Costo della qualità nella gestione dei progetti

Ricevi molti feedback su articoli danneggiati o difettosi? Oppure i tuoi clienti si lamentano della descrizione del prodotto sbagliata?

In tal caso, è il momento di rivalutare il processo di sviluppo del prodotto e adottare misure migliori per garantire che i tuoi prodotti non vengano mai più restituiti. In effetti, i resi dei prodotti di solito indicano che c'è un problema più significativo da tenere d'occhio: un calo della qualità. Sebbene sia normale che si verifichino errori, dovresti fare tutto il possibile per evitare che tali errori si verifichino in primo luogo.

Come dovresti farlo esattamente? Bene, tutto si riduce alla qualità - il costo della qualità - per essere precisi.

In questo post del blog, spiegheremo qual è il costo della qualità nella gestione dei progetti e ci soffermeremo sui vantaggi e gli svantaggi di implementarla nei tuoi progetti. Esamineremo anche i costi associati alla buona e alla scarsa qualità e come i project manager calcolano il costo della qualità.

Qual è il costo della qualità nella gestione dei progetti?

Secondo la guida PMBOK: "Il costo della qualità (COQ) si riferisce al costo totale di tutti gli sforzi relativi alla qualità durante il ciclo di vita del prodotto".

Alcune aree del progetto potrebbero non essere state eseguite in conformità con il piano originale, quindi il costo della qualità potrebbe essere sostenuto durante il ciclo di vita del prodotto. In altre parole, decisioni di project management deboli possono portare a diverse conseguenze legate al business, incluso un calo della qualità (o scarsa qualità).

Di conseguenza, i prodotti vengono restituiti, i clienti richiedono la garanzia del prodotto o alcuni prodotti vengono richiamati dal consumatore finale (a causa di riparazione, sostituzione o sostituzione).

Pertanto, è responsabilità del project manager garantire che il prodotto o il servizio sia adatto allo scopo.

Abbiamo parlato con Andrew Kovalev , un membro ufficiale del Forbes Business Council, la cui competenza principale è la ristrutturazione e il riposizionamento strategico organizzativo. Ecco cosa dice sull'importanza di prestare attenzione al costo della qualità:

“Il costo della gestione della qualità non è un costo una tantum, è un processo costante e continuo. Le organizzazioni dovrebbero monitorare e misurare continuamente il costo della qualità per garantire che stiano adottando le misure appropriate per prevenire i difetti e affrontare i difetti che si verificano.

Eravamo curiosi di sapere cosa racchiudono questi difetti:

“Ciò include la revisione e l'aggiornamento regolari di processi e procedure, nonché la formazione dei dipendenti sulle tecniche di gestione della qualità. Inoltre, le organizzazioni dovrebbero monitorare continuamente il feedback e i reclami dei clienti per identificare potenziali aree di miglioramento in termini di qualità".

Se stai solo aspettando fino a dopo la produzione per identificare e correggere i difetti di qualità nei tuoi prodotti, è più probabile che tu veda un aumento del numero di problemi di qualità. Prendendo solo pochi passaggi preventivi prima della produzione, è possibile limitare il rischio di perdita di qualità e ridurre i costi di qualità in generale.

Quali sono i tipi di costo della qualità?

Il costo della qualità è la somma di due fattori:

• Il costo della conformità (costo della buona qualità o COGQ), e
• Il costo della non conformità (costo di scarsa qualità o COPQ).

In altre parole, il costo della qualità è la connessione tra i costi per stabilire un prodotto/servizio di qualità ei costi per stabilire un prodotto/servizio di scarsa qualità.

Il costo della buona qualità (o il costo della conformità) comprende:

• Preventivo e
• Costi di stima.

D'altra parte, il costo della scarsa qualità (il costo della non conformità) riguarda:

• Interno e
• Costi di guasto esterni.

I costi della qualità, tuttavia, non sono specifici della sola produzione, ma rimangono rilevanti dall'inizio della ricerca e sviluppo del progetto fino al punto di interazione con i clienti.

Le seguenti quattro categorie si applicano al costo del modello di qualità in generale. Esaminiamo ciascuno dei costi che abbiamo menzionato per vedere quali attività commerciali influenzano la qualità di un prodotto o servizio.

Tipo n. 1: costo della conformità

Chiamato anche costo della buona qualità (COGQ), il costo della conformità si riferisce ai costi delle attività che assicurano che il prodotto o il servizio soddisfi il livello di qualità desiderato prima che raggiunga il consumatore finale.

