Che aspetto ha davvero il processo di gestione del cambiamento? (La guida definitiva)

Ricordi Nokia? Certo che lo fai.

Nell'ottobre 1998, Nokia ha superato Motorola ed è diventata il marchio di telefoni cellulari più popolare al mondo.

Dal 1995 al 1999, l'utile operativo di Nokia è passato da $ 1 miliardo a oltre $ 4 miliardi.

Nel 2003, il modello Nokia 1100 è diventato il telefono cellulare più venduto di tutti i tempi.

Poi, nel 2007, è stato rilasciato il primo iPhone.

Entro la fine del 2007, la metà di tutti gli smartphone venduti nel mondo erano Nokia, mentre l'iPhone di Apple deteneva solo una quota di mercato del 5%. Il valore di mercato di Nokia è sceso di oltre il 90% in soli sei anni.

Nel 2011, il declino di Nokia era accelerato e la società era stata acquistata da Microsoft nel 2013.

Perché è successo?

Si sono rifiutati di cambiare in meglio.

Tutto questo avrebbe potuto essere evitato implementando un processo di cambiamento.

Molte aziende non sono in grado di realizzare il loro pieno potenziale perché non sono sicure dell'esito del cambiamento. I processi che non sono più in uso indugiano troppo a lungo al prezzo della crescita.

Ora, probabilmente stai pensando: " Come posso assicurarmi di non essere una di quelle aziende? "

Bene, utilizzando l'implementazione di un processo di gestione del cambiamento.

Diamo un'occhiata.

Che cos'è un processo di gestione del cambiamento?

Un processo di gestione delle modifiche è un insieme di strategie progettate per garantire una transizione graduale da uno stato delle cose all'altro senza interrompere il flusso di lavoro o causare danni. Quando si implementa il cambiamento in un contesto aziendale, c'è sempre un processo di gestione del cambiamento, tuttavia spetta alle aziende assicurarsi che sia un processo di successo.

Come mai? Perché il panorama aziendale sta cambiando rapidamente.

A lungo termine, un'azienda che non riesce ad adattarsi alle mutevoli esigenze diventa obsoleta e perde terreno.

Prendi ad esempio il marchio di telefoni cellulari Blackberry. A causa del mancato adattamento della tecnologia touchscreen, lo smartphone un tempo dominante, che contava oltre 80 milioni di utenti a livello globale, aveva una quota di mercato solo dello 0,2% nel 2016.

Indubbiamente, il cambiamento è necessario per la sopravvivenza delle imprese.

Molte aziende sono consapevoli della necessità del cambiamento, ma mancano delle conoscenze per implementarlo correttamente. Le cose possono cadere attraverso le lacune nel processo, provocando danni irreparabili.

La gestione del cambiamento organizzativo è un processo di cambiamento graduale che un'azienda utilizza per garantire che i cambiamenti in aree importanti siano gestiti correttamente senza influire sulle operazioni. Etica del lavoro, cultura aziendale, procedure aziendali, processi interni, operazioni, gerarchia aziendale sono solo alcuni di questi.

In che modo un processo di gestione del cambiamento influisce sulla tua azienda?

Un processo di gestione del cambiamento di successo comporta quanto segue:

• Prevenzione degli incidenti
• Affidabilità degli asset migliorata
• Tracciabilità delle modifiche
• Valutazione dell'alternativa

Un processo di gestione del cambiamento riguarda la gestione delle persone.

Considerate questo: chi sarà incaricato di attuare le nuove procedure? I tuoi dipendenti e l'accettazione o il rifiuto del progetto da parte loro avranno un impatto sui suoi risultati.

Un cambiamento dalla norma a volte può evocare reazioni non così buone da parte delle persone.

Semplicemente perché hanno paura dell'ignoto, la maggior parte dei dipendenti preferisce scegliere di fare le cose nello stesso modo in cui le ha sempre fatte prima di provare qualcosa di nuovo.

Processi di cambiamento efficaci ispirano i dipendenti più efficienti .

Quindi è tuo compito aiutarli a superare la loro paura della transizione gestendo adeguatamente il cambiamento.

Quindi, il primo passo in un processo di gestione del cambiamento di successo è garantire che tutti nell'organizzazione siano coinvolti . Se un individuo non riesce a consegnare, ha ripercussioni in tutta l'azienda.

Una strategia dall'alto verso il basso per apportare modifiche in un'organizzazione da soli e quindi imporre il nuovo ordine ai dipendenti è inefficace. I dipendenti potrebbero non rifiutare direttamente il cambiamento, ma potrebbero essere un po' riluttanti a spingerlo.

