Quali sono i pro e i contro di un sistema telefonico basato su cloud?

Tutte le aziende necessitano di un sistema di comunicazione efficace e affidabile. Per la maggior parte delle aziende oggi, ciò significa un sistema telefonico basato su cloud che funziona tramite Internet.

La flessibilità e la scalabilità dei sistemi telefonici basati su cloud li rendono una scelta interessante per le aziende di tutte le dimensioni, dalle piccole imprese in movimento alle aziende che gestiscono call center.

Ma è la scelta migliore per il tuo business?

In questo post, diamo uno sguardo più da vicino ai pro e ai contro dei telefoni basati su cloud per aiutarti a prendere una decisione informata.

Ma se hai poco tempo, ecco tutte le informazioni di cui hai bisogno a colpo d'occhio:

Che cos'è un sistema telefonico basato su cloud?

Un sistema telefonico basato su cloud utilizza la tecnologia Voice over Internet Protocol ( VoIP ) per connettere le telefonate.

A differenza della tecnologia legacy, come i telefoni fissi, i telefoni VoIP non necessitano di hardware o infrastrutture speciali. Non è necessario fare affidamento sulle reti di cavi in ​​rame per effettuare o ricevere chiamate come i tradizionali telefoni fissi. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet ad alta velocità per effettuare chiamate VoIP.

Ciò consente alle aziende di iniziare facilmente a utilizzare sistemi telefonici basati su cloud e di godere di vantaggi come costi di gestione mensili ridotti, migliore mobilità per il lavoro remoto e quasi nessuna manutenzione.

Esaminiamo più a fondo i vantaggi derivanti dall'utilizzo di un sistema telefonico basato su cloud nella sezione successiva.

Vantaggi di un sistema telefonico basato su cloud

La tecnologia cloud è sempre più la norma e offre numerosi vantaggi alle aziende. Dalla flessibilità ai vantaggi del lavoro remoto, questi sistemi stanno cambiando il modo in cui i dipendenti si connettono, collaborano e comunicano.

Diamo un'occhiata agli aspetti positivi che rendono i sistemi telefonici basati su cloud una scelta intelligente per le aziende in crescita.

Costi inferiori

I sistemi telefonici basati su cloud sono più convenienti rispetto ai sistemi telefonici tradizionali.

In media, un sistema telefonico fisso costa alle aziende 50 dollari per linea ogni mese per le chiamate locali o nazionali. Al contrario, i piani VoIP partono da meno di $ 20 per linea al mese con chiamate internazionali, videoconferenze e molte altre funzionalità.

I sistemi telefonici cloud sono un modo efficace per ridurre i costi di comunicazione. Tutto ciò di cui hai bisogno è una connessione Internet stabile e un software che abiliti le funzionalità VoIP.

Ciò significa che puoi ridurre le tradizionali spese telefoniche che altrimenti avresti sostenuto, come ad esempio:

• Costi di installazione e investimento iniziale per Private Branch Exchange ( PBX ) in sede
• Costi di manutenzione ricorrenti
• Componenti aggiuntivi per funzionalità come operatori automatici, trascrizione dei messaggi vocali, accodamento delle chiamate, ecc.

Con VoIP ottieni numeri locali gratuiti, numeri verdi e chiamate internazionali poco costose. Una linea fissa tradizionale non potrà mai darti lo stesso rapporto qualità-prezzo.

Migliore affidabilità e prestazioni

Un sistema telefonico basato su cloud rappresenta un'ottima rete di sicurezza per il tuo piano di continuità aziendale, soprattutto quando qualcosa di imprevisto, come un disastro naturale o un attacco informatico, interrompe le normali operazioni.

Con un sistema telefonico tradizionale basato in un'unica sede, la tua azienda potrebbe dover affrontare tempi di inattività e rischi. Al contrario, un sistema telefonico basato su cloud funziona da data center remoti con piani di backup e ridondanza integrati. Se un data center ha un problema, gli altri subentrano senza problemi.

