13 piattaforme di comunicazione essenziali per ogni esigenza aziendale (+ suggerimenti per scegliere all'interno)

Pubblicato: 2024-01-18

La domanda di piattaforme di comunicazione cloud è ai massimi storici. Con migliaia di app di messaggistica disponibili, può essere difficile scegliere quella giusta.

Uno sconcertante 83% delle aziende ha perso un cliente, non ha rispettato una scadenza importante o ha licenziato un dipendente a causa di un problema di comunicazione.

La comunicazione è essenziale per ogni azienda. Le aziende in rapida crescita non possono permettersi di utilizzare piattaforme di comunicazione sconnesse. Le vendite perse, l'esaurimento del coinvolgimento dei dipendenti e i reclami dei clienti sono sottoprodotti di flussi di lavoro inefficaci; e in cima si trovano piattaforme di comunicazione scadenti.

Per aiutarti a aggirare i problemi di comunicazione comuni, analizzeremo i cinque tipi di piattaforme di comunicazione. Riceverai anche una panoramica dei principali strumenti di comunicazione per rendere efficaci i tuoi flussi di lavoro e suggerimenti per aiutarti a selezionare quello che meglio si adatta al tuo ambiente di lavoro.

Cos'è una piattaforma di comunicazione?

Una piattaforma di comunicazione è un servizio software che facilita la messaggistica esterna ed interna sul posto di lavoro. Utilizza più canali, tra cui telefono, videoconferenza, gestione delle attività e messaggistica del team.

Le piattaforme di comunicazione offrono anche funzionalità di gestione dei progetti, condivisione di file e comunicazione con i clienti.

Le aziende utilizzano strumenti di comunicazione efficaci   per fornire messaggistica sicura ai dipendenti attraverso team e reti distribuiti. Le soluzioni moderne offrono molto più della semplice messaggistica istantanea e riunioni online.

Robusti set di funzionalità aiutano i dipendenti a raggiungere gli obiettivi aziendali, servire i clienti in modo efficiente e completare i progetti in tempo, consentendo di raggiungere facilmente i membri giusti del team attraverso una varietà di canali di comunicazione .

Poiché molte aziende abbracciano il lavoro a distanza , fornire strumenti flessibili ai membri del team è un must. Senza le funzionalità di sicurezza e gli strumenti di collaborazione adeguati, li stai predisponendo al fallimento.

Esempi di software di comunicazione includono:

5 tipi di piattaforme di comunicazione

Le piattaforme di comunicazione possono essere suddivise in cinque categorie, ciascuna con vantaggi distinti. Queste piattaforme utilizzano la comunicazione in tempo reale e asincrona per semplificare il modo in cui lavori.

1. Comunicazioni interne

Le piattaforme di comunicazione interna stabiliscono conversazioni in tempo reale tra dipendenti, supervisori e partner autorizzati. I canali includono spesso chiamate VoIP , chat di gruppo e notifiche di testo.

Esempi: Nextiva, Slack, Confluenza

Chat di squadra in Nextiva
Esempio di uno strumento di comunicazione interna: Team Chat in Nextiva

2. Comunicazioni al cliente

Gli strumenti di comunicazione con i clienti aiutano i clienti a sentirsi ascoltati, supportati e soddisfatti. Le funzioni principali includono un CRM per archiviare le interazioni dei clienti, i ticket di supporto e la chat dal vivo.

Le piattaforme di comunicazione con i clienti organizzano le richieste, tengono traccia del sentiment dei clienti e analizzano le tendenze. Le soluzioni avanzate offrono l'automazione del servizio clienti utilizzando l'intelligenza artificiale per aiutarti a scalare.

Esempi: Nextiva , Zendesk, Help Scout, Zoho Desk

3. Gestione del progetto

Le piattaforme di gestione dei progetti forniscono la supervisione dei flussi di lavoro dei team per allineare i gruppi dispersi. Funzionalità come la gestione delle attività, i diagrammi di Gantt, le sequenze temporali e i campi personalizzati aggiungono struttura per visualizzare i progressi.

Con iniziative di grandi dimensioni suddivise in incarichi più piccoli, tutte le parti interessate possono aggiornare lo stato dei risultati finali per far emergere potenziali ritardi in anticipo e spesso per mantenere gli sforzi sulla buona strada.

Esempi: Asana, Monday.com, Basecamp

4. Videoconferenza

Le riunioni video replicano l'esperienza degli incontri faccia a faccia per qualsiasi cosa, dagli standup giornalieri agli eventi trimestrali con partecipazione completa, keynote di fiere e webinar esterni.

