Come mantenere la produttività in un ambiente d'ufficio

La produttività è influenzata da stress e insoddisfazione. E questi sentimenti possono essere rafforzati in un ufficio: le persone inizieranno a vedersi come ingranaggi di una macchina. La produttività diminuisce soprattutto in un ambiente aziendale, dove le persone possono facilmente iniziare a sentirsi come gli ingranaggi di una macchina. Tutto ciò che conta sono le scadenze e la soddisfazione del cliente, mentre le proprie sono gravemente trascurate.

Esistono diversi modi per affrontare la produttività dell'ufficio. Alcuni sono facili da implementare e producono ottimi risultati, come stai per vedere.

Potenziatori della produttività dello spazio fisico

Consenti alle persone alcune scelte decorative personali

Indipendentemente dal fatto che tu disponga di un ufficio open space o di spazi ufficio designati per team diversi, dovresti dare a ciascun dipendente la possibilità di esprimersi.

Dovrebbero essere incoraggiati a personalizzare lo spazio quanto necessario, a sentirsi più rilassati. Alcuni sceglieranno di non farlo, poiché rafforza la loro sensazione di trovarsi in un ufficio, il che va bene anche. Ma per altri, alcune piante da scrivania, foto, una bacheca, figurine o anche solo la loro tazza personale possono fare molto. Questi elementi sono anche un ottimo inizio di conversazione.

L'arredamento porta un po' di colore nello spazio di lavoro di una persona e l'individualità di cui ha bisogno per sentirsi una parte più importante dell'azienda. Di conseguenza, sanno che il loro lavoro - e loro come individui - sono valutati di più.

Lascia entrare molta luce naturale

Ricorda ai tuoi dipendenti che lo spazio ufficio non è una prigione. Far entrare la luce del giorno invece delle luci al neon ricorderà loro la progressione della giornata lavorativa e quando volge al termine. Li spingerà a finire le cose in tempo, mentre gli spazi chiusi distorcono la percezione del tempo, il che può portare a più straordinari e a un eventuale burnout. Come ha detto argutamente Rachel Hadler per Curbed.com :

"In particolare, i LED - che sono ancora la principale fonte di illuminazione per uffici negli Stati Uniti - possono lentamente far impazzire le persone tremolando a un livello impercettibile, causando loro mal di testa e, nel mio caso, il persistente sospetto che la realtà sia un'esperienza soggettiva".

Se il tuo budget e lo spazio/edificio in affitto lo consentono, apri nuove finestre dove è appropriato. Il nostro spazio ufficio, ad esempio, riceve molta luce naturale proveniente da grandi finestre tutt'intorno alle pareti.

Naturalmente, in estate, può diventare piuttosto snervante, ma è per questo che servono le tende bianche. È incomparabile quanto sia più facile lavorare quando ti trovi vicino a una finestra. Ogni volta che i miei occhi si stancano, posso semplicemente guardare le strade, le macchine e gli edifici lontani. E mentre la giornata volge al termine, niente batte la vista del tramonto.

Concentrati sulla stimolazione dei sensi

Prima di saltare alle conclusioni, non parleremo di riempire lo spazio con candele o oli profumati, di trasformare gli uffici in giungle in miniatura o qualcosa del genere. Si tratta di semplici piccoli trucchi che arricchiscono lo spazio e, quindi, aumentano la produttività attraverso il comfort.

Vista

Analizza il lavoro di pittura sulle pareti dell'azienda. Uno studio di Nancy Kwalek e dei suoi colleghi dell'Università di Austin, in Texas, ha mostrato che le capacità cognitive e la risoluzione dei problemi dei lavoratori dipendevano dal colore delle pareti dell'ufficio. Tuttavia, hanno sottolineato che ogni individuo potrebbe reagire in modo diverso allo stesso colore. Che si distraggano facilmente da stimoli esterni o meno, per esempio.

Un'altra cosa utile da considerare è il decluttering. Riorganizza lo spazio, se necessario: sposta gli scaffali, le stampanti e persino le scrivanie se sono d'intralcio. Ad esempio, posizionando più attaccapanni, in modo che le persone non lascino le giacche sulla scrivania o sulle sedie. Lo stesso vale per qualsiasi decorazione murale. Il disordine è sia fonte di distrazione che opprimente.

Suono

Gli uffici open space possono essere un enorme detrattore quando si tratta di produttività. Dalla mia esperienza, e da quella dei miei colleghi (attuali e passati), non c'è niente di peggio di un ambiente rumoroso, anche quando le persone cercano di lavorare in silenzio. E dopo un po', anche le cuffie con cancellazione del rumore non possono aiutare se le tue orecchie iniziano a farti male indossandole troppo spesso.

