Che cos'è la selezione diretta verso l'interno (DID) e come funziona?

Hai bisogno di un numero di telefono diretto per il membro del tuo team? Allora vuoi un numero di selezione diretta verso l'interno, noto come DID.

Un DID consente ai chiamanti di raggiungere direttamente il tuo dipendente senza passare attraverso un operatore automatizzato, un receptionist o un call center. Questo è diverso da un interno telefonico interno, che funziona solo per coloro che chiamano dall'interno del sistema telefonico aziendale.

L'utilizzo dei numeri DID per i membri chiave del team aumenta la connettività e l'efficienza man mano che la tua azienda cresce, sia che tu sia una piccola azienda che sta costruendo relazioni con i clienti chiave o che tu sia un'impresa che rafforza le relazioni esistenti o mantiene intatta un'immagine professionale.

In questo articolo, forniamo uno sguardo approfondito alla Direct Inward Dialing, al suo funzionamento e ai suoi vantaggi per le aziende di oggi.

Che cos'è la selezione diretta in entrata?

La selezione passante diretta (DID) è una funzionalità del sistema telefonico che consente ai chiamanti esterni di chiamare direttamente un interno interno senza dover passare attraverso un centralino o un operatore. Assegna a ciascun utente/interno di un'organizzazione un numero di telefono esterno univoco. Pertanto i chiamanti esterni possono chiamare persone specifiche direttamente anziché tramite un receptionist.

Per aiutarti a utilizzare il DID, i fornitori di servizi telefonici collegano un blocco di numeri di telefono al sistema telefonico PBX (Private Branch Exchange) della tua azienda.

Attraverso il DID, le aziende possono impostare numeri virtuali che bypassano le principali linee di reception e vanno direttamente all'interno della scrivania o al gruppo di interni. Il DID può essere utilizzato con numeri locali, a tariffa maggiorata o gratuiti.

Altri nomi comuni per DID sono numeri a chiamata diretta, chiamata diretta e chiamate in ingresso dirette. In sostanza, quando qualcuno dice "Raggiungimi al mio numero diretto", è a questo che si riferisce.

DID offre alle aziende comodità, instradamento delle chiamate personalizzato e un'immagine più professionale.

Cos'è un numero DID?

Dal punto di vista di un cliente o cliente, un numero di selezione diretta assomiglia a qualsiasi numero di telefono standard. Tuttavia, DID è un numero di telefono virtuale che va direttamente a un interno o a una sede della tua azienda. Consideratela come una linea telefonica di collegamento.

Questi numeri di telefono con linea diretta indirizzano le chiamate in entrata al sistema telefonico di un'organizzazione. La funzione di inoltrare le chiamate a un singolo utente rende quel numero “diretto”. Questo instradamento delle chiamate dedicato è gestito dal sistema telefonico VoIP.

A differenza di una linea fissa (o linea POTS ), questi numeri vengono instradati direttamente attraverso il sistema telefonico della tua azienda.

Come funziona la selezione diretta verso l'interno?

Tradizionalmente, il DID funziona in due modi: tramite linee PSTN (Public Switched Telephone Network) o Voice over Internet Protocol ( VoIP ) . Cominciamo con PSTN.

1. Composizione diretta su PSTN

Innanzitutto, un fornitore di servizi telefonici collega una serie di linee principali al PBX ospitato dal cliente. Successivamente, un fornitore assegna un blocco di numeri di telefono e li assegna al cliente come numeri di chiamata diretta.

Quando una chiamata in entrata raggiunge uno dei numeri a selezione diretta, viene inoltrata al PBX del cliente tramite la linea urbana. Quando la chiamata arriva al PBX, vengono forniti il ​​numero selezionato e il chiamante.

Infine, il PBX instrada la chiamata in entrata direttamente a uno degli interni telefonici dell'azienda senza la necessità di un operatore o di un assistente automatico .

Nei sistemi telefonici più vecchi, la selezione diretta funzionava utilizzando circuiti analogici. Ciò significava che l'apparecchiatura del cliente doveva fornire la segnalazione a bassa tensione affinché i telefoni del sistema funzionassero.

L'ufficio centrale (CO) della compagnia telefonica controllerà per determinare se la linea era operativa e disabiliterà il circuito se non terminava correttamente.

Più recentemente, i servizi telefonici tradizionali offrono DID tramite circuiti PRI (Primary Rate Interface) . Ciò richiede che tu disponga di linee urbane adeguate affittate dalla compagnia telefonica.

2. Selezione diretta verso VoIP

VoIP è il modo più moderno e flessibile per utilizzare numeri virtuali a selezione diretta con l'aiuto del trunking SIP . SIP rende disponibili le connessioni della linea principale secondo necessità. Non si tratta di linee fisiche ma di collegamenti virtuali attraverso la banda larga solo quando ne hai bisogno.