Le soluzioni avanzate vanno oltre lo streaming video di base con opzioni affidabili: linee audio dial-in, messaggistica di gruppo, gestione dei partecipanti, domande di sondaggi, registrazioni cloud e altro ancora per potenziare sessioni virtuali di grande e piccolo impatto.

Esempi: Nextiva, Zoom, Skype, Google Hangouts

Software per videoconferenze Nextiva

5. Strumenti di collaborazione

Le piattaforme di collaborazione consentono cicli di lavoro e feedback fluidi attraverso funzionalità di modifica e annotazione in tempo reale per fornire presentazioni dinamiche.

I team possono scambiarsi idee liberamente senza impantanarsi nella pianificazione delle riunioni o nel far circolare infinite catene di e-mail cercando di stabilire indicazioni stradali.

Videoconferenze , archiviazione nel cloud, lavagna virtuale e portali esterni sicuri sono funzionalità importanti che le aziende dovrebbero cercare. Altrettanto importanti sono i componenti di identità e accesso per controllare l'accesso ai documenti e mantenere la cronologia delle versioni per la conformità.

Esempi: Nextiva, Google Drive, Trello, Workvivo

13 migliori piattaforme di comunicazione per le aziende

Abbiamo raccolto 14 piattaforme che dovresti conoscere per una comunicazione aziendale senza interruzioni. Prendi in considerazione queste soluzioni per migliorare il tuo flusso di lavoro e la soddisfazione del cliente.

1. Nextiva

Sistema telefonico Nextiva

Tipologia di piattaforma: Comunicazioni interne, Comunicazioni unificate, Comunicazioni con i clienti, Riunioni video, Collaborazione, Produttività

Nextiva è una piattaforma di comunicazione connessa che riunisce i tuoi clienti e i tuoi team. Funziona immediatamente con i tuoi dispositivi mobili, telefoni VoIP e desktop tramite un'app softphone .

Nextiva si è guadagnata un posto tra le migliori piattaforme di comunicazione grazie al suo potente mix di funzionalità, flessibilità e scalabilità. Ma cosa lo fa funzionare esattamente? Diamo un'occhiata alle sue caratteristiche principali e ai prezzi.

Caratteristiche principali di Nextiva:

Prezzo :

Nextiva offre tre piani VoIP principali, ciascuno adatto a diverse esigenze aziendali:

2. Allentato

Immagine principale lenta

Tipologia di piattaforma: Comunicazioni interne

Slack è un'alternativa alle e-mail interne come strumento di messaggistica in tempo reale per le aziende. Offre canali per argomenti, dipartimenti o uffici specifici. I dipendenti possono anche comunicare tra loro tramite messaggi diretti.

Le caratteristiche principali di Slack includono:

Prezzo :

Slack offre un modello freemium, rivolto sia ai singoli utenti che alle aziende. I team in crescita possono passare al piano Pro per messaggi illimitati, spazio di archiviazione e accesso ospite, a partire da $ 7,25 per utente al mese (fatturato annualmente).

3. Microsoft Teams

Team Microsoft

Tipo di piattaforma: Collaborazione

Microsoft Teams è un'app di collaborazione in team per chi fa parte dell'ecosistema Microsoft. Riunisce riunioni, chat, chiamate e collaborazione in un unico posto. Microsoft Teams semplifica il passaggio dalla chat di gruppo alla videochiamata con un solo clic.

Le funzionalità principali di Microsoft Teams includono:

Prezzi

Teams offre tre livelli principali. Microsoft Teams Essentials parte da $ 4 per utente/mese (abbonamento annuale) e aggiunge videoconferenze, sottotitoli in tempo reale e 10 GB di spazio di archiviazione nel cloud per utente.

4. Ingrandisci

Servizio conferenze Zoom

Tipo di piattaforma: Videoconferenza

Zoom è uno strumento per riunioni e conferenze video. I partecipanti possono partecipare alle riunioni da qualsiasi dispositivo, inclusa la connessione telefonica dai propri telefoni. Gli amministratori possono registrare riunioni e impostare integrazioni con altri servizi di terze parti.

Quali sono alcune delle caratteristiche principali di Zoom?

Prezzi

Il piano Pro parte da $ 149,90 per utente/anno e offre riunioni, registrazioni, branding e report più lunghi. Le grandi imprese devono contattare Zoom per un preventivo per un piano aziendale personalizzato.

