Gestione del cambiamento nei progetti software: come farlo nel modo giusto

Ecco una scommessa sicura: almeno una volta, durante la gestione di un progetto software complesso, i suoi requisiti, il team di sviluppo o anche le funzionalità si capovolgono improvvisamente, costringendoti a introdurre modifiche brusche o ridefinire l'intero progetto. Suona familiare?

Poiché il cambiamento è l'unica costante in progetti così complessi a lungo termine, è necessario essere completamente preparati per eventuali cambiamenti che potrebbero verificarsi.

Puoi evitare cambiamenti improvvisi nei progetti software? Come dovresti gestire le modifiche necessarie? Questo articolo ti darà le risposte alle tue domande più urgenti!

Che cos'è esattamente la gestione del cambiamento nei progetti software?

La gestione delle modifiche nei progetti software è il processo di transito dall'attuale stato difettoso allo stato migliorato .

Sembra troppo complicato? Diamo un'occhiata a questo semplice esempio che ti darà una panoramica generale di come funziona in pratica. Immagina di gestire un progetto software complesso. Hai tutto pianificato, il progetto procede senza intoppi e nulla ti ostacola. Sembra uno scenario perfetto, giusto? Ad un certo punto, le parti interessate decidono di implementare una nuova soluzione tecnologica innovativa che non era stata discussa in precedenza. Un tale nuovo requisito ti costringe ad apportare enormi cambiamenti al tuo progetto e a capovolgere tutto.

È qui che entrano in gioco le strategie di gestione del cambiamento. Seguendo il processo di cambiamento perfettamente definito, il passaggio dallo stato attuale (quello prima che i suddetti stakeholder decidessero di implementare la nuova soluzione tecnologica) allo stato futuro (quello con la nuova soluzione implementata) può essere fatto con facilità .

I cambiamenti nei progetti di sviluppo del software possono essere introdotti per una serie di motivi. Possono verificarsi soprattutto quando:

• I requisiti del progetto sono cambiati.
• Alcuni bug devono essere corretti.
• Alcuni membri del team hanno lasciato il progetto.
• La tua azienda è stata riorganizzata.
• Le richieste del mercato sono cambiate.
• Le prestazioni del progetto richiedono alcuni miglioramenti.

È possibile evitare modifiche ai progetti software?

La brutta verità è che molto probabilmente quando gestisci un progetto di sviluppo software, non potrai evitare di introdurre alcune modifiche più o meno avanzate. Ma credetemi, questa non è una cosa così negativa in molti casi. Al contrario, a volte i cambiamenti possono far avanzare il progetto e aumentare le possibilità di successo .

Ecco come i cambiamenti (se gestiti in modo ponderato) possono avvantaggiare un progetto:

• Riduzione dei costi : a volte, le modifiche necessarie possono portare a una gestione delle spese più efficiente, con conseguente maggiore redditività.
• Prestazioni migliorate : le modifiche possono avere un impatto positivo sulla produttività del team e comportare una migliore qualità del loro lavoro.
• Approccio innovativo : i cambiamenti incoraggiano l'innovazione che nei progetti software significa principalmente l'introduzione di nuovi miglioramenti tecnologici e soluzioni orientate al futuro.
• Migliore adattamento prodotto-mercato : le esigenze del mercato stanno cambiando in modo relativamente rapido, mettendo a rischio i progetti a lungo termine. Per mantenere il tuo progetto software su misura per il mercato, potrebbero essere necessarie alcune modifiche.

Tipi di gestione del cambiamento

La gestione del cambiamento può assumere molte forme ed emergere per ragioni completamente diverse. Tuttavia, è più probabile che si verifichino diversi tipi quando si gestiscono progetti di sviluppo software complessi. Questi sono:

• Cambiamento anticipatorio : si verifica quando sappiamo in anticipo che un certo cambiamento o una serie di cambiamenti è destinato ad accadere. Tali turni pianificati sono notevolmente più facili da implementare poiché qui il project manager ha il tempo di affrontare la situazione prevista.
• Cambiamento incrementale : i cambiamenti nei progetti che avvengono relativamente spesso e gradualmente. Non comportano enormi cambiamenti che capovolgono l'intero progetto. Invece, le modifiche vengono introdotte progressivamente e spesso potrebbero non essere evidenti a prima vista.
• Modifica di emergenza (o urgente) : le modifiche che devono essere introdotte immediatamente. In caso contrario, il progetto potrebbe diventare un fallimento o la sua esecuzione potrebbe essere impossibile.
• Modifica reattiva : turni che si verificano a causa di un evento o di una serie di eventi. Spesso accadono quando meno previsto. Per questo motivo, i cambiamenti reattivi sono particolarmente difficili da gestire poiché, nella maggior parte dei casi, non possono essere pianificati in anticipo.
• Cambiamento strategico : coinvolgono l'intera organizzazione e risultano dalle decisioni del management di livello C.

