Preparazione della stagione delle conferenze: sfrutta al meglio le fiere

La stagione delle conferenze è alle porte. In realtà, questa cosiddetta "stagione" è ormai un affare per tutto l'anno. C'è sempre qualcosa da pianificare, viaggiare o partecipare.

Tutti possiamo ammettere che le conferenze possono essere un po' travolgenti. Dopotutto, ci sono molte persone, molte attività e molte scelte. Ma con un po' di pianificazione e strategia, è del tutto possibile ottenere molto valore dalla stagione delle conferenze e persino vivere un'esperienza fluida e piacevole lungo il percorso. Ecco come sfruttarlo al meglio.

Pianificazione di un evento

Innanzitutto, diamo un'occhiata a cosa vuol dire pianificare una fiera o una conferenza. Sia che tu stia lavorando a uno spettacolo interno più piccolo per clienti esistenti o a un grande evento con un richiamo internazionale, devi mantenere un sacco di piatti in aria per pianificare con successo. Non stai chiedendo molto, solo ottimi relatori, un luogo di prim'ordine, uno slot ad alta visibilità, una promozione efficace, cibo eccellente, gadget memorabili, keynote leader del settore e, soprattutto, una sala gremita. Inoltre, vuoi che l'esperienza dei partecipanti sia fluida e sorprendente. … Ripensandoci, stai chiedendo molto. Ma è così che si fanno grandi conferenze.

Quindi, come ottieni tutte queste fantastiche cose per la tua conferenza? Ecco alcuni consigli utili:

• Fai brainstorming su tutto, dal piccolo al grande – Come ho detto prima, il brainstorming è una delle mie attività preferite. Adoro sedermi davanti a una lavagna o a un foglio di carta bianco e sognare. Quando pianifichi un evento, puoi sognare, sia in grande che in piccolo. Ammettiamolo, alcuni partecipanti si presentano solo per i momenti gratuiti di swag e keynote sul palco principale. Sì, vuoi le cose vistose che attirano quelle persone, ma vuoi anche prenderti cura dei dettagli più piccoli e banali. Ricorda, i piccoli dettagli si sommano a un grande impatto. Nel pieno della stagione delle conferenze, dovrai competere con altre fiere per le iscrizioni: l'attenzione ai dettagli può creare o distruggere la tua conferenza!
• Budget – Successivamente, è il momento di trasformare i tuoi sogni in realtà con i numeri. Con quanti soldi devi lavorare? Questo può aiutarti a tirare fuori le tue idee e mettere insieme piani concreti. Proprio come una squadra di calcio sarebbe saggia a non spendere tutti i suoi soldi per un giocatore di punta, fai attenzione a non far saltare il tuo budget su un oratore o un momento "Big Wow". Vuoi offrire un evento ricco e completo su tutta la linea.
• Documenta un piano : utilizza fogli di calcolo, quaderni o elenchi. Tante liste. Assicurati di controllarli. L'automazione del marketing può essere d'aiuto in questo caso, aiutandoti a tenere traccia di ciò che è già stato fatto e di ciò che verrà dopo. (Maggiori informazioni su questo tra un momento.)
• Guarda indietro : una volta che pensi di avere un piano solido, fai un passo indietro. Letteralmente. Guarda nei libri per esaminare ciò che hai fatto in passato. Cosa ha funzionato e cosa no? Hai sondaggi sui clienti o altri feedback? Usalo per informare o confermare il tuo curriculum, piano, programma, luogo, cibo - tutto. E se non hai raccolto dati, inizia quest'anno. Ringrazierai te stesso del futuro l'anno prossimo.
• Appoggiati all'automazione del marketing : nella terra della pianificazione degli eventi, l'automazione del marketing può essere uno dei tuoi alleati più stretti. Dalla segmentazione del tuo pubblico all'invio dei tuoi inviti via e-mail, puoi automatizzare alcune delle attività più amministrative e concentrare i tuoi sforzi altrove.
• Reclutamento : una volta pianificato l'evento, fissata la data e assicurato il luogo, è il momento di iniziare ad attirare i partecipanti. Puoi utilizzare e-mail, social media, blog, posta diretta... l'elenco potrebbe continuare. Cattura quei partecipanti e falli registrare. L'automazione del marketing è davvero tua amica qui, aiutandoti ad affrontare tatticamente le componenti amministrative della pianificazione degli eventi in modo da poter uscire dalla porta più velocemente e in modo più intelligente con le tue informazioni.
• Coltiva – Una volta che le persone si iscrivono per partecipare, attira continuamente il loro interesse con aggiornamenti mirati sui dettagli dell'evento a cui saranno interessati, come sessioni orientate in particolare ai loro interessi (vedi: segmentazione). Ti consigliamo inoltre di inviare avvisi che rivelano attrattive allettanti, come l'oratore principale o l'intrattenimento della conferenza (cibo, musica, ecc.). La cadenza di come e quando rivelare questi dettagli è tua da impostare - in effetti, potrebbe valere un intero post sul blog separato. Ma mantenere il tuo pubblico informato e coinvolto è fondamentale.

