Diventa amministratore con questi 10 suggerimenti per l'automazione delle vendite

I rappresentanti di vendita svolgono un ruolo cruciale nella generazione di entrate aziendali. Per quanto prezioso sia il loro tempo, sfortunatamente viene spesso consumato da attività manuali banali che distolgono il loro obiettivo principale: la vendita. Se il tuo stack tecnologico è costituito da strumenti obsoleti e inefficienti, è probabile che il tuo team dedichi più tempo alla gestione delle attività amministrative che al contributo attivo alla generazione di entrate. Questo post sul blog cerca di evidenziare le 10 principali attività amministrative che richiedono molto tempo e che ostacolano l'efficienza del tuo team di vendita e dimostra come l'utilizzo di un sistema integrato come HubSpot può semplificare questi processi, ripristinando in definitiva il tempo di vendita significativo del tuo team.

La sfida delle attività manuali nelle vendite

Una sfida significativa che affligge i team di vendita in tutto il mondo è la natura onerosa delle attività manuali e amministrative. I rappresentanti di vendita si ritrovano intrappolati in pratiche burocratiche, immissione di dati, pianificazione di riunioni e altre attività noiose che consumano una quantità eccessiva del loro tempo. Questi compiti possono richiedere fino al 75% della giornata lavorativa di un rappresentante di vendita, lasciandogli solo un quarto del tempo per vendere effettivamente.

L’uso di strumenti obsoleti e inefficienti aggrava ulteriormente questi problemi. Con il processo di vendita distribuito su più piattaforme, i rappresentanti trascorrono tempo inutile passando da un'applicazione all'altra, rintracciando informazioni e mantenendo database disparati. Questo approccio a compartimenti stagni non solo compromette le ore produttive, ma aumenta anche il rischio di errori, con conseguente perdita di opportunità ed entrate.

L’impatto di tali inefficienze nel processo di vendita sulla produttività complessiva è profondo. Non sono semplicemente attività che fanno perdere tempo; influenzano direttamente i profitti impedendo la capacità del team di concludere affari. Pertanto, un approccio semplificato e integrato diventa non solo una cosa gradita, ma una necessità assoluta. Automatizzando le attività di routine, i team di vendita possono concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: costruire relazioni, identificare opportunità e incrementare le vendite.

È qui che entrano in gioco piattaforme come HubSpot, che offrono una soluzione completa che può rivoluzionare il modo in cui lavora il tuo team.

La promessa dell'automazione nelle vendite

L'equazione è semplice: maggiore è il tempo che i rappresentanti di vendita possono dedicare alla vendita, migliori saranno i risultati. È qui che entra in gioco l’automazione. Se implementati in modo efficace, gli strumenti di automazione possono ridurre drasticamente il tempo dedicato alle attività manuali e amministrative, consentendo ai rappresentanti di vendita di fare ciò che sanno fare meglio: vendere.

Dalla gestione dei contatti, al monitoraggio delle interazioni con i clienti, alla pianificazione degli appuntamenti, all'esecuzione di campagne e-mail, i sistemi automatizzati gestiscono questi compiti con una precisione impeccabile, senza lasciare spazio all'errore umano.

L’impatto dell’automazione sulla produttività delle vendite è profondo. Una volta liberati dalla noia delle attività manuali, i rappresentanti di vendita possono concentrare i propri sforzi su iniziative strategiche. Possono dedicare più tempo alla coltivazione dei lead, alla creazione di offerte personalizzate e alla conclusione di accordi.

Inoltre, con l’automazione, esiste un’unica piattaforma unificata per tutte le attività di vendita. Non è necessario destreggiarsi tra più strumenti o cercare frammenti di informazioni sparsi in diversi database.

L’automazione ha il potenziale per trasformare il tuo processo di vendita, aumentando l’efficienza e la produttività. Mentre approfondiamo la sezione successiva, esploreremo alcuni suggerimenti specifici sull'automazione che possono aiutarti a sbloccare questo potenziale e a rivoluzionare le tue operazioni di vendita.

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10 attività amministrative che puoi automatizzare su HubSpot

1. Prospezione

Fonte: software di gestione e prospezione dei lead, HubSpot

Una prospezione efficace implica trovare e qualificare potenziali clienti prima di entrare nella pipeline di vendita. HubSpot semplifica questo processo incorporando l'automazione in diversi modi.

