7 rischi comuni del progetto e come mitigarli (consigli degli esperti inclusi)
Pubblicato: 2022-06-12Scopri i diversi tipi di rischi del progetto e i modi per mitigarli.
Ogni progetto, non importa quanto ben pianificato, presenta rischi che possono far deragliare il progetto e causare battute d'arresto. Se non adeguatamente gestiti, questi rischi possono anche portare a perdite di tempo, denaro e clienti.
Ecco perché le aziende oggi cercano project manager che abbiano le competenze necessarie per gestire il rischio. Secondo l'Emotional Intelligence in the Workplace Survey di Capterra, il 52% dei project manager concorda sul fatto che la gestione del rischio è parte integrante delle loro prestazioni lavorative ed è inclusa nella loro revisione annuale. (Vedi la metodologia del sondaggio qui.)
Se sei un project manager responsabile della consegna dei progetti in tempo, dovresti conoscere i diversi tipi di rischi del progetto e come mitigarli. Questo blog elenca sette rischi comuni del progetto e alcuni metodi comprovati per prevenirli. Continuate a leggere per saperne di più.
Cos'è il rischio di progetto?
Il rischio di progetto è qualsiasi evento che ha il potenziale di mettere in pericolo l'esito o il successo di un progetto. Può essere qualsiasi cosa che possa far sì che il tuo progetto non raggiunga i suoi obiettivi. Problemi tecnici, ritardi nella programmazione e superamento del budget sono alcuni esempi.
I rischi del progetto possono avere gravi conseguenze, che vanno da semplici battute d'arresto al completo fallimento del progetto. Se non gestiti correttamente, i rischi possono diventare blocchi stradali, arrestare l'avanzamento del progetto e causare ritardi.
L'ambito si insinua
Lo scope creep è uno dei rischi più comuni associati ai progetti. Di solito si verifica quando i risultati finali del progetto vengono modificati dopo che sono già stati definiti. Ciò può accadere per vari motivi, come vincoli di budget o nuovi requisiti aggiunti dalle parti interessate. L'oscillazione dell'ambito spesso causa ritardi nel progetto e superamento dei costi.
- Sviluppare un ambito di progetto chiaro e conciso all'inizio del progetto identificando tutti i risultati finali e gli obiettivi.
- Ottieni il consenso di tutte le parti interessate e chiedi loro di approvare l'ambito del progetto.
- Impostare un processo di gestione delle modifiche per controllare le modifiche all'ambito del progetto valutando il loro probabile impatto.
- Rileva subito lo scorrimento dell'ambito monitorando da vicino il progetto e confrontando i progressi effettivi con quelli pianificati.
Leggi di più: 3 suggerimenti per gestire l'ambito Creep per i tuoi progetti
Problemi di comunicazione
Questo rischio si verifica quando si verifica un'interruzione nella comunicazione tra il team di progetto e le parti interessate. Ad esempio, il team di progetto potrebbe non comprendere le esigenze delle parti interessate o le parti interessate potrebbero non essere aggiornate sull'avanzamento del progetto. Può portare a problemi di comunicazione o incomprensioni, aumentando le possibilità di fallimento del progetto.
- Creare un piano di comunicazione che descriva chiaramente come e quando le parti interessate verranno aggiornate sullo stato di avanzamento del progetto.
- Assicurarsi che tutti i membri del team di progetto comprendano i propri ruoli e responsabilità in termini di comunicazione.
- Conduci riunioni regolari con i membri del team e le parti interessate per evitare interruzioni di comunicazione e garantire che tutti siano d'accordo.
- Incoraggiare una comunicazione aperta creando un ambiente in cui le persone si sentano a proprio agio nel porre domande o sollevare preoccupazioni.
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Problemi di tecnologia
Come avrai già intuito, questi rischi emergono quando c'è un problema con la tecnologia utilizzata per un progetto. Può essere qualsiasi cosa, da software obsoleto e hardware incompatibile a problemi di integrazione o compatibilità del sistema. I rischi tecnologici possono bloccare l'avanzamento del progetto o addirittura portare al fallimento completo.
- All'inizio del progetto, condurre uno studio di fattibilità per verificare se la tecnologia scelta è adatta al progetto e non causerà difficoltà tecniche.