Ciò aiuta la tua attività a continuare a funzionare senza intoppi e i tuoi clienti non ne risentiranno. Anche le loro informazioni rimangono sicure e prontamente disponibili per il tuo team, così non perderai la connettività.

I sistemi telefonici cloud possono quindi offrire backup affidabili e prestazioni costanti, aiutando la tua azienda a rimanere operativa anche durante sfide impreviste.

È anche una scelta più affidabile per le operazioni aziendali quotidiane. È meno soggetto a interruzioni perché ci sono meno punti critici che, in caso di guasto, avrebbero un impatto sul servizio. Questa affidabilità lo rende una scommessa solida per attività business-as-usual ininterrotte.

Implementazione e configurazione più rapide

Il tuo sistema telefonico non dovrebbe ostacolare la crescita della tua attività.

Con un sistema telefonico tradizionale, l'aggiunta di scala può richiedere molto tempo ed essere costosa. Per fornire a ciascun nuovo dipendente il proprio numero di telefono, è necessario aggiungere nuove linee telefoniche e porte, operazione che può richiedere settimane. Ciò significa molta produttività persa.

Con un sistema telefonico basato su cloud, puoi espandere la tua attività in qualsiasi momento. È scalabile per soddisfare le crescenti esigenze del tuo team, mantenendo allo stesso tempo tutte le comunicazioni aziendali senza problemi.

Suggerimento professionale: se desideri aumentare in modo significativo la collaborazione e la produttività dei dipendenti, prova a sostituire i tuoi sistemi telefonici tradizionali con un servizio telefonico virtuale !

Vedi anche: Comprendere i dettagli delle comunicazioni cloud

Meno manutenzione

La manutenzione è un sovraccarico non necessario che può avere un impatto negativo sull'esperienza dei dipendenti. Inoltre, lo sforzo e gli investimenti richiesti per la manutenzione possono aumentare rapidamente.

I sistemi telefonici legacy necessitano di almeno uno o più individui dedicati alla manutenzione del sistema. La maggior parte delle aziende finisce per sovraccaricare i propri team IT già sommersi o spende più soldi per assumere collaboratori esterni.

Inoltre, le aziende non tengono conto del tempo e degli sforzi spesi per risolvere i malfunzionamenti e condurre le riparazioni. Ciò non solo incide sulla produttività e sul morale dei dipendenti, ma rallenta anche la crescita aziendale.

Invece, quando si utilizza un PBX cloud sistema, il tuo provider VoIP gestisce abilmente tutti questi problemi. Gestiscono il sistema telefonico interamente fuori sede sul cloud e garantiscono un servizio ininterrotto con priorità.

Inoltre, forniscono rigorosi accordi sul livello di servizio (SLA) e un servizio clienti 24 ore su 24 per accelerare la risoluzione dei problemi. E tutto questo senza interrompere le attività del tuo team o la qualità della comunicazione aziendale che i tuoi clienti si aspettano.

Accesso a potenti funzionalità di chiamata

I sistemi telefonici basati su cloud offrono funzionalità VoIP all'avanguardia che migliorano la comunicazione aziendale. Alcune funzionalità popolari che gli imprenditori ritengono preziose includono:

Chiaramente, i sistemi telefonici basati su cloud dispongono di funzionalità avanzate che possono migliorare le comunicazioni aziendali. Inoltre, l'accesso alle funzionalità aiuta il tuo team a comunicare meglio con i clienti, migliorando costantemente la qualità del servizio clienti.

Soprattutto se gestisci un call center , i sistemi telefonici basati su cloud ti aiutano a gestirlo con sicurezza. Puoi anche integrare il tuo sistema telefonico con strumenti di terze parti come CRM o software di contabilità, creando un archivio centralizzato per il tuo team.

