Fatturazione elettronica: una guida
Pubblicato: 2023-07-28Il tempo medio di elaborazione delle fatture può variare da due giorni a due settimane.
Può richiedere l'elaborazione manuale e anche essere piuttosto complesso con più campi di dati di fatturazione, fasi di autenticazione e comunicazioni.
L'utilizzo delle fatture elettroniche (e-fatture) può semplificare e migliorare notevolmente questo processo, ma è facile confondersi confrontandole con altre forme di fatturazione.
Che cos'è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica (chiamata anche fatturazione elettronica e talvolta scritta come eInvoicing ) è una forma di Electronic Data Interchange (EDI) per l'emissione e l'elaborazione dei dati delle fatture in formati elettronici specializzati e integrati.
Questi formati sono predefiniti. Il software di contabilità del mittente e del destinatario può inserire ed estrarre automaticamente i dati per popolare i campi pertinenti.
Questo formato elettronico generalmente non è leggibile dall'uomo. Tuttavia, esistono versioni che forniscono anche formati visivi leggibili dall'uomo. Questi sono utili in alcune circostanze.
La fatturazione elettronica è spesso utilizzata da aziende che inviano un volume relativamente elevato di fatture. Le aziende business-to-business (B2B) ne sono un buon esempio.
Che cos'è lo scambio elettronico di dati (EDI?)
Electronic Data Interchange (EDI) è un sistema per lo scambio elettronico di dati direttamente tra computer. Viene spesso utilizzato dalle aziende per inviare e ricevere documenti, come ordini di acquisto (PO), fatture, contratti e altro.
Migliora l'efficienza e la velocità con cui le organizzazioni possono comunicare ed effettuare transazioni tra loro.
Gli EDI si basano su standard prefissati di archiviazione e presentazione dei dati per garantire che le informazioni vengano estratte accuratamente al momento dell'invio. Ad esempio, il numero della fattura o il formato della data devono essere coerenti. Esempi di questi standard includono i formati EDIFACT, X12 e XML.
L'EDI viene sempre eseguito online?
L'EDI non viene sempre eseguito online. In effetti, è anteriore a Internet e le sue prime versioni sono state utilizzate addirittura nel ponte aereo di Berlino del 1948.
A quel tempo, i modem basati sulla tecnologia radio e telefonica venivano utilizzati per la complessa logistica militare e di trasporto merci coinvolta. Dagli anni '60 in poi, una tecnologia simile è stata comunemente utilizzata anche con la logistica della catena di approvvigionamento commerciale.
Fatture elettroniche vs fatture regolari
Il processo di fatturazione elettronica è automatizzato mentre l'elaborazione regolare delle fatture è solitamente un processo manuale. Questa elaborazione include l'inserimento dei dati, la verifica, l'approvazione, l'invio e altro ancora.
Fatture elettroniche vs fatture digitali
Le fatture digitali sono fatture regolari, solitamente in formato pdf o documento word. Ciò significa che richiedono anche un'elaborazione manuale.
Sebbene siano anche tecnicamente digitali, le fatture elettroniche hanno una forma strutturata molto specifica che viene automaticamente importata e letta dal sistema dell'acquirente e dal sistema del venditore.
La fatturazione elettronica è obbligatoria?
In molti paesi, in particolare quelli all'interno dell'UE, la fatturazione elettronica è sempre più obbligatoria. Ogni paese ha i propri requisiti al riguardo. E questi requisiti sono soggetti a modifiche.
L'implementazione può avere un impatto sulle imprese. Ad esempio, in alcuni paesi europei, quando mancano le informazioni sulla fattura elettronica, alcuni ordini di vendita semplicemente non possono essere avviati.
In altri, non tutte le aziende devono utilizzare la fatturazione elettronica, ma alcuni fornitori devono avere la capacità di accettarla.
7 vantaggi della fatturazione elettronica
1. Semplifica l'elaborazione delle fatture
La fatturazione elettronica può semplificare in modo significativo il processo di fatturazione e l'intero processo order-to-cash (O2C).
Il normale processo di fatturazione si basa sugli esseri umani per avviarlo. Ma questo avvio può essere ritardato da una serie di fattori, come fine settimana, festività, filtri antispam o caselle di posta in arrivo traboccanti.
2. Riduce l'errore umano
Anche se varia in base al paese, le fatture in genere hanno circa 9 campi, tra cui date, prezzi, informazioni sull'acquirente, informazioni sul venditore, codici fiscali e altro.
La compilazione di questi e l'elaborazione manuale delle fatture in senso più ampio richiedono molto lavoro. La fatturazione automatizzata riduce questo lavoro e lo fa in modo più accurato di quanto possa fare un essere umano.
3. Riduce le scartoffie
Le fatture cartacee possono creare lavoro. Creano più attività di immissione dati manuale. E mentre le fatture cartacee scansionate possono essere salvate come file di computer, le copie fisiche possono richiedere spazio di archiviazione fisico.
Rimuovendo la carta dal processo di fatturazione, puoi risparmiare tempo e spazio.
4. Sicurezza
I formati XML e altri standard di fatturazione elettronica sono difficili da replicare per i truffatori.
Questo è utile perché le frodi sulle fatture sono comuni.
Secondo un rapporto di Medius, nel 2022 il costo medio stimato delle frodi per le medie imprese era di oltre $ 280.000 all'anno. E 1 azienda su 5 ha visto 21-30 casi nello stesso periodo.
5. Approfondimenti sui dati
I sistemi di fatturazione elettronica possono tenere traccia di tutte le fatture pagate e aperte mentre raccolgono, organizzano e analizzano modelli e tendenze di spesa, prestazioni dei fornitori e cicli di pagamento.
Questo a sua volta aiuta con l'analisi dei dati, che può essere utilizzata per prevedere il flusso di cassa e costruire business intelligence finanziaria strategica.
6. Integrazione più semplice nell'ampio ecosistema dei pagamenti
La normale fatturazione cartacea o digitale richiede un intervento manuale per aggiornare gli altri sistemi.
Ma le fatture elettroniche possono essere integrate in altri sistemi aziendali con cui comunicheranno e scambieranno dati automaticamente. Questi includono sistemi di contabilità, sistemi ERP o sistemi di orchestrazione dei pagamenti.
Ciò migliora i processi aziendali e semplifica l'elaborazione dei pagamenti.
7. Riduce i costi
Che si tratti di risparmio di tempo, riduzione delle frodi, meno fatture cartacee, ecc., tutti i vantaggi di cui sopra contribuiscono a ridurre i costi.
Inoltre, gli effetti a catena possono essere difficili da quantificare, ma sono molto reali. Il tuo team di contabilità fornitori può lavorare su altre attività e strategie. Possono anche essere meglio preparati per crescere, migliorare le relazioni con i fornitori e generalmente avere un morale più alto.
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Conclusione
La fatturazione elettronica è una forma di scambio elettronico di dati (EDI) per l'emissione e l'elaborazione di fatture in formati elettronici predefiniti.
È comunemente utilizzato dalle aziende B2B che emettono ed elaborano elevati volumi di fatture. Semplifica il processo di pagamento e riduce gli errori umani e le scartoffie (sia in senso figurato che letterale).
Fornisce inoltre una solida sicurezza e preziose informazioni sui dati. Questo aiuta le aziende a trovare modelli finanziari e fare previsioni.
A differenza delle fatture normali o digitali, le fatture elettroniche sono integrate in altri sistemi come i sistemi di contabilità o di orchestrazione dei pagamenti.