Come classificare il tuo lavoro e presentarlo ai clienti

Sebbene tutti noi abbiamo modi in cui classifichiamo i nostri compiti e come li programmiamo con ogni nuovo progetto, arriva il momento in cui dobbiamo presentare i progressi al cliente. La maggior parte delle volte creeremo rapporti basati sui dati che crediamo vogliano vedere. Tuttavia, stiamo per mostrarti come alcune semplici modifiche al tuo approccio alla segnalazione possono apportare un valore immenso a entrambe le parti, oltre ad aumentare la soddisfazione dei clienti e migliorare le loro possibilità di ritorno.

Chatta con ogni nuovo cliente

Devi scoprire che tipo di informazioni apprezzano. Questo per garantire che il tuo rapporto con loro rimanga rilevante e che entrambi sappiate cosa aspettarvi l'uno dall'altro. I bonus aggiuntivi includono:

• Obiettivi più chiari;
• Per avere un'idea di com'è il tuo cliente come uomo d'affari;
• Sapere che tipo di rapporti gli piacciono e negoziare le scadenze;
• Trasparenza con preventivi e spese.

Più informazioni scambierai, meglio sarai preparato per quando avrai effettivamente bisogno di mettere insieme un rapporto. Ci sarà poco o nessun secondo indovinare, poiché saprai quali informazioni vogliono vedere.

Assicurati di registrare questo incontro (con il permesso del cliente, ovviamente) o di prendere appunti approfonditi. Rende la categorizzazione e il reporting delle informazioni facili come dipingere con i numeri.

Come classificare il tuo lavoro

Quando classifichi il tuo lavoro, riflette la tua produttività e il modo in cui affronti le attività. Tuttavia, durante la segnalazione, sii preparato alle domande dei clienti per spiegare tali decisioni. La maggior parte dei report si basa su diversi metodi di categorizzazione.

Classificazione per priorità

La priorità è uno dei metodi più frequenti. Funziona sia per i clienti che per gli appaltatori perché il tempo è essenziale per ogni progetto. Quando tutto è puntuale, risparmi denaro al cliente, aiuti la tua produttività e mantieni il rapporto d'affari senza intoppi.

Determina quali aspetti del progetto sono più importanti. Ad esempio, come scrittore, se un cliente mi fornisce una serie di argomenti su cui lavorare, discernerei se hanno principalmente bisogno di ricerche, interviste, schede tecniche o qualcos'altro. Perché il tipo di testo e i suoi obiettivi determineranno il tipo di preparazione che devo fare. Un articolo basato su interviste richiede il coordinamento con altre persone, quindi probabilmente lo metterei come primo obiettivo e organizzerei i compiti attorno ad esso.

Allo stesso modo, spiegherei il mio piano e le mie decisioni al cliente e come la mia strategia aiuta il progetto a lungo termine.

Classificazione per tipo di attività o tecnologia utilizzata

Il metodo successivo si basa sulla ripartizione del progetto. Una volta che gli obiettivi più grandi sono stati sezionati in passaggi più piccoli, puoi iniziare a raggrupparli insieme in tipi diversi. Ad esempio: ricerca, progettazione, revisione, feedback, ecc.

Inoltre, i tipi di attività possono includere piattaforme o software diversi. I gestori dei social media possono classificare il loro lavoro in base alla piattaforma che usano per dire, promuovere una campagna. E possono tenere traccia del tempo trascorso su ciascuno, per presentarlo successivamente al cliente. Sostenuta dal proprio ragionamento e dalla propria strategia, la persona può quindi spiegare meglio come sta andando il progetto e quali scelte sono state fatte per portarlo avanti al meglio.

Classificazione in base a stime temporali

Quando il progetto è suddiviso in attività, potresti già fare stime del tempo mentale per la maggior parte di esse. Quindi, un altro metodo per classificare il lavoro è il tempo necessario per portarlo a termine.

Sebbene questo metodo sia molto utile per il tuo programma giornaliero, può anche fornire alcune informazioni utili per il cliente. C'è qualche vantaggio nell'usare questa categorizzazione, poiché le stime del tempo sono un ottimo indicatore di come vengono spese le risorse e le finanze (importante per i clienti). Ad esempio, in Clockify , puoi impostare stime di tempo per ogni attività che svolgi:

E poi confrontare i tempi stimati e gli effettivi tempi tracciati. Da lì, puoi generare un rapporto cliente con solo le informazioni essenziali.

Fonte: fare stime precise del tempo di lavoro

Clockify ha un solido sistema di reporting che può aiutare a rendere molto più semplice il monitoraggio delle stime dei progetti e la loro presentazione.

