4 Approfondimenti sul Dark Data Mining per i proprietari di piccole imprese
Pubblicato: 2022-05-07Immagina di invitare centinaia di ospiti a una festa a casa tua. Ogni ospite che entra inserisce un'informazione su se stesso in una scatola appena dentro la tua porta di casa.
Vuoi guardare dentro quella scatola?
La stragrande maggioranza delle persone direbbe: "Sì".
Eppure, i proprietari di piccole imprese dicono risolutamente "No", ogni giorno che non stanno estraendo e analizzando i loro dati oscuri.
Per i proprietari di piccole imprese, quella scatola metaforica accanto alla porta è una cornucopia di dati in attesa di fornire informazioni utili e fruibili sulla loro attività.
Che cosa sono i dati scuri per le piccole imprese?
Gartner ha originariamente coniato il termine e definisce i dati oscuri come "le informazioni che le organizzazioni raccolgono, elaborano e archiviano durante le normali attività commerciali, ma generalmente non vengono utilizzate per altri scopi".
Ora immagina se lasci quella scatola vicino alla tua porta di casa e un vicino ficcanaso guarda attraverso la tua finestra per dare un'occhiata all'interno. O peggio, un ladro irrompe in casa tua e ti ruba la scatola. Non hai mai avuto l'opportunità di scoprire cosa c'era dentro.
Per il personale di gestione dei documenti della tua piccola impresa, quella scatola è piena di potenziali passività.
A seconda delle dimensioni della tua attività, della durata del periodo di archiviazione delle informazioni e della quantità di dati raccolti, una "scatola" di dati può crescere fino a diventare una pila di scatole da accumulatore che ti rende impossibile raggiungere la tua parte anteriore porta.
La pila di scatole è un problema perché sei legalmente responsabile di tutti i dati che raccogli, indipendentemente dal fatto che li usi o meno.
Secondo una ricerca del Ponemon Institute nel 2017, ogni record con informazioni sensibili o riservate che viene rubato vale $ 141 di perdita di entrate per la tua azienda e 58 record vengono rubati al secondo a livello globale. Ciò può aumentare se gli hacker prendono più di un record (cosa che faranno).
Inoltre, l'ignoranza dell'esistenza dei dati o il mancato utilizzo dei dati non sono scuse accettabili quando i revisori dei conti indagano sulla cronologia della gestione dei dati dopo una violazione o un reclamo. In definitiva, è tuo compito assicurarti che le informazioni siano gestite, archiviate e smaltite correttamente. Se non lo fai, ne subirai le conseguenze. Quali conseguenze chiedi?
- Stati Uniti: sebbene gli Stati Uniti non abbiano una legge dedicata sulla protezione dei dati secondo Lexology, le conseguenze di una cattiva gestione dei dati dipendono da una pletora di leggi statali e federali che prevedono sia "sanzioni pecuniarie, obblighi affermativi... sia ingiunzioni che vietano future violazioni .“
- Unione Europea: a maggio 2018 entrerà in vigore il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'UE che, contrariamente alle sue origini, cambierà il modo in cui le aziende statunitensi gestiscono i propri dati. Le multe per la violazione del GDPR possono sminuire le entrate della tua azienda di milioni di euro a seconda dell'infrazione.
4 informazioni dettagliate sul data mining oscure
I quattro suggerimenti seguenti ti aiuteranno a sfruttare i tuoi dati e a proteggerti da multe e perdite di entrate. Nel nostro viaggio attraverso la gestione dei dati oscuri, parleremo di:
- Estrazione — Affrontare le tue paure relative ai dati e sviluppare una semplice guida per illuminare e iniziare a utilizzare i tuoi dati. Inoltre, le funzionalità chiave del software di data mining oscuro da tenere d'occhio nel processo di selezione degli strumenti.
- Gestione : identifica diversi tipi di dati oscuri e quali lavori e/o certificazioni puoi assumere/formare per iniziare a utilizzare i tuoi dati oscuri.
- Sicurezza : come affrontare la sicurezza dei tuoi dati oscuri in un mondo pesantemente hackerato e le funzionalità chiave di cui hai bisogno nei tuoi strumenti di sicurezza e governance dei tuoi dati oscuri.
- Comunicazione : una volta che hai messo in luce i tuoi dati oscuri e formulato approfondimenti, è il momento di mostrare il tuo lavoro a coloro che contano di più: i tuoi stakeholder.
1. Consiglio minerario: non aver paura del buio (dati)
Il nome "dati oscuri" è intimidatorio. Dopotutto, le cose brutte escono dal buio - uomini neri, vampiri - hai capito. Ma un'enorme quantità di dati non strutturati non deve essere spaventosa.