5. Vai alla riunione

Andare alla riunione

Tipo di piattaforma: Videoconferenza

GoToMeeting è una piattaforma basata sul Web per riunioni online, videoconferenze e condivisione dello schermo. È progettato principalmente per professionisti aziendali e team remoti, ma può essere utilizzato anche per webinar formativi.

Le funzionalità principali di GoTo Meeting includono:

Prezzi

GoToMeeting offre piani tariffari a più livelli adatti a diverse esigenze e dimensioni del team. Il piano Professional parte da $ 12 al mese (fatturato annualmente) e offre riunioni video con un massimo di 150 partecipanti, registrazioni delle riunioni e approfondimenti sui partecipanti. Le grandi organizzazioni devono contattare le vendite di GoTo per prezzi personalizzati.

6. Asana

Asana

Tipo di piattaforma: Gestione del progetto

Asana è uno strumento di gestione dei progetti basato su cloud. Puoi usarlo per progetti illimitati, che puoi organizzare in elenchi, bacheche e calendari. Rende facile per le piccole imprese spedire progetti grandi e piccoli.

Le caratteristiche principali delle Asana includono:

Prezzi

Asana offre prezzi scaglionati in base alle funzionalità e al numero di utenti. Il piano Starter parte da $ 10,99 per utente/mese (fatturato annualmente) e offre modelli di progetto, campi personalizzati, report e integrazioni per piccoli team e singoli individui. Contatta Asana per un piano Enterprise personalizzato con sicurezza avanzata, controllo dei dati e supporto prioritario.

7. Campo base

Scatto del prodotto Basecamp

Tipo di piattaforma: Gestione del progetto

Basecamp è un software di gestione dei progetti e di comunicazione del team. È un'app affidabile per le aziende remote: vale la pena sottolineare che Basecamp è sempre stata un'azienda remota. Ti aiuta a spostare il tuo lavoro da e-mail, servizi di file e fogli di calcolo.

Le caratteristiche principali di Basecamp includono:

Prezzi

Il piano base di Basecamp costa $ 15 per utente al mese, il che è l'ideale per piccoli team o startup. Basecamp Pro Unlimited costa $ 299 al mese (fatturato annualmente) e aggiunge funzionalità come check-in automatici, obiettivi e funzionalità avanzate di condivisione di file.

8. Trello

Foto del prodotto Trello

Tipo di piattaforma: Gestione del progetto

Trello organizza i tuoi progetti in attraenti bacheche di attività. È uno strumento visivo di gestione delle attività e fornisce una chiara mappa del flusso di lavoro.

Le caratteristiche principali di Trello includono:

Prezzi

Trello offre un piano tariffario a più livelli. Lo standard a $ 5 per utente/mese, fatturato annualmente, è la soluzione migliore per i piccoli team. Premium costa $ 10 per utente/mese ed è ideale per le aziende che necessitano di funzionalità avanzate e controlli di amministrazione.

9. Monday.com

Foto del prodotto di Monday.com

Tipo di piattaforma: Gestione del progetto

Monday.com è una piattaforma di pianificazione visiva. Ti consente di pianificare, organizzare e tenere traccia del lavoro di tutto il tuo team. Gli utenti ricevono aggiornamenti in tempo reale, quindi tutti hanno il contesto sul progetto a portata di mano.

Le caratteristiche principali di Monday.com includono:

Prezzi

Monday.com offre prezzi scaglionati in base alle funzionalità e al numero di utenti. Il piano Basic costa $ 9 per posto/mese. Il piano Pro a $ 19 per utente/mese offre automazione avanzata, accesso ospite e forum privati. Entrambi i piani vengono fatturati annualmente ed è necessario pagare per un minimo di 3 posti. Contatta Monday.com per un piano Enterprise personalizzato.

10.Google Drive

Foto del prodotto Google Drive

Tipo di piattaforma: Collaborazione

Google Drive è una soluzione di archiviazione cloud che ti consente di accedere ai file salvati in qualsiasi momento. Archivia risorse aziendali come video e loghi, guide interne, presentazioni e altro ancora.

Tutto su Google Drive è sincronizzato per ogni dipendente che ha accesso. È una soluzione interessante per la collaborazione remota e il controllo della versione dei file.

Quali sono alcune delle funzionalità principali di Google Drive?

