Spiegazione della gestione del ciclo di vita del contratto (CLM).

Cosa c'è in questa guida:

• Che cos'è la gestione del ciclo di vita del contratto?

• Industrie che utilizzano CLM

• L'importanza della gestione del ciclo di vita del contratto

• Le fasi della gestione del ciclo di vita del contratto

• Come iniziare a implementare le migliori pratiche CLM

Che cos'è la gestione del ciclo di vita del contratto?

Alcune organizzazioni hanno così tanti contratti da gestire che devono assumere gestori di contratti dedicati o specialisti dell'approvvigionamento il cui compito è controllare i fornitori per criteri multipli, approvare i valori dei contratti, tenere traccia dell'adempimento dei contratti e collaborare con tutte le parti interessate per supportare rinnovi accurati.

Qual è la differenza tra un sistema di gestione dei contratti e un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti?

Un sistema di gestione dei contratti si riferisce in genere a un software progettato per la creazione di contratti e la raccolta di firme elettroniche, mentre un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti è progettato per tenere traccia di dove si trovano i contratti, chi ne è responsabile internamente, il punto di contatto presso l'azienda venditrice, quando il contratto si rinnoverà, ecc.

Un CLM è molto simile a un CRM in quanto tiene traccia dei progressi di diversi account, ma invece di monitorare lead e clienti, stai monitorando contratti e offerte.

Industrie che utilizzano CLM

Le piattaforme CLM sono utilizzate da grandi organizzazioni in una varietà di settori e da piccole aziende in spazi altamente regolamentati come fintech o istruzione.

Ecco alcuni esempi di industrie che utilizzano i sistemi CLM:

• Software

• Servizi per gli affari

• Bancario

• Università

• Ristoranti

• Immobiliare

• Governo

• Scuole e università

• Assistenza sanitaria

L'importanza della gestione del ciclo di vita del contratto

“Le più grandi aziende del mondo fanno ancora affidamento su fogli di calcolo, e-mail e altre soluzioni puntuali per informazioni critiche come i termini contrattuali chiave e i dati sulla spesa effettiva rispetto a quella impegnata. Le aziende non hanno la centralizzazione dei dati. La maggior parte degli strumenti di gestione del ciclo di vita dei contratti sono creati per casi d'uso legali, non per la gestione dei fornitori o l'approvvigionamento".
- Brandon Card, amministratore delegato di Terzo

I team legali devono gestire i contratti per la conformità sia aziendale che governativa. Tendiamo a pensare alla gestione del ciclo di vita del contratto come qualcosa che conta solo per scopi legali.

Ma non è così. Se il CLM viene mantenuto solo all'interno dell'ufficio legale, significa che i manager di altri dipartimenti faranno fatica a ottenere il massimo dai loro contratti e sprecheranno soldi per rinnovi non necessari.

Ad esempio, supponiamo che un'azienda abbia acquistato un software di gestione dei progetti per l'intera organizzazione. Ma solo due dipartimenti si divertono e utilizzano quel particolare software. Il 75% dei posti pagati dall'azienda non viene utilizzato. I responsabili IT, approvvigionamento e reparto devono essere consapevoli dell'utilizzo dei contratti per evitare che si ripetano contratti inutili, poiché molti si rinnoveranno automaticamente (anche progetti aziendali grandi e complessi).

Tutto sommato, i vantaggi di grandi pratiche CLM includono:

• Massimizzare l'utilizzo dei contratti in corso

• Garantire il rispetto delle normative governative

• Rispettare le politiche aziendali

• Monitorare le relazioni e le prestazioni con i fornitori

• Mantieni i rinnovi solo alle spese necessarie

• Valutare e mitigare in modo proattivo i rischi

Le fasi della gestione del ciclo di vita del contratto

La gestione del ciclo di vita dei contratti tiene traccia dei contratti mentre avanzano attraverso le diverse fasi. Sia gli acquirenti che i venditori di diverse aziende avranno i propri processi per monitorare queste fasi, ma tendono ad allinearsi con queste fasi principali:

1. Iniziazione

2. Redazione del contratto

3. Approvazione interna del contratto

4. Negoziazione e approvazione

5. Implementazione o esecuzione

6. Gestione e compliance continua

7. Pre-rinnovo

8. Rinnovo

Fase 1. Iniziazione

La fase di iniziazione può iniziare in vari modi.