È ora di fare luce sui tuoi dati oscuri.
Alan Dayley, direttore della ricerca presso Gartner, afferma: "Indipendentemente dal tipo di dati oscuri raccolti dalla tua organizzazione o dal modo in cui vengono archiviati, la chiave per tenere i dati fuori dal buio è assicurarsi di avere un mezzo per tradurli da un formare un altro e inserirlo facilmente in qualsiasi piattaforma di analisi che utilizzi."
I tuoi dati non sono strutturati e apparentemente inaccessibili ora, ma con alcune modifiche alla struttura delle informazioni potresti scoprire una vasta gamma di nuove possibilità per la tua attività.
“Utilizzando le nuove tecnologie relative alla business intelligence e agli strumenti IT, le aziende possono unire set di dati strutturati e non strutturati per fornire risultati di alto valore. Se eseguiti correttamente, i vantaggi supereranno facilmente i costi legati all'estrazione di dati oscuri", affermano gli autori di Datumize.
Come inizi ad affrontare il tuo mostro di dati oscuri?
- Inizia in piccolo. Scegli un punto dolente su cui vuoi saperne di più all'interno della tua azienda e quindi impegnati a estrarre e valutare quei dati.
- Controlla tutte le tue origini dati (tradizionali e non).
- Identifica le fonti di dati che forniscono le migliori informazioni per trovare una soluzione al tuo punto dolente.
- Controlla i tuoi strumenti e tecniche di analisi dei dati. Questi non devono essere eleganti; possono anche essere liberi.
- Usa le tue nuove informazioni per rifinire il punto dolente che hai identificato in un problema più piccolo, o addirittura risolverlo completamente.
Conclusione chiave: non lasciare che l'entità dei dati ti impedisca di iniziare a utilizzarli per la tua attività. L'azienda che svela i segreti dietro i propri dati oscuri otterrà un vantaggio strategico rispetto a quelle aziende che sono ancora all'oscuro.
Per iniziare più rapidamente il processo di utilizzo dei tuoi dati oscuri, cerca un software di data mining con queste funzionalità:
Ricorda però, proprio come non puoi spremere l'acqua da una pietra, non puoi rendere preziosi i dati dei rifiuti solo perché li estrai dall'oscurità. Sii meticoloso nelle interpretazioni dei dati.
2. Suggerimento per la gestione: non puoi gestire i dati scuri da solo
Ci sono troppi dati scuri da gestire correttamente senza aiuto.
Harvard Business Review ha stimato nel 2012 che "Walmart raccoglie più di 2,5 petabyte di dati ogni ora dalle transazioni dei suoi clienti".
Per metterlo in prospettiva, "un petabyte è un quadrilione di byte, o l'equivalente di circa 20 milioni di schedari di testo".
Sono un sacco di scatole di dati, ed è successo sei anni fa.
Prowess fa un po' più di luce su ciò che potrebbe essere incluso nella tua casella dati oscura:
I dati non strutturati o grezzi includono testo non elaborato, messaggi di testo, e-mail (come e-mail aziendali interne), video (come filmati di sorveglianza), audio (come registrazioni di call center), file di immagine, dati da Internet of Things (IoT) sensori e dati geografici (geolocalizzazione). I dati oscuri possono includere anche dati strutturati, supponendo che i dati non vengano analizzati.
La quantità di dati che raccogli come piccola impresa è decisamente inferiore a quella di Walmart, ma sei comunque responsabile di garantire che i tuoi dati siano conformi a tutte le leggi e i regolamenti pertinenti.
"Gartner prevede che fino al 2021, oltre l'80% delle organizzazioni non svilupperà una politica di sicurezza dei dati consolidata attraverso i silos, portando a potenziali non conformità, violazioni della sicurezza e responsabilità finanziarie".
Non vuoi perdere soldi per multe che puoi evitare, quindi come gestirai i tuoi dati oscuri?
Integra la gestione dei dati oscuri nella tua infrastruttura di gestione dei record formando il tuo team e assumendo le persone giuste.
Gestire correttamente i tuoi dati oscuri significa promuovere un team che sia prima preparato ed educato sui dati oscuri, quindi armarlo con gli strumenti per sottomettere i tuoi dati. Ad esempio, prendi in considerazione l'assunzione di un responsabile dei record (RM) o la formazione di uno del tuo personale esistente per svolgere il lavoro. I gestori dei record conoscono le leggi federali e statali che regolano le informazioni archiviate e che il potenziale di un errore normativo aumenta con la quantità di dati raccolti.
Quindi, fornisci loro il giusto software di gestione dei documenti per tenere traccia di tutti i tuoi dati.
Con un RM stellare o un chief compliance officer (CCO), è possibile implementare in modo efficiente protocolli di gestione del rischio nonostante il flusso costante di dati in entrata.
