Il grosso problema dell'igiene dei dati: che cos'è e 6 passaggi per raggiungerlo

Pubblicato: 2018-10-16

I dati guidano una strategia di marketing efficace. Non sono state pronunciate parole più vere. In effetti, McKinsey ha riferito che oltre il 50% delle aziende con le migliori prestazioni utilizza i dati per aumentare i propri ricavi.

Tuttavia, i dati grezzi da soli non sono sufficienti: i dati puliti sono ciò che si traduce in successo. È qui che entrano in gioco pratiche regolari e continue di igiene dei dati .

Gli esperti di marketing utilizzano diversi punti di contatto dei dati per creare personalità dei clienti, indirizzare diversi segmenti di pubblico e analizzare le tendenze e le informazioni sui consumatori. Tutto rimanda all'uso dei dati.

Ma mentre gli esperti di marketing comprendono la necessità dei dati, l'importanza di dati puliti non è ancora così nota. Questa guida illustra le basi dell'igiene dei dati e come le aziende possono raggiungerlo.

Che cos'è l'igiene dei dati e perché è importante?

L'igiene dei dati si riferisce a tutti i processi coinvolti nell'assicurare che i dati siano puliti.

I dati puliti sono dati privi di errori, coerenti e accurati. I dati sporchi, d'altra parte, sono dati con informazioni duplicate, dettagli incompleti e persino dati obsoleti. Questi errori possono effettivamente entrare nel tuo sistema in qualsiasi momento, sia al punto di ingresso che durante l'aggiornamento manuale.

I dati aziendali provengono da molte fonti, quindi è inevitabile che si verifichino degli errori.

Alcune di queste fonti includono:

Sondaggi
Si tratta di domande o moduli a cui gli intervistati possono rispondere in pochi minuti. Di solito, i sondaggi vengono inseriti su siti Web o condivisi tramite i social media.

Transazioni
Questo tipo di dati contiene dettagli sui clienti come la loro posizione esatta, i prodotti che hanno acquistato e il loro livello di coinvolgimento. I dati transazionali vengono raccolti quando gli acquirenti online creano i propri account o effettuano il primo acquisto da un negozio online.

Banche dati
Ci sono molti fornitori di piombo disponibili per le aziende e tutti utilizzano i database per accedere alle informazioni di contatto. Ecco alcune delle migliori fonti di piombo e database.
Campagne di marketing
È pratica comune offrire qualcosa di valore a potenziali lead in cambio di informazioni di contatto. Questo può essere fatto tramite un abbonamento a una newsletter, un programma fedeltà, una prova gratuita o persino una guida.

Vantaggi dell'igiene dei dati

Ripulendo i dati, le aziende non devono affrontare le conseguenze dei problemi causati dai dati sporchi. Idealmente, i team di vendita e marketing possono utilizzare i dati per selezionare gli account e i settori a cui rivolgersi. Ma se i dati sono "sporchi", i team di vendita e marketing non saranno in grado di eseguire strategie al meglio delle loro capacità.

Altri vantaggi dell'igiene dei dati includono:

Maggiore efficienza e produttività
Sapevi che i dati sporchi hanno causato ad alcune aziende una perdita di entrate fino al 12%? Può anche portare gli sforzi di marketing nella direzione sbagliata a causa delle informazioni sbagliate. Con dati puliti, puoi avere una direzione più precisa senza sprecare finanze e altre risorse.

Decisione informata
Dati puliti significa analisi pulite. Un'analisi pulita significa un processo decisionale migliore e più informato quando si tratta di previsioni e altre metriche di vendita e marketing.
Migliore esperienza del cliente
Le informazioni aggiornate su lead o clienti ti aiutano a trasmettere il messaggio giusto alle persone giuste. Ciò si tradurrà in un'esperienza cliente complessivamente migliore e più personalizzata.

Targeting più preciso e segmentazione della clientela
Avere dati puliti assicurerà che gli sforzi di segmentazione dei clienti non vadano sprecati. Informazioni corrette su determinati contatti ti consentiranno di indirizzare efficacemente i lead qualificati.
Analisi accurate
Se i tuoi dati sono sporchi, molto probabilmente le tue analisi e le tue informazioni saranno sbagliate. I dati puliti ti assicurano i giusti risultati quantitativi in modo da poter trarre le giuste informazioni qualitative.

6 migliori pratiche per l'igiene dei dati

Non si tratta più solo di avere accesso a dati e informazioni, ma di avere i dati giusti. Ecco sei pratiche di igiene dei dati che la tua azienda deve mettere in atto.