Forse la relazione è iniziata con una fredda campagna di posta elettronica o un incontro in una fiera.

Durante questa fase, l'acquirente raccoglie input dalle parti interessate, determina le loro esigenze principali e rivede il proprio budget. Nel frattempo, il venditore offre consulenza e raccoglie informazioni che lo aiuteranno durante la creazione del contratto.

Fase 2. Redazione del contratto

Il passaggio successivo nel processo di gestione del ciclo di vita del contratto consiste nel creare un nuovo contratto.

Molti fornitori, che si tratti di software, prodotti o servizi, stipulano contratti all'interno della loro proposta di software.

Questo offre alcuni vantaggi:

• È più probabile che i contratti vengano chiusi, perché includono studi di casi, impatto previsto, processo del progetto e altri dettagli importanti nella proposta

• Il team legale può fornire modelli di contratto o una libreria di clausole plug-and-play che i rappresentanti di vendita possono utilizzare (risparmiando tempo per tutte le persone coinvolte)

• Le proposte e i contratti sono consolidati in un'unica sede, quindi ci sono meno passaggi per l'acquirente

Fase 3. Approvazione del contratto interno

La conformità del contratto non è solo qualcosa che l'acquirente sta monitorando.

Internamente, i professionisti delle vendite devono collaborare con il team legale per assicurarsi che l'intero contratto protegga entrambe le parti.

Il team legale potrebbe richiedere la revisione del contratto per ogni nuovo contratto o solo per quelli che usano un nuovo linguaggio.

E i team di marketing o del marchio potrebbero rivedere la proposta che accompagna il contratto per verificare che sia in linea con le linee guida del marchio.

I flussi di lavoro dei contratti possono essere automatizzati per rimuovere i colli di bottiglia causati da più approvazioni. Con Proposify, puoi impostare flussi di lavoro di approvazione del contratto in modo che le persone giuste ricevano notifiche quando devono rivedere una proposta e il relativo contratto.

Fase 4. Negoziazione e approvazione

Dopo il processo di approvazione interno, è il momento del processo di approvazione esterno .

Il rappresentante di vendita o il responsabile dell'account invierà la proposta e il contratto al cliente per l'approvazione.

La negoziazione e le modifiche contrattuali sono comuni. In effetti, è più probabile che gli accordi con 4 o 5 revisioni vengano chiusi rispetto a quelli senza alcuna revisione.

Il venditore potrebbe dover ridurre o allungare i tempi del contratto, aggiungere prodotti da consegnare o aggiornare il numero di negozi, dipendenti o altre risorse coperte dal contratto.

Fase 5. Implementazione o esecuzione

Successivamente, è il momento di distribuire la soluzione.

Per il software, ciò potrebbe significare distribuire la piattaforma a un gruppo pilota prima di implementarla a livello di organizzazione.

Per un progetto pratico, ciò significherebbe completare il lavoro delineato nel contratto, che si tratti di un progetto di marketing, di costruzione o di qualcos'altro.

Durante questa fase, sia l'acquirente che il venditore saranno attenti all'ambito del contratto. L'acquirente vorrà assicurarsi di ottenere tutto ciò per cui ha pagato, mentre il venditore starà attento allo scorrimento della portata.

Fase 6. Gestione continua e conformità

La durata di questa fase dipende dal tipo di contratto. Se si tratta di un progetto breve e una tantum che dura un paio di mesi, non ci sarà molto lavoro da fare.

Ma se il contratto dura un anno o più, il responsabile del contratto o lo specialista degli appalti vorrà verificare...

• Che le pratiche dell'azienda venditrice siano ancora in linea con le politiche aziendali.

• Che la società venditrice non sia stata coinvolta in alcuno scandalo di pubbliche relazioni o problemi legali che violerebbero il contratto o che altrimenti si tradurrebbero in una sorta di mitigazione del rischio interno.

• Che la società venditrice stia soddisfacendo il proprio accordo per il progetto in corso o la manutenzione del servizio

Fase 7. Pre-rinnovo

È intelligente prepararsi per un rinnovo con un mese o più di anticipo.