Prezzi

I piani a pagamento per Google Workspace partono da $ 6 per utente/mese (fatturati annualmente). Puoi anche scegliere tra altri piani per aziende e team, tra cui spazio di archiviazione illimitato, funzionalità di sicurezza avanzate e domini di posta elettronica personalizzati.

11. Casella personale

App cloud Dropbox per comunicazioni unificate

Tipo di piattaforma: Collaborazione

Dropbox è un'altra soluzione di archiviazione cloud. Ti consente di eseguire il backup dei file tramite la sincronizzazione dei file, il ripristino dei file se elimini un file e la cronologia delle versioni. Le funzionalità di collaborazione semplificano la condivisione di collegamenti o anteprime di file e la possibilità di lasciare commenti su un file.

Le funzionalità principali di Dropbox includono:

Prezzi

Il piano Plus di Dropbox costa $ 9,99 al mese e ti offre 2 TB per lavorare e giocare. Va bene per uso personale. Il piano Business di Dropbox costa $ 20/utente/mese ed è ideale per piccoli team.

12.Skype

Foto del prodotto Skype

Tipo di piattaforma: Videoconferenza

Skype offre conferenze audio e video di alta qualità, chiamate internazionali e comunicazioni di gruppo. È uno strumento eccellente per la collaborazione video.

Le funzionalità principali di Skype includono:

Prezzi

Il piano di base è adatto a chiamate personali e piccole riunioni con un massimo di 50 partecipanti. Per le chiamate illimitate negli Stati Uniti, i piani partono da $ 2,95 al mese. Il credito Skype ti consente di chiamare all'estero.

13. Telaio

Colpo del prodotto del telaio

Tipo di piattaforma: Collaborazione

Loom è uno strumento di condivisione video che ti consente di registrare il tuo schermo, raccontare o apparire sulla fotocamera. Ciò che rende unico Loom è che è destinato ai video con condivisione dello schermo. Puoi anche connetterti con i membri del team senza dover trovare il tempo nel calendario di tutti.

Le caratteristiche principali del telaio includono:

Prezzi

Inizia gratuitamente per video di 5 minuti e progetti personali. Il piano Business, a $ 12,50 al mese (fatturato annualmente), offre spazi di lavoro condivisi, analisi e dimensioni di registrazione personalizzate. Contatta Loom per un piano Enterprise personalizzato.

Suggerimenti per la scelta di una piattaforma di comunicazione

Scegliere la giusta piattaforma di comunicazione può essere complicato, ma con la giusta checklist puoi facilmente trovarne una che ti connette con il tuo pubblico e guida la tua comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti per guidarti:

1. Conosci il tuo scopo

Per cosa utilizzerai lo strumento? È per la comunicazione interna, il coinvolgimento dei clienti, la collaborazione a progetti o qualcos'altro? Definire chiaramente i tuoi obiettivi ti aiuterà a restringere le opzioni e a concentrarti sulle funzionalità che supportano tali obiettivi.

2. Comprendi il tuo pubblico

Chi stai cercando di raggiungere? Considera la loro età, conoscenza della tecnologia, metodi di comunicazione preferiti e posizione. Scegli una piattaforma accessibile e facile da usare per il tuo pubblico di destinazione.

3. Analizza il tuo messaggio

Il tuo messaggio è formale o informale? Richiede interazione in tempo reale o collaborazione asincrona? Diverse piattaforme eccellono in diversi tipi di messaggi. Ad esempio, la posta elettronica potrebbe essere migliore per gli annunci formali, mentre la messaggistica istantanea potrebbe essere adatta per aggiornamenti rapidi.

4. Considera le tue risorse

Qual è il tuo budget? Alcune piattaforme offrono piani gratuiti o base, mentre altre hanno livelli di prezzo diversi in base alle funzionalità e al numero di utenti. Includi anche i costi di installazione, formazione e manutenzione continua nelle considerazioni sul budget.

5. Esplora le funzionalità principali

Dai priorità alle funzionalità in linea con le tue esigenze. Hai bisogno di videoconferenze, condivisione di file, strumenti di gestione dei progetti o integrazioni con altri software? Crea un elenco delle funzionalità indispensabili e confronta diverse piattaforme per vedere quali offrono la migliore combinazione.

Servizio VoIP Nextiva

Una volta risolto questo problema, ecco cosa cercare in una piattaforma:

Ricorda, la piattaforma di comunicazione perfetta non esiste. Concentrati sulle tue esigenze e priorità per trovarne una che colmi il divario tra te e il tuo pubblico, favorendo una comunicazione più chiara ed efficace.

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