Questi collegamenti virtuali sono configurati internamente e i numeri sono collegati ai tuoi interni tramite un'applicazione software. Puoi farlo tu stesso oppure puoi chiedere al tuo provider VoIP di farlo per te.

Il DID su VoIP è altamente scalabile. Ad esempio, se decidi di lanciare una campagna di vendita il mese prossimo che richiede 20 nuove linee urbane, puoi farlo facilmente da solo.

Non è necessario contattare la compagnia telefonica, attendere che assegnino un blocco di numeri e quindi inviare un tecnico per collegare fisicamente le linee principali al PBX aziendale.

3. DID per inviare fax

Il modo più semplice per utilizzare il DID come servizio fax è collegare la linea telefonica diretta a un apparecchio fax. Sembra semplice, vero? Tuttavia, ti perderesti i modi più utili e potenti per instradare le chiamate fax con DID.

Una pratica diffusa consiste nell'assegnare un blocco di numeri a selezione diretta a un computer che esegue un server fax. Ciò consente più numeri di fax per la tua azienda collegati a una particolare macchina o anche a più dispositivi.

Proprio come ogni membro del team della tua azienda ha un indirizzo e-mail, puoi assegnargli un numero di fax. Quando arriva un fax per un particolare individuo, può essere indirizzato alla stampante nella sua area di lavoro o anche al suo computer e alla sua stampante.

Articolo correlato

Come inviare fax su Internet (in 5 semplici passaggi)

Tipi di DID

Il vantaggio principale del DID è che consente l'accesso esterno diretto a dipendenti e dipartimenti su un'unica linea telefonica condivisa. Le aziende possono assegnare numeri in base alle loro esigenze di comunicazione e ai flussi di lavoro.

Ecco alcuni tipi comuni di numeri DID tra cui scegliere:

• Numeri DID individuali: a ogni dipendente viene assegnato il proprio numero di telefono esterno univoco che viene indirizzato direttamente a lui. Ciò consente ai chiamanti esterni di raggiungere dipendenti specifici senza passare attraverso un centralino.
• Numeri DID di dipartimento: un intero dipartimento o gruppo di lavoro condivide un unico numero DID. Il numero fa squillare un gruppo di telefoni in quel reparto in modo che le chiamate possano essere facilmente gestite da più persone.
• Numeri DID basati sulla posizione: viene assegnato un numero DID specifico per ogni sede o filiale di un'azienda. Le chiamate a quel numero squillano solo sui telefoni di quel sito.
• Numeri DID gratuiti: noti anche come numeri 800, consentono ai chiamanti esterni di raggiungere gratuitamente dipendenti/dipartimenti. Il numero 800 viene instradato agli interni interni.
• Numeri DID virtuali: i numeri non sono legati a una linea telefonica fisica ma sono ospitati virtualmente. Le chiamate vengono instradate a qualsiasi telefono fisso, softphone o cellulare specificato dall'azienda.
• Numeri DID dell'assistente automatico: i chiamanti ascoltano un menu di opzioni di composizione per persone/dipartimenti diversi quando chiamano questo tipo di numero DID, instradando le chiamate senza un operatore umano.

Vantaggi dell'utilizzo del DID

DID offre molti vantaggi rispetto ai sistemi telefonici tradizionali. La possibilità di chiamare direttamente i dipendenti è estremamente utile per la maggior parte delle aziende moderne. Ecco alcuni vantaggi notevoli:

Efficienze operative e di costo

Con DID puoi ridurre il numero di linee urbane necessarie per connettere la tua azienda. Con un sistema VoIP puoi anche inoltrare i DID a diversi continenti, risparmiando sui costi a lunga distanza.

Il VoIP consente l'accesso diretto alla rete telefonica e, virtualmente, non sarà necessario acquistare nuovi telefoni o hardware.

Migliore flessibilità e mobilità

Con DID hai più controllo su dove e quando ricevere le chiamate. Una forza lavoro mobile richiede una soluzione flessibile. Combinando la potenza di VoIP, DID e SIP con telefoni cellulari, e-mail e SMS si ottiene un sistema di telecomunicazioni più robusto per la tua azienda.

Puoi anche inoltrare automaticamente le chiamate a numeri diversi in determinati orari. Questo è ottimo per il supporto fuori orario per diversi fusi orari, in particolare per i team globali.

Esperienza del cliente migliorata

I clienti possono raggiungere i dipendenti quando ne hanno bisogno senza ostacoli. Questa può essere un'esperienza straordinaria dal punto di vista del cliente.

Le persone in genere preferiscono chiamare numeri di telefono locali. Un'azienda che opera a New York può facilmente creare un numero di telefono a Miami o Londra per i clienti in quel mercato.