Durante questa fase, i venditori controlleranno i loro account e si assicureranno di aver avuto successo con il servizio o la soluzione. In alcune aziende, il successo del cliente sarà proprietario del processo di rinnovo.

Nel frattempo, gli acquirenti esperti che utilizzano il software CLM per tenere traccia dei loro contratti dovrebbero discutere l'utilizzo con tutte le parti interessate e valutare la necessità di rinnovare.

Fase 8. Rinnovo

In fase di rinnovo verrà redatto un nuovo contratto, sia per il semplice prolungamento della copertura, sia per la modifica dei deliverable e dei lavori descritti.

Quindi, il ciclo di vita torna alla Fase 5 e scorre nuovamente attraverso l'esecuzione, la gestione e la conformità.

Software CLM

Il software CLM offrirà funzionalità diverse a seconda dell'utente target.

I venditori si concentreranno sul monitoraggio dei contratti in corso e in sospeso, mentre gli acquirenti dovranno tenere traccia dei contratti firmati e degli impegni in corso.

Per i venditori

I venditori hanno bisogno di funzionalità che li aiutino a concludere più affari.

Quando includi proposte e contratti in un unico posto, puoi mettere tutte le informazioni che incoraggiano i clienti a lavorare con te insieme all'approvazione finale.

Con Proposify, puoi aggiungere contratti multipagina e TOC alle tue proposte.

Puoi anche verificare quando il tuo lead ha visualizzato la proposta e il contratto. Questo ti aiuterà a sapere quali lead seguire e cosa dire. Se l'hanno visualizzato più volte, potresti chiedere se hanno bisogno di modifiche.

E con l'analisi dei contratti, puoi controllare i tuoi tassi di chiusura medi e i tassi di visualizzazione per diversi tipi di contratto in modo da poter confrontare i tuoi risultati e ottimizzare le tue proposte e i termini.

Per gli acquirenti

Il software di gestione del ciclo di vita del contratto è progettato per consentire agli acquirenti di archiviare facilmente i dati del contratto in modo che nessuna spesa vada sprecata.

Per ogni contratto, dovresti annotare il punto di contatto interno in modo che quando uno specialista degli appalti riceve una notifica che il contratto scadrà o si rinnoverà presto, sappia a chi rivolgersi per discussioni sul costo del potenziale rinnovo.

Con Terzo, ad esempio, puoi vedere tutti i tuoi contratti attivi in ​​un unico posto, prevedere la tua spesa con anni di anticipo e vedere il ciclo di vita dei singoli contratti:

Passi successivi: come iniziare a implementare le best practice CLM

Usa questi suggerimenti per ottenere il massimo dai tuoi impegni, indipendentemente dal lato dell'accordo in cui ti trovi.

Per i venditori

1. Utilizza un software dedicato per proposte e contratti con funzionalità per rivedere l'attività dell'acquirente e semplificare le operazioni.

2. Crea una libreria di risorse on-brand per proposte e contratti.

3. Implementare un flusso di lavoro di approvazione del contratto.

4. Utilizza l'analisi del contratto per sapere quando un potenziale acquirente ha visualizzato un contratto (in modo da sapere a chi dare seguito e a cui offrire le revisioni).

5. Crea un processo per aggiungere valore al cliente durante tutto il contratto per aumentare le possibilità che si rinnovino e assicurati che sia chiaro chi possiede l'upsell all'interno della tua organizzazione.

Per gli acquirenti

1. Usa il software per tenere traccia di tutti i tuoi contratti con i fornitori in un unico posto.

2. All'interno della tua soluzione di gestione del contratto, assicurati di includere il punto di contatto interno che ha firmato l'incarico.

3. Tieni traccia delle date di fine contratto e di rinnovo.

4. Creare una politica aziendale su come gestire le relazioni con i fornitori che interrompono le condizioni durante il coinvolgimento.

La gestione dei contratti è un processo complicato che richiede non solo la collaborazione dell'ufficio legale, ma anche le vendite e gli appalti.

Più grande è la tua azienda, più contratti hai e più devi monitorarli in modo proattivo.

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