Il documento che ogni azienda di servizi DEVE avere per assumere nuovi membri del team

Questo articolo sull'assunzione e la gestione in un'azienda di servizi è di Sharon DeLay, una consulente delle risorse umane la cui azienda fornisce servizi alle aziende in tutti gli Stati Uniti orientali.

Sharon De Lay

Assumere e gestire i dipendenti è una delle cose più difficili che un imprenditore di servizi possa fare. Cosa daresti per un semplice documento che fa tutto quanto segue?

• Fornisce indicazioni sui ruoli e le responsabilità della posizione
• Consente di condurre analisi per determinare lo stato di esenzione di una posizione
• Presenta il quadro attorno al quale è stabilita la compensazione
• Imposta le domande del colloquio per riempire la posizione
• Stabilisce il percorso di carriera per la persona che ricopre la posizione
• Delinea le aspettative chiave, compreso l'ambiente di lavoro e la struttura di rendicontazione, del lavoro
• Serve come un documento di revisione delle prestazioni di base
• Delinea le informazioni necessarie per l'alloggio e le decisioni di congedo
• Serve come un barometro di quando è il momento di separare un dipendente con scarse prestazioni dalla tua azienda

La descrizione del lavoro

Guarda la descrizione del lavoro . Questo documento tanto diffamato e spesso ignorato svolge un ruolo fondamentale nell'assunzione, nella gestione e nella separazione dei membri del team. Dovrebbe essere la pietra angolare di qualsiasi rapporto datore di lavoro-dipendente molto prima di effettuare la prima assunzione.

Spesso sentiamo da settori considerati "ad alto turnover" che lo sviluppo di una descrizione del lavoro è una perdita di tempo. Quando capirai i molteplici usi della descrizione del lavoro, capirai perché è uno strumento fondamentale per assumere e promuovere i membri del team.

Prima del tuo primo noleggio

È fondamentale condurre un'analisi approfondita di ciò di cui hai bisogno per una posizione per la tua attività. Inizia chiedendoti PERCHE' hai bisogno di questa nuova posizione. Cerchi un leader come te? O qualcuno che faccia parte della tua squadra sul campo? Ricorda, potrebbero esserci servizi che possono svolgere parte del lavoro in modo più conveniente ed efficiente (contabilità, risposta ai telefoni, risorse umane, ecc.), attraverso contratti piuttosto che assumendo.

Domande da porre quando si completa una descrizione del lavoro

• Quali strumenti e risorse sono necessari per svolgere questo lavoro? Il lavoro viene svolto principalmente su un computer? La persona utilizzerà altri strumenti che richiedono una formazione specifica? La posizione dovrà essere in grado di rispondere a un telefono e parlare con i clienti
• Quale livello di istruzione o certificazione è richiesto e desiderato per svolgere questo lavoro? Pochissime posizioni richiedono effettivamente una laurea, quindi fai molta attenzione a ciò che richiedi e desideri.
• Che responsabilità di vigilanza ha questo incarico e per quanti incarichi? La posizione deve ottenere la tua approvazione per tutte le decisioni o la posizione ha un'autorità decisionale significativa?
• Quali sono le condizioni fisiche e ambientali? La posizione richiede molto tempo seduto tutto il giorno? La posizione è in un magazzino che richiede molte passeggiate? C'è molto movimento ripetitivo? Valutare oggettivamente tutte le considerazioni fisiche e ambientali del lavoro.
• Qual è il compenso per la posizione? La ricerca salariale basata sui ruoli e sulle responsabilità, nonché sui possibili titoli di lavoro, ti aiuterà a comprendere l'impatto finanziario della posizione.
• Come valuterai e misurerai se la persona nella posizione sta facendo il lavoro secondo le tue aspettative? Registra queste informazioni.

Anche se pensi di avere una buona padronanza delle responsabilità nella tua azienda, questa è comunque una buona analisi da completare. Ti assicura una descrizione del lavoro completa e aggiornata per aiutarti a rispondere alle modifiche dell'esenzione per gli straordinari previste nel 2019.