Partecipare a un evento

In qualità di partecipante a una fiera o conferenza, anche tu devi pianificare, ad esempio a quali conferenze partecipare e quali cose fare all'interno degli eventi. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a massimizzare la tua stagione di conferenze e ottenere il massimo dalle fiere a cui decidi di partecipare.

• Fissare obiettivi - Per prima cosa. Perché partecipi? Di recente stavo parlando con un amico della possibilità di partecipare a una conferenza nazionale ed ero indeciso se sborsare i soldi per andare. Ha condiviso la saggia saggezza: “Assicurati di avere un programma, almeno una cosa fondamentale che vuoi evitare di frequentare. Senza quello, sei perso.” Avendo partecipato alla stessa conferenza un anno fa senza un piano, posso dirti che questo è un ottimo consiglio. A quell'evento ho vagato senza meta, incerto a quali panel partecipare o a quali attività partecipare. Certo, ho imparato qualcosa, ma avrei potuto ottenere molto di più da esso - più soldi per il mio dollaro - se avessi aveva un vero obiettivo. Allora, qual è il tuo obiettivo per questa conferenza? Perché partecipi? Questo obiettivo può essere limitato o elevato quanto vuoi. Alcuni obiettivi includono la ricerca di un nuovo partner commerciale, la conclusione di un accordo o la raccolta di cinque nuovi biglietti da visita. Questi sono solo alcuni esempi. Ti consiglio di dedicare del tempo a scrivere i tuoi obiettivi e a decifrare cosa, esattamente, vuoi ottenere.
• Pianifica il tuo programma - Questo è un cugino di quanto sopra. Una volta che hai in mente i tuoi obiettivi, approfondisci i dettagli. Guarda per vedere chi sta parlando o ha uno stand alla conferenza. Ecco come lo faccio:
  • Per prima cosa, leggo il programma della conferenza ed evidenzio i pannelli oi relatori che mi interessano.
  • Successivamente, tiro fuori un pezzo di carta o tiro su un documento Google e inizio a tracciare la mia lista dei desideri nei giorni per vedere dove cadono le chips. Annoto la data, l'ora e il luogo.
  • Guardo questo elenco come una visualizzazione giornaliera del calendario successiva. Questo è un grande momento di controllo dell'intestino perché posso vedere se è effettivamente possibile partecipare a tutte le cose che voglio. Poiché la legge di Murphy di solito entra in gioco qui, spesso mi ritrovo a gravitare verso eventi sovrapposti. Questo è il momento in cui devo valutare ciò che è veramente possibile partecipare e quindi adattare il mio programma di conseguenza. Dovrò fare delle concessioni - scambiare una grande per un'altra? Sto solo riempiendo la giornata per "rimanere occupato", ma niente cattura veramente il mio interesse? Questo è un altro momento in cui posso decidere di partecipare o meno.
  • Se le cose sembrano abbastanza equilibrate, allora premerò il grilletto registrandomi per partecipare. Mi iscrivo sempre in anticipo (se possibile) a sessioni di particolare interesse.

