Crea un modulo di assunzione del cliente per un onboarding di successo senza interruzioni

Pubblicato: 2024-03-18

I moduli di assunzione dei clienti sono strumenti preziosi per convalidare i potenziali clienti e acquisire clienti. Se la tua agenzia digitale è una startup, potresti non dedicare ancora troppo tempo alla convalida e all'onboarding, ma man mano che fai crescere la tua agenzia, il valore di un processo di assunzione di clienti senza interruzioni diventerà rapidamente evidente.

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Con un modulo di assunzione del cliente, potresti ritrovarti a dimenticare domande importanti, perdere informazioni sotto una pila digitale di e-mail e altre comunicazioni e creare un processo di onboarding macchinoso sia per te che per i tuoi clienti. In questo articolo imparerai i segreti su come creare un modulo di assunzione del cliente impeccabile che renda il tuo processo di onboarding fluido come il burro.

Che cos'è un modulo di assunzione del cliente?

I moduli di assunzione dei clienti sono questionari progettati per raccogliere tutte le informazioni essenziali richieste dalla tua agenzia digitale. Questi moduli determinano se un cliente è adatto al tuo servizio e per comprendere meglio le sue esigenze all'inizio della relazione.

In termini più semplici, un modulo di assunzione del cliente è un documento di onboarding. Al giorno d'oggi, di solito si tratta di un documento digitale come un PDF che può essere compilato dai clienti o di un modulo digitale interattivo che consente ai clienti di inserire le loro risposte, fare clic su Avanti e salvare automaticamente i propri dati a cui è possibile accedervi facilmente in qualsiasi momento . Se hai altre parti interessate, come un'agenzia di marketing digitale white label con cui collabori, dovrebbero essere in grado di accedere facilmente al modulo.

Che aspetto hanno la maggior parte dei moduli di assunzione dei clienti?

Qualunque sia il formato assunto dal modulo di assunzione del cliente, lo scopo fondamentale è raccogliere informazioni chiave per i clienti per rendere il processo di onboarding fluido e senza intoppi. Le specifiche dei moduli di assunzione dei clienti dipenderanno in gran parte dai servizi offerti dalla tua agenzia digitale, ma generalmente raccolgono i dettagli di contatto del cliente da inserire e i requisiti specifici per il progetto o servizio desiderato.

Poiché non esiste un modulo valido per tutti che sei obbligato a utilizzare, il bello di creare un modulo di assunzione clienti per la tua agenzia digitale è che puoi personalizzarlo per includere qualsiasi informazione ti aiuti a comprendere meglio le esigenze e le aspettative del tuo cliente. In questo modo, puoi iniziare la tua partnership professionale allineata, sulla stessa lunghezza d'onda e priva di problemi di comunicazione. Il risultato? Un processo di assunzione fluido, così puoi concentrarti sulla fornitura di servizi e sull'aumento delle entrate della tua agenzia.

Una volta completato il modulo, puoi archiviarlo in un luogo di facile accesso come il tuo CRM. Ecco una panoramica di come funziona il nostro:

Componenti essenziali di un modulo di assunzione del cliente

Un modulo di assunzione clienti ben strutturato offre a te, al tuo team e ai tuoi collaboratori la comprensione necessaria per fornire soluzioni su misura ai tuoi nuovi clienti. Assicurati che il modulo di assunzione includa questi componenti essenziali.

Informazione personale

Quando acquisisci un nuovo cliente, vuoi sapere con chi hai a che fare, come rivolgerti a lui, dove si trova e altre informazioni identificative. La raccolta di questi dati personali è il primo passo nella costruzione di un profilo cliente. Questi campi includono:

Nome
Indirizzo o sede dell'attività
Dettagli del contatto
Preferenza di contatto, ad esempio telefono, e-mail, SMS o messaggio istantaneo

Informazioni di base

Quando si inizia un nuovo progetto, è sempre utile comprendere la storia del cliente e da dove proviene. Includi alcuni campi per raccogliere informazioni sulle loro sfide, sugli sforzi passati di marketing digitale e sui punti critici attuali:

Storia aziendale: cose come anni di attività, il prodotto o il servizio più significativo venduto, ecc.
Precedenti esperienze di marketing: scopri se il cliente ha pagato per servizi di marketing digitale in passato o se proviene da un background fai-da-te. Se hanno pagato per i servizi digitali, scopri l'esperienza.
Sfide attuali: con cosa lottano nella loro giornata lavorativa dal punto di vista del marketing digitale?