Ricorda, le persone generalmente hanno difficoltà a credere in ciò che non capiscono.

Pertanto, per garantire che ogni dipendente comprenda il "perché" dietro il cambiamento, è essenziale che tu glielo spieghi fino all'ultimo dettaglio. I dipendenti che si convincono che la necessità del cambiamento è di fondamentale importanza sono più propensi a impegnarsi attivamente in tutte le attività rilevanti, anche quando non sono tenuti a farlo.

Diversi tipi di processi di gestione del cambiamento

Il cambiamento è una cosa comune che si verifica a molti livelli, ma richiede una varietà di tecniche da applicare per renderlo efficace.

Gestione del cambiamento individuale, gestione del cambiamento organizzativo e gestione del cambiamento aziendale sono tre tipi fondamentali di gestione del cambiamento, quindi diamo un'occhiata a ciascuno di essi in modo più dettagliato:

Gestione individuale del cambiamento

La gestione del cambiamento individuale si rivolge alle persone che sono interessate dal cambiamento .

Per gestire le persone in modo efficace, devi prima capirle.

Come?

E creando una strategia psicologica per fare appello alle emozioni dei tuoi dipendenti a un livello più personale, puoi raggiungere questo obiettivo.

Gestione del cambiamento organizzativo

La gestione del cambiamento individuale si estende alla gestione del cambiamento organizzativo .

Quindi, sei riuscito a soddisfare i bisogni psicologici dei tuoi dipendenti per convincerli ad accettare il tuo piano di cambiamento. Ora è il momento di affrontare adeguatamente i problemi di base sul posto di lavoro identificati.

I processi o le pratiche esistenti nella tua azienda ostacolano il processo di cambiamento che stai cercando di implementare?

Risolvi prima questi problemi per evitare di affrontare potenziali ostacoli nel processo e fornisci ai tuoi dipendenti le competenze di cui avranno bisogno per completare con successo le loro nuove attività.

Gestione del cambiamento aziendale

Dall'alto verso il basso, la gestione del cambiamento aziendale gestisce ogni aspetto dell'azienda , alcuni dei quali sono ruoli, strutture, processi e procedure di leadership e gestione.

Con ogni dipartimento che opera in modo indipendente ma deve cooperare per lo scopo condiviso, un problema può avere un impatto negativo sull'intera organizzazione.

Pertanto, se ti sforzi per un processo di gestione del cambiamento agile, assicurati che tutti i tuoi dipartimenti siano ugualmente coinvolti nel processo di cambiamento e che tutto sia collegato insieme.

9 passaggi essenziali di un processo di gestione del cambiamento di successo

Quando si tratta di gestione del cambiamento, non esiste un approccio valido per tutti.

Sebbene i fattori che contribuiscono al cambiamento possano variare a seconda dell'azienda, il concetto fondamentale di un processo di gestione del cambiamento di successo rimane lo stesso.

Ecco 9 passaggi essenziali per un processo di gestione del cambiamento di successo:

1. Definisci i tuoi obiettivi

Il primo passo nel processo di gestione del cambiamento è determinare i tuoi obiettivi finali .

Per stabilire obiettivi chiari e specifici, devi capire dove si trova ora la tua azienda e dove vuoi che sia in futuro.

Se il tuo obiettivo è in contraddizione con la visione della tua azienda, il tuo processo di gestione del cambiamento sarà condannato fin dall'inizio. La tua azienda può evolversi nel tempo, ma attenersi alla sua visione può aiutarti a mantenere la tua identità e unicità.

2. Ottieni il buy-in dal tuo team di gestione

Non è una buona idea affrontare da solo il processo di gestione del cambiamento.

Anche se hai tutte le informazioni e il know-how tecnico, non puoi implementare il cambiamento da solo.

Per far funzionare le cose, avrai bisogno dell'aiuto del tuo team di gestione .

Inizia delineando i problemi più comuni nella tua azienda che il processo di cambiamento che desideri implementare risolverà.

3. Seleziona i giocatori chiave

Un processo di gestione del cambiamento è un'impresa grande e complessa, che richiede il supporto di tutti nella tua azienda.

Se vuoi che abbia successo, dovrai avere diversi attori chiave che guidano attivamente il cambiamento nei diversi dipartimenti e livelli all'interno della tua organizzazione.

Queste persone sono come manager per ogni area che controllano; aiutano a coordinare le operazioni a livello micro in modo che tutto possa funzionare senza intoppi durante questo periodo di tempo in cui c'è troppa incertezza internamente.

Fai una conversazione onesta con queste persone su cosa comportano i loro ruoli e assicurati che siano pronti prima del calcio d'inizio!

