Prepara il tuo team remoto per il successo: crea una politica di lavoro a distanza efficace

Dopo aver preso in considerazione un modello di lavoro a distanza per la tua azienda e aver iniziato ad assumere rockstar a distanza, devi stabilire delle linee guida su come possono lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi aziendali.

I tuoi dipendenti remoti avranno domande di cui non tutti i membri del team conoscono immediatamente le risposte. Quando dovrei essere online? Posso usare il mio dispositivo? Vengo pagato per gli straordinari?

Una politica di lavoro a distanza completa risponde a queste domande per i nuovi dipendenti e funge da buon conto per l'intera azienda. Definisce le regole di ingaggio e aiuta a stabilire le giuste aspettative, sia per il datore di lavoro che per i dipendenti.

Ecco sei aspetti da affrontare nella politica di lavoro a distanza della tua azienda:

• Specificare le ore di lavoro con sovrapposizioni di fuso orario
• Prevedere disposizioni per la collaborazione asincrona
• Aggiungi linee guida per la sicurezza delle informazioni
• Stabilisci aspettative chiare su compenso e benefici
• Stabilire un codice di condotta per l'organizzazione
• Soddisfare i requisiti di conformità e normativi

Specificare le ore di lavoro con sovrapposizioni di fuso orario

Quantità e specificità sono le due dinamiche in gioco qui. Quante ore ti aspetti che il tuo dipendente remoto lavori in un dato giorno? Ancora più importante, a che ora ti aspetti che lavorino?

A seconda dei requisiti aziendali, puoi impostare un programma rigoroso o lasciare che i dipendenti decidano da soli quante ore devono lavorare. Alcune aziende remote arrivano addirittura a ignorare il numero di ore lavorate a favore della misurazione dei risultati.

Amin Yazdani di AY Technologies considera la seconda domanda più impegnativa: “Quando dovrei essere disponibile? È il mio fuso orario o è un fuso orario centrale per l'azienda o un mix di quelli?"

_{Fonte: Pixabay}

La disponibilità a orari specifici può essere un problema per i team sparsi in tutto il mondo e la collaborazione in tempo reale può rappresentare una sfida. Ancora di più, se i membri del tuo team sono separati da una differenza di orario di oltre 12 ore. Ad esempio, in una squadra con membri a New York e Shanghai, alcuni di loro andranno a letto proprio quando gli altri inizieranno la giornata!

Alex Turnbull di GrooveHQ ha una soluzione semplice a questa sfida. Trova almeno un momento specifico ogni giorno in cui tutti i membri del team possono collaborare in tempo reale.

La politica di lavoro a distanza della tua azienda dovrebbe specificare in quali orari dovrebbero lavorare i dipendenti da remoto. I gruppi funzionali possono avere le proprie cadenze, ma è necessario collegare tutti online alla stessa ora per alcune ore ogni singolo giorno (a volte una sfida anche in team che lavorano dallo stesso ufficio!) o garantire trasferimenti fluidi tra dipendenti in orari diversi zone.

Specifica chiaramente l'orario di lavoro del tuo team remoto. Se sono distribuiti in più fusi orari, assicurati che ci siano delle sovrapposizioni nell'orario di lavoro.

Prevedere disposizioni per la collaborazione asincrona

Nei team remoti distribuiti su troppi fusi orari, la collaborazione in tempo reale è ovviamente un lusso. Sebbene la creazione di pianificazioni con sovrapposizioni di fusi orari sia utile, non è sempre possibile. La soluzione? Concentrati sulla collaborazione asincrona (asincrona) all'interno del team attraverso la pianificazione e la comunicazione.

Poiché l'attesa per le dipendenze a causa delle differenze di fuso orario può essere frustrante, la tua politica di lavoro a distanza dovrebbe stabilire aspettative chiare sulla gestione delle attività e sui follow-up asincroni. Ciò comporta la definizione di regole di base per la disponibilità e la non disponibilità e il rispetto del tempo di ciascun membro del team.

Inoltre, la tua politica di lavoro a distanza dovrebbe specificare gli strumenti utilizzati per la collaborazione in tempo reale e asincrona: chat di gruppo, videoconferenza, gestione dei progetti, rilevamento dei problemi, ecc.

Jordan Wan, fondatore e CEO di CloserIQ, sottolinea l'importanza di una piattaforma di chat di gruppo dedicata:

“È uno degli strumenti più efficaci per il lavoro a distanza. Strumenti come questo rendono possibile il lavoro di squadra anche quando alcuni membri si trovano dall'altra parte del globo".

_{Fonte: gregge}

In Trello e AY Technologies, la videoconferenza gioca un ruolo importante nel consentire la comunicazione one-to-one. Amin Yazdani cita la relativa mancanza di interazioni faccia a faccia come motivo per cui le videochiamate sono più preferibili alla chat o all'e-mail in queste situazioni.

Stabilisci aspettative chiare sulla gestione delle attività e dei follow-up in modo asincrono. Specifica gli strumenti utilizzati per la collaborazione in tempo reale e asincrona.

