Come rendere la gestione della comunicazione di crisi un gioco da ragazzi tramite SMS

In una crisi, una comunicazione efficace, rapida e affidabile è vitale. Dalle emergenze meteorologiche agli avvisi sanitari, devi essere certo che la tua azienda stia facendo la sua parte per raggiungere i clienti. I cittadini statunitensi inviano oltre due miliardi di messaggi ogni anno, rendendo i messaggi di testo SMS il canale perfetto per le tue comunicazioni in caso di crisi.

Esamineremo cosa rende efficaci le moderne comunicazioni di crisi e come i testi possono aiutare. Considereremo anche i modi in cui i messaggi di emergenza possono aiutare a mantenere le persone al sicuro e informate. Stai usando i testi come parte della tua pianificazione della crisi? In caso contrario, ecco alcuni validi motivi per cui dovresti.

In che modo i messaggi di testo aiutano nella comunicazione di crisi?

In caso di crisi, il tempismo è tutto. Mentre le telefonate si basano sulla disponibilità dell'utente, i messaggi di testo arrivano ai dispositivi pronti per essere ritirati a piacimento del destinatario. È difficile individuare dove e quando i messaggi di testo SMS sono entrati nella pratica di gestione delle crisi. Tuttavia, la maggiore adozione di dispositivi predisposti per il testo ha contribuito a consolidare la tecnologia come punto di accesso comune.

Poiché i messaggi di testo SMS sono un canale diretto, garantiscono che i dettagli cruciali raggiungano sempre le persone e che nessuna informazione vada persa. Potrebbe essere questo il motivo per cui gli utenti di cellulari statunitensi hanno il doppio delle probabilità di inviare messaggi di testo rispetto a quando effettuano chiamate?

Sei persone su dieci leggono i testi entro cinque minuti dalla ricezione. I messaggi di crisi sono urgenti per definizione, quindi i messaggi di testo sono il canale perfetto per la consegna in tempi critici.

Che cos'è il servizio di SMS di emergenza?

Il servizio di messaggistica di emergenza aiuta le persone a chiedere aiuto urgente tramite messaggistica. Text-to-911 è un servizio disponibile per chi non è in grado di chiamare. Sebbene non sia sempre accessibile a livello nazionale, questa piattaforma si rivela utile per le persone che hanno difficoltà a sentire o parlare. È un esempio chiave di messaggi di emergenza che funzionano al contrario.

La Federal Communications Commission raccomanda di chiamare il 911 ove possibile in caso di emergenza. Resta comunque il servizio SMS di emergenza per chi non può utilizzare il telefono.

Suggerimenti per scrivere un messaggio di comunicazione di crisi efficace

Scrivere il messaggio di crisi perfetto significa essere concisi e puntuali. La natura dell'emergenza o della crisi può variare, ovviamente, quindi ecco alcuni suggerimenti importanti da tenere a mente.

• Hai uno spazio limitato per scrivere un messaggio, quindi sii chiaro e conciso.
• Vai dritto al problema: quali sono i fatti?
• Il tuo messaggio può essere frainteso?
• Sii professionale e preciso.
• Mostra empatia e che stai lavorando per rimediare alle cose.
• Assicurati che le persone le informerai quando saranno disponibili ulteriori informazioni.
• Offri risorse aggiuntive che possono chiamare o accedere online.
• Fai sapere alle persone che stai cercando di proteggerle.
• Sii onesto, non nascondere mai informazioni o incolpare gli altri.
• Continua con le informazioni attuali.

Esempi di utilizzo del testo nella gestione delle crisi

Come potrebbero apparire in pratica i messaggi di crisi di testo? Diamo un'occhiata ad alcuni esempi in cui i testi di emergenza hanno fornito soluzioni.

Interruzioni elettriche e di servizio

Le interruzioni di corrente sono molto dannose per le case e le aziende, quindi i fornitori di energia inviano avvisi di testo per informare i clienti di potenziali problemi. I loro clienti ricevono anche notifiche che stimano quando il servizio potrebbe riprendere. Questo dimostra consapevolezza ed empatia e aiuta a rafforzare la fiducia dei clienti.