• Identificazione e monitoraggio dei potenziali clienti
  

  Il CRM di HubSpot dispone di un database completo che aiuta a identificare potenziali clienti e a monitorare le interazioni con loro. Le informazioni sull'attività online di un lead, come le pagine Web visitate, i moduli compilati e le e-mail aperte, vengono registrate automaticamente e sono facilmente accessibili. Questi dati possono fornire informazioni preziose sugli interessi di un lead, che possono essere utilizzate per personalizzare un approccio di vendita.

• Raccolta dati

  Lo strumento Prospects di HubSpot consente ai rappresentanti di vendita di vedere quali aziende stanno visitando il loro sito web. Raccoglie dati sul settore, le dimensioni, la posizione e altro del visitatore, fornendo una ricca fonte di informazioni per la definizione delle priorità dei lead.
  
  

• Punteggio principale

  Con un sistema automatizzato di punteggio dei lead, i lead vengono valutati automaticamente in base alle informazioni demografiche e al coinvolgimento, aiutando il tuo team a dare priorità ai lead con maggiori probabilità di conversione, riducendo il tempo speso su lead di bassa qualità.
  

2. Arricchimento di piombo

Con la funzionalità di arricchimento dei lead di HubSpot, i rappresentanti di vendita possono raccogliere e aggiornare automaticamente le informazioni su un lead da vari database esterni, profili di social media e siti Web aziendali. Questi dati potrebbero includere la qualifica professionale, il settore, le dimensioni dell'azienda e l'ubicazione del lead, oltre a interessi personali o notizie recenti sull'azienda.

HubSpot si integra anche con strumenti di arricchimento dei lead come Clearbit, che inserisce automaticamente i dati mancanti sui tuoi contatti e mantiene aggiornato il tuo database. Questo processo automatizzato garantisce un profilo estremamente dettagliato e continuamente aggiornato per ogni lead, consentendo ai rappresentanti di vendita di personalizzare i propri sforzi di sensibilizzazione e aumentare le possibilità di concludere una trattativa.

Automatizzando l'arricchimento dei lead, HubSpot non solo fa risparmiare tempo prezioso al tuo team di vendita, ma migliora anche la qualità dei dati dei lead, fornendo al tuo team le informazioni di cui ha bisogno per coinvolgere i potenziali clienti in modo efficace.

3. Contatto e creazione di accordi

La piattaforma consente ai rappresentanti di vendita di creare automaticamente nuovi contatti nel CRM ogni volta che un visitatore compila un modulo sul sito Web o fa clic su un CTA, eliminando l'immissione manuale dei dati. Questi contatti vengono poi arricchiti con le informazioni derivanti dalle loro interazioni con la presenza online dell'azienda, fornendo una visione a 360 gradi di ciascun potenziale cliente.

Inoltre, la funzionalità di automazione delle trattative di HubSpot può far risparmiare tempo nella creazione e nell'aggiornamento dei record delle trattative. Quando un lead intraprende un'azione significativa, come iscriversi a una prova, richiedere una demo o rispondere positivamente a un'e-mail, HubSpot può attivare automaticamente la creazione di un nuovo accordo. Queste offerte vengono quindi monitorate e aggiornate lungo tutta la pipeline di vendita, fornendo visibilità in tempo reale sul processo di vendita e risparmiando agli agenti aggiornamenti manuali che richiedono molto tempo.

Automatizzando la creazione di contatti e trattative, HubSpot consente ai rappresentanti di vendita di concentrarsi sul coinvolgimento dei lead e sulla chiusura delle trattative, invece di impantanarsi nelle attività amministrative.

4. E-mail

Automatizzando il processo di posta elettronica, HubSpot consente ai rappresentanti di vendita di concentrarsi maggiormente sulla creazione di messaggi accattivanti e meno sulle attività amministrative di gestione della diffusione della posta elettronica.

• Modelli di posta elettronica

  I rappresentanti di vendita possono creare modelli di email personalizzati per situazioni o risposte comuni e condividerli con il team, risparmiando ore spese nella stesura ripetuta di email simili.
  
