8 modi migliori per migliorare la collaborazione, la comunicazione e il lavoro di squadra

Se ti sei seduto con i leader aziendali di tutto il paese e hai chiesto la chiave del loro successo, è probabile che la collaborazione sul posto di lavoro venga ripetutamente menzionata. La collaborazione sul posto di lavoro viene spesso definita un indicatore di successo, ma non è sempre chiaro cosa significhi il termine.

Cos'è la collaborazione sul posto di lavoro?

La collaborazione sul posto di lavoro è quando due o più persone si uniscono per risolvere un problema comune. La collaborazione sul posto di lavoro può essere estremamente efficace. Individui con competenze, prospettive e idee diverse possono fare brainstorming per trovare soluzioni innovative e implementare le loro idee. È importante perché consente alle aziende di risolvere i problemi in modo più rapido ed efficiente.

Una mancanza di collaborazione sul posto di lavoro può essere un segnale che un'azienda non sta massimizzando il proprio potenziale. L'86% degli intervistati di uno studio di Fierce Inc. ha riferito che la mancanza di collaborazione o una comunicazione inefficace erano responsabili dei fallimenti sul posto di lavoro.

La collaborazione si presenta in molte forme, come la realtà aumentata che consente agli acquirenti di "provare" accessori come orologi e occhiali senza visitare un negozio. Sul posto di lavoro, anche qualcosa di semplice come rimuovere i posti assegnati può aumentare l'interazione dei dipendenti e stimolare la collaborazione.

La tua azienda massimizza la produttività incoraggiando la collaborazione? Abbiamo raccolto otto suggerimenti su come migliorare la collaborazione sul posto di lavoro.

8 consigli per migliorare la collaborazione sul posto di lavoro

1. Sfrutta i canali di comunicazione alternativi

L'e-mail potrebbe essere ancora il metodo dominante di comunicazione di lavoro online, ma ci sono molte prove che in realtà sia un freno alla produttività.

Con numeri scoraggianti come questi, non c'è da meravigliarsi se la produttività sul posto di lavoro subisce un duro colpo:

Slack è un sistema di messaggistica istantanea e collaborazione progettato per i team di lavoro. Slack elimina le informazioni in eccesso in modi che la posta elettronica non può utilizzare utilizzando canali, messaggi diretti e notifiche. I dipendenti possono impostare le proprie preferenze Slack in modo da ottenere solo le informazioni pertinenti di cui hanno bisogno. Rende il processo di vagliatura di un grande volume di messaggi meno dispendioso in termini di tempo.

Slack è cresciuto in popolarità negli ultimi anni soprattutto perché è un'efficace alternativa alla posta elettronica. Un sondaggio tra gli utenti di Slack ha rilevato che i team che hanno utilizzato il servizio erano più produttivi del 32%. L'unico motivo significativo è stato che i team hanno ridotto l'utilizzo della posta elettronica del 48,6%.

2. Semplifica il processo di condivisione dei file

Se hai mai dovuto inviare allegati di posta elettronica avanti e indietro per la modifica, capisci quanto possa essere frustrante e dispendioso in termini di tempo il processo. Un documento con molti contributori potrebbe essere passato avanti e indietro dozzine di volte e la ricezione di una versione precedente di un documento potrebbe ritardare l'intero processo di giorni o addirittura settimane.

Le applicazioni di archiviazione di file come Dropbox e Box hanno rivoluzionato questo processo perché consentono alle aziende di conservare i file nel cloud e di condividere un solo documento, eliminando il problema della vecchia versione del file .

La funzione di sincronizzazione dei file di Dropbox aggiorna istantaneamente i file condivisi. Consente agli utenti di lavorare insieme da postazioni diverse e disporre sempre della versione più recente del file. E se devi fare riferimento a una versione precedente, gli utenti possono ripristinare le versioni precedenti di un file per 30 giorni.

Come Dropbox, anche Box consente agli utenti di eseguire il mirroring dei dati archiviati nel cloud sul proprio desktop per un facile accesso. Se modifichi un file localmente sul tuo desktop, si sincronizzerà con il cloud e aggiornerà il file archiviato nel tuo account Box.

TrackVia ha scoperto che le aziende che utilizzano il cloud storage ritengono che il servizio abbia un impatto positivo sulla loro efficacia. Il 47% delle aziende intervistate ha affermato che il cloud le rende più produttive e il 40% ha affermato che le rende più flessibili:

Il cloud ha semplificato il processo di condivisione dei file e una quota maggiore di aziende utilizza ogni anno servizi come Dropbox e Box. Rimuovendo il problema dei vecchi file e degli allegati e-mail, il cloud è diventato uno strumento prezioso per la collaborazione.