Conclusione chiave: integra i tuoi team di gestione e conformità dei record con membri che comprendono le normative e sanno come gestire i tuoi dati oscuri. Questi esperti di regolamentazione possono impedire che le multe si accumulano e aiutare a far luce su come strutturare i tuoi dati oscuri in parti gestibili.
Cerca persone con questi titoli o certificazioni:
3. Suggerimento per la sicurezza: i tuoi dati oscuri mettono a rischio la tua azienda
Secondo una ricerca IBM, più dell'80% dei dati sono dati scuri e quindi non utilizzati.
I dati identificati sono già monitorati e protetti (speriamo).
Pensa ai rischi per la sicurezza informatica che presentano i tuoi dati oscuri. La mentalità "lontano dalla vista, fuori dalla mente" significa che i dati su cui non sei concentrato non sono al sicuro, e quindi più aperti agli hacker... questo significa più soldi nelle tasche dei ladri di dati.
Mika Javanainen di M-Files afferma: "I dati oscuri sotto forma di contenuti riservati non protetti e non protetti possono anche creare rischi per la sicurezza, che possono portare a responsabilità legali e finanziarie se inavvertitamente accedono da persone non autorizzate".
Considera la quantità di informazioni preziose che la tua azienda potrebbe archiviare su clienti o transazioni commerciali che cadono nel vuoto dei dati oscuri. Gli hacker sanno che è lì e sanno che non stai guardando.
Facili raccolte.
Conclusione chiave: trova una soluzione di governance dei dati in grado di strutturare i tuoi dati e una soluzione di sicurezza dei dati per identificare potenziali obiettivi per gli hacker. Solo grazie alla combinazione perfetta di entrambi le piccole imprese possono evitare multe per non conformità e proteggere i dati della propria azienda.
Cerca soluzioni software per la governance dei dati e la sicurezza dei dati che offrano queste funzionalità:
4. Suggerimento per la comunicazione: racconta ai tuoi stakeholder cosa trovi
Hai identificato i tuoi dati oscuri e stai imparando grandi cose sui tuoi utenti.
Grande! Ma adesso cosa?
Ora devi presentare quei dati alle parti interessate in modo comprensibile e perseguibile. Ciò significa rendere i dati "facili" da comprendere e utilizzare. Ad esempio, quali di questi sono più comprensibili dai tuoi stakeholder?
Perché dovresti usare la visualizzazione dei dati tramite Dundas
- Il tuo team di marketing: includi chiunque lavori sulla strategia di marketing dal tuo CMO fino al team dei social media. Gli approfondimenti dei tuoi dati oscuri possono aiutarli a indirizzare le loro campagne.
- Il tuo team finanziario: un gestore del rischio finanziario può dirti quanto hai da perdere se vieni violato, il che ti aiuta a formulare un "Piano B" come parte di una "valutazione dei dati" e può aggiungere i tuoi dati al tuo bilancio . I membri del team finanziario possono anche aiutarti a capire quanto costerà archiviare i tuoi dati e aiutarti a budget per eventuali nuove strategie che formulerai dalle tue strategie di data mining oscure.
- Il tuo team di sicurezza delle informazioni : vuoi che il tuo team IT sappia quanti dati hai ora in modo che possano mantenere la sicurezza dei tuoi dati.
Conclusione chiave: inizia a utilizzare i tuoi dati oscuri per informare alcune delle tue decisioni aziendali. Utilizza uno strumento di visualizzazione dei dati per comunicare ciò che i dati dicono al tuo team. Rendi i tuoi dati oscuri accessibili ai membri chiave dei tuoi team di marketing e vendita assicurandoti di disporre delle seguenti funzionalità di visualizzazione dei dati:
Il momento di creare la tua strategia di data mining e gestione oscura è stato ieri
Secondo il rapporto Data Age 2025 di IDC, “Entro il 2025 la sfera dati globale crescerà fino a 163 zettabyte (ovvero un trilione di gigabyte). Sono dieci volte i 16,1 ZB di dati generati nel 2016".
Anche se la tua piccola impresa rappresenta solo una frazione di quei dati, sono comunque molte informazioni da archiviare e smaltire correttamente. In qualità di imprenditore affidabile, devi tenere conto della governance dei dati nella struttura e nelle transazioni del tuo team.
Considera le informazioni che ti mancano non dando un'occhiata più da vicino ai tuoi dati oscuri. Puoi davvero permetterti di ignorare queste informazioni, soprattutto sapendo che i tuoi concorrenti stanno già dando un'occhiata?
L'unica domanda ora è come farai a recuperare e superare la concorrenza usando i tuoi dati oscuri?
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