Processo di gestione del cambiamento in 5 passaggi

Hai già imparato cos'è la gestione del cambiamento, come può elevare il tuo progetto e quali tipi di modifiche potresti dover affrontare. Ora è il momento di mettere in pratica la teoria e scoprire come creare un perfetto piano di gestione del cambiamento passo dopo passo.

Ma attenzione: ogni progetto software è unico e il processo di gestione delle modifiche può variare caso per caso . Il piano presentato di seguito può darti un'idea generale di come introdurre le modifiche dall'inizio alla fine. Tuttavia, puoi comunque adattarlo liberamente alle esigenze del tuo progetto.

1. Richiesta di modifica

Affinché avvenga un cambiamento in un progetto, qualcuno deve richiederlo. In altre parole, un membro del progetto, qualcuno della tua organizzazione o anche il cliente identifica la necessità di un certo cambiamento.

È importante sottolineare che la richiesta di modifica dovrebbe essere supportata da qualcosa e avere uno scopo esplicito. Potrebbe trattarsi di un cambiamento nella struttura del team o di modifiche per migliorare le prestazioni di un prodotto digitale. A questo punto, una persona che richiede un cambiamento dovrebbe preparare un elenco di potenziali rischi, risultati attesi e aree interessate dal cambiamento.

Evita a tutti i costi di apportare modifiche non necessarie a un progetto software. Può fare più male che bene, causando caos e confusione generale. Ed è qualcosa che dovresti assolutamente evitare!

2. Revisione della richiesta di modifica

In questa fase, un project manager, uno stakeholder o un product manager (a seconda della struttura organizzativa) esamina la richiesta di modifica e decide se questa iniziativa verrà introdotta o rifiutata.

Qui vale la pena porsi domande come:

• Vale la pena introdurre il cambiamento?
• In che modo questo cambiamento avrà un impatto sul progetto: il suo team, il processo di consegna e le prestazioni complessive?
• Il cambiamento farà un'enorme differenza o i suoi effetti saranno minori e non influenzeranno in modo significativo il progetto?
• Il cambiamento può potenzialmente causare rischi o effetti collaterali?

Si consiglia inoltre di discuterne con il team del software prima di prendere la decisione. In questo modo, puoi essere certo che tutti condividano la tua opinione.

3. Cambia piano

Dal momento che tutti sono d'accordo con te e la decisione è stata presa, è il momento del processo di pianificazione. In questa fase, i decisori sono obbligati a preparare un piano dettagliato di gestione del cambiamento. Dovrebbe includere le informazioni di maggior impatto come requisiti, tempistica, budget e risultati attesi . È importante sottolineare che nel piano di gestione del cambiamento è fondamentale indicare i possibili modi per ritirarsi dal cambiamento, se necessario.

Soprattutto, tieni presente che anche tutti i decisori devono rivedere questo piano , quindi non dimenticare di chiedere la loro approvazione!

4. Modificare l'implementazione

Hai creato un piano dettagliato, sai tutto sul cosa, sul come e sul perché. Ora puoi metterti al lavoro, ovvero implementare il cambiamento.

Durante il processo di implementazione, non dimenticare mai di mantenere la documentazione costantemente aggiornata. In questo modo potrai monitorare i progressi e tenere tutto sotto controllo.

5. Revisione e reportistica delle modifiche

Ultimo ma non meno importante…

Una volta implementata la modifica, è necessario rivederla e, se tutto procede senza intoppi, è possibile chiudere il processo di modifica.

Nella fase finale, dovresti anche preparare il rapporto che presenta l'intero processo e, soprattutto, gli effetti del cambiamento implementato . Quindi, includi tutti i dettagli sul fatto che la modifica sia stata un enorme successo o un triste fallimento, quale fosse il budget complessivo e quanto tempo ci è voluto per introdurre la modifica.

Gestisci facilmente le modifiche al tuo progetto!

Che tu lo voglia o no, le modifiche sono parte integrante di qualsiasi progetto su vasta scala. La parte triste è che non puoi evitarli, ma la parte buona è che puoi prepararti per loro.

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Ecco perché è bene implementare una strategia di gestione del cambiamento ben definita all'inizio del tuo progetto. Con esso, qualsiasi ostacolo che potrebbe sorgere durante l'intero ciclo di vita del progetto non causerà alcun danno.