Come abbiamo già accennato, il costo della buona qualità è costituito da altre 2 categorie, come ad esempio:

• Costi preventivi e
• Costi di stima.

Sottotipo n. 1: Costi preventivi

I costi preventivi derivano da attività volte a eliminare i difetti (non conformità) dal verificarsi in primo luogo.

Secondo la guida PMBOK, questi includono, ma non sono limitati ai costi di:

• Adeguata formazione del personale. Una formazione adeguata garantisce il successo del progetto perché i dipendenti saranno più efficaci nel condurre e implementare tali progetti.
• Pianificazione della qualità. Il processo di identificazione degli aspetti più importanti del progetto durante la fase di pianificazione per garantire che il piano iniziale venga seguito.
• Sviluppo e test di nuovi prodotti. Il processo di analisi del concetto, delle caratteristiche o delle funzionalità di un prodotto per comprendere come i potenziali clienti potrebbero utilizzarlo.
• Lancio delle specifiche e degli standard di prodotto. Il processo di definizione delle caratteristiche, delle funzionalità e degli standard tecnici specifici necessari per costruire il prodotto.
• Controllo di processo. Il processo di pianificazione, monitoraggio e gestione di tutte le fasi del ciclo di vita del progetto.
• Audit di qualità. Il processo per garantire che le attività del progetto rispettino il livello di conformità ai requisiti del progetto al fine di prevenire eventuali carenze.
• Presentazione di un sistema di gestione della qualità (QMS). Un SGQ semplificherà la registrazione dei processi e delle procedure necessarie per raggiungere gli obiettivi di qualità.

Altri esempi di costi di prevenzione inclusi nella guida PMBOK sono:

• È ora di farlo bene (atteggiamento giusto) . Questa filosofia si riferisce alla consegna del prodotto giusto nel posto giusto al momento giusto. Si tratta anche di concentrare il giusto livello di energia sulle attività giuste al momento giusto.
• Processi documentali. I costi relativi all'atto di registrazione e documentazione di tutti i passaggi e le attività coinvolte nello sviluppo di un particolare progetto dall'inizio alla fine.  
• Attrezzatura . Costi relativi all'acquisizione dell'attrezzatura, comprese le imposte sulle vendite, le spese di trasporto e movimentazione, l'assicurazione durante il trasporto, l'installazione e l'assemblaggio e le prestazioni dell'attrezzatura di prova.

Sottotipo n. 2: costi di valutazione

I costi di valutazione sono correlati all'ispezione e al collaudo dei prodotti per garantire che soddisfino gli standard di qualità e i requisiti di prestazione dopo che il prodotto è stato prodotto.

Questi includono i costi relativi ad attività quali:

• Perdita per prove distruttive. Il metodo per testare le prestazioni o il comportamento dei materiali di un prodotto al fine di verificarne la durabilità (ad esempio, crash test).
• Taratura delle apparecchiature di prova. Il processo di misurazione e configurazione dei parametri dello strumento o della macchina per garantire che rimangano entro i limiti predeterminati.
• Valutazioni dei fornitori. Il processo di valutazione dei fornitori potenziali ed esistenti per garantire che le esigenze dell'organizzazione siano soddisfatte in termini di prestazioni.
• Ispezioni materiali in arrivo. La procedura di convalida della qualità delle materie prime e dei loro componenti al fine di prevenire potenziali problemi prima della pre-produzione.
• Ispezioni della merce ricevuta. Le merci acquistate devono essere ispezionate per quantità e qualità per mitigare potenziali danni e garantire che siano conformi alle specifiche.
• Ispezione e test durante il processo. Si riferisce a tutte le ispezioni effettuate in qualsiasi fase della produzione del prodotto per verificare se determinati parametri seguono gli standard del settore.
• Controllo dei prodotti finiti. Il processo di esame e test delle specifiche e delle dimensioni di un prodotto quando è pronto per la spedizione o è completato almeno all'80%.

In sintesi, i costi di prevenzione e valutazione (costo di conformità) si riferiscono alla quantità di denaro investita durante il progetto per prevenire fallimenti del progetto.

Tipo #2: Costo della non conformità

Chiamato anche costo della scarsa qualità (COPQ), il costo della non conformità si riferisce ai costi delle attività necessarie per correggere i difetti che si sono verificati nonostante gli sforzi di un'azienda per evitarli.