- Formare i membri del team di progetto su come utilizzare la tecnologia selezionata. Inoltre, assicurati che ne comprendano i limiti.
- Avere un piano di backup o strumenti tecnologici alternativi nel caso in cui la tecnologia selezionata si guasta o non funzioni come previsto.
- Monitorare attentamente il progetto per rilevare eventuali segni di problemi tecnologici e risolverli immediatamente.
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Problemi di programmazione
Il rischio di pianificazione di solito si verifica quando la sequenza temporale del progetto non è realistica o quando ci sono ritardi nella pianificazione del progetto. Ad esempio, il team di progetto potrebbe calcolare erroneamente il tempo necessario per completare il progetto, oppure circostanze impreviste come problemi tecnologici o spostamento dell'ambito potrebbero causare ritardi.
- Crea una pianificazione del progetto realistica stimando accuratamente il tempo richiesto per ogni attività e aggiungendo un buffer per circostanze impreviste.
- Comunicare in anticipo eventuali modifiche alla pianificazione del progetto a tutte le parti interessate.
- Sii flessibile con la pianificazione del progetto e sii disposto ad apportare modifiche se necessario.
- Monitora regolarmente lo stato di avanzamento del progetto e aggiorna la pianificazione di conseguenza per evitare di rimanere indietro.
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Superamento del budget
Il superamento del budget, un altro rischio comune del progetto, si verifica quando le spese effettive del progetto superano il budget del progetto stimato. Il superamento del budget può essere dovuto a vari motivi. Il team di progetto, ad esempio, potrebbe sottovalutare il costo dei materiali o potrebbero sorgere spese impreviste nel corso del progetto.
- Crea un budget realistico stimando accuratamente il costo di tutti i materiali e della manodopera.
- Comunicare in anticipo eventuali modifiche al budget del progetto a tutte le parti interessate.
- Sii flessibile con il budget del progetto e sii disposto ad apportare modifiche se necessario.
- Monitora regolarmente lo stato di avanzamento del progetto e aggiorna il piano di budget di conseguenza per evitare spese eccessive.
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Incertezza del mercato
L'incertezza del mercato è qualsiasi rischio di mercato senza precedenti che può verificarsi nel corso di un progetto. Ciò accade quando l'incertezza del mercato o delle condizioni economiche influisce sul risultato del progetto. Ad esempio, un cambiamento nelle normative governative o un calo della domanda dei clienti potrebbe portare a ritardi o addirittura alla cancellazione del progetto.
- Prima di iniziare un progetto, condurre ricerche di mercato approfondite per comprendere le tendenze e le condizioni attuali del mercato.
- Sii flessibile con il piano del progetto e sii disposto ad apportare modifiche se necessario.
- Segui da vicino il mercato per i cambiamenti politici, economici, sociali o di altro tipo che potrebbero avere un impatto sul progetto.
- Sviluppare un piano di emergenza nel caso in cui le condizioni di mercato cambino inaspettatamente
Rischi esterni
I rischi esterni sono quei rischi che provengono dall'esterno della tua azienda e sono fuori dal controllo del team di progetto. Includono cose come disastri naturali, instabilità politica o persino una pandemia. Non puoi prevedere o prevenire questo tipo di eventi. I rischi esterni possono causare gravi danni a un progetto e possono persino portare al suo fallimento.
- Condurre una valutazione del rischio per identificare potenziali pericoli che potrebbero avere un impatto sul progetto.
- Sviluppare un piano di emergenza per gestire potenziali rischi esterni e garantire che tutte le parti interessate siano a conoscenza del piano.
- Monitorare attentamente il progetto per eventuali segni di potenziali pericoli e agire immediatamente per evitare danni.
Consulenza sulla mitigazione del rischio di progetto da parte di professionisti del settore
Abbiamo parlato con alcuni professionisti del settore per saperne di più sui rischi di progetto che incontrano frequentemente e su cosa fanno per mitigarli per garantire il successo del progetto.
Kevin Daly, responsabile del marketing di Zevo Health, racconta come lui e il suo team gestiscono i rischi del progetto.
