Crea ordine nelle tue attività lavorative quotidiane con questi 10 semplici suggerimenti

Organizzare il nostro programma di lavoro quotidiano va oltre la definizione di fasce orarie più rigide e il rispetto militante di esse. Ci sono innumerevoli fattori (comprese le distrazioni) che possono scoraggiarci, non importa quanto cerchiamo di essere disciplinati. Era ora che smettessimo di provare a usare una formula che abbiamo visto più e più volte e la consideriamo una cosa soggettiva. Per imparare davvero come organizzare le attività quotidiane, dobbiamo trovare un approccio su misura per noi.

Abbiamo fatto del nostro meglio per ricercare dieci suggerimenti che ti guideranno nella ricerca del metodo più adatto a te. Ciò significa imparare a stabilire le priorità, a gestire i fallimenti e a valorizzare il tuo tempo.

Suggerimento n. 1: crea un ordine adatto a TE

L'assoluto prima di tutto è conoscere se stessi.

È inutile seguire ciecamente le istruzioni o utilizzare modelli e piani prefabbricati da allenatori di produttività e aspettarsi risultati stellari. Solo perché hanno lavorato per loro non significa che funzionerà per te.

Se sei il tipo che lotta con compiti complessi al mattino, ma sei in grado di risolverli facilmente nel pomeriggio, non forzarti in una routine "mattiniera". Invece, pianifica le tue attività quotidiane secondo il tuo orologio biologico.

Il dottor Stefan Volk della University of Sydney Business School è uno dei tanti ricercatori che esplorano le complesse connessioni tra la produttività dell'ufficio e l'orologio biologico. Afferma che il ritmo del nostro corpo ha più alti e bassi durante il giorno, ma solo un periodo di picco di produttività. Se lavori al di fuori del tuo cronotipo, non c'è nessun programma al mondo che ti renda più produttivo. Per esempio:

• I tipi mattutini possono cadere nella trappola di svolgere attività umili nel momento in cui sono più vigili: e-mail, chiamate, riunioni, revisioni, ecc. Quando arrivano le attività importanti, hanno già superato il loro apice.
• I tipi serali si sforzano di svolgere compiti grandi e ad alta intensità di concentrazione il prima possibile perché è un'idea sbagliata di vecchia data che la mattina sia per il lavoro pesante. Finiscono per essere stanchi e sfocati e, naturalmente, incolpano se stessi perché il lavoro viene svolto in modo sciatto.

E forse il più famoso sostenitore del cronotipo, il dottor Michael Breus, consiglia di conoscere prima il tuo tipo, per sfruttare appieno la tua giornata lavorativa.

Suggerimento n. 2: sii realistico e stabilisci obiettivi realistici

Abbiamo tutti fatto lo stesso errore di sopravvalutare la nostra dedizione.

Quante volte hai sentito qualcuno dire che stanno smettendo lo zucchero, solo per vederli comprare una barretta di cioccolato solo tre giorni dopo? E quando gli viene chiesto, la persona si mette sulla difensiva, si sente sconfitta e afferma di essersi arresa o che ricomincerà da capo la prossima settimana. E così il ciclo si ripete.

Ogni allenatore di produttività degno di questo nome ti dirà che obiettivi specifici e compiti facilmente digeribili sono la strada da percorrere. Per esempio:

Invece di:

Scrivi una bozza di 5 pagine entro domani ;

Prova a usare:

8:00 – 10:00 Ricerca l'argomento

11:00 – 13:00 Scrivi le prime due pagine

13:15 – 15 Scrivi le seconde due pagine

15:30 – 16:30 Scrivi l'ultima pagina.

La differenza è chiara. Il primo esempio mostra come la maggior parte di noi annota le attività nel proprio programma di lavoro: sappiamo cosa dobbiamo fare e quando. Lasciamo che i dettagli si risolvano da soli, il che alla fine crea un programma disordinato e disorganizzato.