4. Comunica la tua visione all'intero team

La fase successiva è ottenere il buy-in da tutti nella tua azienda .

Non è la strategia migliore costringere tutti ad accettare il piano di cambiamento solo perché tu sei il capo.

Quando le persone aderiscono al tuo piano perché condividono la tua visione, è allora che assicurerai i migliori risultati .

Condividi la tua visione con passione. Sii ricettivo ai suggerimenti, poiché i membri del team potrebbero avere buone idee a cui non avevi pensato.

5. Sbarazzati dei blocchi stradali

Ora che hai tutti a bordo, devi assicurarti che non ci siano ostacoli sulla tua strada; in caso contrario, la tua squadra non sarà in grado di esibirsi al meglio.

• Quali vecchie procedure o sistemi devono essere spazzati via per creare spazio per quelli nuovi?
• Avete bisogno di investire in nuove attrezzature per implementare il sistema?
• È necessario che i membri del tuo team siano formati in nuove abilità per completare le attività nel nuovo sistema?
• Hai bisogno di riassegnare i ruoli e le mansioni dei membri del team?

Una volta trovate le risposte a queste domande, puoi facilmente rimuovere i blocchi stradali dal tuo processo di modifica.

6. Suddividi il tuo obiettivo in pietre miliari

È probabile che, se il tuo obiettivo di cambiamento finale è grande o qualcosa che non hai mai tentato prima , può sembrare impossibile da raggiungere.

Ecco perché fissare piccoli traguardi e raggiungerli uno per uno non solo renderà il viaggio più piacevole, ma darà anche a tutti i soggetti coinvolti un senso di realizzazione ad ogni nuovo successo, il che a sua volta alimenta la nostra energia per fare ancora meglio!

7. Preparati per le prime vittorie

Durante un processo di gestione del cambiamento, le prime vittorie ispirano i dipendenti, motivandoli a lavorare di più poiché vedono che i loro sforzi stanno dando i loro frutti. Tuttavia, quando i primi sforzi delle persone sembrano una perdita di tempo, è vero il contrario.

Assicurati di iniziare con un obiettivo raggiungibile e coinvolgi i membri del team che svolgono un ruolo fondamentale nel raggiungimento di tali obiettivi per ottenere il massimo dai loro sforzi.

8. Tieni traccia dei tuoi progressi

Un processo di gestione del cambiamento richiede un'ampia pianificazione, coordinamento, controllo e valutazione .

Per raggiungere il tuo obiettivo, tutti questi elementi devono essere in armonia. Per questo motivo, devi tenere d'occhio come stanno procedendo le cose.

Stai impiegando troppo tempo per raggiungere i tuoi obiettivi? A cosa è dovuto il ritardo se questo è il caso? Ci sono ancora ostacoli nella tua azienda?

Dopo alcune settimane o mesi, molto probabilmente il tuo entusiasmo e quello dei membri del tuo team inizieranno a svanire. Per mantenere motivato il tuo team, organizza incontri regolari con loro.

Nessun processo di modifica è andato bene senza una comunicazione frequente.

9. Migliora continuamente

Il cambiamento è un processo senza fine .

Dopo aver raggiunto il tuo obiettivo, non accontentarti. Invece, valuta e migliora costantemente i tuoi attuali processi aziendali. Se lo fai, sarai in grado di rilevare eventuali colli di bottiglia che potrebbero svilupparsi a seguito del nuovo sistema che stai implementando.

Quindi, mantieni il processo di modifica in esecuzione.

Per mantenere stabilità e coerenza in tutta l'organizzazione, incorpora i cambiamenti che hai apportato nella tua cultura organizzativa.

Le sfide comuni di un processo di cambiamento

I cambiamenti organizzativi si riferiscono comunemente a determinati sforzi da parte delle organizzazioni per semplificare le loro operazioni o possono essere correlati al corso dell'azione in circostanze inevitabili; in ogni caso, viene fornito con una propria serie di blocchi stradali che dobbiamo aggirare per avere successo.

Diamo un'occhiata ad alcune sfide che le aziende devono affrontare comunemente quando gestiscono un cambiamento che può tornare utile quando si incontra un ostacolo.

Gestione di più team

Un unico team potrebbe non essere sufficiente per svolgere tutte le attività richieste durante il processo di gestione del cambiamento. Quindi, più team con responsabilità diverse dovranno lavorare insieme affinché le cose vadano bene.

Ma gestire più team può essere molto impegnativo.