Nota: mi rendo conto che potresti non avere il lusso di decidere se andare o meno, ad esempio se la tua azienda richiede la tua presenza a una determinata conferenza. Ma spero che tu possa almeno avere la possibilità di scegliere e scegliere sessioni specifiche che ti interesseranno o ti aiuteranno a imparare qualcosa di nuovo.

• Chiedi offerte - Prima di mettere piede all'evento, controlla dove puoi risparmiare un po 'di quattrini. Molte conferenze offrono la registrazione anticipata. Se sei un "insider del settore" o un volontario, potresti anche essere in grado di entrare gratuitamente. Chiedi agli organizzatori. Inoltre, quando prenoti il ​​tuo alloggio, cerca offerte su alloggio e trasporto. Molti organizzatori di eventi collaborano con albergatori e compagnie aeree, ad esempio. Una volta a terra, ecco alcune cose da fare:
• Partecipa ai panel in modo strategico ‒ Molte fiere o eventi del settore offrono sessioni di discussione. Può essere difficile selezionare ciò che vuoi ascoltare. Se sei interessato a più cose che si sovrappongono, prova ad entrare in entrambe le cose: 30 minuti in una e 30 minuti in un'altra, per esempio.
• Non saltare le note principali : gli eventi sul palco principale sono il luogo in cui avvengono le grandi rivelazioni, i "grandi successi". Potresti non ottenere molti consigli tattici da questi, ma probabilmente te ne andrai sentendoti sollevato. Un ulteriore vantaggio è che questi sono anche buoni argomenti di discussione sui refrigeratori d'acqua, quindi avrai qualcosa con cui rompere il ghiaccio alle feste.
• Salta le note chiave : lo so, mi sono appena contraddetto. Ma a volte hai solo bisogno di una pausa. Una nota chiave può essere una di quelle interruzioni naturali. Questi eventi sul palco principale vengono spesso registrati per una visione successiva, o almeno per i blog, quindi puoi ottenere la versione "Cliffs Notes" in un secondo momento e utilizzare invece quel tempo di keynote per fare rete, riposare o svolgere un lavoro "reale".
• Indossa il tuo badge – Mentre l'evento è in corso, indossa il tuo badge della conferenza in giro per la città. Per quanto tu possa sentirti stupido indossando un'etichetta con il nome in pubblico (solo io?), Potrebbe ripagare perché molte aziende locali offrono sconti per i partecipanti alla conferenza. E questo è un ottimo modo per identificare chi è in città per l'evento e avviare conversazioni in rete mentre aspetti in fila da Starbucks o per il tuo Lyft.
• Vai alle feste - Quasi tutte le conferenze hanno una se non diverse cose da fare per celebrare i partecipanti. Per quanto possa essere allettante lasciarli perdere per un po 'di tempo libero, il fatto è che queste feste sono un luogo naturale per stabilire connessioni. Non sai mai con chi sfiorerai i gomiti.
• Prenditi cura di te stesso – Questo consiglio è spesso dimenticato, ma è così importante! Prenditi del tempo per te stesso, scivola via per un pisolino di 10 minuti, rimboccati le coperte presto, salta sul tapis roulant della palestra dell'hotel e non esagerare con alcol o dolci. Potresti anche considerare di rimanere strategicamente "fuori dal campus", lontano dalla conferenza, per fare una pausa.

Questo è un involucro!

Mi piacerebbe conoscere alcune delle tue conferenze preferite o cosa c'è nel tuo programma di viaggio per questa stagione di conferenze. Ecco un elenco piuttosto completo dei prossimi eventi di marketing. E se ti trovi nella zona di Londra, prendi in considerazione la possibilità di partecipare al nostro evento di marketing Act-On i <3. Ottieni maggiori dettagli qui.