Come funzionano i diversi tipi di software di monitoraggio del tempo

A seconda delle tue esigenze professionali e personali, potresti utilizzare un software di timesheet per tenere traccia delle tue ore di lavoro e un semplice strumento di orologio per le attività non lavorative. Oppure trovi un cronometro automatico più adatto a tutte le attività. Ad ogni modo, puoi dire la differenza tra diversi tipi di software di monitoraggio del tempo? E qual è lo scopo di ogni strumento? Questo articolo ti fornirà le risposte a queste domande, che ti aiuteranno a scegliere il miglior software di monitoraggio del tempo per te.

Ti guideremo attraverso tutti i dettagli su:

• software di cronometraggio
• software per schede attività
• software di registrazione del tempo
• software dell'orologio e
• un cronometro automatico.

Software di cronometraggio

Che cos'è un software di cronometraggio?

Il software di cronometraggio ti aiuta a tenere traccia delle tue ore di lavoro. È possibile scegliere tra due metodi di utilizzo di un software di cronometraggio:

1. puoi inserire manualmente le tue ore ,
2. inserisci le tue ore di lavoro compilando un foglio presenze (software foglio presenze) o
3. puoi usare un timer , un metodo noto come registrazione del tempo.

In un certo senso, il software di cronometraggio è un termine generico per la registrazione manuale delle ore e per un foglio presenze e un software di registrazione del tempo, metodi che spiegheremo in seguito.

Chi può utilizzare un software di cronometraggio e in quali casi?

• Aziende che si occupano di allocazioni di progetti. Quando si pensa alle allocazioni dei progetti, un project manager deve assicurarsi che ci siano risorse sufficienti per completare un progetto durante un determinato periodo. Pertanto, il monitoraggio del tempo può aiutare la direzione e il team a capire se l'allocazione è stata eseguita correttamente e se i dipendenti stanno dedicando tutto il tempo necessario a un particolare progetto.     
• Chiunque lavori per più clienti contemporaneamente . Diciamo che sei un avvocato che rappresenta cinque clienti. Dovrai incontrare i tuoi clienti o avere frequenti chiamate con loro, occuparti della ricerca legale e dei casi per ciascun cliente e occuparti di molte altre attività. Entro la fine della settimana, probabilmente non ricorderai cosa hai fatto martedì. Quindi, dovresti iniziare a utilizzare un software di cronometraggio per inserire ogni attività e la sua durata. Questi dettagli saranno preziosi per la fatturazione e la fatturazione. Le stesse regole valgono per commercialisti, liberi professionisti di qualsiasi tipo e chiunque lavori su progetti a ore.
• Squadre a distanza. Durante il telelavoro, dovrai avere una prova dei tuoi incarichi completati e il tempo necessario per portarli a termine. In alcune aziende, questo è un requisito obbligatorio. Anche quando non lo è, il monitoraggio dell'orario di lavoro ti aiuterà a saperne di più sulla tua produttività, il che ci porta al punto successivo.
• Chiunque voglia migliorare la produttività . Non sarai in grado di migliorare la tua produttività a meno che tu non capisca cosa sta causando il problema. Quindi, inizia a segnare tutti i tuoi incarichi quotidiani e presto vedrai se dedichi troppo tempo a qualche attività. Se è così, dovresti ripensare alle tue abitudini di lavoro.

Cosa trovano utile le persone in un software di cronometraggio?

“È diventato uno strumento così importante nella mia attività. Ho diversi clienti per i quali devo tenere traccia di attività specifiche e non solo posso tenere traccia di quelle voci di tempo facilmente, ma posso guardare indietro e vedere se sto diventando più efficiente in termini di tempo in quelle attività". Elizabeth K.

“Clockify è semplice da usare ed è preciso. Prima di Clockify, sottovaluterei quanto tempo ci vorrebbe per completare un progetto e sottostimarlo. Con Clockify, sono in grado di monitorare con precisione il mio tempo e fatturare di conseguenza. Clockify ha fatto risparmiare tempo e denaro a me e ai nostri affari!”

Jennifer T.