Scrivere la descrizione del lavoro

Dopo aver completato queste domande e aver risposto in modo obiettivo, hai la struttura per una descrizione del lavoro. Hai anche fatto un'analisi che ti aiuterà a determinare quanto segue:

• Stato di esenzione dalla posizione, o se dovrai pagare gli straordinari o meno per le ore lavorate oltre le 40 in qualsiasi settimana lavorativa.
• Responsabilità chiave della posizione in qualsiasi ciclo lavorativo (giornaliero, settimanale, ecc.)
• Di quali strumenti aggiuntivi avrai bisogno per acquistare e garantire il livello di competenza di cui hanno bisogno i potenziali candidati.
• Le capacità fisiche e di resistenza richieste dalla posizione. Ad esempio, se la posizione lavora in spazi ristretti per una parte significativa della giornata e un candidato rivela di essere claustrofobico, potresti non essere in grado di accoglierlo.
• Uno stipendio competitivo per la posizione che ti aiuterà ad attirare il talento di qualità di cui hai bisogno.
• Come valuterai le prestazioni della persona che accetta il lavoro.

Assunzione e colloquio

Una descrizione del lavoro ben definita, una volta riassunta, diventa un interessante annuncio di lavoro, nonché la base per lo sviluppo del processo di colloquio e delle domande.

Ad esempio, se la posizione richiede che un candidato sia un po' al telefono, ora sai che il colloquio iniziale dovrebbe essere condotto via telefono per valutare la presenza telefonica del candidato. Se la posizione tratta sostanze chimiche come parte normale del lavoro, puoi sviluppare una valutazione da utilizzare durante il processo di colloquio in cui "interroghi" i candidati sui prodotti per la pulizia appropriati da utilizzare per determinati lavori e su come gestirli in sicurezza. Puoi anche sviluppare domande di colloquio situazionali basate su situazioni reali che hai vissuto sul lavoro.

Avere una descrizione del lavoro completa e dettagliata da rivedere durante il colloquio consente anche a te e al candidato di discutere il lavoro e attestare la propria capacità di farlo come presentato.

Dopo aver assunto un nuovo membro del team

Una descrizione completa del lavoro diventa un'eccellente linea guida per la formazione e uno strumento di valutazione delle prestazioni.

Lo schema delle responsabilità del lavoro da una prospettiva giornaliera, settimanale, mensile, trimestrale e annuale, significa che hai identificato l'ordine in cui la persona ha bisogno di apprendere i compiti. Ora sviluppa un elenco di controllo della formazione per rafforzare queste attività di formazione e l'ordine di completamento. Questo può spesso ridurre il tempo necessario per far funzionare un dipendente e generare entrate per la tua attività.

Recensioni delle prestazioni

Inoltre, nei punti di valutazione predeterminati, puoi facilmente annotare con un segno di spunta o meno accanto a ciascuna responsabilità se il nuovo dipendente ha svolto i compiti. Per quei compiti che devono ancora essere appresi o migliorati, sviluppare e allegare una scheda degli obiettivi e usarla come base per eventuali discussioni sulle prestazioni successive. Hai appena completato una revisione delle prestazioni e la documentazione in un semplice passaggio!

Padroneggiare tutte le responsabilità di una descrizione del lavoro fornisce uno spunto per quando è il momento di una promozione o di compiti estesi. Questo alimenta lo sviluppo professionale della tua gente. Le opportunità di sviluppo professionale aumentano il coinvolgimento e riducono il fatturato.

Quando le cose non funzionano

Potresti scoprire che il tuo nuovo dipendente semplicemente non sta realizzando un paio delle sue responsabilità chiave. Indipendentemente dagli obiettivi che hai impostato o dalla formazione aggiuntiva che hai fornito (come indicato nei documenti di revisione sopra), potrebbe essere il momento di separarti dal dipendente.

Una revisione della descrizione del lavoro e di qualsiasi revisione delle prestazioni e documenti di definizione degli obiettivi ti aiuteranno a determinare se è il momento di separarsi.

Il tuo investimento nel front-end di condurre un'analisi completa del lavoro, redigere un documento scritto, rivederlo con il nuovo tirocinante e quindi utilizzare la descrizione del lavoro come strumento di valutazione delle prestazioni, crea una traccia cartacea che dovrebbe aiutarti molto combattere una richiesta di risoluzione illecita, se una dovesse essere intentata contro di te.

Quando una promozione è in ordine

Gran parte dello stesso pensiero dietro l'assunzione di qualcuno di nuovo e la promozione di qualcuno in una nuova posizione si applica allo stesso modo. Investire tempo extra nello sviluppo di una descrizione del lavoro in anticipo ti fa risparmiare tempo e fatica durante il mandato della posizione quando si tratta di formazione, sviluppo, documentazione e premi.

Se un membro del team soddisfa e supera i criteri stabiliti nella descrizione del lavoro originale, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione la possibilità di promuoverlo all'interno della tua azienda.