Con Edison è un fornitore statunitense che accetta le segnalazioni di interruzione dei clienti e consente agli utenti di registrarsi per gli avvisi. I proprietari di abitazione ricevono avvisi quando atti della natura o altri eventi possono causare l'interruzione del servizio. Ad esempio, Con Edison ha aiutato a sostenere i proprietari di case durante l'alluvione avvenuta a Mamaroneck, New York, nell'aprile 2022.

Ritiri dei prodotti dei clienti

A volte, i prodotti possono danneggiare i clienti dopo aver raggiunto i negozi. In questi casi, i richiami di massa sono fondamentali per proteggere la sicurezza pubblica. Informare i clienti tramite messaggi di testo SMS è uno dei modi più rapidi per informarli, in modo che possano quindi buttare via gli articoli o restituirli per un rimborso.

Sia le aziende che i clienti possono sfruttare i messaggi di emergenza in questo scenario.

Avvisi per appuntamenti medici

I servizi medici possono inviare messaggi ai pazienti in merito alla cancellazione degli appuntamenti, consentendo loro di prenotare nuovamente quando è conveniente per loro. I testi aiutano anche a ricordare ai pazienti le visite imminenti che hanno programmato.

Negli ultimi anni, gli appuntamenti per il vaccino COVID-19 sono diventati disponibili come urgenti da prenotare. Al momento del lancio delle vaccinazioni iniziali, molti hanno ricevuto inviti di testo per i loro primi due jab. Questi testi hanno anche aiutato le persone a trovare centri di vaccinazione.

I messaggi di allerta di crisi possono essere estremamente utili in caso di emergenze sanitarie. Gli organismi medici potrebbero inviare messaggi di testo ai pazienti registrati in epidemie locali di altri virus. Questo potrebbe aiutare a mantenere le persone a rischio più al sicuro.

Contrassegna come sicuro durante i disastri naturali

Gli SMS in caso di crisi possono rivelarsi cruciali durante uragani, terremoti e tornado. Possono aiutare a rendere conto della sicurezza individuale. Le missioni di soccorso e i primi soccorritori possono inviare messaggi in massa per garantire che i destinatari siano al sicuro. I messaggi di testo sono utili nella maggior parte degli scenari di emergenza.

Secondo quanto riferito, i testi sono stati utili per i soccorsi durante l'uragano Harvey nel 2017, salvando la vita di decine di migliaia di persone assicurandosi che fossero informati. Molte persone sarebbero morte o scomparse senza questa tecnologia.

La messaggistica di emergenza è utile durante i disastri naturali per aiutare le aziende a tenere conto della sicurezza del personale, rispondendo alla sfida di contabilizzare i membri del team in vaste aree. Inviando un messaggio al personale, è facile confermare la posizione e lo stato.

Avvisi bancari

La messaggistica SMS è utile per aiutare le persone a tenere traccia dei propri soldi. Le banche inviano messaggi in caso di attività fraudolenta o di superamento dei limiti di scoperto. Di solito, le persone possono scegliere quali testi desiderano ricevere. Si tratta di emergenze su piccola scala ma molto personali.

Man mano che le transazioni finanziarie diventano più complesse, tenerne traccia è essenziale. Le app che inviano avvisi possono farlo solo se gli utenti sono connessi a Internet, ma gli SMS consentono ai clienti di agire anche quando i loro telefoni sono offline.

Conclusione

I messaggi di testo sono molto efficaci nel garantire la sicurezza delle persone durante le situazioni di crisi. Utile anche nelle emergenze personali. L'invio di messaggi di testo può rispondere a molte domande e risparmiare stress, tempo e seccature, in tutto, dalle operazioni bancarie alle vaccinazioni.

Poiché la messaggistica SMS avviene offline, non è necessario fare affidamento su Wi-Fi o 5G. In un disastro naturale, questa connettività potrebbe fare la differenza.

Sebbene le app offrano molte funzionalità, è importante mantenere le cose semplici in caso di crisi. Pianifica il rischio e scrivi messaggi brevi e informativi su cui le persone possono fare affidamento.