“Poiché il mio capo ha consigliato di utilizzare uno strumento di cronometraggio per 1-2 settimane per aiutarci a capire come utilizziamo il nostro tempo, sento di aver ottenuto molti vantaggi. Una maggiore concentrazione, sentirsi più organizzati quando si lavora su compiti diversi ed essere in grado di pianificare la mia giornata in modo più efficace sono solo alcuni, ma credo che più userò questo strumento, più utile/utile diventerà. I miei colleghi hanno utilizzato un foglio di calcolo Excel configurato con macro per tenere traccia del loro tempo, tuttavia ho pensato che l'interfaccia utente di Clockify fosse molto più estetica e divertente da usare. "

Una citazione di un utente di Clockify

Software per schede attività

Che cos'è un software per schede attività?

Un software per schede attività è un'alternativa alle schede attività cartacee, che consentono di tenere traccia del tempo dedicato alle varie attività compilando le voci di tempo (libri orari). Rispetto ai tradizionali fogli presenze cartacei, la gestione degli orari con il software è più accurata e richiede meno tempo.

I dipendenti sono responsabili dell'invio dei propri fogli presenze. Quindi, spetta ai manager approvare o rifiutare le schede attività.

Chi può utilizzare un software per schede attività e in quali casi?

• Liberi professionisti . Se sei un libero professionista, è probabile che lavori per diversi clienti e su vari progetti. In tal caso, dovrai sapere esattamente quante ore alla settimana/mese hai dedicato a ciascuna attività e progetto in modo da poter addebitare i tuoi clienti. Invece di scrivere i tuoi compiti quotidiani su un pezzo di carta, opta per un software per schede attività. In questo modo, potrai annotare tutte le attività e le ore di lavoro fatturabili. Quindi, puoi semplicemente filtrare le tue attività in base a un particolare cliente, esportare il tuo foglio presenze settimanale come PDF e inviarlo al tuo cliente.

• Appaltatori governativi. Se lavori in un'azienda che fornisce servizi al governo, il monitoraggio dell'orario di lavoro sarà obbligatorio. Questo è un altro caso in cui un foglio presenze torna utile.
• Gestori . Se sei un team leader o un manager, la raccolta dei dati delle schede attività dei dipendenti sarà preziosa per le stime dei progetti. Esaminando le schede attività del team, avrai un'idea chiara dello stato di avanzamento del progetto e se sarà terminato in tempo.
• Personale delle risorse umane. I fogli presenze sono un modo pratico per tenere traccia delle presenze dei dipendenti e calcolare gli straordinari in modo che tutti siano pagati per le ore lavorate.

Cosa trovano utile le persone in un software per schede attività?

“Il nostro giornale ha avuto un enorme successo utilizzando Clockify per gestire i nostri progetti e le schede attività. I nostri dipendenti sono pagati in modo equo per il loro lavoro su ogni progetto e possiamo personalizzare il loro stipendio, il che lo rende più equo per i dipendenti".

Shelby S.

“Adoro il fatto che tutti i fogli presenze siano ora digitalizzati, non hanno più bisogno di fogli presenze cartacei. È più facile raccogliere le schede attività e possono bloccarle.

Carly B.

“Devo tenere traccia del mio tempo fatturabile, che quando si fattura entro 1/4 di ora, ha il potenziale per essere un sacco di voci in un giorno. Prima di Clockify, stavo scrivendo a mano tutte le mie annotazioni su un taccuino che richiedeva tempo e spesso dimenticato, lasciandomi a cercare freneticamente di ricordare cosa avevo fatto settimane prima. Davvero, Clockify è stata la mia grazia salvifica.

Nicole S.

“Come sviluppatore, odio le schede attività. Ma la facilità d'uso per accedere al tuo tempo è incredibile e hai cifre reali che puoi regolare per completare i minuti mancanti. "

Parvez S.

Software di registrazione del tempo

Che cos'è un software di registrazione del tempo?

Un software di registrazione del tempo ti consente di tenere traccia delle ore trascorse in varie attività utilizzando un timer. La regola è semplice, devi avviare un timer quando inizi a lavorare su un'attività e interromperlo quando hai finito.