  

• Sequenze

  Questi possono essere utilizzati per coltivare i lead nel tempo, inviando automaticamente una serie di messaggi fino a quando il destinatario non intraprende l'azione desiderata o la sequenza termina. Le sequenze possono essere personalizzate per soddisfare le varie fasi della pipeline di vendita, garantendo una comunicazione coerente e tempestiva con ciascun lead.
  
  

• Pianificazione della posta elettronica

  La piattaforma consente inoltre ai rappresentanti di vendita di pianificare l'invio delle e-mail in un momento specifico per tassi di risposta ottimali, eliminando la necessità di ricordare o indovinare quando premere il pulsante "invia".
  
  

• Monitoraggio della posta elettronica

  La funzione di tracciamento di HubSpot garantisce che i rappresentanti ricevano una notifica quando un lead apre un'e-mail o fa clic su un collegamento al suo interno. Ciò consente loro di dare seguito in modo tempestivo, aumentando le possibilità di conversione.

5. Pianificazione degli appuntamenti

Le capacità di automazione di HubSpot si estendono anche alla pianificazione degli appuntamenti, rendendo il processo più efficiente per i team di vendita.

Con lo strumento per riunioni di HubSpot, i rappresentanti di vendita possono condividere i propri orari disponibili direttamente con i lead, consentendo loro di prenotare uno spazio di riunione adatto a loro senza l'andirivieni della pianificazione tradizionale. I rappresentanti di vendita impostano semplicemente le loro preferenze di disponibilità e lo strumento si sincronizza con i loro calendari per evitare doppie prenotazioni e gestire i fusi orari.

Una volta pianificata una riunione, le informazioni vengono automaticamente registrate nel CRM e un'e-mail di conferma e un invito al calendario vengono inviati sia al lead che al rappresentante. Ciò elimina la necessità di inserire manualmente i dati e previene eventuali incidenti di pianificazione.

Inoltre, i rappresentanti di vendita possono anche utilizzare lo strumento per organizzare riunioni di gruppo o riunioni round robin, in cui un lead viene abbinato a qualsiasi rappresentante disponibile. Ciò garantisce che i lead vengano gestiti tempestivamente, migliorando l'esperienza complessiva del cliente.

6. Chiamate di vendita

La gestione delle chiamate di vendita aiuta a semplificare il processo per i rappresentanti di vendita e consente loro di concentrare i propri sforzi su interazioni significative.

• Pianificazione delle chiamate

  La funzionalità di pianificazione delle chiamate della piattaforma consente agli agenti di impostare chiamate in date e orari predeterminati, che vengono poi automaticamente registrate nel CRM. Ciò consente di risparmiare tempo sull'immissione manuale dei dati e garantisce che tutte le interazioni siano registrate accuratamente per riferimento futuro.
  
  

• Clicca per chiamare

  Con un solo clic, i rappresentanti di vendita possono comporre il numero di telefono di un lead direttamente dal record del contatto nel CRM. Ciò non solo fa risparmiare tempo nella composizione manuale dei numeri, ma riduce anche al minimo gli errori.
  
  

• Registrazione delle chiamate

  HubSpot offre la possibilità di registrare le chiamate con l'autorizzazione del lead. Queste registrazioni possono essere archiviate rispetto al record del contatto del lead, fornendo un contesto prezioso per le comunicazioni future e consentendo una revisione continua della qualità delle chiamate a fini di formazione.
  
  

• Flussi di lavoro post-chiamata

  È possibile configurare flussi di lavoro automatizzati dopo le chiamate di vendita per attivare azioni come l'invio di un'e-mail di follow-up, la creazione di un'attività o lo spostamento del lead in una fase diversa della pipeline di vendita in base all'esito della chiamata.
  
  

7. Gestione delle trattative

Fornendo un sistema completo per monitorare e gestire in modo efficace le opportunità di vendita, HubSpot perfeziona ulteriormente il processo di vendita con l'automazione nella gestione delle trattative.

La funzionalità di automazione delle trattative della piattaforma semplifica il processo di creazione, aggiornamento e monitoraggio delle trattative all'interno della pipeline di vendita. Con questa funzionalità, una nuova offerta viene creata automaticamente quando un lead esegue un'azione significativa, come l'iscrizione a una prova o la richiesta di una demo. Queste offerte vengono quindi aggiornate sistematicamente in base ai progressi e alle interazioni, offrendo visibilità in tempo reale sullo stato di ciascuna offerta.