La parte migliore? Un ottimo fornitore di servizi ti consentirà di aggiungere nuove funzionalità senza aggiornamenti hardware, richieste complicate o termini confusi. Sarai in grado di personalizzare il tuo sistema telefonico cloud come e quando ne hai bisogno, per soddisfare le tue esigenze aziendali in evoluzione.

Esperienza del cliente migliorata

Oggi i clienti non sono più sensibili al prezzo. In effetti, non si preoccupano di pagare un premio per un'eccellente esperienza del cliente. Inoltre, è più probabile che in futuro acquisteranno prodotti e servizi da queste aziende.

Le recenti statistiche del servizio clienti lo confermano:

• Il 42% dei consumatori pagherebbe di più per un servizio clienti amichevole e accogliente.
• Il 91% dei clienti ha maggiori probabilità di effettuare un altro acquisto dopo un'ottima esperienza con il servizio clienti.
• Il 68% dei clienti ha affermato che un'esperienza cliente positiva ha migliorato significativamente la fedeltà al marchio.

I sistemi telefonici basati su cloud offrono alle aziende maggiore flessibilità, scalabilità e accessibilità per garantire un'esperienza cliente positiva.

I clienti non devono mai aspettare grazie alla gestione efficiente dei volumi di chiamate, che reindirizza le chiamate al successivo membro disponibile del team di supporto. Le informazioni sui clienti prontamente disponibili per gli agenti di servizio si traducono in un'interazione più personalizzata, impressionando i clienti.

Inoltre, i fornitori di telefonia basati su cloud consentono anche agli agenti di servizio di lavorare da qualsiasi luogo, fornendo supporto ininterrotto in modo rapido ed efficiente. Dopotutto, agenti del servizio clienti competenti e felici spesso significano clienti felici!

La velocità, la qualità e la percezione della modernità del servizio clienti possono essere a rischio quando le grandi aziende continuano a utilizzare la linea fissa tradizionale.

Supporta facilmente il lavoro remoto e ibrido

Il modello di lavoro ibrido – qualche giorno in ufficio e qualche giorno di lavoro da casa – è ormai la nuova normalità.

Per le aziende che utilizzano ancora i sistemi telefonici tradizionali, si tratta di un duplice problema. Innanzitutto devono mantenere l’infrastruttura esistente in ufficio. In secondo luogo, devono dedicare tempo e risorse per potenziare la propria forza lavoro remota .

Ciò include fornire ai dipendenti gli strumenti giusti e tutte le informazioni sui clienti di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente.

I telefoni basati su cloud sono perfetti per questo caso d'uso. Le funzionalità di lavoro remoto sono disponibili immediatamente senza una configurazione complicata. Il tuo team può utilizzare i telefoni fissi VoIP in ufficio e un'app telefonica aziendale quando lavora da casa. È il migliore di entrambi i mondi!

Indipendentemente dal luogo di lavoro, tutti i membri del tuo team possono:

• Mantieni lo stesso numero di telefono e rimani accessibile a clienti e colleghi
• Effettua e ricevi telefonate con un'app softphone VoIP
• Utilizza funzionalità avanzate come l'inoltro delle chiamate, la segreteria telefonica virtuale e la registrazione delle chiamate
• Comunica chiaramente con una qualità delle chiamate sostanzialmente migliore grazie a HD Voice

Comunicazioni unificate

I sistemi telefonici basati su cloud semplificano la centralizzazione di tutte le comunicazioni aziendali su un'unica piattaforma , senza modificare l'infrastruttura esistente o la tecnologia di telelavoro.

Questa soluzione, denominata Unified Communications as a Service ( UCaaS ), comprende telefonate, videoconferenze, messaggistica istantanea, chiamate in conferenza e condivisione di file.

UCaaS migliora la produttività e la collaborazione tra dipendenti in sede e team remoti. Tutti hanno accesso agli strumenti di comunicazione rilevanti di cui hanno bisogno nella vita quotidiana.

