include le opzioni di stato coperto "non coperto" e "coperto". Una volta che una fattura inserzionista è stata contrassegnata come pagata, i relativi ricavi dell'editore diventeranno automaticamente "coperti" in modo che possano essere filtrati per il pagamento. Dopo aver applicato il filtro, vedrai l'importo aperto coperto dalle fatture dell'inserzionista. Se fatturate questi articoli (offerte), tutti gli articoli "non coperti" per lo stesso periodo di tempo rimarranno nella tabella come non fatturati mentre gli articoli "coperti" saranno nel documento di nota di credito.

Per sapere quanti articoli non sono coperti e non verranno fatturati tramite il filtro, puoi vedere il numero di articoli in totale che esistono per l'intervallo di tempo.

Definisci il tuo stato di copertura

Sebbene la classificazione "coperta" per le entrate dell'editore significhi una fattura dell'inserzionista correlata interamente pagata sull'altro lato, puoi modificare questa definizione nelle impostazioni. È possibile definire quale percentuale di una fattura inserzionista deve essere pagata per classificare le entrate correlate dell'editore come "coperte".

Documentazione

Dopo aver creato le fatture dell'inserzionista e le note di credito dell'editore, queste vengono visualizzate negli elenchi delle fatture e delle note di credito. Per ogni documento è possibile visualizzare i relativi documenti, incluso se hanno già pagato e chi è l'account manager responsabile.

Pensieri finali

Il processo di fatturazione per le reti può richiedere molto tempo e può richiedere molto lavoro. Ma se sei in grado di adottare il ritmo di molte parti della tua attività e allinearti con gli strumenti giusti per problemi di fatturazione e finanza, puoi avere un processo di fatturazione impeccabile e senza problemi.

Assicurati di avere un processo chiaro di gestione delle conversioni di fatture durante i cicli di fatturazione per ridurre al minimo gli aggiustamenti delle conversioni di fatture nei periodi futuri. Inoltre, pagando gli editori solo per i pagamenti già ricevuti dai loro inserzionisti, puoi ridurre i rischi di flusso di cassa.

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