Chi può utilizzare un software di registrazione del tempo e in quali casi?

• Team che cercano un modo per tenere traccia dei loro progetti . Registrare le tue e le ore del tuo team assicura che tutti facciano la loro parte nel progetto. Inoltre, ti dà una migliore comprensione delle tue ore di lavoro complessive e se qualcuno è sopraffatto dal lavoro.
• Squadre e individui che di solito sono in movimento . Vedere un software di registrazione del tempo sullo schermo ti aiuterà a ricordare di avviare il timer all'inizio e di interromperlo alla fine della giornata, indipendentemente da quanto sei impegnato.
• Chiunque voglia registrare le proprie attività non lavorative. Oltre ai tuoi incarichi di lavoro, puoi tenere un registro delle tue attività quotidiane personali, come correre, studiare e altre attività ricreative. Ad esempio, se ti stai preparando per un esame, puoi registrare le tue ore di studio. Inoltre, puoi aggiungere il nome della tua università come nome del cliente e aggiungere il nome del corso come nome del tuo progetto. Questa routine ti motiverà a prepararti meglio per un esame.

Cosa trovano utile le persone in un software di registrazione del tempo?

“È un ottimo software per tenere sotto controllo le tue azioni. Puoi tenere traccia di quanto tempo hai lavorato. E molte volte stavo più a lungo in ufficio solo perché non ricordavo da quanto tempo ci stavo. Ma ora esco dall'ufficio al momento giusto per avere un po' di "tempo per me". Nel complesso è fantastico fino ad ora. Avevo suggerito alcuni punti che sicuramente sono di mia utilità. L'uso di Clockify ha migliorato la qualità del mio tempo".

Visha S.

"L'app desktop che si trova nella mia barra delle applicazioni rende incredibilmente facile registrare il tempo e quindi allegare report PDF alle fatture. Questo mi ha fatto risparmiare un sacco di tempo. Posso concentrarmi solo sul portare a termine il lavoro ora e sull'invio di fatture, invece di dover dettagliare e registrare manualmente il mio tempo".

David J.

“Clockify fa esattamente quello che ti aspetti dal software per acquisire facilmente record di tempo sulle attività. Ha anche un alto tasso di incorporazione di nuove funzionalità. Utilizziamo Clockify per la registrazione del tempo di un grande team di supporto e sebbene, per ora, richieda un processo manuale per incorporare le attività, è molto utile conoscere l'evoluzione dell'attività".

Gonzalo M.

Software per l'orologio

Che cos'è un software per l'orologio?

Sono finiti i giorni dei cartellini perforati. Al giorno d'oggi, i dipendenti utilizzano il software dell'orologio per entrare e uscire. Pertanto, gli strumenti dell'orologio ti aiutano a registrare sia le ore di lavoro che le presenze.

In generale, diversi strumenti per l'orologio offrono tipi distinti di punch-in e out:

1. I dipendenti possono utilizzare un sistema di timbratura in entrata e in uscita . In questo caso, i dirigenti/datori di lavoro dovrebbero creare un progetto per ogni dipendente, posizionare il tablet/cellulare all'ingresso/uscita, in modo che i lavoratori possano facilmente registrare le proprie presenze e orari di lavoro.
2. Perforazione biometrica dell'impronta digitale . Questo è un metodo che richiede l'installazione di un lettore di impronte digitali su laptop da ufficio, computer desktop o tablet. Quindi, i dipendenti dovrebbero semplicemente entrare e uscire usando le loro impronte digitali.
3. Un sistema di rilevamento del tempo GPS . Una volta che tutti i dipendenti hanno effettuato l'accesso ai propri account orologio, devono attivare il rilevamento della posizione GPS per iniziare a monitorare il proprio tempo.

Quando si tratta di tracciamento biometrico del tempo, alcuni dipendenti ritengono che ciò influisca sulla loro privacy. In effetti, stati come Illinois, Texas e Washington hanno deciso di regolamentare questa materia. Quindi, hanno Biometric Information Privacy Acts (BIPA) per controllare come possono essere utilizzati gli orologi biometrici. Parlando di privacy e sicurezza, questi sono i motivi per cui alcune aziende scelgono solo software di monitoraggio del tempo self-hosted, poiché questo tipo di software può essere ospitato sui propri server, il che garantisce un nuovo livello di sicurezza.