I servizi telefonici cloud accelerano l'onboarding dei dipendenti e semplificano le riunioni virtuali. Rimuove le barriere e i silos associati ai vecchi sistemi di comunicazione come i telefoni tradizionali, che spesso non dispongono di nessuna di queste funzionalità avanzate.

Svantaggi del sistema telefonico basato su cloud

Sebbene i sistemi telefonici basati su cloud presentino diversi svantaggi, nessuna tecnologia è impeccabile. Esistono sfide intrinseche che potrebbero essere di particolare interesse per la tua azienda, rendendo i sistemi telefonici basati su cloud meno attraenti come opzione.

Ecco i potenziali svantaggi derivanti dalla gestione del sistema telefonico aziendale interamente su Internet.

I prezzi possono aumentare

I sistemi telefonici basati su cloud oggi spesso vengono addebitati su base mensile per utente. Nel corso del tempo, questi costi possono aumentare.

Potrebbero esserti addebitate funzionalità aggiuntive che non intendi nemmeno utilizzare o incorrere in prezzi misurati per altre funzionalità che utilizzi pesantemente. Per le piccole imprese, i prezzi degli abbonamenti potrebbero essere elevati rispetto al semplice utilizzo delle linee telefoniche tradizionali esistenti.

Tuttavia, la maggior parte dei sistemi telefonici basati su cloud oggi sono dotati di strumenti di collaborazione integrati. Ciò elimina la necessità di costosi strumenti di collaborazione come Zoom, Slack o bridge di conferenza separati.

Inoltre, risparmierai anche tempo e denaro spesi per il supporto IT, la riparazione dei problemi di sistema e la garanzia di sicurezza e conformità, solo per citarne alcuni.

Tutti questi vantaggi possono compensare il costo mensile dei sistemi telefonici basati su cloud, rendendoli più convenienti rispetto ai telefoni tradizionali apparentemente economici.

Se non sei ancora sicuro di quanto costerà alla tua azienda il sistema telefonico basato su cloud di Nextiva, puoi richiedere un preventivo senza impegno .

Hai bisogno di apparecchiature di rete veloci

I sistemi telefonici basati su cloud necessitano di connessioni Internet a banda larga ad alta velocità.

I sistemi telefonici basati su cloud utilizzano il Wi-Fi per funzionare, ma il Wi-Fi non funziona bene attraverso i muri. Se il tuo ufficio non ha condotto un controllo del sito wireless, potresti avere dei punti morti.

Ma ci sono soluzioni semplici e convenienti per questo problema. Potrebbe essere necessario impostare la qualità del servizio ( QoS ) per la rete per evitare jitter .

Per gli uffici più grandi, valuta la possibilità di aggiungere una rete Wi-Fi mesh per la massima velocità e copertura.

Non funziona senza una connessione Internet stabile

Una cosa può creare o distruggere tutti i vantaggi derivanti dallo spostamento del tuo sistema telefonico nel cloud: la tua connessione Internet!

Se la tua connessione Internet si interrompe, il tuo sistema telefonico basato su cloud potrebbe smettere di funzionare. Eppure, una connessione Internet affidabile è l’unico requisito di sistema per i sistemi telefonici basati su cloud.

Ma oggi, Internet stabile è ovunque! Quasi tutti i bar ti offrono un Wi-Fi abbastanza potente per videochiamate e streaming.

Negli ultimi dieci anni, la velocità di Internet è aumentata, così come la sua affidabilità. Non è raro vedere velocità superiori a 100 Mbps a casa o al lavoro. Questa larghezza di banda potrebbe supportare più di 1.000 chiamate VoIP contemporaneamente!

Se non sei sicuro dell'affidabilità della tua connessione Internet, puoi eseguire il nostro test gratuito di capacità VoIP per vedere se la tua rete è pronta per VoIP.