Questi costi di solito derivano da difetti del prodotto, ovvero quando un prodotto non segue gli standard necessari per cui è stato progettato e fabbricato.

I costi di non conformità (o costi di fallimento) sono sottocategorizzati come:

• Costi di guasto interni (trovati dal project manager), e
• Costi di guasto esterni (rilevati dal cliente).

Vediamo a cosa si riferisce ogni tipo.

Sottotipo n. 1: costi di guasto interno

I costi di fallimento interno sono relativi alla rettifica di tutte le non conformità (difetti) da parte dell'organizzazione stessa prima che il prodotto o servizio abbia raggiunto il cliente finale (i costi prima della consegna o della spedizione).

Questi includono:

• Sciupare. Lavoro non necessario derivante da scarsa documentazione degli standard, controlli di qualità insufficienti, mancanza di un processo definito, configurazione del prodotto inadeguata o modifiche di progettazione non documentate.
• Scarto eccessivo. Costo derivante da materiale inutilizzabile (lasciato dopo che il prodotto è stato fabbricato) a causa di problemi quali difetti del prodotto, carenza di materiale, tempi di inattività eccessivi delle apparecchiature e riprogettazioni del prodotto.
• Rilavorazione o rettifica di prodotti difettosi. Costi relativi al processo di identificazione e rifiuto di un determinato prodotto durante la produzione al fine di correggere materiali difettosi e non conformi.
• Guasto della macchina. Una manutenzione impropria porta a incidenti di fermo macchina che comportano una miriade di costi, tra cui la perdita di profitti, la riparazione delle apparecchiature e i tempi di inattività delle apparecchiature.

Sottotipo n. 2: costi di fallimento esterni

I costi per guasti esterni sono associati alla revisione di tutte le non conformità (difetti) che vengono identificate una volta che il prodotto è stato consegnato al cliente finale.

Questi includono:

• Cause di responsabilità. Spese o risarcimenti danni risultanti da contenziosi sulla responsabilità del prodotto a causa di problemi di qualità relativi al modo in cui il prodotto è stato fabbricato o violazioni del diritto civile da parte di un'azienda.
• Assistenza e riparazioni. Costi relativi alla manutenzione del prodotto (riparazione, sostituzione o regolazione di componenti sia dei prodotti restituiti che di quelli sul mercato).
• Richieste di garanzia. Costi associati alla gestione dei reclami accettati (quando un cliente richiede la riparazione o la sostituzione gratuita di un prodotto durante il periodo di garanzia).
• Reclami dei clienti. Quando un prodotto non soddisfa le aspettative dei clienti in termini di qualità, indicheranno problemi o difetti che devono essere affrontati per migliorare la loro esperienza.
• Resi di prodotti o materiali. I costi di elaborazione della merce restituita sono generalmente elevati e derivano da vari motivi, tra cui aspettative non soddisfatte, merce danneggiata o difettosa, rimorso dell'acquirente, descrizione errata del prodotto o adattamento errato.

Altri esempi di costi di fallimento esterni trovati nella guida PMBOK sono:

• Ordini di vendita errati. Gli errori di ordine possono essere costosi, indipendentemente dal fatto che siano causati da un prezzo inadeguato, un articolo errato o un codice parte, informazioni mancanti sul cliente o un errore di immissione dei dati.
• Entrate perse. Se un'azienda fornisce prodotti di scarsa qualità, i clienti non acquisteranno più da loro. Questo conta come affari persi (vendite perse), poiché molto probabilmente i clienti acquisteranno invece da qualcun altro.
• Danni di spedizione. Il costo della sostituzione dei prodotti danneggiati è significativo, ma una parte inevitabile di qualsiasi organizzazione. I danni di solito derivano da un imballaggio inadeguato, manipolazione impropria o esposizione all'acqua.

In poche parole, i costi di fallimento interni ed esterni si riferiscono alla quantità di denaro investita durante un progetto in corso o dopo il completamento del progetto a causa di guasti.

Quali sono i vantaggi del costo del modello di qualità?

Mantenere una buona qualità è molto importante in relazione ai costi, ma offre anche una serie di altri vantaggi per le organizzazioni.