Ma, se suddividiamo i compiti più grandi in base ai loro componenti, introduciamo immediatamente l'ordine. L'atto da solo ci fa calcolare quanto tempo richiederà ogni passaggio, che è un'informazione inestimabile.

Durante questo calcolo, puoi renderti conto, ad esempio, che non avrai tempo per un'attività che hai pianificato di svolgere. Quindi subito, puoi delegarlo o passare a domani. Ma, se avessi usato il primo metodo, probabilmente ti saresti reso conto che non c'è tempo per quell'attività solo quando era troppo tardi per delegarla o posticiparla.

Alcuni altri esempi:

Suggerimento n. 3: accetta il fallimento come parte del processo di apprendimento

Rimanere sulla stessa corsia del consiglio precedente: mantieni basse le tue aspettative.

Sperare in un cambiamento drastico il prima possibile significa fallire fin dall'inizio. Tieni invece presente quanto segue:

• La prima settimana sarai tu a discutere con il programma, apportando le modifiche necessarie;
• La fine della prima settimana analizzerà i tuoi progressi (successi e fallimenti) e modificherà il programma per la prossima settimana;
• La seconda settimana ti vedrà lavorare con un programma rivisto;
• La fine della seconda settimana analizzerà nuovamente i progressi, ecc.
• La terza settimana vedrà un miglioramento ancora maggiore e le modifiche fondamentali si consolidano.

E così andrà di settimana in settimana. Ogni volta vedrai nuovi posti di miglioramento. Appariranno nuovi problemi, situazioni impreviste che influiscono sulla tua pianificazione (problemi personali, compiti di altre persone, giorni di riposo, scadenze mancate, ecc.).

Quindi inizia a essere più indulgente con te stesso e il tuo programma. Normalizza il fallimento. Altrimenti, interpreterai ogni errore come un segno che non stai facendo progressi, quando è completamente il contrario.

Suggerimento n. 4: adatta il tuo programma al tempo che hai

Contrariamente alla credenza popolare, non dovresti cercare modi per guadagnare "più tempo nella giornata".

Abbiamo tutti 24 ore, né di più, né di meno. Il burnout è il risultato diretto delle persone che lavorano fino all'osso, pensando che orari rigorosi e disciplinati e l'automazione infinita di piccoli compiti daranno loro in qualche modo più tempo.

Quello che vuoi fare è imparare a stabilire le priorità. Perché anche se abbiamo tutti le stesse ore della giornata per un determinato numero di attività, non tutte sono uguali.

Alcuni saranno più importanti di altri, mentre alcuni possono essere eliminati completamente.

E per adottare correttamente questa mentalità, dovrai provare il nostro prossimo consiglio.

Suggerimento n. 5: impara la definizione delle priorità

Uno dei metodi di assegnazione delle priorità di maggior successo è la matrice di Eisenhower.

È un framework utilizzato per determinare quali attività sono più importanti per raggiungere i tuoi obiettivi e quali rallentano i tuoi progressi.

Con Eisenhower Matrix, ordini le tue attività in base a quattro criteri:

• Urgente e importante: da fare subito (chiamate di emergenza, incendio, lesioni, ecc.)
• Urgente ma non importante: delegare a qualcuno (organizzazione di riunioni, pagamento di bollette, lavoretti, ecc.)
• Importante ma non urgente: fallo dopo (obiettivi a lungo termine)
• Non importante e non urgente – eliminare (attività che fanno perdere tempo)

La definizione delle priorità delle attività segue questo semplice schema:

Questo grafico e altro ancora possono essere trovati nella nostra guida dettagliata e dettagliata su come utilizzare la matrice di Eisenhower per organizzare le attività quotidiane.

Una volta che sai quali sono le tue priorità, diventa più facile fare un programma ordinato. Insieme alla conoscenza dei tuoi livelli di energia durante il giorno, sarai in grado di impostare le attività prioritarie nei momenti in cui sei più produttivo.

Suggerimento n. 6: prevedere le distrazioni

Discutiamo spesso di diversi modi di affrontare le distrazioni. Ma questa volta, vorremmo sottolineare l'importanza di conoscere e prevedere le distrazioni prima che si verifichino.