E se il tuo ISP non funziona, tu e il tuo team potete rispondere automaticamente alle chiamate sui vostri telefoni cellulari o essere inoltrati a una casella di posta vocale per il follow-up. Fondamentalmente non c'è mai un "segnale di occupato" con il VoIP basato su cloud.

Se non disponi di un'altra connessione Internet, chiama il nostro team di supporto e possiamo occuparci di queste richieste urgenti.

Ulteriori letture: Cos'è l'inoltro delle chiamate aziendali e come si configura?

Le informazioni sulla posizione sono limitate per le chiamate di emergenza

Questo non sarà un problema per la maggior parte delle persone, ma le telefonate al 911 basate su Internet non hanno necessariamente allegati dati accurati sulla posizione.

Quando le chiamate basate su Internet vengono indirizzate a un call center di emergenza (noto come PSAP), gli operatori potrebbero non conoscere la tua posizione o addirittura il tuo numero di telefono . Per impostazione predefinita, le chiamate arrivano al PSAP più vicino in base all'indirizzo del titolare del conto.

Per superare questo problema, aggiorna l'indirizzo fisso assegnato a ciascuna linea telefonica aziendale nel tuo sistema telefonico cloud. Questa impostazione è nota come 911 avanzata ed è qualcosa con cui dovresti acquisire familiarità. Quando i dipendenti lavorano da casa o fuori ufficio, dovresti aggiornarlo tempestivamente.

Ti consigliamo di utilizzare gli smartphone per le chiamate basate su Internet poiché i dati GPS e la triangolazione cellulare trasmettono istantaneamente i dati sulla posizione ai PSAP vicini.

Compatibilità limitata con dispositivi analogici

Se ami le apparecchiature telefoniche tradizionali come i fax, non sarai davvero entusiasta dei sistemi telefonici cloud. Questa attrezzatura era al suo apice negli anni '90, ma oggi il suo tempo è limitato.

Diventa complicato se hai bisogno di connettività PSTN tra i tuoi sistemi di sicurezza o cancelli, quindi potresti dover utilizzare un adattatore telefonico analogico o un "ATA" in breve. D’altro canto, anche la connettività cellulare per questi servizi è ampiamente disponibile con solida affidabilità.

Suggerimenti per spostare il servizio telefonico sul cloud

Abbiamo riscontrato una buona dose di successi quando le aziende passano al cloud . Può essere un po’ intimidatorio, ma con un po’ di pianificazione avrai molto successo.

Spostare il sistema telefonico dell'ufficio sul cloud ti offrirà vantaggi che una linea fissa tradizionale non potrà mai eguagliare. I pro superano semplicemente i contro.

Ecco alcune azioni da intraprendere per semplificare la migrazione al cloud.

• Pianifica in anticipo : prevedi la crescita della tua azienda, i requisiti di rete, la larghezza di banda dell'ISP e il flusso di lavoro del team.
• Sfrutta le potenti funzionalità VoIP : per ottenere il massimo dal tuo sistema telefonico basato su cloud, valuta attentamente i casi d'uso del tuo team e le funzionalità integrate di cui avranno più bisogno.
• Segui i consigli del tuo provider VoIP : quando passi a un sistema telefonico basato su cloud, fai molte domande. Un fornitore di servizi affidabile si prenderà il tempo per rispondere alle tue domande e aiutarti a eseguire la migrazione senza intoppi.

Quando si sceglie il sistema di comunicazione aziendale, la posta in gioco è molto alta. I sistemi telefonici basati su cloud offrono la giusta flessibilità, scalabilità e funzionalità necessarie per un'azienda in crescita.

Ma assicurati di scegliere il partner giusto nel tuo viaggio verso i sistemi telefonici basati su cloud. Garantirà una transizione graduale al cloud, prestazioni ottimizzate e un'esperienza più positiva sia per i tuoi clienti che per i tuoi dipendenti.