Oltre alle opzioni sopra menzionate, alcune app dell'orologio includono le regole del tempo come una delle loro funzionalità, un'opzione che non consente la perforazione prima di un tempo prestabilito. Inoltre, alcuni strumenti dell'orologio coprono la pianificazione dei turni e la richiesta di ferie.

Chi può utilizzare un software per l'orologio e in quali casi?

• Monitoraggio dei tempi di costruzione . Quando si lavora nel settore edile, il monitoraggio del tempo garantisce che i dipendenti vengano pagati in modo accurato. Ecco perché: in questo settore, ogni lavoratore svolge una parte particolare del lavoro, ma le ore di tutti i dipendenti vengono calcolate insieme. Queste sono chiamate ore uomo o ore di lavoro. È fondamentale ottenere un numero preciso di ore uomo perché queste ore mostrano quanto tempo è stato speso per un progetto. Quindi, per evitare errori di calcolo, i lavoratori dovrebbero entrare e uscire. Quindi, gli appaltatori edili avranno una migliore comprensione del progetto e quanto tempo ci vorrà per completare il progetto. In questo modo, non ci saranno rischi di sottopagare o pagare in eccesso i lavoratori, quindi i dipendenti riceveranno la giusta somma di denaro per il lavoro finito.
• Dipendenti che lavorano a turni . Molti strumenti di cronometraggio consentono di gestire facilmente i turni dei dipendenti. Quindi, se un dipendente non è in grado di lavorare domani mattina perché sta portando suo figlio a un appuntamento dal medico, può prendere il turno pomeridiano. Questo è utile anche per evitare che i lavoratori facciano gli straordinari assegnando il turno a qualcun altro.
• Personale e dirigenti delle risorse umane . Poiché esistono varie app per l'orologio che offrono la richiesta di permessi retribuiti (PTO), questa funzionalità è utile sia per i lavoratori che chiedono ferie sia per il personale/dirigenti delle risorse umane che hanno il compito di approvare le richieste di permesso.

Cosa trovano utile le persone in un software per l'orologio?

“La nostra attività è passata dal monitoraggio delle ore su un blocco note a questo incredibile programma. Che differenza enorme ha fatto! È gratuito E ci consente di timbrare in entrata e in uscita per ore/giorni specifici invece del timer tradizionale . "

Gabriele W.

"L'interfaccia è molto amichevole e mi piace che abbia caratteristiche come il clock in clock out. Assegnare un nome ai timestamp aiuta davvero anche a permettermi di interrompere e avviare nuovi timer per indicare quando ogni parte è stata completata".

Luca K.

“È molto semplice. Entra, timbra e basta! Nessuna funzionalità estranea che non è necessaria per il mio flusso di lavoro e super facile da usare."

Una citazione di un utente di Clockify

“La mia squadra entra ed esce ad ogni lavoro e sono facilmente in grado di tenere traccia delle ore tra ogni persona, ore per settimana, per cliente, per anno. Sarà estremamente utile durante la stagione fiscale.”

Samantha W.

Rilevatore automatico del tempo

Che cos'è un cronometro automatico?

Il vantaggio principale di un monitoraggio automatico del tempo rispetto ad altre opzioni di monitoraggio del tempo è che non è necessario gestire i timer o inserire manualmente l'ora. Invece, le tue ore di lavoro vengono registrate automaticamente.