Inoltre, i flussi di lavoro automatizzati di HubSpot possono essere configurati per spostare le trattative lungo la pipeline di vendita in base a trigger definiti o comportamento dei lead, come una chiamata di vendita completata o una risposta e-mail, riducendo lo sforzo manuale e garantendo che le trattative procedano senza intoppi.

Inoltre, è possibile impostare notifiche automatiche per avvisare i rappresentanti di vendita ogni volta che una trattativa raggiunge una determinata fase o se non c'è stata alcuna attività su una trattativa per un periodo specificato. Ciò mantiene il team di vendita coinvolto in modo proattivo nelle trattative e impedisce che le opportunità scivolino inosservate.

8. Proposta

HubSpot aiuta i rappresentanti di vendita a creare proposte persuasive e ben strutturate con un investimento di tempo minimo.

L'hub di vendita di HubSpot include uno strumento di proposta che estrae automaticamente i dati rilevanti sulle trattative dal CRM, eliminando così la necessità di un lungo inserimento manuale dei dati. Questo strumento consente ai rappresentanti di creare modelli di proposta personalizzati su misura per il loro processo di vendita, garantendo coerenza e professionalità in tutte le proposte.

Inoltre, ha la capacità di compilare automaticamente questi modelli con dettagli specifici di affari, società e contatti, risparmiando notevolmente tempo e riducendo gli errori. Grazie all'automazione nella stesura delle proposte, HubSpot consente ai rappresentanti di vendita di fornire proposte di alta qualità ai propri lead in modo tempestivo, accelerando così la chiusura delle trattative e migliorando l'efficienza.

9. Rotazione del comando

Con la funzionalità di rotazione automatizzata dei lead di HubSpot, una volta che un lead entra nel sistema, viene automaticamente assegnato a un rappresentante di vendita in base a regole predefinite come geografia, settore o dimensione dell'affare. Questa assegnazione automatica consente di risparmiare molto tempo e impegno che altrimenti verrebbero spesi nell'allocazione manuale e previene potenziali conflitti o squilibri tra i rappresentanti di vendita.

Inoltre, la funzionalità di rotazione dei lead di HubSpot garantisce che ogni lead venga prontamente seguito, migliorando così la velocità di risposta e l'esperienza complessiva dei lead. Questa assegnazione tempestiva e sistematica dei lead consente ai rappresentanti di vendita di concentrarsi maggiormente sulla strategia e sulla costruzione di relazioni con i lead piuttosto che sulle attività amministrative. L'automazione della rotazione dei lead è un'altra testimonianza di come le potenti funzionalità di HubSpot possano migliorare significativamente l'efficienza e la produttività nel processo di vendita

10. Reporting

Gli strumenti di analisi delle vendite di HubSpot compilano automaticamente i dati di varie attività di vendita, consentendo ai team di visualizzare e analizzare le metriche chiave senza la necessità di compilazione o calcoli manuali. Ciò include, tra gli altri, il monitoraggio delle prestazioni individuali e del team, le previsioni delle trattative, lo stato della pipeline di vendita e le proiezioni dei ricavi.

La dashboard personalizzabile della piattaforma consente ai team di visualizzare i propri dati nel modo più sensato per loro, facilitando un processo decisionale efficiente e informato.

Inoltre, è possibile configurare la pianificazione automatizzata dei report per inviare queste informazioni direttamente alla tua casella di posta a intervalli prestabiliti, mantenendoti informato su cambiamenti o tendenze importanti senza la necessità di costanti controlli manuali.

Automatizzando il reporting delle vendite, HubSpot consente ai team di vendita di concentrarsi sulla strategia e sull'esecuzione, garantendo al tempo stesso che abbiano i dati più aggiornati e accurati a portata di mano.

I rappresentanti di vendita svolgono un ruolo cruciale nella generazione di entrate, ma le attività manuali che richiedono molto tempo ostacolano il loro reale potenziale di vendita? La nostra valutazione, basata sugli approfondimenti delle capacità di automazione di HubSpot, identifica le principali attività amministrative che potrebbero sottrarre fino al 75% del tempo prezioso del tuo team.

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