Dettagli del progetto

Definisci l'ambito e gli obiettivi del progetto chiedendo al tuo cliente di fornire informazioni relative a questi campi:

Obiettivi: chiedi al tuo potenziale cliente o nuovo cliente di delineare chiaramente ciò che sperano di ottenere lavorando con te. Ad esempio, se desiderano creare un nuovo sito Web, chiedi loro di fornire dettagli su quali funzionalità il sito Web deve includere.
Cronologia: qual è la tempistica del cliente per il progetto? Ricorda, non devi impegnarti a rispettare questa sequenza temporale. Lo scopo del modulo di assunzione del cliente è raccogliere le sue informazioni e prospettive, che puoi utilizzare come punto di partenza per conversazioni successive.

Budget e risorse

I vincoli finanziari e le risorse disponibili del tuo cliente determineranno la fattibilità dei tuoi progetti, quindi è importante conoscere questi campi fin dall'inizio della tua collaborazione:

Budget: scopri quanto il tuo cliente prevede di spendere per un determinato progetto o un servizio specifico nel tempo. Se sono interessati a una varietà di soluzioni di marketing digitale, ottieni da loro un ampio budget di marketing.
Risorse : il tuo cliente dispone di risorse esistenti che puoi utilizzare nel tuo progetto? Ad esempio, se stanno cercando servizi di pubblicità digitale, hanno un designer interno con cui vogliono che tu lavori sulla creatività dell'annuncio.

Considerazioni legali

Prima di assumere qualsiasi nuovo cliente, è una buona idea garantire che le vostre basi giuridiche siano coperte per tutelarvi entrambi in caso di disaccordo, errore o altre circostanze impreviste. Questi includono:

Accordi di riservatezza: chiedi al tuo cliente di accettare che le informazioni riservate sulla tua agenzia non verranno condivise e in cambio accetta di mantenere la riservatezza delle sue informazioni commerciali.
Termini e condizioni: delineare il rapporto di lavoro e le aspettative.

Personalizzazione per esigenze specifiche

A seconda della nicchia della tua agenzia, potresti avere considerazioni speciali da includere nei moduli di assunzione dei clienti, come considerazioni legali specializzate o domande rilevanti per il settore. Considera l'utilizzo di sezioni di progetto adattabili nei moduli di assunzione per consentire flessibilità per una varietà di strutture di progetto, soprattutto se la tua agenzia offre un'ampia gamma di strumenti e servizi.

Come creare un modulo di assunzione del cliente

Segui queste istruzioni dettagliate per assicurarti che il modulo di acquisizione del tuo cliente catturi tutte le informazioni di cui hai bisogno per un processo di onboarding professionale e senza attriti.

1. Determina lo scopo e gli obiettivi del tuo modulo

Prima di immergerti nei dettagli, definisci chiaramente lo scopo e gli obiettivi del modulo di assunzione del cliente. Essere chiari su questo ti aiuterà a porre le domande giuste senza far perdere tempo al cliente. In questa fase, potresti scoprire che avere alcune opzioni del modulo di assunzione del cliente o un modulo flessibile che si adatta a diversi tipi di progetti è la soluzione più appropriata per la tua agenzia.

2. Identificare le informazioni necessarie

Chiediti quali informazioni ti servono per iniziare a fornire servizi all'inizio di una partnership con un nuovo cliente: quali sono le domande che di solito poni ai potenziali clienti quando convalidi la loro idoneità o ai nuovi clienti quando li inseriscono? Ripensando ai progetti passati dei clienti, ci sono informazioni che avresti tratto vantaggio dall'avere in precedenza nella relazione? Ciò probabilmente includerà dettagli personali o aziendali, specifiche del progetto, allocazioni di budget e considerazioni legali.

3. Progetta il layout e la struttura del tuo modulo

Tutti i punti di contatto con i tuoi clienti dovrebbero essere visivamente accattivanti e piacevoli e il modulo di assunzione dei clienti non è diverso. Infatti, poiché questa potrebbe essere la prima interazione formale con la tua agenzia, è particolarmente importante trasmettere professionalità, competenza e un'esperienza utente positiva.

Dividi il modulo in sezioni, ciascuna indirizzata a una categoria specifica di informazioni. Utilizza intestazioni, sottotitoli ed elenchi puntati per semplificare la navigazione e comprendere ciò che viene chiesto.

4. Usa un linguaggio chiaro e familiare

I clienti della tua agenzia potrebbero non sapere niente del marketing digitale, quindi è fondamentale optare per un linguaggio facile da comprendere e privo di termini tecnici. Articolare chiaramente lo scopo di ciascuna sezione e fornire istruzioni o esempi ove necessario. Ciò non solo rende il completamento dell'assunzione del cliente più semplice e più piacevole per il tuo cliente, ma ti aiuta anche poiché gli utenti hanno meno probabilità di fraintendere le domande e commettere errori.

