L'importanza di un flusso di lavoro per l'approvazione dell'accordo (e come crearne uno)

Che cos'è un flusso di lavoro di approvazione?

Un flusso di lavoro di approvazione è un processo formale che descrive in dettaglio l'approccio di un'organizzazione all'approvazione di documenti o dati. In un contesto di vendita, è il modo in cui il tuo team gestisce l'approvazione di vari documenti durante il ciclo di vendita. Garantisce che le persone appropriate siano in grado di visualizzare e approvare i documenti di vendita necessari in modo efficiente in modo che i rappresentanti possano concentrarsi maggiormente sulla creazione di relazioni e meno sulla ricerca delle approvazioni interne. Fatto bene, un processo di flusso di lavoro di approvazione ben oliato farà uscire le offerte prima e ti aiuterà a creare slancio nelle vendite.

Tipi di flussi di lavoro di approvazione

Le approvazioni sono necessarie durante l'intero processo di vendita, ma le approvazioni generali dei documenti raramente sono efficienti. Con il giusto software di approvazione dei documenti di vendita, puoi delegare ruoli e autorizzazioni in modo che ai revisori vengano presentati solo i documenti che richiedono la loro approvazione, in modo che possano evitare di perdere tempo con piccoli dettagli.

• Gestione del piombo. Un flusso di lavoro di approvazione della gestione dei lead consente ai leader del team di verificare e firmare i lead in modo che i rappresentanti di vendita dedichino meno tempo ed energie alla ricerca di potenziali clienti non qualificati.

• Quotazione. Ottenere quotazioni accurate ai potenziali clienti non dovrebbe essere difficile. Con un flusso di lavoro di approvazione delle quotazioni, i rappresentanti di vendita possono delegare le autorizzazioni di approvazione a team leader, team di prodotto o operazioni per garantire che i prezzi siano accurati e in linea con le esigenze aziendali.

• Valore del documento. Ci sono momenti in cui gli affari al di sotto di una certa dimensione non hanno nemmeno bisogno di approvazione. Un processo di approvazione del valore del documento offre ai revisori la possibilità di scegliere i documenti che desiderano rivedere in base al valore, in modo che i team possano dedicare meno tempo alle approvazioni.

• Sconto. Gli sconti sui prezzi possono aiutare a concludere l'affare, ma ogni sconto ha un costo per la tua attività. Un flusso di lavoro di approvazione degli sconti consente ai rappresentanti di richiedere l'approvazione degli sconti in base al valore, in modo da evitare errori di sconto che intaccano il tuo profitto.

• Termini & Condizioni. I termini dell'accordo preparano il terreno per i tuoi progetti e contratti, quindi devono essere solidi come una roccia. Con un flusso di lavoro di approvazione di termini e condizioni, i leader del team possono assicurarsi che non vi siano modifiche o errori dell'ultimo minuto prima di essere inviati al cliente.

Ostacoli comuni del flusso di lavoro di approvazione

Senza un processo formale, i team di vendita devono affrontare una serie di ostacoli al flusso di lavoro di approvazione che possono mettere a rischio le trattative:

Colli di bottiglia

Un processo del flusso di lavoro di approvazione mal progettato crea enormi colli di bottiglia per i rappresentanti di vendita in attesa dell'approvazione dei documenti. Ci sono molti documenti che possono uscire senza approvazione, ma senza un processo di approvazione formale, i rappresentanti sono bloccati in attesa di firmare tutti i documenti prima di poter andare avanti. Questo rallenta le loro trattative e mette un onere aggiuntivo per il revisore, che potrebbe non avere nemmeno accesso al documento se è lontano dal proprio computer.

Errori e omissioni

Per quanto i flussi di lavoro di approvazione dei documenti possano richiedere molto tempo, sono necessari. Senza di essi, i materiali possono uscire con errori di prezzo, sconti, termini e condizioni, risultati finali e altri errori costosi di proposte commerciali. È necessario un processo di approvazione per garantire che tutti i documenti siano accurati e aggiornati prima di essere inviati a potenziali clienti o clienti.

Disorganizzazione

La mancanza di un processo di approvazione porta a una mancanza di organizzazione. Senza passaggi chiari che descrivano il modo in cui i documenti vengono distribuiti, esaminati e approvati internamente, esiste un maggiore potenziale per materiali ritardati, dimenticati o errati. Non è una bella sensazione perdere un affare perché la richiesta di approvazione è stata sepolta nella casella di posta di un manager.

Mancanza di trasparenza

Un audit trail può aiutarti a capire dove vengono bloccate le approvazioni e chi è responsabile di cosa durante la pipeline. Ma senza un processo di approvazione formale e i giusti strumenti di proposta, c'è una grave mancanza di trasparenza che ti impedisce di ottenere le informazioni di cui hai bisogno.