Gli strumenti di rilevamento automatico del tempo possono essere:

1. Completamente automatizzato . Questi rilevatori di tempo di solito utilizzano l'intelligenza artificiale (AI) per riconoscere le attività e trasformarle in voci di tempo. Quindi, i lavoratori devono solo approvare queste voci di tempo. Inoltre, i rilevatori di tempo automatici che si basano sull'intelligenza artificiale apprendono come gli utenti trascorrono il loro tempo e quali sono le loro attività quotidiane comuni. Pertanto, i rilevatori di tempo automatici diventano più intelligenti nel tempo e forniscono agli utenti voci di tempo più accurate.
2. Parzialmente automatizzato . Ad esempio, questi rilevatori di tempo offrono il rilevamento automatico dell'ora solo quando si utilizzano sistemi operativi particolari, come Mac OS. In questo caso, i dipendenti devono prima abilitare un tracker automatico. Quindi, un rilevatore di tempo registrerà qualsiasi app attiva o scheda del browser come voci di tempo.

Chi può utilizzare un cronometro automatico e in quali casi?

• Team e individui che spesso passano da un cliente all'altro e da un progetto all'altro. Ad esempio, i consulenti di solito trattano diversi clienti per un giorno. Alcune delle loro attività durano solo 15 minuti (una rapida chiamata con un cliente), ma sono importanti quanto quelle attività di un'ora. Pertanto, è fondamentale che i dipendenti registrino ogni incarico, soprattutto nei giorni in cui cambiano costantemente marcia. Sfruttare un rilevamento automatico del tempo significa che questi lavoratori possono concentrarsi su ciò che è cruciale: il loro lavoro. Allo stesso tempo, tutte le attività verranno aggiunte come voci di tempo.
• Chiunque voglia avere una recensione approfondita della giornata. Alcuni rilevatori di tempo automatici, come Clockify, ti mostrano una sequenza temporale di produttività: una panoramica della tua giornata e di quanto tempo hai trascorso su ciascuna app. Quindi, questa sequenza temporale è il tuo tracker della produttività e un modo fantastico per scoprire di più sulle tue distrazioni. Se noti che stai navigando sui social network per 20 minuti, questo sarà il tuo campanello d'allarme. Essere consapevoli di tali distrazioni ti impedirà di ripetere questo comportamento domani.

• Chiunque sia nuovo al monitoraggio del tempo. Alcuni rilevatori di tempo automatici offrono estensioni del browser, che sono abbastanza utili per i neofiti del monitoraggio del tempo. Ecco perché: il timer si avvia all'apertura di una finestra del browser e si interrompe alla chiusura del browser. Quindi, non devi preoccuparti di registrare le tue ore, un tracker del tempo lo farà per te.

Cosa trovano utile le persone in un rilevatore di tempo automatico?

"È facile da usare per il nostro team ed è fantastico che sia disponibile nel browser Web e come estensione di Chrome in modo che tu possa iniziare automaticamente a usarlo".

Una citazione di un utente di Clockify

“In qualità di amministratore, ho bisogno di pochissimo tempo per mantenerlo in funzione e formare i nuovi membri del team, il che è fantastico. Ancora più importante: è facile per i membri del team tenere traccia del proprio tempo e l'estensione di Chrome significa che non devono nemmeno aprire una nuova scheda per iniziare/terminare una sessione di rilevamento".

Andrea K.

“Il servizio ha un tracker per Mac, dove puoi fare praticamente tutto, dall'impostazione di nuovi progetti, all'aggiunta di nuovi clienti, alla creazione di tag per una migliore tassonomia. Sul sito Web, posso vedere i rapporti sull'ora per cliente, progetto, ecc. L'app per Mac rileva anche se non sto lavorando e chiede se deve conservare o eliminare quell'ora. È perfetto per me come freelance, anche nel livello gratuito".

Rodrigo E.

Conclusione

Con così tante app di monitoraggio del tempo sul mercato, è probabile che non sarai sicuro di come funzioni ogni software. Ma una cosa è certa, ogni volta che lo strumento di monitoraggio ha il suo scopo unico. Ad esempio, se sei un datore di lavoro alla ricerca di un modo per tenere traccia delle presenze dei dipendenti, prendi in considerazione l'utilizzo di un software per l'orologio. Oppure, se sei un avvocato che rappresenta diversi clienti, opta per un software per schede attività per registrare tutte le ore fatturabili. Alla fine, tracciare il tempo con il software è facile e ti fornisce dati accurati, indipendentemente dal tipo scelto.