Nota di debito vs nota di credito: qual è la differenza?

Nel mondo business-to-business (B2B) , i valori degli ordini e delle transazioni possono essere elevati. Quando cambiano inaspettatamente, possono sorgere rapidamente sfide finanziarie.

Tali casi possono complicare le operazioni di elaborazione delle fatture, che a loro volta possono influenzare negativamente il processo order-to-cash (O2C).

Per fortuna, ci sono cose che un'azienda può fare per mitigare l'impatto, comprese le note di debito e di credito .

Esaminiamo queste opzioni così come le loro somiglianze e differenze.

Cos'è una nota di addebito?

Le note di addebito (o note di addebito ) sono documenti sia per notificare alle imprese il credito dovuto sia per richiederne il rimborso.

Le note di addebito formalizzano le richieste di restituzione degli acquisti a credito. Sono emessi dagli acquirenti ai venditori tramite gli stessi canali delle fatture.

Oltre all'importo del debito dovuto, una nota di addebito elenca anche altri dettagli relativi alla transazione. Questi includono i dettagli dell'articolo, le date, i motivi dell'emissione, ecc.

Una nota di addebito è una fattura o un credito?

Una nota di addebito non è né una fattura né una forma di credito. È una notifica e registrazione di un obbligo di debito.

Cos'è una nota di credito?

Le note di credito (o note di credito ) sono documenti emessi come ricevute di fatture o ordini errati o modificati.

Sono rilasciati dal fornitore al cliente e possono coprire tutto o solo una parte del valore di una fattura.

Senza di loro, la contabilità e i registri di credito sarebbero difficili da gestire. La rimozione delle vecchie fatture e la creazione di nuove fatture confonderebbe la sequenza dei numeri di fattura e gli audit trail.

Una nota di credito è un rimborso?

Una nota di credito è simile ma non uguale a un rimborso . Il primo è un ritorno ritardato di un valore di credito specifico a un acquirente, mentre il secondo è un rimborso diretto a loro.

Le note di credito ottengono quasi lo stesso risultato dei rimborsi con mezzi diversi. Quasi , perché anche se un rimborso monetario e beni e servizi futuri potrebbero avere lo stesso valore di credito , non sono ancora la stessa cosa .

Forse, ad esempio, un'azienda ha meno bisogno di particolari beni o servizi quando riscatta una nota di credito.

Le note di credito presuppongono anche un rapporto continuativo tra fornitore e acquirente. I rimborsi no.

Le note di credito e il credito del negozio sono la stessa cosa?

Le note di credito e il credito del negozio sono simili ma ancora una volta non sono la stessa cosa.

La definizione di "nota di credito" viene utilizzata nel B2B per descrivere i documenti utilizzati per aiutare a bilanciare i libri contabili.

Store credit è un termine generico utilizzato principalmente in contesti B2C. Copre i buoni regalati, tramite programmi fedeltà o in cambio di prodotti restituiti.

Nota di debito vs nota di credito: le principali somiglianze

1. Finalità: notifica

Sia le note di addebito che di accredito vengono utilizzate come forma di notifica.

Il destinatario di entrambi i tipi di note potrebbe (o non potrebbe) essere a conoscenza di un problema - o modificare - un ordine o una transazione.

Oppure potrebbero non essere pienamente consapevoli dei suoi dettagli. In altre parole, ogni tipo di nota fornisce chiarimenti sull'importo negativo (o positivo) dovuto.

2. Oggetto: scritture contabili

Le note di addebito e le note di accredito sono entrambi documenti indispensabili per le scritture contabili. Senza di loro, gli audit trail mancherebbero di informazioni cruciali.

3. Motivi del rilascio

Ci sono diversi motivi principali per cui è necessario emettere note di debito e di credito.

Gli ordini potrebbero essere errati, danneggiati o semplicemente non arrivare come descritto o in tempo. Potrebbero differire per volume, dimensione, forma, qualità o tempistica. Gli acquirenti potrebbero rifiutarli o i venditori potrebbero rendersi conto del loro errore.

Gli ordini B2B possono essere complessi e potrebbero essere soggetti a modifiche dopo che una fattura è stata emessa correttamente . Se il valore dell'ordine viene diminuito, il reparto contabilità fornitori emetterà una nota di credito. Se l'ordine aumenta, emetterà una nota di addebito.