“Le persone che comunicano rischiano meno e ottengono di più”.
Kevin Dalì
Responsabile marketing di Zevo HealthAbbiamo lavorato su progetti in cui il nostro cliente era traballante e non rispettava le scadenze, o in cui dovevamo fare i conti con una difficile fonte di materiali. Abbiamo anche visto situazioni in cui i membri del team non avevano le competenze necessarie per completare alcuni progetti specifici di nicchia.
In tutti i casi, la nostra soluzione è stata la stessa, ovvero la comunicazione.
Ci assicuriamo che ogni membro del nostro team sia consapevole delle proprie responsabilità, di cosa sta succedendo nel progetto e di come possono aiutare tutti gli altri ad avere successo. Ciò significa che se una persona incontra difficoltà con il lavoro assegnato, può semplicemente comunicarlo e ottenere aiuto da chiunque nel team abbia più esperienza e viceversa. Finora, questa strategia ha funzionato per noi ogni volta!
Josh Nelson, CEO di Seven Figure Agency, parla della mancanza di chiarezza, di come influisce sull'intero progetto e di come gestisce questo tipo di rischio.
"Una visione chiara e condivisa di solito aiuta il team a evitare problemi di progetto e rimanere motivato a raggiungere il successo del progetto".
Josh Nelson
CEO di Seven Figure AgencyLa maggior parte delle persone ha avuto la spiacevole esperienza di investire una notevole quantità di tempo in un progetto solo per scoprire di aver interpretato male la richiesta. È da biasimare la scarsa comunicazione tra clienti e parti interessate, che spesso porta a un'oscillazione dell'ambito.
Definire chiaramente l'obiettivo del progetto e cosa ci si aspetta dal risultato finale può aiutare a mitigare questo tipo di rischio. Sii un comunicatore efficace e un buon ascoltatore per ottenere chiarimenti dai clienti su ciò di cui hanno bisogno e che desiderano. Porre tutte le domande necessarie per avere un quadro chiaro dei requisiti e dell'uso previsto.
Suggerimenti per identificare i potenziali rischi del progetto nella fase iniziale
È importante sapere come identificare precocemente i rischi del progetto per mitigarne gli effetti. Ecco alcune tecniche di identificazione del rischio da provare:
- Condurre una valutazione del rischio. Questo processo aiuta a identificare e valutare i rischi che potrebbero potenzialmente avere un impatto sul risultato dei tuoi progetti.
- Monitorare il progetto da vicino. Ciò implica tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto e cercare eventuali segnali di allarme o segnali di pericolo che potrebbero indicare un potenziale rischio.
- Monitorare i cambiamenti del mercato. Ciò implica tenersi al passo con le attuali condizioni e tendenze del mercato per identificare il loro probabile impatto sul progetto.
- Comunicare con gli stakeholder. Ciò comporta una comunicazione regolare con tutte le parti interessate del progetto per evitare malintesi e avere tutti sulla stessa pagina.
- Sii flessibile: significa essere aperti o disposti ad apportare modifiche al piano del progetto, se necessario, per evitare potenziali fattori di rischio.
C'è un altro modo collaudato per identificare e gestire i rischi nella fase iniziale: utilizzando un software di gestione dei rischi. Scopri i pro ei contro dell'utilizzo del software di gestione del rischio per i tuoi progetti.
Guarda questo video per prendere una decisione informata.
Desideri maggiori informazioni sulla gestione del rischio di progetto? Dai un'occhiata a queste risorse di Capterra correlate:
- Che cos'è la gestione del rischio di progetto? Ecco tutto ciò che devi sapere
- Come creare un efficace piano di gestione del rischio per i tuoi progetti
- 4 passaggi per costruire un efficace processo di gestione del rischio di progetto
- Come gestire i rischi: una guida per i project manager
- 4 Strategie di gestione del rischio per l'esecuzione di successo del progetto
Metodologia di indagine
L'Emotional Intelligence in the Workplace Survey di Capterra è stata condotta nel dicembre 2021 tra 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese. Gli intervistati sono stati sottoposti a screening per lo stato occupazionale (a tempo pieno), le dimensioni dell'azienda (da 2 a 500 dipendenti) e il coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolto).