5 esempi di gestione del cambiamento in SaaS per ispirarti

Dicono che non c'è niente di permanente tranne il cambiamento. Ma solo perché il cambiamento è costante non significa che piaccia a tutti o che possano adattarsi facilmente.

Ad esempio, puoi introdurre una nuova app solo per scoprire che i tuoi dipendenti stanno ancora utilizzando quella vecchia. O forse hanno trovato un'alternativa migliore di quella che hai presentato.

Entrambe le situazioni sono probabili. Ma passare attraverso una trasformazione o un processo di gestione del cambiamento non deve concludersi con un fallimento.

Questo articolo discuterà delle aziende SaaS che hanno implementato con successo iniziative di gestione del cambiamento per mostrarti cosa funziona (e cosa no) e come puoi adottare gli insegnamenti nell'ambiente economico frenetico di oggi.

Che cos'è la gestione del cambiamento e perché è importante?

La gestione del cambiamento è il modo in cui le organizzazioni guidano i processi di cambiamento dall'inizio alla fine, compresa la pianificazione e l'implementazione. È un approccio sistematico per supportare dipendenti e team attraverso una transizione che coinvolge nuovi strumenti, iniziative o processi.

Le persone sono naturalmente resistenti al cambiamento. Secondo uno studio di ricerca, solo il 38% delle persone è disposto a lasciare la propria zona di comfort quando viene presentato un cambiamento. Il restante 68% prova subito paura e disagio.  

Devi essere preparato ad affrontare lo stesso se prevedi di cambiare o modificare i tuoi processi organizzativi esistenti. Pensa all'implementazione di nuove tecnologie o alla priorità di un nuovo mercato. Altrimenti, è probabile che tu raggiunga barriere senza una corretta gestione.

Ricorda, un processo di trasformazione avrà successo solo se le persone lo accolgono e sono pronte a impegnarsi per la transizione. La gestione del cambiamento è fondamentale per pianificare e testare il cambiamento e implementare, documentare e valutare i suoi effetti per garantire che le persone siano d'accordo con il nuovo modo di fare le cose.

Sfide per cambiare la gestione

La gestione del cambiamento può essere molto impegnativa, specialmente nelle grandi organizzazioni. È utile comprendere alcuni dei passi falsi comunemente affrontati dai leader aziendali in modo da poter migliorare la strategia di cambiamento. Ecco alcune sfide comuni nella gestione del cambiamento organizzativo:

1. Mancanza di comunicazione efficace

Una delle componenti chiave per effettuare un processo di gestione del cambiamento di successo è la comunicazione.

È necessaria una comunicazione costante durante tutto il ciclo di cambiamento in modo che i dipendenti capiscano perché il cambiamento deve avvenire e in che modo li influenza. La mancata corretta comunicazione delle modifiche previste rende la gestione delle modifiche più difficile da implementare, portando a speculazioni e voci.

2. Resistenza dei dipendenti

A volte, i dipendenti possono rifiutarsi di accettare i cambiamenti a causa della loro naturale resistenza al cambiamento. Questo è comune perché il cambiamento può comportare un lavoro extra indesiderato. I leader organizzativi possono affrontare la resistenza attraverso la trasparenza, la pianificazione e la pazienza.

3. Gestione efficace delle risorse

La gestione delle risorse, che comporta la gestione delle risorse finanziarie, umane, informative, materiali e immateriali che faciliteranno il processo di cambiamento, può rivelarsi difficile quando si implementa il cambiamento.

4. Paure e conflitti

Una delle conseguenze del cambiamento è il conflitto involontario tra i lavoratori a causa dell'incertezza e della paura che comporta. È fondamentale intervenire e mitigare eventuali problemi in tempo e trovare una soluzione che integri gli input dei dipendenti.

5. Scarso supporto alla leadership

Senza il supporto della leadership per ispirare la propria forza lavoro ad abbracciare il cambiamento culturale, le iniziative di cambiamento potrebbero essere morte all'arrivo. La leadership dovrebbe creare un precedente per il cambiamento e coinvolgere gradualmente tutti.

6. Pianificazione e onboarding impropri

Una pianificazione impropria può portare a battute d'arresto nelle attività di gestione del cambiamento.

Dovrebbe esserci un piano ben strutturato per ogni processo di gestione del cambiamento, che includa tempistiche per misurare ogni pietra miliare del cambiamento. Fornire una formazione dettagliata e l'onboarding degli utenti in SaaS quando si aggiungono nuovi strumenti al proprio stack tecnologico, ad esempio, fa familiarizzare i dipendenti con il software, assicurandosi che lo utilizzino durante lo svolgimento del proprio lavoro.

5 Esempi di gestione del cambiamento in SaaS

Per garantire una gestione del cambiamento di successo, i team tecnologici ad alte prestazioni sviluppano approcci e strategie che rispondono alle esigenze di tutti, in particolare di coloro che sono interessati dal cambiamento.

La buona notizia è che puoi usarli come ispirazione. Ecco cinque aziende SaaS che sono riuscite a implementare con successo la gestione del cambiamento nella loro attività:

1.Netflix

Netflix ha mantenuto il suo successo come servizio di streaming online reinventandosi continuamente in linea con i cambiamenti tecnologici, le normative e i desideri dei consumatori.

Durante i primi anni di attività dell'azienda, nel lontano 1997, il suo modello di business consisteva nell'offrire ai consumatori abbonamenti mensili per i film da spedire a casa dei consumatori. Ma con i cambiamenti significativi nella tecnologia e nella domanda dei consumatori per i contenuti OTT, Netflix ha cambiato il suo modello di business lanciando un servizio di streaming online nel 2007.

La concorrenza è rapidamente iniziata con altri servizi di streaming online come Hulu, Amazon Prime Video e reti televisive via cavo. Per mantenere la propria quota di mercato e accrescere la propria base di clienti, Netflix ha iniziato a produrre contenuti esclusivi sotto forma di serie originali e documentari con attori famosi.

“Abbiamo un unico obiettivo, che è 'Avere successo nello streaming.' Se lo facciamo, è un fuoricampo".

– CEO di Netflix, Reed Hastings

La serie di cambiamenti significativi evidenti durante l'esistenza dell'azienda sarebbe possibile solo implementando un'efficace gestione del cambiamento.

Netflix ha ottenuto questo risultato attraverso un cambiamento culturale organizzativo senza precedenti basato su una comunicazione aperta e onesta con tutti i livelli di dipendenti e in ogni aspetto della funzione aziendale. All'inizio, la sua gestione del cambiamento ha avuto un inizio difficile, portando a un calo del 77% delle scorte in quattro mesi. Ma Netflix è rimasto impegnato nel loro cambiamento e ha continuato a riversare risorse nel loro streaming online e nella programmazione originale.

Entro il 2017, Netflix aveva il numero più alto di abbonati totali tra tutte le società via cavo statunitensi. I suoi abbonati sono cresciuti da 23 milioni nel 2011 a 139 milioni nel 2018.

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2. Atlassiano

Atlassian è una società di software di collaborazione che fornisce soluzioni per il flusso di lavoro tra i team di un'organizzazione.

Due volte all'anno, i dipendenti esaminavano se stessi ei manager esaminavano i membri del team per ottenere la valutazione finale delle prestazioni direttamente collegata al loro bonus. Questo stile di revisione causava interruzioni e i dipendenti le temevano.

Nel 2011, Atlassian ha deciso di rinnovare il proprio processo di gestione delle prestazioni poiché il sistema di revisione non dava i risultati desiderati. Ha creato un modello più continuo in cui manager e dipendenti discutevano 1:1 sulle prestazioni una volta al mese.

Questo cambiamento non ha riguardato solo un aspetto della gestione delle prestazioni, ma l'intero processo, con Atlassian che ha introdotto un nuovo sistema di gestione delle prestazioni per formare il coaching e la tecnologia dei dipendenti.

L'iniziativa di gestione del cambiamento di Atlassian è nata dalla constatazione che l'attuale processo di revisione era inefficace.

Questo livello di trasparenza e comunicazione costituisce il fondamento stesso di qualsiasi processo di gestione del cambiamento di successo. I dipendenti accetteranno il cambiamento con la minima resistenza se si sentono consultati e ben informati.

3. Google

All'inizio degli anni 2000, Google dominava molti progetti hi-tech e stava affrontando diversi tipi di progetti, dai veicoli intelligenti e la tecnologia indossabile alle case intelligenti.

Sebbene i progetti fossero tutti collegati, Google stava diventando un'entità troppo grande da gestire. Quindi, per rendere ciascuno dei progetti più facile da gestire e scalare, il co-fondatore Larry Page ha diviso Google in diverse società, mettendole tutte sotto un unico ombrello chiamato Alphabet.

“Fondamentalmente, crediamo che questo ci consenta una maggiore scalabilità gestionale, in quanto possiamo gestire in modo indipendente cose che non sono molto correlate. Alphabet parla di aziende che prosperano grazie a leader forti e indipendenza".

– CEO di Alphabet, Larry Page

Ciò che ha spinto Page a guidare questa iniziativa di gestione del cambiamento è stata la visione che la riorganizzazione di Google avrebbe liberato i suoi dipendenti, consentendo loro di concentrarsi in modo più produttivo sulla propria missione senza preoccuparsi di Google nella sua interezza.

E sappiamo tutti quanto è andata bene per Google, vero?

4. Mela

Apple è una delle aziende tecnologiche più grandi e innovative in circolazione. È un'azienda che subisce una trasformazione costante per soddisfare l'ambiente di mercato in continua evoluzione e le esigenze dei consumatori.

Il rilascio di nuovi prodotti sul mercato ha sempre richiesto cambiamenti tecnologici all'interno dell'organizzazione. L'allora CEO di Apple, Steve Jobs, guidò il processo di gestione del cambiamento introducendo strategie specifiche per preparare l'azienda alla produzione di nuovi prodotti.

Questo processo di modifica è stato eseguito all'interno dell'ufficio tecnico e anche tra i reparti finanza, progettazione e marketing.

In qualità di leader impegnato, Jobs ha utilizzato una comunicazione adeguata per guidare la necessità di cambiamento e per progettare strategie accurate che prevenissero fallimenti o cattivi progetti. È morto nel 2011, ma ha lasciato un'azienda trasformata che ha le sue strutture e i suoi valori predisposti per un futuro fiorente.

5.Microsoft

Nel 2020, Microsoft voleva guidare l'adozione di una moderna soluzione di reporting di business intelligence nota come MSX Insights (MSXi). MSXi allinea le metriche chiave tra i team finanziari, i venditori, i manager, le operazioni e i leader aziendali di Microsoft.

Questa modifica si è resa necessaria in quanto i report di ciascun team utilizzavano in precedenza fonti di dati diverse, con conseguente duplicazione degli sforzi e rischi per la privacy e la conformità dei dati. L'azienda desiderava un modo comune e standard di esaminare i dati, approfondendo gli insight aziendali.

Ma convincere gli utenti a passare a MSXi non sarebbe stato facile.

Quindi, come hanno affrontato questa gestione del cambiamento?

“Abbiamo implementato le best practice di gestione del cambiamento di Prosci, incluso il prezioso modello ADKAR. ADKAR descrive cinque aspetti importanti del cambiamento: Consapevolezza, Desiderio, Conoscenza, Capacità e Rinforzo.”

– Rudy Neirynck, Microsoft

Microsoft ha adottato un modello di gestione del cambiamento che ha fornito informazioni su dove concentrare le risorse per incoraggiare il cambiamento di comportamento desiderato. Potrebbe quindi suscitare il desiderio di scoprire cosa ha la soluzione MSXi e quale valore può apportare all'azienda.

Il risultato finale? Microsoft oggi ha più di 30.000 utenti della sua piattaforma di business intelligence in 95 paesi.