Designare spazi per discussioni verbali, scoraggiando così le visite alla postazione di lavoro da un collega all'altro e facendo in modo che interrompano l'attenzione di tutti gli altri. Offri ai team che necessitano di maggiore concentrazione uffici separati o spazi più tranquilli dell'open space.

Odore/Aria

I deodoranti per ambienti non sono un must, poiché molte persone trovano i loro profumi troppo forti o invasivi. Ciò che è importante qui è anche abbastanza semplice: investire in aria condizionata e ventilazione di qualità. La mancanza di aria pulita porta a sonnolenza e abbassamento della pressione sanguigna, che accelera la fatica durante il lavoro.

Altre forme di incremento della produttività

Oltre a mantenere l'ufficio uno spazio complessivamente piacevole in cui lavorare, ci sono altri fattori che contribuiscono o riducono la produttività delle persone. Può variare dai tipi di strumenti che utilizzi al modo in cui gestisci il personale.

Scegli il software perfetto

A seconda del tuo settore, utilizzerai tutti i tipi di software. Di solito, quelli più basilari di cui tutti abbiamo bisogno sono:

1. Tracciatori di tempo
2. Strumenti di gestione del progetto
3. Software di elaborazione delle immagini
4. Servizi basati su cloud (come documenti Google, fogli di calcolo, Zoom, ecc.)

Come puoi utilizzare questi strumenti per aumentare la produttività? Fai delle scelte ben ponderate. Vale a dire, trovi software facile da utilizzare, facile da usare, ma che offre anche una sfida da padroneggiare veramente.

In questo modo, le persone meno inclini alla tecnologia non si sentiranno frustrate per aver perso tempo prezioso nel tentativo di comprendere lo strumento. E per i più esperti di tecnologia, ci sarà ancora una curva di apprendimento per aspetti più complessi.

Le sessioni di brainstorming raggiungono la coesione del team

È noto che gli ambienti aziendali scivolano rapidamente nella "modalità grind". Tutti devono venire a fare il proprio lavoro per rispettare la scadenza e la comunicazione si riduce a messaggi di chat del team, e-mail e riunioni unilaterali che vanno avanti per ore.

Per aumentare la produttività degli uffici di grandi dimensioni, impegna i team a lavorare insieme da persona a persona. Scopri quali parti del loro lavoro possono essere svolte tramite sessioni di brainstorming e assicurati che ci siano abbastanza uffici vuoti per facilitarlo.

Puoi prevenire molti problemi di comunicazione e accelerare il processo aumentando la motivazione semplicemente incoraggiando le persone a lavorare insieme più spesso. Inoltre, se hai riunioni (o e-mail) a livello aziendale, elogia apertamente o ringrazia i team che utilizzano questo metodo. Serve come un buon esempio per gli altri e un'ulteriore spinta positiva in quella direzione.

Puoi anche dare l'esempio e tenere riunioni e sessioni di brainstorming negli stessi uffici.

Effettua regolari check-in

Quando la tua forza lavoro conta dozzine, se non centinaia di dipendenti, è fondamentale controllare regolarmente la loro soddisfazione in ufficio. Forse non sono contenti della loro carriera, hanno difficoltà con il carico di lavoro o problemi con altri dipendenti. E tutto questo è un altro fattore che influisce sulla produttività nelle grandi aziende.

La maggior parte delle persone eviterà di farsi avanti riguardo alle proprie lamentele. Li lasciano persino marcire fino a quando non li fa prendere giorni di ferie dal lavoro o perdono significativamente i loro livelli di energia, compromettendo la loro salute. Quindi, avvicinarsi a loro per primi è un aiuto significativo e un passo verso il miglioramento della produttività.

Ecco alcuni punti di partenza:

• Introdurre sondaggi anonimi bimestrali o mensili con domande generalizzate sulla soddisfazione dei dipendenti;
• Con le risorse umane, pianifica sessioni 1:1 per un approccio più personale (lascia che le persone esprimano le loro opinioni, ma non forzarle, poiché alcune persone hanno difficoltà ad aprirsi alle risorse umane);
• Organizza incontri educativi e corsi di formazione in materia di burnout, assertività e trattalo come un forum pubblico per portare avanti la conversazione.

Più aiuti le persone a capire e ad essere aperte sui problemi che hanno, meno energia spendono per preoccuparsi dei loro problemi di lavoro.