Gli errori di fatturazione non sono rari. Possono variare dal sovraccarico accidentale alla dimenticanza di aggiungere sconti offerti da un team di vendita. Le note di debito e di credito aiutano a correggere ogni pagamento errato e ogni registrazione contabile causata da questi errori.

4. Flessibilità di emissione

Le note di addebito e di credito possono essere inviate prima o dopo la ricezione delle fatture da parte dell'acquirente.

Se non è ancora stata emessa una fattura, viene aggiunta una nota di credito che ne detrarrà il costo totale. Se è già stata emessa, la nota di credito sarà inclusa nella fattura successiva.

5. Canali di emissione

Sia le note di addebito che le note di credito devono essere inviate attraverso gli stessi canali delle normali fatture, ad esempio i reparti contabili.

6. Formattazione delle note

Entrambi i formati delle note di debito e di credito sono simili alle fatture. Loro includono:

• Nomi, indirizzi, coordinate bancarie e recapiti delle società emittenti e destinatarie
• Data di emissione della nota
• Un numero di serie o di identificazione o un codice specifico della banconota
• Dettagli dei beni o servizi pertinenti relativi alla nota, inclusi volume, numero d'ordine, data dell'ordine, tariffe degli articoli, costo totale, ecc.

Nota di debito vs nota di credito: le principali differenze

1. L'emittente della nota

Le note di credito sono emesse dai fornitori, mentre le note di debito sono emesse da acquirenti o venditori.

2. Conti da pagare vs conti da ricevere

Una nota di addebito riflette i conti da ricevere dell'acquirente. Viene registrato nel registro dei resi di acquisto. Una nota di credito riflette i conti da pagare dell'acquirente. Viene registrato nel registro dei resi di vendita.

3. Riconoscimento vs richiesta

Una nota di credito indica il riconoscimento da parte dell'emittente del credito dovuto.

Una nota di addebito rappresenta una richiesta di credito al venditore. In alcuni casi, potrebbe essere contestato.

Note di credito e di debito vs solleciti

Il sollecito fa parte dell'elaborazione delle fatture e delle riscossioni B2B. Copre le notifiche e le comunicazioni relative al recupero delle fatture non pagate.

Come una nota di addebito, è un promemoria di un pagamento in sospeso. E come una nota di credito, viene emessa dal venditore.

Tuttavia, è correlato a una o più fatture esistenti, non ad alterazioni delle fatture esistenti.

Come ridurre l'emissione di note di addebito e di accredito

Le note di debito e di credito sono una parte normale delle relazioni e dei pagamenti B2B. Sono principalmente un mezzo per mantenere una contabilità chiara.

Tuttavia, in alcuni casi, la necessità persistente di emettere note di debito o di credito potrebbe essere un sintomo di un più ampio problema di riscossione o flusso di cassa per i fornitori oi loro venditori.

Il miglioramento dei processi di riscossione B2B o l'utilizzo o la fornitura di finanziamenti B2B sono opzioni che possono potenzialmente porre rimedio a questo problema.

Conclusione

Le note di debito e le note di credito sono documenti utilizzati per la contabilità aziendale.

Una nota di addebito è una notifica e una richiesta di pagamento di un obbligo di debito. Viene emessa una nota di credito per correggere errori o modifiche apportate a una fattura o a un ordine esistente.

L'emissione di entrambi i tipi di cambiali aiuta a mantenere le scritture contabili e fornisce chiarimenti sull'importo negativo o positivo dovuto.

Presentano somiglianze, come lo scopo e le ragioni dell'emissione, ma presentano anche alcune differenze fondamentali, ad esempio quale parte le emette e se incidono sui debiti o sui crediti dell'acquirente o del venditore.

Le note di debito e di credito sono una parte normale del processo di fatturazione. Tuttavia, se un'azienda ha problemi di flusso di cassa, dovrebbe pensare a modi per ottimizzare i propri processi interni, come fornire opzioni di finanziamento B2B ai clienti. Ciò fornisce un'alternativa pratica alle transazioni puramente in contanti.