Ci sono molti eventi quotidiani che sai prenderanno del tempo dalla tua giornata. Il modo migliore per eliminarli in modo che non influiscano sul tuo programma di lavoro è prepararti prima.

Qualche esempio:

• Coloro che lavorano a casa possono riscontrare problemi in cui, ad esempio, è necessario riparare qualcosa (impianto idraulico), ma il programma fitto di lavoro lascia poco o nessun tempo per stare con il riparatore. Puoi prepararti alla distrazione chiedendo loro di venire in un momento in cui hai compiti meno importanti o quando un amico o un familiare li vede al posto tuo.
• Ad alcune persone viene chiesto di prendersi del tempo durante la giornata lavorativa per supervisionare i tirocinanti. Un modo per prepararsi alla distrazione è dare al tirocinante due fasce orarie al giorno per le domande. Durante il giorno, raccolgono domande mentre lavorano e, quando arriva il momento di un incontro, possono porre domande su qualsiasi problema. In questo modo, non sarai tirato per la manica durante le ore di punta e il tirocinante avrà il tempo di trovare una soluzione da solo.
• Se stai tenendo una riunione in una giornata particolarmente impegnativa e non puoi delegarla, puoi accorciarla facendo una FAQ alla fine. Anticipando le domande più comuni e rispondendo subito. Quindi, puoi pianificare un altro incontro più breve il giorno successivo per eventuali problemi irrisolti.

Tutto si riduce a conoscere il tuo programma di lavoro per ogni giorno successivo. Ogni attività ha una potenziale distrazione collegata, quindi prepararsi in anticipo può essere più utile che prevenirla sul posto.

Suggerimento n. 7: svuota la testa

Mentre siamo in tema di distrazioni, dovremmo discutere di quanto il nostro cervello le ami, anche se causano grave infelicità, come ricercato da Killingsworth e Gilbert. Lo stesso articolo discute di come un gran numero di intervistati abbia confermato la speculazione secondo cui il vagabondaggio mentale e le distrazioni alla fine si traducono in tristezza, nervosismo e sentirsi inadeguati.

Oltre a disattivare tutte le notifiche, una cosa utile da fare è tenere sempre carta e penna al tuo fianco. Se la tua mente inizia a vagare verso la pianificazione del pranzo di domani, o verso l'incontro con un amico al caffè, prendi quella penna e scrivila immediatamente. Annota idee per il pranzo o possibili argomenti di conversazione per l'incontro al bar.

Perché finché quei pensieri rimarranno nella tua testa, continueranno a fluttuare lì, tornando ogni tanto per allontanarti dal lavoro.

Lo stesso vale per ricordare qualcosa che devi acquistare in negozio, un'e-mail che devi inviare, una persona che devi contattare o un articolo da leggere... Non saltare immediatamente per fare quella piccola cosa: scrivilo e salvalo per dopo.

Altrimenti, il tuo cervello si abitua a soddisfare ogni piccolo allarme che fa scattare. Prima che tu te ne accorga, hai dedicato un'ora a compiti umili che non ti servono a niente quel giorno.

Suggerimento n. 8: misura solo ciò che conta

Forse hai sentito il detto: "Ciò che viene misurato viene gestito".

Ma lo sapevi che è stato smentito? E anche attribuito alla persona sbagliata?

Ci piace usare i cronometri per organizzare i nostri calendari di lavoro. Ci forniscono informazioni dettagliate su dove è andato il nostro tempo, come è andata la nostra giornata e quali aree devono essere migliorate. Aiutano a fatturare correttamente i clienti e persino a creare rapporti per tenere traccia dei progressi man mano che ci organizziamo.

Tuttavia, nel viaggio per creare elenchi di attività quotidiane migliori, si può essere tentati di prendere nota di ogni piccola cosa che accade. Ogni 5 minuti di pausa, ogni telefonata, pulizia della posta, pausa caffè, ecc. In questi casi, misurare ogni singola pausa non ti renderà migliore nell'organizzazione.