#001: standardizza i dati al punto di ingresso

I dati possono entrare nel tuo sistema attraverso vari mezzi e canali sopra menzionati.

Ora, l'immissione di dati errata è solitamente una delle prime cause di dati sporchi. Come? Supponiamo che tu abbia un modulo sul tuo sito Web che consente agli utenti di scaricare un case study. Quindi hai un altro modulo per coloro che vogliono programmare una chiamata direttamente. Entrambi i moduli hanno campi per i numeri di telefono.

Un modulo utilizza un campo di testo e l'altro utilizza un menu a discesa per il prefisso e un campo di testo per il resto del numero. Ciò significa che i numeri di telefono nel sistema vengono visualizzati in modo diverso. Cosa succede se un utente compila il campo di testo e omette il prefisso? Ciò rende già i dati inutilizzabili.

Inoltre, se un modulo richiede il numero di telefono e l'altro no, c'è una grande possibilità che alcune delle voci di dati abbiano dettagli di contatto incompleti.

Conclusione chiave: ogni punto dati dovrebbe entrare nel tuo sistema in modo standard indipendentemente dal canale da cui proviene.

Ecco cosa puoi fare:

Esamina tutti i campi dati che hai e tutti i punti di ingresso.
Controlla i formati per e-mail, abbreviazioni, indirizzi e numeri di contatto.
- Standardizza tutti i formati su tutti i punti di ingresso.
Creare una procedura operativa standard (SOP) o una guida passo passo.
Distribuisci la SOP a tutto il team.

Ora, solo perché i dati sono puliti quando entrano, non significa che i dati saranno puliti per sempre. Nel tempo, alcuni dei dettagli di contatto potrebbero dover essere modificati o modificati se i lead trasferiscono società o modificano le loro informazioni personali.

#002: rimuovi i dati inutili

Di più non è sempre meglio, soprattutto quando si tratta di dati.

Se non implementi regolarmente pratiche di igiene dei dati, alla fine ti ritroverai con molti dati inutilizzabili. In effetti, le organizzazioni ritengono che il 25% dei loro dati sia impreciso.

I dati inutili possono essere uno qualsiasi dei seguenti:

I lead o i contatti che sono nella tua lista nera devono essere rimossi
Contatti inattivi o disimpegnati negli ultimi mesi
Indirizzi email che non esistono più a causa delle dimissioni del contatto dalla società precedente
Record duplicati

Mantenere dati inutili nel tuo CRM può portare a più danni di quanti ne siano fatti.

Ad esempio, l'invio di campagne e-mail a indirizzi che non esistono più aumenterà la frequenza di rimbalzo. L'invio di un promemoria a un contatto duplicato può anche distruggere lo sforzo di personalizzazione quando si finisce per inviare un'e-mail due volte.

#003: sfrutta il tuo CRM e aggiornalo regolarmente

Sapevi che il 71% dei rappresentanti di vendita ha affermato di perdere troppo tempo con l'inserimento dei dati? Questo è il tempo che potrebbe essere utilizzato per la sensibilizzazione o il lancio.

Questo è il motivo per cui le aziende di scalabilità di solito investono in software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM), per gestire al meglio sia la pipeline che i clienti esistenti.

Tuttavia, un CRM è potente quanto la pulizia dei dati.

I dati aziendali cambiano regolarmente, quindi è fondamentale pulire periodicamente il tuo CRM come parte delle pratiche di igiene dei dati. Segui questi passaggi come parte della tua igiene CRM:

Assegna una persona che si occuperà di garantire che il CRM sia pulito.
Stabilisci un programma fisso e regolare per la pulizia dei dati nel CRM.
Utilizza le integrazioni e l'automazione che il tuo CRM potrebbe avere. Ad esempio, alcuni strumenti CRM ti consentono di segmentare automaticamente gli indirizzi email non validi.

#004: Convalida l'accuratezza dei dati

Per quanto possibile, incorporare strumenti in grado di convalidare i dati al punto di ingresso. Tuttavia, come accennato in precedenza, i dati aziendali cambiano regolarmente. Cosa significa questo? Significa che dovrai impiegare controlli e aggiornamenti regolari e quindi convalida.

Esegui una prova su un piccolo segmento di dati e fai attenzione a eventuali avvisi su errori come:

Duplicati
Dati mancanti
Valori di dati danneggiati

Ultimo consiglio per questa best practice: imposta una pianificazione regolare per la convalida dei dati da eseguire dopo il controllo del CRM.

