Comunicazione con il cliente e fatturazione semplificata

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La comunicazione e la fatturazione con i clienti sono parti vitali del benessere aziendale, ma perfezionare questi processi non è facile. Infatti, il 46% delle aziende ha perso un cliente a causa di una scarsa comunicazione e il 77% dei clienti ha riscontrato un problema di fatturazione che ha influito sulla fiducia in un’azienda.

Se vuoi evitare di far parte di quella statistica, dovrai semplificare entrambi i processi. Questa guida ti aiuterà a farlo semplicemente utilizzando i consigli di Joist e del nostro team di scrittori Flock.

Come semplificare il processo di fatturazione e comunicazione con il cliente

Semplificare il processo di fatturazione e comunicazione con i clienti potrebbe richiedere un po' di tempo e un po' di ristrutturazione, ma trarrai vantaggio da maggiori profitti e migliori relazioni con i clienti.

Creare una cultura della fatturazione

Creare una cultura della fatturazione è incredibilmente importante se vuoi che il resto della soluzione in questo articolo funzioni per te. Se crei una struttura che ti consente di riscuotere le commissioni e non sei timido nel richiederle quando necessario, sarai in grado di far andare avanti la tua attività.

Questo non significa perseguitare i tuoi clienti. Joist ha un "promemoria di invio di pagamento" integrato direttamente nel loro sistema che ti consente di inviare una richiesta di messaggio educato e precompilato sulla fattura.

Questo non solo semplifica qualsiasi scambio, ma dimostra anche che fai sul serio. Tali termini contrattuali o penali per il ritardo non costituiranno una minaccia se non ne sottolinei l'importanza (ne parleremo più avanti). Ma per garantire che vengano forniti i follow-up, è necessario coinvolgere il personale.

Assicurati di formare il tuo personale su come funzionano le fatture e i follow-up. Spiega che il pagamento tempestivo da parte dei clienti equivale a un'attività più stabile e questo è importante per le buste paga del personale.

Discuti cosa dovrebbe e non dovrebbe essere riportato sulle fatture

Le fatture dovrebbero essere utilizzate come strumento di comunicazione e non come documento separato. Offrire una gamma non vincolante di ciò che il cliente può aspettarsi può eliminare la confusione e modellare le aspettative.

Noi di Flock consigliamo di utilizzare il nostro prodotto per comunicare cosa dovrebbe e non dovrebbe figurare sulla fattura, poiché questo può cambiare a seconda del cliente. Puoi creare un canale in Flock appositamente per questo scopo. Quindi, puoi scambiare fatture o file di fatturazione all'interno di Flock affinché il tuo project manager possa visualizzarli. Una volta finalizzato, puoi inviarlo al cliente con sicurezza.

E se desideri alcune best practice per le informazioni sulle fatture, eccone alcune:

• Se la commissione è una somma forfettaria, il prezzo dovrebbe essere sufficiente
• Se la fatturazione è oraria, discuti cosa è stato fatto in quel lasso di tempo

Eventuali dettagli come la struttura tariffaria, le tariffe rimanenti, il lavoro fornito o i componenti aggiuntivi devono essere discussi prima che venga fornita la fattura, tramite il contratto o un messaggio scritto.

Scrivi un contratto stellare prima di fare affari

Uno dei maggiori problemi che le aziende devono affrontare quando si tratta di fatturazione è la mancata corrispondenza delle aspettative. Se ti è mai capitato che un cliente cambiasse l'ambito del progetto o fosse confuso sul motivo per cui gli viene addebitato un articolo specifico, il chiaro colpevole qui è la mancanza di comunicazione.

Joist consiglia di inviare una fattura proforma, che è un preventivo o una stima preliminare che delinea beni e servizi che devono ancora essere forniti. Questo può mostrare ai clienti esattamente cosa intendi fare e quanto il cliente dovrebbe pagare. Alla fine, questo elimina molta confusione.

Tuttavia, poiché il 93% dei team del servizio clienti afferma che i clienti hanno aspettative più elevate rispetto a prima, è necessario essere estremamente chiari su ciò che si fornisce per iscritto.

Il tuo contratto è il documento più importante di cui hai bisogno per coinvolgere tutti. Utilizza il tuo contratto per delineare le pratiche di fatturazione, chi sono le parti, le loro responsabilità e ruoli, l'ambito del lavoro, il calendario consigliato e la struttura delle tariffe.

È nel tuo interesse accompagnare i tuoi clienti attraverso il contratto. Se hanno domande, puoi rispondere in quel momento. Se tentano di modificare l'ambito, puoi dichiarare che dovrai addebitargli un costo.

Offri opzioni ai clienti, ma rimani fermo

Ogni azienda ha avuto quel cliente che ha accettato verbalmente i tuoi termini, ha firmato il contratto ed è ancora confuso su cosa può o non può fare. Che si tratti di ignoranza o di comportamento intenzionale, i risultati sono gli stessi: perdita di tempo e denaro per entrambe le parti e enormi ritardi.

Quando si verificano ritardi, il primo passo è fare appello al cliente. Se non sono disponibili a firmare le decisioni, chiedi loro di chiedere a una terza parte di farlo per loro. Se l'orario di fatturazione non va bene per il cliente, chiedigli se un altro orario va meglio. Ma fallo solo una volta per progetto. Alcuni clienti utilizzeranno questa opportunità per chiedere di più. Invece, fai riferimento ai termini del tuo accordo.

Come afferma Joist, dovresti assolutamente fare ciò che puoi per fare bene i tuoi clienti, ma non se ciò avviene costantemente a tue spese. Hai ancora un'attività da gestire e hai tutto il diritto di chiedere penalità per il ritardo o negare la richiesta di un cliente di stabilire una relazione sana.

Utilizza un software di contabilità professionale

Fatturazione corretta e gestione del denaro vanno di pari passo. Se vuoi prestare attenzione alla gestione della liquidità, alla gestione delle immobilizzazioni e all'inventario, che contribuiscono a una migliore fatturazione, avrai bisogno di un software di contabilità professionale. Ma quale soluzione scegliere?

Il nostro articolo: " La guida per piccole imprese agli strumenti e al software di contabilità " può darti consigli su quale software di contabilità si adatta meglio alla tua attività. QuickBooks, FreshBooks e Xero sono tutte ottime scelte, e non solo perché si prendono cura delle tue buste paga e degli appalti.

Poiché il software di contabilità automatizza una componente chiave della tua attività, avrai più tempo da dedicare alla comunicazione e alla fatturazione con i clienti. I software di contabilità specializzati possono anche connettersi al tuo software di fatturazione, rendendoti così più semplice tenere traccia del flusso di cassa della tua azienda.

Insomma…

Sia Joist che gli autori di Flock comprendono cosa significa mantenere processi di comunicazione e fatturazione efficaci con i clienti. Con questi consigli combinati di esperti, sarai sulla buona strada per impressionare i tuoi clienti, ridurre le fatture scadute e aumentare i tuoi profitti.