Fornisci un feedback significativo e approfondito

Abbiamo trattato questo argomento in modo approfondito sul nostro blog, nel monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti (dove abbiamo incluso anche i modelli).

Attraverso le schede delle prestazioni, insieme all'aiuto dei responsabili del team e delle risorse umane, puoi avere un'idea precisa di come lavora ciascun dipartimento e di quali dipendenti necessitano di ulteriore apprendimento, più sfide e simili.

Fonte: Clockify.me

Questi ti consentono anche di impostare con maggiore precisione gli standard di prestazione e di gestire le tue aspettative per i progetti futuri.

Incoraggiare la trasparenza

Attraverso schede attività che chiariscono chi sta lavorando su cosa. Forniscono una scorciatoia chiarendo quando alcuni colleghi possono contattare i propri compagni di squadra ed eliminano la necessità di aggiornamenti. Ad esempio, in Clockify , puoi consentire ai dipendenti di vedere la scheda attività collettiva e renderli consapevoli di ciò che stanno facendo i loro colleghi:

Fonte: Clockify.me

Da questo, posso vedere che, diciamo, Nadia sta attualmente lavorando alla correzione dei bug e sapendo che ha bisogno di maggiore attenzione, posso contattarla in circa un'ora. Mentre Hannah ha avuto una riunione con un cliente, non vedo l'ora di sapere come è andata. Vedendo com'era il compito più di mezz'ora fa, posso mandarle un messaggio, per chiederglielo.

È un ottimo modo per stabilire il rispetto reciproco per il tempo. Inoltre, le persone perderanno meno tempo ad aspettare una risposta da qualcuno e sceglieranno di lavorare su un'attività diversa, ad esempio.

Lascia la microgestione nel passato

Questa pratica serve solo a frustrare i dipendenti e farli fidare molto meno dei loro superiori.

Lavora per mantenere un controllo libero su ciò che accade in qualsiasi momento. Delega tutto ciò che puoi a coloro che sono direttamente sotto di te, ma implora anche loro di non librarsi sopra le spalle di tutti. Altre cose che puoi fare:

• Avere meno riunioni : filtra quelle non importanti e limita a una volta alla settimana o anche una volta al mese, per gli aggiornamenti;
• Non spammare e-mail ;
• Non contattare i dipendenti al di fuori dell'orario di lavoro (e cerca di rilassarti il ​​più possibile nel tuo tempo personale. Ricorda che gli altri hanno un carico di lavoro diverso da te e non possono – né dovrebbero – essere disponibili 24 ore su 24, 7 giorni su 7). Un impiegato ben riposato è produttivo;
• Abbi fiducia nel giudizio degli altri : non devi essere la persona più intelligente nella stanza, né l'unica con la soluzione migliore. Rinuncia a parte di quel controllo, fai un brainstorming di soluzioni con gli altri e lascia a te stesso il processo decisionale. In questo modo, hai incluso gli altri in questioni importanti, costruito la loro fiducia, ma hai anche sollevato parte del peso dalle tue spalle.

Fornire le condizioni per il miglioramento della carriera

Uno dei più grandi assassini di produttività è la sensazione che manchi di progressione. Che stai fermo mentre tutti intorno a te avanzano. Soprattutto sul lavoro, questo contribuisce a una maggiore infelicità. Molte persone lasceranno il lavoro perché sentono che non ci sono abbastanza modi per andare avanti nella loro azienda.

Quindi, sarebbe nell'interesse tuo e della tua azienda concordare con le risorse umane alcune opzioni di miglioramento della carriera, come conferenze, corsi di formazione, formazione in ufficio, ecc. Assicurati che ciascuno rilasci in seguito una sorta di certificato, che i dipendenti possono inserire il loro CV. Non solo è un grande motivatore, ma è anche la prova fisica di un'altra abilità che hanno acquisito o perfezionato.

In conclusione

I cali di produttività costano molto, lo sappiamo. E sappiamo anche che è una cosa subdola che può insinuarsi in un ufficio da più lati. È fondamentale scoprire dove diminuisce la produttività della tua forza lavoro e affrontarlo in tempo. Abbiamo discusso di come, da un lato, lo spazio fisico, il colore delle pareti, il disordine e persino gli odori possono causare una diminuzione della produzione. E dall'altro lato ci sono la mancanza di feedback, la comunicazione errata, la microgestione e altro ancora. Migliorando a poco a poco su ciascuno di questi fronti, nel tempo vedrai alcuni grandi cambiamenti.