Per assicurarti che tutto funzioni senza intoppi e che nessuno cada nei guai, crea procedure operative standard (SOP) e usa strumenti efficaci di gestione delle modifiche come liste di controllo e tempistiche di progetto in modo che ogni persona sappia esattamente cosa deve essere fatto quando arriva il momento di farlo – non importa quanto piccola parte giochino!

Gestire i cambiamenti crescenti in più aree

Un cambiamento in un aspetto della tua organizzazione può avere un impatto sugli altri, determinando tutta una serie di altri problemi da gestire. Potresti ritrovarti a girare in tondo se non stai abbastanza attento.

Per prevenire problemi in diverse aree, il processo di gestione del cambiamento deve essere completo e coerente a tutti i livelli all'interno dell'organizzazione.

Per farlo in modo efficace, avrai bisogno di un sistema di flusso di lavoro onnicomprensivo che consenta a tutti coloro che sono coinvolti nel processo di modifica di avere accesso ai report di progetto, alle attività correnti e alle conversazioni.

Interruzione della comunicazione

Il processo di gestione del cambiamento richiede una comunicazione regolare e l'aggiornamento delle procedure aziendali.

Per ridurre al minimo la mancanza di informazioni, i dati accurati e completi devono essere condivisi regolarmente con il team e la documentazione aggiornata deve essere sempre disponibile per tutte le parti coinvolte.

Adotta uno strumento per il flusso di lavoro dotato di semplici funzionalità di documentazione dei processi aziendali in modo da poter registrare facilmente ogni procedura e comunicarla al tuo team.

Resistenza dei dipendenti

È normale che alcuni dei tuoi dipendenti non siano entusiasti del cambiamento. Il cambiamento è qualcosa a cui le persone sono naturalmente resistenti.

Indifferenza, rifiuto, dubbio, neutralità, sperimentazione e impegno sono le sei fasi che compongono il cambiamento.

Allora come lo affronti?

Con pazienza.

Determina il livello di preparazione dei dipendenti e concedi loro il tempo sufficiente per passare attraverso ogni fase in modo appropriato.

Correzione dei sistemi di cambiamento in errore

Una gestione efficace del cambiamento implica il rispetto dei principi raccomandati, ma il risultato potrebbe non soddisfare sempre le tue aspettative.

È possibile annullare le modifiche apportate?

Sì e no.

Senza una strategia di gestione del cambiamento ben congegnata e uno strumento per tenere traccia del tuo lavoro, ripercorrere i tuoi passi può diventare un compito difficile.

Tuttavia, accettare il fallimento e perseguire un processo di cambiamento migliore è sempre possibile e consigliato in tempi di fallimento. Ricorda: non hai perso, hai solo fallito.

Ottenere approvazioni istantanee

Prima di utilizzare i tuoi nuovi sistemi, assicurati che siano stati accuratamente testati e approvati dalle parti interessate. A seconda della natura della tua attività, la valutazione può essere condotta da dipendenti interni o esterni.

Il metodo migliore per mantenere in esecuzione le operazioni aziendali è automatizzare il processo di approvazione. Un efficiente sistema di flusso di lavoro può avvisare i dipendenti di approvazioni in sospeso e continuare a ricordarglielo fino al completamento delle approvazioni.

Ecco altri articoli sulla gestione delle modifiche:

1- Che cos'è il modello di gestione del cambiamento 7-S di McKinsey e come utilizzarlo

2- Cos'è il modello di gestione del cambiamento in 8 fasi di Kotter (tutto ciò che devi sapere)

Conclusione

Riconoscere il bisogno di cambiamento e metterlo in atto al momento giusto è fondamentale per la sopravvivenza e lo sviluppo del business. Il mancato adattamento alle mutevoli richieste dell'azienda potrebbe farti perdere terreno rispetto alla concorrenza, e sono abbastanza sicuro che è qualcosa che non vorresti accadesse.

Ricorda, il cambiamento può essere difficile, ma con un buon processo di gestione del cambiamento in atto, può essere molto più semplice!

Domande frequenti

Che cos'è un processo di gestione del cambiamento?

Un processo di gestione delle modifiche è un insieme di strategie progettate per garantire una transizione graduale da uno stato delle cose all'altro senza interrompere il flusso di lavoro o causare danni.

Quali sono i diversi tipi di gestione del cambiamento?

La gestione del cambiamento individuale, la gestione del cambiamento organizzativo e la gestione del cambiamento aziendale sono tre tipi fondamentali di gestione del cambiamento.

Perché fare una diagnosi è una parte fondamentale di un piano di gestione del cambiamento?

Lo scopo di una diagnosi è scoprire i problemi e determinare le ragioni del loro verificarsi in modo che il management possa trovare soluzioni.