3. Migliora la sicurezza della rete

Quando pensi alla collaborazione, la prima cosa che ti viene in mente probabilmente non è la sicurezza dei tuoi server. Ma l'enorme volume di file caricati/scaricati dal cloud è enorme e più dipendenti che mai utilizzano i propri dispositivi per lavorare. L'enorme quantità di utilizzo della rete presenta un numero crescente di opportunità per hacker e malware di accedere al tuo sistema.

Gli attacchi informatici stanno crescendo in termini di dimensioni, portata e interruzioni. Questi attacchi al tuo servizio di rete possono causare gravi problemi ai tuoi dipendenti e ai tuoi clienti. L'attacco ransomware che ha colpito oltre 150 paesi all'inizio di quest'anno ha messo offline migliaia di dispositivi e costato alle aziende decine di migliaia di dollari di danni. Un rapporto del 2016 del Ponemon Institute for HPE ha rilevato che il costo medio di una violazione dei dati al giorno era di $ 21.155!

Stabilire una solida sicurezza di rete è importante perché i tuoi dipendenti spesso non conoscono i rischi del malware. Uno studio della Friedrich-Alexander University cita che anche se il 78% delle persone afferma di essere consapevole dei rischi dei collegamenti sconosciuti nelle e-mail, il 45% li clicca comunque:

Mantenere i file della tua azienda crittografati e al sicuro dagli hacker è una chiave importante per mantenere una collaborazione sicura . Non lasciare che i progetti o i dati della tua azienda siano vulnerabili alle minacce adottando le precauzioni necessarie per tenerli al sicuro.

4. Zone sovrapposte

I ricercatori dell'Università del Michigan hanno scoperto che l'utilizzo della progettazione spaziale per incoraggiare interazioni non pianificate ha effettivamente migliorato le prestazioni complessive dei loro scienziati. I designer che vogliono incoraggiare la collaborazione stanno creando quelle che vengono chiamate "zone di sovrapposizione", dove aumenta l'opportunità di interazioni non pianificate tra i dipendenti.

Queste interazioni non pianificate possono stimolare la collaborazione e l'innovazione, che è esattamente ciò che Steve Jobs aveva in mente quando ha pianificato il design del quartier generale della Pixar:

Jobs ha spostato le cassette postali, le sale riunioni e la mensa nell'atrio in modo che sceneggiatori, artisti e animatori interagissero più di quanto avrebbero fatto altrimenti. Pixar è uno dei migliori esempi di collaborazione sul posto di lavoro. Costringe i dipendenti a incrociarsi frequentemente, discutere progetti e condividere idee.

Le zone di sovrapposizione non devono essere elaborate come il quartier generale della Pixar. Possono essere semplici come una scala condivisa o uno spazio esterno condiviso tra più reparti. L'obiettivo è fare in modo che i dipendenti che non interagiscono regolarmente parlino tra loro più facilmente.

5. Postazione a caldo

Il lavoro non è più come il liceo, dove regole rigide dettano a chi ti siedi accanto. La collaborazione sul posto di lavoro avviene ora, ad esempio, nelle aree lounge, nei divani e nelle caffetterie. Le nuove tendenze del lavoro hanno dimostrato che non devi essere legato alla tua scrivania per 8 ore per essere considerato un dipendente produttivo. Entra nell'hot desking.

L'hot desking è una nuova tendenza in cui i dipendenti non hanno più posti assegnati obbligatoriamente. Invece di una scrivania assegnata, i dipendenti ruotano attraverso spazi pubblici e aperti. La moderna collaborazione sul posto di lavoro è fluida e incoraggia i dipendenti a interagire con altre persone con cui normalmente non potrebbero chattare al di fuori dei loro reparti.

Oltre ad aumentare le opportunità di collaborazione, l'hot desking consente alle aziende di risparmiare denaro. La società di consulenza e progettazione Strategy Plus stima che l'utilizzo dell'ufficio raggiunga il picco del 42% in un determinato giorno. Condeco, una società di gestione dello spazio di lavoro con sede nel Regno Unito, ha scoperto che la maggior parte delle aziende presume di avere un utilizzo dello spazio di lavoro del 60-70%:

L'hot desking consente alle aziende di rimuovere parte dello spazio in eccesso oltre a spingere i dipendenti a interagire e collaborare più spesso. I soldi risparmiati dall'hot desking possono davvero sommarsi: la ricerca di Vodafone indica che la pratica potrebbe far risparmiare alle aziende britanniche 34 miliardi di sterline all'anno (o 43 trilioni di dollari).