Come creare un efficiente processo di flusso di lavoro di approvazione

Un processo di flusso di lavoro di approvazione può essere semplice o complesso come lo fai tu. Ma indipendentemente dal tuo approccio, ogni flusso di lavoro di approvazione dovrebbe soddisfare due scopi: mantenere l'accuratezza in tutti i documenti di vendita e garantire che tutti i documenti siano esaminati e approvati in modo efficiente per evitare di ostacolare il processo di vendita.

1. Creare i documenti di vendita

Utilizzando tutto ciò che ti abbiamo insegnato su come scrivere una proposta commerciale, creare la proposta o altri documenti di vendita per costruire il tuo processo di approvazione.

2. Stabilire le responsabilità

Identificare la persona (o le persone) che approvano i documenti e di quali aspetti sono responsabili. Identificare ciò che è necessario da ogni stakeholder prima che il documento possa passare alla fase successiva del processo di vendita.

3. Imposta le autorizzazioni

Definire il livello di autorizzazione che ogni utente dovrebbe avere. Designando gli utenti come visualizzatori, editori o amministratori, puoi controllare chi è in grado di modificare, rifiutare o approvare documenti e garantire che i membri del team giusti abbiano la visibilità e l'accesso di cui hanno bisogno.

4. Crea una sequenza temporale

Identificare eventuali scadenze rilevanti associate ai documenti di vendita. Questo ti aiuterà a stabilire le aspettative e a mantenere in movimento i tuoi flussi di lavoro per evitare arretrati sia per i rappresentanti che per i manager.

5. Imposta avvisi e notifiche

Avvisi e notifiche automatizzati possono aiutarti a tenere traccia dello stato dei tuoi documenti di vendita attraverso l'intera pipeline di vendita. Scegli quando vengono inviati gli avvisi (ad es. approvazioni, rifiuti, richieste di aggiornamento, aggiornamenti di stato, ecc.) ea chi.

6. Documentare e comunicare

Con gli strumenti giusti, come Proposify, puoi visualizzare la cronologia dei documenti e degli utenti in ogni fase del processo di approvazione. Questo può aiutarti a identificare e affrontare le aree problematiche per accelerare il tuo flusso di lavoro.

Vantaggi di flussi di lavoro di approvazione semplificati

Con un processo di approvazione semplificato, il tuo team sarà ben attrezzato per produrre documenti di vendita coerenti e accurati senza rimanere bloccato dai piccoli dettagli o tagliare gli angoli per concludere l'affare.

Consistenza

Non dovrai più chiederti dove inviare i documenti per l'approvazione o farli rimbalzare su più reparti fino a quando non vengono firmati. Un processo di approvazione formale significa che il flusso di lavoro di vendita è sempre lo stesso. Inoltre, puoi impostare soglie di adeguamento per garantire che i documenti non differiscano in modo significativo tra i clienti.

Precisione

Con ruoli e responsabilità prestabiliti, tutti i decisori essenziali vedono e approvano i documenti prima che vengano inviati. Ciò garantisce che più parti interessate possano verificare l'accuratezza delle informazioni, il che lascia molto meno spazio per errori o omissioni.

Efficienza

I flussi di lavoro di approvazione semplificati facilitano l'approvazione garantendo che i responsabili delle decisioni possano rivedere e approvare i documenti pertinenti in modo efficace. Invece di richiedere l'approvazione per tutti i documenti, i manager possono scegliere ciò che devono approvare in modo da potersi concentrare solo sui dettagli che contano.

E con notifiche, avvisi e accessibilità mobile, i revisori hanno il potere di accedere ai documenti istantaneamente e approvare in movimento. Non dovrai più aspettare che i manager tornino alla loro scrivania o sperare che il documento non sia bloccato nel loro backlog.

Trasparenza

Dì addio alla scatola nera nel tuo processo di vendita. Con flussi di lavoro di approvazione semplificati, avrai informazioni dettagliate sull'intera pipeline in modo da poter determinare cosa funziona e cosa no. Dettagli di approvazione complessi possono aiutarti a ritenere i team responsabili e a ridurre i blocchi stradali in modo che il processo di vendita si svolga senza intoppi.

Conclusione

Le approvazioni sono una parte necessaria di qualsiasi ciclo di vendita efficace, ma possono davvero rallentare il processo. Il giusto software di proposta ti consentirà di semplificare il processo del flusso di lavoro di approvazione per ridurre i colli di bottiglia mantenendo la coerenza e aumentando la trasparenza lungo il percorso. Inoltre, l'aumento dell'efficienza può aiutarti a ridurre i tempi di proposta in modo da poterti concentrare sulla costruzione di relazioni con i tuoi clienti.