Modifica le strategie di gestione per mantenere stabile la tua attività durante la transizione

Sebbene il processo di gestione del cambiamento possa essere piuttosto impegnativo, causando diversi livelli di stress per tutti i soggetti coinvolti, queste strategie possono aiutarti a implementare un cambiamento organizzativo di successo:

1. Sviluppare un piano di gestione del cambiamento

L'esecuzione di qualsiasi cambiamento importante nella tua organizzazione richiede una pianificazione. Tale piano dovrebbe riguardare:

• La portata del cambiamento
• Quando la modifica sarà pienamente implementata
• Chi è responsabile di ogni implementazione del piano
• Di cosa hanno bisogno i dipendenti e i dirigenti
• Un'analisi della disponibilità della forza lavoro al cambiamento

Coprendo questi aspetti nel tuo piano di gestione del cambiamento, puoi evitare alcune sfide che le organizzazioni devono affrontare e assicurarti che il tuo progetto di cambiamento non fallisca.

2. Applicare onestà e trasparenza

Per mantenere stabile la tua attività durante qualsiasi transizione, devi essere onesto e trasparente con la tua forza lavoro. La maggior parte dei lavoratori non si sente a proprio agio con i cambiamenti. Pertanto, essere trasparenti in ogni fase del processo di gestione del cambiamento ti aiuterà a creare fiducia e garantire una transizione senza intoppi.

3. Investi negli strumenti giusti

Come parte delle strategie di gestione del cambiamento, è necessario identificare gli strumenti di gestione del cambiamento che possono supportare la pianificazione, la comunicazione, la formazione e il supporto, la gestione dei dati e l'analisi.

Utilizza strumenti che ti consentono di tenere traccia dei tuoi sforzi di cambiamento, in modo da non dover affrontare problemi evitabili.

4. Affrontare la resistenza attraverso una comunicazione efficace

La chiave per superare la resistenza è una comunicazione frequente e corretta. I lavoratori presumono il peggio su come il cambiamento avrà un impatto sui loro posti di lavoro quando c'è una mancanza di comunicazione. Puoi evitarlo affrontando eventuali problemi fin dall'inizio.

5. Stabilire i leader del cambiamento

Se vuoi condurre un'iniziativa di gestione del cambiamento adeguata, stabilisci dei leader del cambiamento che possano aiutare a motivare il team a portare avanti la transizione. I leader possono essere un mix di dipendenti di diversi dipartimenti interessati dal cambiamento e possono influenzare le opinioni.

6. Ottieni un feedback costante

Ottenere feedback dai dipendenti è un modo eccellente per migliorare il processo di gestione del cambiamento. Affronterà anche eventuali preoccupazioni o resistenze e coinvolgerà i dipendenti nel processo di cambiamento.

7. Fornire supporto continuo

Il cambiamento non è istantaneo. Richiede una serie di ripetizioni per convincere le persone ad adattarsi alla nuova routine o processo. Fornendo supporto continuo, che include indicazioni di persona e sullo schermo, assicuri che i tuoi dipendenti continuino e rimangano in linea con le tue iniziative di cambiamento.

Elimina i respingimenti con la guida utente

La scarsa comunicazione è probabilmente il motivo più importante per cui le persone respingono il cambiamento in un'organizzazione. Fortunatamente, puoi eliminare questi respingimenti spiegando ai tuoi dipendenti perché stai guidando un cambiamento nella tua organizzazione e spiegando il prodotto che stai per lanciare.

Investire nella gestione del cambiamento è un percorso comprovato per il successo del progetto. Con l'uso degli strumenti di gestione del cambiamento, puoi fornire formazione, creare basi di conoscenza e tenere traccia dell'avanzamento delle tue iniziative di cambiamento per rendere la transizione rapida e di successo.

Ad esempio, puoi utilizzare UserGuiding per offrire un'esperienza di onboarding interattiva ai nuovi sistemi che accompagnano il cambiamento, aiutando i tuoi dipendenti ad adottare il processo di cambiamento. Inoltre, lo strumento non richiede codifica dalla creazione all'integrazione alla manutenzione ed è semplice come trascinare e rilasciare.

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