Per saperne di più su tali vantaggi, abbiamo contattato David O'Brien, unico collaboratore di TheProjectManagement.Expert e Project Manager certificato con oltre 25 anni di esperienza in varie metodologie di gestione dei progetti. Ecco perché David afferma che i manager dovrebbero prestare molta attenzione al costo della qualità:

“ È la considerazione centrale di qualsiasi risultato finale del progetto: è l'equilibrio tra quante persone dovrebbero lavorare su un progetto, quanto tempo dovrebbe richiedere il progetto e quanti soldi vengono spesi per il progetto. "

Con questo in linea, l'implementazione del modello del costo della qualità ti aiuterà a:

• Trova un equilibrio tra i costi della qualità, la tempistica del progetto e il budget totale,
• Individuare le aree problematiche in cui la qualità del prodotto potrebbe essere migliorata,
• Esaminare le vere ragioni alla base della non conformità del prodotto,
• Ridurre al minimo i costi di fallimento e valutazione,
• Consegnare il progetto in tempo e nel rispetto del budget,
• Prevenire potenziali difetti del prodotto e
• Aumenta le vendite e i profitti.

Come puoi vedere dai punti precedenti, alcuni dei principali vantaggi dell'utilizzo del modello COQ includono:

• Miglioramento del processo decisionale,
• Comunicazione migliorata,
• Migliore gestione dei fornitori,
• Maggiore soddisfazione e fidelizzazione del cliente,
• Maggiore efficienza e produttività,
• Costi ridotti e, soprattutto,
• Qualità migliorata.

Pertanto, le organizzazioni che prestano sufficiente attenzione ai costi relativi alla qualità possono investire ulteriormente in aree che avranno il maggiore impatto sull'aumento della qualità del progetto.

Quali sono gli svantaggi del costo del modello di qualità?

Anche se il costo del modello di qualità comporta molti vantaggi, ci sono ancora alcuni potenziali svantaggi, che includono:

• Il potenziale aumento dei costi dovuto a investimenti eccessivi nella garanzia della qualità,
• Il potenziale di riduzione dell'efficienza a causa di un'eccessiva attenzione alla garanzia della qualità,
• Un'enfasi eccessiva sulla gestione dei costi piuttosto che sul miglioramento della qualità,
• Difficoltà nell'attribuzione accurata dei costi a determinate attività o aree del progetto e
• Elevati costi iniziali di strumenti e formazione possono portare al fallimento del progetto se le vendite previste non si concretizzano.

Un ulteriore inconveniente che potresti incontrare se decidi di fare affidamento sul modello del costo della qualità si riferisce alle sfide di misurare accuratamente tutti i costi relativi alla garanzia della qualità del prodotto.

Tuttavia, fare affidamento sulla contabilità di progetto potrebbe aiutarti a registrare tutti i costi associati a un progetto specifico. Ad esempio, puoi combinare diverse metriche (supponendo che costituiscano il costo totale della qualità), come ad esempio:

• Il numero di difetti,
• Il costo delle ispezioni o dei test, e
• Il costo delle riparazioni o correzioni.

Combinando le equazioni di tutte le spese associate alle suddette metriche di qualità, il costo totale della qualità può essere calcolato in modo più accurato.

Raggruppare i costi della qualità in categorie separate può anche aiutare i project manager a prendere decisioni aziendali efficaci. Le informazioni su tali costi dovrebbero essere riportate nei registri contabili esistenti della società, nonché:

• Schede attività,
• note spese,
• Ordini di acquisto, o
• Rielaborare i rapporti.

Osservando queste informazioni, i project manager stimano i costi della qualità in modo più accurato.

Come si calcola il costo della qualità?

Il calcolo del costo della qualità è piuttosto semplice perché i project manager utilizzano una formula predeterminata per ottenere il costo totale.

Esistono due componenti principali per il calcolo del costo totale della qualità:

• COGQ = Costo di buona qualità, e
• COPQ = Costo di scarsa qualità.

Ecco come va la formula:

Costo della qualità (COQ) = Costo della conformità (COGQ) + Costo della non conformità (COPQ)

Forse il costo della formula di qualità sembra semplice. Tuttavia, una volta che inizi a scavare più a fondo nei costi associati, può diventare più complicato. Pertanto, è necessario conoscere tutti gli elementi inclusi nei costi di conformità e non conformità.

Diamo un'occhiata a una ripartizione della formula di cui sopra:

COQ = PC + AC + IFC + EFC

Gli elementi della formula si riferiscono a:

• PC = Costi di prevenzione,
• AC = Costi di valutazione,
• IFC = Costi di guasto interni, e
• EFC = Costi di guasto esterni.