6. Non accontentarti del tuo attuale software

Migliorare il lavoro di squadra e la collaborazione sul posto di lavoro significa cercare costantemente nuove soluzioni ai problemi della tua azienda. Tecnologie come Google Docs possono rendere la tua azienda più efficiente e migliorare la comunicazione tra dipendenti, team e clienti.

la progettazione della pagina di destinazione post-clic è un processo in cui la collaborazione è essenziale, ma i problemi di comunicazione possono rendere lo sforzo inefficiente e dispendioso in termini di tempo. Il processo di creazione della pagina di destinazione post-clic può coinvolgere molte parti interessate: copywriter che scrivono il contenuto, designer che creano wireframe e personalizzano la pagina, manager che sovrintendono al processo e clienti che desiderano che il loro contributo venga ascoltato.

Chiaramente, non è un modo semplice per comunicare.

Se tutti comunicano tramite canali diversi, ciò può richiedere tempi eccessivi e presentare grossi problemi. Cosa succede quando il copywriter invia allegati e-mail, il project manager comunica in Slack e il cliente utilizza Google Docs? Ti senti frustrato perché non esiste un luogo centrale per la comunicazione e subisci ritardi nella pubblicazione.

La soluzione di collaborazione Instapage è stata creata per combattere questo flusso di lavoro inefficiente semplificando il processo di progettazione della pagina di destinazione post-clic. Copywriter, redattori, manager e clienti possono tutti lasciare commenti direttamente sulla pagina e ricevere feedback in tempo reale.

La piattaforma Instapage consente inoltre agli utenti di proteggere con password le proprie pagine e aggiungere ulteriori livelli di sicurezza in modo che solo alcuni decisori abbiano accesso. Inoltre, il feed dei commenti consente una conversazione in corso che non richiede nemmeno agli utenti di lasciare la piattaforma.

7. La videoconferenza tiene impegnati i lavoratori remoti

Quest'anno, Gallup ha pubblicato un sondaggio secondo cui il 43% dei dipendenti americani ha trascorso almeno un po' di tempo lavorando da remoto (in aumento di 4 punti percentuali rispetto al 2012). Sempre più dipendenti si avvalgono di orari flessibili. Le aziende stanno assumendo più liberi professionisti che lavorano in remoto per completare lavori specializzati con budget più limitati.

Ma poiché i dipendenti remoti non sono in ufficio, spesso perdono il linguaggio del corpo e la comunicazione non verbale. La maggior parte della comunicazione è non verbale e i dipendenti che non interagiscono visivamente con i colleghi possono sentirsi isolati e diventare meno produttivi. È qui che la videoconferenza può colmare questa lacuna.

La ricerca mostra che le videoconferenze possono far sentire i lavoratori remoti più connessi ai loro team. Polycom afferma che le aziende ritengono che la videoconferenza offra vantaggi su tutta la linea:

• Il 94% degli intervistati afferma che aumenta la produttività
• L'87% afferma che accelera la velocità del processo decisionale
• L'87% conferma che riduce significativamente i costi di viaggio

Con la crescente quantità di attività svolte in più sedi e fusi orari, non c'è da meravigliarsi che le piattaforme di videoconferenza consentano una maggiore collaborazione e flussi di lavoro efficienti.

8. Ridurre le inefficienze nelle riunioni

I dirigenti considerano il 67% delle riunioni un fallimento. Queste inefficienze stanno costando tempo e denaro alla tua azienda.

Ogni anno le aziende sprecano oltre 37 miliardi di dollari di tempo in riunioni improduttive. I quadri intermedi trascorrono circa un terzo del loro tempo in riunioni. I dipendenti trascorrono anche fino a quattro ore alla settimana solo per prepararsi alle riunioni di aggiornamento sullo stato:

Secondo il grafico sopra, il 15% del tempo collettivo di un'organizzazione viene utilizzato nelle riunioni. Questa è una parte significativa del tempo di un'azienda e sprecarla riduce sia la produttività che le opportunità di collaborazione. Le aziende dovrebbero considerare problemi come il multitasking e l'isolamento dei lavoratori remoti, due cose che possono causare significative inefficienze nelle riunioni.

Il multitasking è una delle maggiori cause di riunioni improduttive. Con circa la metà dei dipendenti che ammette di lavorare su progetti non correlati e quasi il 70% controlla la posta elettronica. I lavoratori remoti spesso si sentono isolati durante le teleconferenze perché la maggior parte della comunicazione proviene dal linguaggio del corpo e da segnali non verbali che non possono cogliere al telefono.

Le aziende che cercano di migliorare la qualità delle loro riunioni dovrebbero cercare di mantenere le riunioni brevi e focalizzate sulla riduzione del multitasking. I lavoratori remoti dovrebbero comunicare tramite videoconferenza quando possibile. Possono raccogliere segnali non verbali e interagire visivamente con il resto del gruppo. Stabilire aspettative chiare e un'agenda in anticipo può aiutare a mantenere tutti coinvolti durante tutto il processo.

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La videoconferenza, la condivisione dei dati e le zone di sovrapposizione sono solo alcuni dei modi in cui le aziende stanno adottando misure per migliorare la collaborazione.

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