Aggiungi linee guida per la sicurezza delle informazioni

Poiché un team remoto lavora sia da reti private che pubbliche (case, bar, spazi di co-working, ecc.), proteggere i sistemi informativi aziendali da accessi non autorizzati è sempre una sfida. Per risolvere questo problema, crea linee guida sulla sicurezza delle informazioni e aggiungile alla tua politica di lavoro a distanza.

_{Fonte: Pexel}

GitHub ha una politica BYOD (porta il tuo dispositivo) ma insiste su sicurezza e salvaguardie specifiche come password sicure e firewall sempre attivi. D'altra parte, LiquidSpace e SitePen forniscono dispositivi protetti ai propri dipendenti remoti. Indipendentemente dal percorso che scegli, specificarli nella tua politica di lavoro a distanza aiuta a garantire che tutti sappiano cosa fare.

Creare linee guida per la sicurezza delle informazioni che implichino il provisioning di hardware sicuro a tutti i dipendenti remoti o insistere sull'applicazione di salvaguardie specifiche sui dispositivi di proprietà dei dipendenti.

Stabilisci aspettative chiare su compenso e benefici

Le principali aziende che offrono opzioni di lavoro a distanza come PwC, USDA, Xerox e Sodexo affermano che non dovrebbero esserci differenze sostanziali nella retribuzione o nei vantaggi tra un ruolo in ufficio e la sua controparte remota.

Ma hai una certa flessibilità nell'impostazione delle scale retributive per il tuo team remoto. Ad esempio, puoi fare un'indennità per la posizione geografica del tuo dipendente remoto. Il costo della vita a New York o Los Angeles è ovviamente più alto di, diciamo, Richmond (Indiana) o Harlingen (Texas).

Ecco alcuni fattori da considerare:

• Retribuzione per le ore lavorative di base
• Politica sugli straordinari
• Benefici per i dipendenti
• Passività aziendali
• Politica di rimborso per bollette internet, forniture informatiche, spazio di co-working, ecc.

Remote.co ha alcuni suggerimenti interessanti sui vantaggi che i dipendenti remoti bramano, comprese le ferie pagate e i ritiri aziendali. Vantaggi interessanti per i dipendenti contribuiscono notevolmente ad aiutare le aziende a trattenere dipendenti remoti qualificati.

Le responsabilità per infortuni sul lavoro possono applicarsi alle aziende se i dipendenti remoti sono feriti nel loro ufficio a casa. In Pennsylvania, i tribunali hanno sostenuto il diritto di un dipendente remoto al risarcimento per le lesioni subite mentre lavorava da casa. Consulta il tuo team legale per conoscere l'intera portata della tua responsabilità quando costruisci un'azienda remota.

Stabilisci aspettative chiare su compensi e vantaggi per i dipendenti remoti. Per attrarre e trattenere i migliori talenti, potrebbe essere necessario fare il possibile per fornire vantaggi su misura per le esigenze dei dipendenti remoti.

Stabilire un codice di condotta per l'organizzazione

Le differenze di background e sensibilità culturali sono spesso un punto di forza per i team remoti. Tuttavia, possono anche portare a incomprensioni e conflitti, soprattutto quando la maggior parte della loro comunicazione è asincrona. Stabilire un codice di condotta per le comunicazioni interne ed esterne può prevenire qualsiasi dannoso passo falso che potrebbe derivare dalla "distanza virtuale".

Ad esempio, il Codice di condotta di Infosys copre tutto, dal comportamento e le relazioni sul posto di lavoro alla risoluzione dei conflitti di interesse. Workable.com ha un modello più semplice che potrebbe essere perfetto per te.

Stabilire un codice di condotta per l'organizzazione (compresi i dipendenti remoti) per prevenire qualsiasi malinteso culturale.

Soddisfare i requisiti di conformità e normativi

Il lavoro a distanza potrebbe non essere esplicitamente coperto dalle leggi locali sul lavoro, quindi dovrai consultare un esperto legale in merito alle normative di conformità. C'è anche la questione dell'evoluzione delle leggi relative alla comunicazione online, come il GDPR dell'Unione Europea. Poiché il telelavoro è al centro del lavoro a distanza, le disposizioni di queste leggi potrebbero essere applicabili alla tua attività.

Collabora con il tuo team legale per mettere insieme un documento che consenta ai tuoi dipendenti remoti di sapere cosa devono tenere a mente durante la creazione, l'utilizzo e la condivisione di dati tra loro e/o al di fuori dell'azienda.

Controlla le leggi locali per garantire la conformità quando crei la tua politica di lavoro a distanza. Le leggi sulla privacy e sui dati online come il recente GDPR dell'UE sono molto importanti per il lavoro a distanza.

Personalizza il tuo approccio al lavoro a distanza

La tua politica di lavoro a distanza deve essere adattata alle tue esigenze aziendali specifiche. Affrontare questi punti relativi a ore di lavoro, strumenti di collaborazione, linee guida sulla sicurezza, compensi e vantaggi, codice di condotta e requisiti di conformità è un ottimo modo per iniziare a fare proprio questo!