Come puoi vedere, i project manager misurano il costo della qualità sommando i costi associati a prevenzione, valutazione e fallimento (ad esempio, costi associati a formazione, ispezione, rilavorazione, scarto, ecc.)

Costo degli esempi di qualità

Come abbiamo già accennato, misurare il costo della qualità è necessario per mantenere la qualità complessiva dei propri prodotti e servizi, e quindi ottenere un vantaggio competitivo. Ecco un'analisi dettagliata del processo per il calcolo del costo della qualità.

Passaggio n. 1: calcola il costo totale della conformità

Il costo totale della buona qualità può essere calcolato sommando i costi dei costi preventivi e di valutazione, che includono:

• La formazione dei dipendenti,
• Controllo qualità,
• Ispezione dei materiali e
• Perdita per prove distruttive.

Ecco una ripartizione dei costi preventivi e di valutazione:

COGQ = 17.700 + 45.200 + 8500 +19.000= 90.400

Passaggio n. 2: calcola il costo totale della non conformità

I costi che rappresentano il costo totale della scarsa qualità sono i costi di:

• Rottame,
• Rielaborare,
• Richieste di garanzia,
• Servizio e
• Riparazioni.

Questi costi possono essere calcolati in questo modo:

COPQ = 14.600 + 9.700 + 18.300 + 6.900 = 49.500

Passaggio n. 3: calcola il COQ totale

Una volta terminato il calcolo del costo del buono e del costo della scarsa qualità, ecco come sarebbe il costo totale della qualità per uno smartphone.

COQ totale = COGQ totale + COPQ totale

90.400 + 49.500 = 139.900

Abbiamo creato questo esempio per aiutarti a capire quali costi devi considerare quando calcoli il costo della qualità. Nella tabella sottostante, abbiamo incluso la panoramica di tutti i costi.

Tieni traccia delle spese del progetto in Clockify

In qualità di project manager, devi prendere decisioni informate su quanto investire nella qualità. Oltre a calcolare manualmente il costo della qualità, un altro modo per farlo è utilizzare il software di monitoraggio delle spese.

Clockify, ad esempio, ti consente di registrare le spese relative al progetto e persino di tenere traccia del budget del tuo progetto. In questo modo, puoi monitorare entrate e uscite e capire come sta andando finanziariamente il tuo progetto. Ti aiuta anche a ridurre il costo della qualità perché ti aiuta a rimanere al passo con tutti i costi relativi alla qualità.

Oltre a tenere traccia delle tue spese e creare un budget di progetto stimato, Clockify può memorizzare informazioni importanti sui progetti della tua azienda e ti consente di generare report relativi ai progetti. In questo modo, sei sempre al corrente dello stato di avanzamento del tuo progetto e puoi identificare se le operazioni vengono eseguite secondo la documentazione e il piano prestabiliti. Di conseguenza, è possibile effettuare stime precise della redditività del progetto.

Conclusioni: misurare il costo della qualità ti aiuterà a prendere decisioni informate sui progetti

Il modello del costo della qualità aiuta le aziende a ridurre i propri costi spingendole a identificare ed eliminare i costi inutili legati alla qualità scadente.

In questo modo, puoi ridurre al minimo la necessità di rilavorazioni, garanzie e altri costi di non conformità concentrandoti sui costi preventivi e di valutazione. Nel corso di un progetto, prestare attenzione al costo della qualità può contribuire a:

• Notevoli risparmi sui costi,
• Maggiore soddisfazione del cliente e
• Maggiore redditività del progetto.

Inoltre, se prestano sufficiente attenzione alla misurazione del costo della qualità, le aziende possono formulare giudizi migliori su come spendere le risorse per raggiungere il livello di qualità desiderato mantenendo bassi i costi totali della qualità.

️ Hai mai implementato il modello del costo della qualità come parte delle tue decisioni di project management? Ti ha aiutato a determinare quanto costa effettivamente il tuo progetto? Puoi condividere con noi alcuni dei vantaggi del modello COQ? Se sì, scrivici a [email protected] per avere la possibilità di essere presente in questo o in uno dei nostri articoli futuri. Inoltre, se ti è piaciuto questo articolo, condividilo con qualcuno che potrebbe trovarlo utile.