Firme e-mail del medico eseguite correttamente (con esempi!)

La maggior parte dei medici oggi comunica con i pazienti tramite e-mail. Tuttavia, poiché la comunicazione medico-paziente contiene informazioni sensibili, i professionisti in campo medico devono prestare particolare attenzione per garantire che rimanga sicura e privata per infondere fiducia nei pazienti.

Una parte importante della creazione di tale fiducia è avere una firma e-mail di un medico professionista che mostri immediatamente da chi proviene l'e-mail. Dopotutto, immagina un medico che invia un'e-mail solo con un nome e senza contesto o dettagli di contatto: ciò renderebbe molto meno probabile una risposta da parte del destinatario.

Le buone notizie? Oggi, soluzioni come Newoldstamp hanno semplificato il processo di creazione di firme e-mail accattivanti per i medici, offrendo un processo semplificato e una varietà di modelli che ti aiuteranno a creare una firma efficace e conforme HIPAA.

In questa guida imparerai tutto ciò che devi sapere per impostare una firma e-mail professionale per i medici. Ma prima, esploriamo perché sono importanti.

Quali sono i vantaggi delle firme e-mail dei medici?

Includere una firma nelle tue e-mail può sembrare un cambiamento minore, ma in realtà può fare un'enorme differenza nel tuo rapporto con i pazienti. Diamo un'occhiata ai vantaggi per te come medico e per i pazienti.

I vantaggi dell'utilizzo delle firme e-mail per i medici

Semplificare la comunicazione

La firma del medico aiuta a ridurre i rapporti avanti e indietro, facendo sapere al paziente come può contattarlo e stabilendo aspettative chiare su quando può aspettarsi una risposta. I pazienti possono anche raggiungere la persona giusta in modo rapido ed efficiente, riducendo il tempo necessario per contattarli e minimizzando i ritardi nel processo.

Guidare il traffico

Come medico, devi avere un piano per far crescere la tua pratica, che implica ottenere più contatti e far conoscere ai tuoi attuali pazienti i tuoi servizi medici. Collegando il tuo sito web e i profili dei social media, puoi indirizzare il traffico e far crescere il tuo seguito, il che contribuirà a garantire che i tuoi pazienti abbiano le informazioni più recenti sulla tua pratica.

Vantaggi delle firme e-mail per i pazienti

Facile accesso alle informazioni

I tuoi pazienti si aspettano l'accesso ai servizi e alle informazioni di cui hanno bisogno. Ecco perché i migliori esempi di firma e-mail presentano una varietà di dettagli, come informazioni di contatto, modalità per fissare appuntamenti, risorse per domande comuni e istruzioni su cosa fare in situazioni urgenti.

Esperienza migliorata

Quando esplori buoni esempi di firme di medici, noterai che non sono solo una raccolta di dettagli su una pratica, ma hanno uno scopo chiaro. Un modello efficace per le firme dei medici è progettato per enfatizzare le informazioni più importanti, anticipando le esigenze dei pazienti per semplificare l'esperienza con lo studio medico.

Creazione di una firma e-mail per un medico professionista

Se non hai mai utilizzato una firma specializzata per le tue e-mail, probabilmente ti starai chiedendo quale sia il formato migliore per la progettazione della firma e-mail e quali elementi dovresti utilizzare.

Per aiutarti a iniziare, ecco un elenco degli elementi chiave che dovresti includere.

Elementi da includere nella firma e-mail del medico

Quando decidi quali informazioni evidenziare nella tua firma, le scelte che fai dipendono dalla tua situazione. Vale a dire, i medici di base e i medici specialisti potrebbero avere esigenze diverse nel decidere cosa includere.

• I medici di famiglia hanno una routine con i pazienti che segue un certo schema. Cose come promemoria per controlli annuali e vaccinazioni, nonché risorse per l'invio a specialisti potrebbero migliorare l'esperienza del paziente.
• I medici di base potrebbero anche trarre vantaggio dall’elencare gli orari di ufficio in modo che i pazienti sappiano quando rivolgersi e quando potrebbero potenzialmente programmare la loro visita.
• Gli specialisti potrebbero non aver bisogno dell'orario di ricevimento perché operano su appuntamento. Ma potrebbero inserire un collegamento alla pagina di pianificazione degli appuntamenti del loro sito Web o fornire dettagli su quali condizioni specifiche trattano e come ottenere aiuto.

Detto questo, ecco gli elementi che dovresti considerare per migliorare il tuo marchio personale come medico.

Dettagli essenziali

• Nome completo, titolo professionale, qualifiche mediche. Assicurati di utilizzare titoli adeguati (ad esempio Dottore, MD, DO) e specializzazioni mediche (ad esempio Cardiologo, Pediatra). Ciò stabilisce la tua credibilità e competenza.
• Posto di lavoro . Includi sempre il nome completo dell'ospedale per rendere chiara la tua affiliazione.
• Informazioni sui contatti. È sempre una buona idea utilizzare più di un modo per contattarti, insieme a indicazioni su come contattarti nelle diverse situazioni. Valuta di includere:
  • Numero di telefono principale;
  • Numero di telefono di emergenza;
  • Indirizzo e-mail: includi il tuo indirizzo e-mail come metodo principale per richieste non urgenti;
  • Numero di fax (facoltativo): includilo solo se ancora rilevante per la tua pratica.
• Logo dello studio, foto professionale. L'aggiunta del logo dello studio aiuta a creare un riconoscimento immediato del marchio, mentre una foto professionale aggiunge un tocco personale e dà anche un volto al nome.
• Certificazioni e qualifiche mediche pertinenti. Includere certificazioni e qualifiche aiuta a rassicurare i pazienti sulla tua esperienza. Poiché lo spazio è limitato, aggiungi solo quelli direttamente rilevanti.
• Dichiarazione di non responsabilità tramite posta elettronica. Gestisci le aspettative con una dichiarazione di non responsabilità via e-mail in modo che i pazienti non si aspettino che tu condivida consigli medici.