#005: Pratica il rispetto delle normative sulla privacy dei dati

Sia il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) che la legge sul controllo dell'assalto alla pornografia e al marketing non richiesti (CAN-SPAM) mirano a proteggere gli utenti online dalla ricezione di e-mail indesiderate.

Questi standard richiedono alle aziende di esaminare le proprie pratiche di gestione dei dati. L'obiettivo finale è assicurarsi che gli utenti online abbiano un maggiore controllo sui propri dati personali.

Cosa fare per garantire la conformità dei dati:

Verifica e valuta tutti i tuoi sistemi e processi di immissione dati.
Smetti di raccogliere piccoli dati irrilevanti. Più lo fai, maggiore è la possibilità di raccogliere dati sporchi. Concentrati sulla raccolta solo dei dati che possono aiutare con le vendite e il marketing.
Esamina i campi dati utilizzati nella generazione di lead. Sposta i dettagli più sensibili nelle fasi successive del processo di vendita.
Distruggere o archiviare i dati quando non sono più necessari per lo scopo per cui sono stati raccolti.
Gatekeep i dati instillando misure di sicurezza aggiuntive sul tuo CRM e altri database a cui accedi regolarmente.
Assicurati sempre che la tua politica sulla privacy sia accessibile agli utenti online

Cosa fare in caso di reclamo sulla privacy

Copri le tue basi. Condurre un'indagine interna approfondita e dettagliata e assicurarsi che l'intero processo sia documentato.
Tutti i reclami sulla privacy dovrebbero essere affrontati con coerenza e livello di standard.
Risolvi i problemi il prima possibile.
Documenta l'intero processo.

#006: Arruolare un team di dati per svolgere il lavoro

Sapere come implementare le migliori pratiche di igiene dei dati è una cosa. In realtà implementarli regolarmente e in modo coerente è un altro.

Conosci la capacità del tuo team e se è in grado di gestire il lavoro che va alla pulizia dei dati. Assumere un team di specialisti dei dati può essere una buona alternativa. Dopotutto, possono svolgere tutte le attività sopra menzionate dall'auditing, dalla rimozione dei dati sporchi e dalla convalida.

Il processo è complicato e richiede abbastanza tempo a disposizione delle persone. Mentre il tuo team può sicuramente intraprendere il processo di pulizia dei dati, dovrai rivalutare se è il miglior uso del loro tempo.

Dopotutto, gli specialisti dei dati sono più esperti e saranno più efficienti, mentre il tuo team di vendita e marketing può dedicare più tempo alla crescita.

Come funziona la pulizia dei dati?

Questo è un rapido riassunto di come funziona solitamente una pulizia dei dati.

In genere inizia con un audit approfondito che deve essere eseguito da un membro del tuo team o da un servizio di gestione dei dati professionale. Segue la parte ad alta intensità di lavoro (compilazione dei dati mancanti, rimozione dei duplicati, eliminazione dei contatti dalla lista nera, ecc.).

Sebbene possa essere arduo, la pulizia dei dati è davvero molto importante. Non c'è altro modo per raggiungere un buon livello di igiene dei dati senza implementare queste migliori pratiche.

Conclusione: l'igiene dei dati non è una cosa una tantum

Oltre ad essere laborioso, raggiungere l'igiene dei dati non è una cosa una tantum. Se i tuoi dati sono puliti oggi, possono benissimo essere di nuovo sporchi domani.

Tuttavia, un database aggiornato e pertinente è essenziale per iniziative di vendita e marketing di successo. Più accurati sono i tuoi dati, maggiore è la qualità dei tuoi lead e più è probabile che si convertano.

Ma ancora una volta, se sei a corto di tempo e manodopera, l'outsourcing è la soluzione migliore.

Un team in outsourcing può fungere da estensione della tua attività. Ad esempio, TaskDrive può effettivamente entrare nel tuo CRM, aggiornare tutte le informazioni, rimuovere ciò che deve essere e anche fornire dettagli di contatto aggiuntivi e aggiornati. Tutto ciò consentirà ai tuoi team di vendita e marketing di concentrarsi maggiormente sulla costruzione di relazioni e sulla preparazione mentale per le conversazioni imminenti.

Sentiti libero di programmare una chiamata con noi o lasciare una nota: parliamo di come puoi scaricare la generazione di lead e la pulizia dei dati in modo da poterti concentrare su altre cose di grande impatto come le iniziative di vendita.