Assegnando numeri diversi a diverse campagne di marketing, puoi monitorare con precisione il rendimento di ciascuna campagna, trovare aree di miglioramento e migliorare ulteriormente l'esperienza del cliente.

Produttività

Instradare le chiamate direttamente alla persona, senza la necessità di un receptionist o di un menu telefonico, consente di risparmiare tempo. Il follow-up diventa più semplice per i clienti quando il loro agente ha un unico numero.

Inoltre favorisce una migliore comunicazione. I dipendenti contattano i membri del team tramite un interno dedicato, anche se si trovano in edifici, città o addirittura paesi diversi.

Potete anche fare in modo che la vostra linea diretta inoltri automaticamente le chiamate in entrata al vostro cellulare o ad altri numeri temporanei senza che il cliente conosca questi numeri privati.

Diverse applicazioni del DID

I DID hanno molti usi oltre ai sistemi telefonici aziendali di base.

Esempi di come le aziende utilizzano i DID:

• I team di vendita utilizzano spesso DID dedicati per le campagne di lead generation per monitorare le prestazioni di numeri e promozioni specifici.
• I dipartimenti del servizio clienti possono impostare DID per domande sulla fatturazione, supporto tecnico o domande generali e indirizzare le chiamate in modo più efficiente.
• I team di marketing utilizzano DID unici e temporanei per determinate campagne pubblicitarie o eventi. L'utilizzo di un DID specifico consente loro di valutare i tassi di risposta.
• Le organizzazioni con più sedi possono impostare un DID per ciascuna sede per consentire trasferimenti senza interruzioni tra filiali.
• Gli enti governativi possono utilizzare i DID per indirizzare le chiamate ai dipartimenti o al personale appropriati in modo più efficiente.

Svantaggi dei numeri di telefono DID

Ci sono casi in cui un numero DID potrebbe non essere l'opzione giusta per la tua attività.

Ad esempio, se di recente hai registrato un turnover e hai numeri di chiamata diretta assegnati a ex dipendenti. Anche la disponibilità limitata dei dipendenti può influire sulla tua decisione di optare per DID.

Spetta alla tua azienda determinare l'importanza che clienti, clienti e fornitori raggiungano direttamente i dipartimenti.

Ecco alcune limitazioni comuni del DID e i modi per mitigarle:

1. Instradamento delle chiamate limitato

Quando si utilizza un DID di base, le chiamate vengono instradate direttamente all'interno assegnato, offrendo un controllo limitato sul flusso delle chiamate. Ciò può essere inefficiente per gestire volumi elevati di chiamate o indirizzare i chiamanti a reparti specifici. Utilizza receptionist virtuali, menu IVR o accodamenti di chiamata per una distribuzione efficiente delle chiamate.

2. Problemi di sicurezza

I DID possono essere vulnerabili all'accesso non autorizzato se non vengono adottate misure di sicurezza adeguate. Proteggi i DID con password complesse, autenticazione a più fattori e mascheramento delle chiamate.

3. Informazioni dettagliate sulle chiamate mancanti

I DID di base spesso non dispongono di funzionalità dettagliate di tracciamento delle chiamate, rendendo difficile l'analisi dei dati delle chiamate e l'ottimizzazione della gestione delle chiamate. Scegli fornitori con monitoraggio delle chiamate e integralo con il tuo CRM per un'analisi completa dei dati.

4. Costi elevati

A seconda dei modelli di utilizzo e delle funzionalità scelte, i DID possono essere più costosi rispetto alle linee telefoniche tradizionali. Negozia sconti sui volumi, utilizza opzioni con pagamento in base al consumo o esplora soluzioni VoIP alternative.

Come posso ottenere un numero DID?

Offri ai tuoi clienti e fornitori un modo per raggiungere persone e reparti della tua azienda con un numero di telefono Direct Inward Dialing. Il DID consente ai chiamanti in entrata di saltare l' albero telefonico e di ignorare le code di chiamata.

Il primo passo è ottenere uno o più numeri di telefono aziendali . È probabile che tu abbia già alcuni numeri di telefono aziendali.

Puoi trasferirli tramite un metodo noto come porting . Successivamente, li assegnerai a ciascun utente nel tuo sistema telefonico. Questo può essere fatto facilmente dalla dashboard amministrativa.

Aggiungere le funzionalità di chiamata diretta di cui il tuo team ha bisogno è semplice quando ti rivolgi a un provider VoIP esperto, come Nextiva . Ti aiuteremo a determinare di quanti numeri diretti avrai bisogno e quale sarà la soluzione più conveniente per la tua azienda.

Una volta impostato il servizio DID, i chiamanti in entrata saranno in grado di raggiungere i tuoi team con un basso attrito. In un mondo in cui un ottimo servizio clienti rappresenta un vantaggio competitivo, i numeri diretti sono solo un altro modo per fornire esperienze personalizzate.

Domande frequenti sulla selezione passante diretta