Elementi aggiuntivi da considerare nelle firme dei medici

• Orario di ufficio. Informa il paziente sulla tua disponibilità e fa risparmiare tempo ai pazienti facendogli sapere quando contattarti.
• Icone dei social media (opzionali). Se desideri aumentare la tua presenza online, l'aggiunta di collegamenti ai tuoi profili sui social media può aiutarti ad aumentare il numero di follower e sviluppare un altro canale per tenere aggiornati i pazienti.
• Sito web (opzionale). Se disponi di un sito Web con risorse utili, informazioni aggiuntive o pianificazione di appuntamenti, l'aggiunta di collegamenti potrebbe essere utile ma non strettamente necessaria.
• Pulsante di invito all'azione. L'aggiunta di un CTA (ad esempio, "Fissa appuntamento") è utile per prenotare rapidamente un appuntamento e allo stesso tempo risparmiare tempo per il personale dello studio medico. Per risparmiare spazio, puoi anche utilizzare icone e collegamenti cliccabili per gli appuntamenti.
• Banner. Attira l'attenzione sulle informazioni più importanti, come i vaccini antinfluenzali stagionali o i nuovi servizi.

Migliori pratiche per le firme e-mail dei medici

Quando vedi un buon esempio di firma di un medico, di solito segue uno schema basato su concetti comprovati di progettazione della firma di posta elettronica. Ecco le migliori pratiche da prendere in considerazione:

• Chiarezza e concisione. Anche se non c'è limite al numero di dettagli che potresti includere, un buon esempio di firma di un medico dovrebbe essere chiaro, facile da leggere e privo di informazioni non necessarie.
• Facilità di utilizzo dei dispositivi mobili. Il 46% di tutte le e-mail aperte ora avviene su dispositivi mobili e ciò significa che la tua firma deve presentare un design reattivo. La buona notizia è che le firme e-mail reattive sono facili da configurare utilizzando una soluzione di firma e-mail completa come Newoldstamp.
• Coerenza del marchio. È essenziale disporre di elementi di branding coerenti come loghi e colori. Utilizzare gli stessi presenti sul tuo sito web o sui profili dei social media garantisce fiducia e familiarità.
• Conformità HIPAA. Per garantire la conformità alle regole e-mail HIPAA, dovresti evitare di utilizzare nomi di pazienti, dettagli dell'appuntamento o qualsiasi altra informazione sensibile.
• Aggiorna regolarmente. Lo scopo principale delle firme e-mail è fornire informazioni accurate e pertinenti, quindi assicurati di aggiornarle almeno trimestralmente. È inoltre fondamentale aggiornare immediatamente quando si verifica un cambiamento nelle credenziali mediche o nei dettagli di contatto.

Newoldstamp: la soluzione adatta ai medici per creare firme e-mail professionali

Newoldstamp è una soluzione adatta ai medici che offre una gamma di funzionalità e un processo di progettazione della firma intuitivo con cui chiunque può iniziare.

Ecco cosa puoi aspettarti quando scegli Newoldstamp come soluzione di firma e-mail:

• Modelli di firma. Risparmia tempo con modelli professionali predefiniti che puoi compilare rapidamente con i dettagli dello studio medico.
• Opzioni di personalizzazione. Ottieni il controllo sulla firma del tuo medico, aggiungendo i tuoi disegni, immagini, loghi e altri dettagli per creare una firma che rifletta la tua pratica privata.
• Aggiornamenti semplici. Concentrati sulla cura del paziente, non sulla gestione della firma e-mail. Newoldstamp è progettato per rendere molto semplice apportare modifiche, garantendo che i dettagli di contatto e le affiliazioni siano sempre aggiornati.
• Integrazione senza problemi. Mantieni un flusso di lavoro fluido senza la necessità di apprendere nuovi software. Newoldstamp si integra con Google Workspace, Microsoft 365 ed Exchange e funziona con tutti i principali client di posta elettronica come Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird e altri.
• Analisi integrata. Ottieni informazioni preziose su come i pazienti interagiscono con la tua firma e-mail. È quindi possibile utilizzare questi dati per migliorare la comunicazione, fornire una migliore esperienza al paziente e prenotare più appuntamenti nel processo.

L'utilizzo di un generatore di firme e-mail gratuito ti consentirà di aggiungere i dettagli essenziali alla tua firma e-mail. Se desideri includere elementi HTML più avanzati come i banner, puoi optare per i piani per la creazione di firme a pagamento dotati di funzionalità di posta elettronica aziendale più avanzate.

Esempi di firma e-mail del medico

Cerchi un esempio di firma e-mail medica che potresti adattare a te stesso? Esplora l'ampia varietà di modelli di firma medica per professionisti del settore medico disponibili su Newoldstamp di seguito.

Linea di fondo

Pronto a rendere le firme e-mail dei medici parte integrante della comunicazione e del marketing via e-mail? Allora scopri quanto può essere facile creare una firma personalizzata per il tuo studio medico.

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