5. Testa l'usabilità e l'efficacia del modulo di assunzione del cliente

Prima di pubblicare il modulo di assunzione del cliente, esegui test approfonditi di usabilità. Assicurati che il modulo funzioni correttamente, che tutte le domande siano chiare e che non vi siano problemi tecnici. Non fare affidamento solo sui test degli utenti: se hai creato tu il modulo, non sarai il miglior giudice della sua chiarezza. Sollecita invece il feedback degli utenti campione che non hanno mai visto il modulo prima.

6. Incorpora elementi di branding

Contrassegna il modulo di assunzione del cliente con il logo, i colori e la forza del marchio della tua agenzia. Come altri punti di contatto, il tuo modulo è un'opportunità per rafforzare l'identità del tuo marchio e presentare un'immagine coerente e professionale ai tuoi potenziali clienti e clienti.

Modello di modulo di assunzione clienti per agenzie di marketing

Utilizza questo esempio di modulo di assunzione del cliente come punto di partenza per creare il modulo di assunzione della tua agenzia. Sentiti libero di personalizzare le sezioni, spostarle e aggiungere ulteriori domande su misura per la tua offerta di servizi.

Parte 1: Informazioni personali

Lo scopo di questa sezione è stabilire una comprensione del potenziale cliente o del cliente, della sua attività e del suo ruolo nel processo decisionale.

Nome: il tuo nome ed eventuali soprannomi preferiti.
Azienda: il nome della tua azienda o organizzazione.
Ruolo: il tuo ruolo nell'azienda.
Dettagli di contatto: numero di telefono, indirizzo e-mail e metodo di contatto preferito.
Altri stakeholder: qualcun altro nella tua azienda sarà coinvolto nel processo decisionale per questo progetto? In tal caso, completa il nome, il ruolo e i dettagli di contatto.

Parte 2: Panoramica aziendale

Lo scopo di questa sezione è acquisire una comprensione di alto livello della nicchia e del panorama competitivo del cliente.

Industria: qual è la tua industria, nicchia o settore di attività?
Concorrenti: chi sono i tuoi principali concorrenti? In che modo le vostre attività si sovrappongono e in cosa differiscono?
Pubblico target: qual è il tuo pubblico target? Hai un profilo cliente ideale?

Parte 3: Scopi e obiettivi di marketing

Lo scopo di questa sezione è allineare la strategia o la proposta di progetto agli obiettivi del cliente.

Obiettivi a breve termine: quali sono i tuoi obiettivi immediati per questo progetto o campagna?
Obiettivi a lungo termine: quali sono gli obiettivi di marketing a lungo termine per la tua attività?
KPI: ci sono KPI o metriche che sono particolarmente importanti per te?

Parte 4: Attuali sforzi di marketing

Lo scopo di questa sezione è ottenere un punto di riferimento per l'attuale strategia di marketing del cliente e capire cosa ha e cosa non ha funzionato in passato.

Strategie attuali: stai facendo qualcosa per commercializzare la tua attività online adesso?
Piattaforme, servizi o strumenti utilizzati: utilizzi strumenti o servizi di marketing o li hai utilizzati in passato?
Risultati: sei soddisfatto delle piattaforme, dei servizi o degli strumenti utilizzati in passato? Stai ottenendo risultati con la tua attuale strategia di marketing?

Parte 5: Servizi richiesti

Lo scopo di questa sezione è comprendere la portata delle esigenze del cliente e i vincoli del progetto.

Servizi richiesti: quali servizi stai cercando o su quale progetto vorresti che lavorassimo per la tua attività? Ad esempio: nuovo sito web, SEO, creazione di contenuti, ecc.
Budget: qual è il tuo budget per ciascun progetto/servizio?
Cronologia: il tuo progetto deve essere consegnato entro una certa data?

Parte 6: Legale

Lo scopo di questa sezione è quello di instaurare un rapporto di lavoro trasparente.

Accordo di riservatezza: si prega di leggere e firmare l'accordo allegato.
Termini e condizioni: si prega di leggere e firmare i termini e le condizioni allegati.

Parte 7: Note aggiuntive

Lo scopo di questa sezione è dare al cliente la possibilità di condividere qualsiasi cosa importante che ritiene sia mancata nel modulo di assunzione del cliente.

Informazioni aggiuntive: aggiungi eventuali dettagli aggiuntivi di cui vorresti che fossimo a conoscenza.