Le cose più importanti che dovresti monitorare sono le attività che contano. Quelli che influenzano i tuoi piani a lungo termine.

Ora dobbiamo tenere traccia delle pause quando notiamo che la perdita di tempo sta diventando un problema nel nostro programma di lavoro. Ma per tutti gli altri scopi e scopi, sapere quanto tempo hai dedicato a una telefonata con l'idraulico difficilmente migliorerà il tuo flusso di lavoro quotidiano.

Fai attenzione a quali attività devono effettivamente essere monitorate perché non tutto il tuo tempo ha lo stesso peso.

Suggerimento n. 9: tieni traccia dei progressi

Affinché un cambiamento permanente avvenga (e rimanga), devi sentirti motivato ad andare avanti. E il miglior motivatore è senza dubbio vedere fino a che punto sei arrivato. È nel nostro sangue, non possiamo farne a meno: ecco perché amiamo quelle foto prima e dopo il fitness e lo stile di vita.

I progressi ci fanno spingere perché possiamo vedere che c'è stato un cambiamento in meglio. Lo sforzo non sembra inutile.

Lo stesso vale per la nostra produttività. Nella comunità degli artisti digitali, c'era una breve tendenza in cui si riempiva un indicatore disegnato su carta ogni volta che si disegnava una determinata cosa che si voleva migliorare. E entro la fine di una settimana, due settimane o un mese, avranno compilato il foglio di avanzamento.

Molti sviluppatori hanno, più o meno allo stesso modo, il monitoraggio dei progressi ludicizzato. Esistono numerose app che ti aiutano a seguire le tue abitudini quotidiane e forniscono un rapporto dopo un determinato periodo di tempo.

Investire in un'app di monitoraggio dei progressi (o semplicemente annotare ogni giorno che sei riuscito a tenere traccia del tuo programma) avrà un effetto positivo sulla tua motivazione.

Qui a Clockify, abbiamo compilato un elenco di 29 migliori pratiche di monitoraggio del tempo che descrivono in dettaglio ciò che puoi o dovresti monitorare per misurare con precisione i progressi.

Suggerimento n. 10: introdurre le modifiche gradualmente

Qualunque cambiamento tu decida di adottare, assicurati di farlo gradualmente e allungalo per un periodo di tempo. Ricorda la discussione sulla definizione di obiettivi e aspettative realistiche per te stesso e su quanto sia facile lasciarsi sopraffare.

Inizia con un'abitudine che vuoi provare. Ad esempio, solo durante la prima settimana puoi incorporare uno dei seguenti:

• sposta tutti i tuoi compiti più impegnativi prima delle 10:00 e delle 14:00, prima di pranzo;
• riduci la tua lista di cose da fare a 5-10 attività al giorno;
• ordina le tue priorità e adatta il programma ad esso, ecc.

Ognuno di questi sarebbe un buon inizio per il tuo turno di produttività. Tuttavia, fare tutti e tre allo stesso tempo è un sovraccarico. Perché se ti concentri su un singolo cambiamento, è più facile monitorare e valutare se apporta davvero un cambiamento positivo o meno. Inoltre, è più facile rimanere motivati ​​quando ci sono meno cose a cui prestare attenzione.

L'asporto

Migliorare l'organizzazione delle attività lavorative può avvenire abbastanza rapidamente, ma padroneggiare le abilità richiede un po' di tempo. La cosa importante da ricordare è trovare una struttura o un metodo che si adatti specificamente a te. E se significa che devi passare attraverso settimane di tentativi ed errori, allora è una buona cosa, perché consente di scartare rapidamente gli approcci che non funzionano. Invece di attenerti ostinatamente a loro, pensando che il problema sei tu , puoi provarne altri, finché non trovi quello perfetto.

E quindi, il miglior consiglio è dare una possibilità a questi suggerimenti e usarli come guida per trovare il metodo giusto e rendere la tua vita lavorativa infinitamente più facile.