Classificazione per livelli di difficoltà/energia

Quest'ultimo potrebbe suonare un po' strano. Come classifichi il lavoro in base ai livelli di energia?

Bene, quando analizzi il lavoro che hai accettato, è probabile che sposterai le attività sul tuo programma a seconda della tua produttività durante il giorno. Per me, la mattina inizia con compiti più semplici e controllo della posta elettronica per la prima ora, per poi passare a quelli più difficili fino all'ora di pranzo.

Sposterai naturalmente le attività che richiedono maggiore concentrazione, impegno o ricerca nelle ore più produttive della tua giornata. Che sia mattina, pomeriggio o sera. Sebbene i clienti che chiederanno questo tipo di scomposizione siano davvero rari, l'intuizione può essere utile quando segnalano:

• Se noti che non rispetterai la scadenza, è bene utilizzare questa categorizzazione per aiutare il cliente a vedere il lavoro dal tuo punto di vista. Invece di dire semplicemente "le attività consumano più energia, quindi ho deciso di riorganizzare le scadenze" e aspettarmi che ti credano sulla parola, in realtà hai dei dati per eseguirne il backup;
• Le informazioni raccolte sono estremamente utili anche per studiare il tuo flusso di lavoro;
• Rivela la progressione complessiva del progetto e il rapporto tra compiti difficili e compiti facili.

Ora che abbiamo coperto diverse strade per affrontare il lavoro stesso, diamo un'occhiata a quando dovresti segnalare ai clienti.

Quando segnalare ai clienti

Fortunatamente, i clienti prepotenti stanno lentamente diventando un ricordo del passato. Con le nuove generazioni arrivano persone più professionali disposte ad ascoltare e negoziare. Tuttavia, richiedono anche la piena trasparenza e correttezza in cambio. Questo è il motivo per cui il processo di segnalazione sarà quasi sempre una questione di negoziazione tra te e loro.

Negoziare la pianificazione del rapporto

Ci sono due tipi di clienti: quelli a cui piace avere una supervisione (sana) sul progetto

• Clienti senza preferenze di rapporto : tieni un modello pronto per loro nel primo incontro. Anche quando dicono che non si preoccupano (o non hanno il tempo di pianificare) gli incontri con te, sarebbe molto professionale offrire loro un programma.

Prenditi il ​​tempo necessario per elaborare un modello di pianificazione che puoi utilizzare in casi come questi. Le probabilità sono che il cliente sarà più disposto a partecipare alla programmazione quando avrà una base per avviarlo.

Ecco un esempio di come potrebbe apparire quel modello:

Ovviamente, la pianificazione dei rapporti e i tipi di rapporti variano da questo esempio. Il calendario dovrebbe essere fatto in base al settore in cui lavori, a come lavora il tuo cliente e, soprattutto, a come affronti il ​​progetto.

• Clienti con preferenze di rapporto : chiedi loro quali sono le loro aspettative e assicurati di indicare chiaramente il tuo processo di lavoro e le normali pratiche di segnalazione. Trova un terreno comune che funzioni per entrambe le parti. Alcuni clienti, ad esempio, non hanno il tempo di leggere le e-mail e preferiscono fare una chiamata condivisa di 15 minuti, in modo da poter fornire immediatamente un feedback.

Presentazioni iniziali e finali

Con questo intendiamo gli incontri che hai all'inizio e alla fine del progetto.

Quando ti incontri per la prima volta, tu e il cliente potete discutere in modo più dettagliato tariffe, spese, scadenze e obiettivi. Tuttavia, è bene dare seguito a quell'incontro dopo alcuni giorni o una settimana con un rapporto di progetto che espone tutti questi dettagli. È un modo per assicurarsi di essere sulla stessa pagina e per rassicurare il cliente che il lavoro è già iniziato. Questo rapporto "iniziale" può includere:

• Layout generale del progetto;
• Categorizzazioni delle attività;
• Valutazioni iniziali di spese e tempi, ecc.

Tuttavia, mantieni le informazioni generali: non entrare nelle singole attività o nelle tue valutazioni del tempo per ciascuna. Il cliente vedrà piuttosto queste valutazioni per le attività e gli obiettivi generali, piuttosto che per il tuo piano del lunedì ora per ora. Quelli dovrebbero essere lasciati per i check-in più frequenti.

Check-in

I check-in sono gli aggiornamenti regolari del progetto. Nella tabella di esempio sopra, il rapporto del lunedì e quello ogni altro venerdì sarebbero considerati check-in.

È importante notare che, anche se non c'è niente di speciale da segnalare, dovresti farlo. Dovresti informare il cliente su come sta procedendo il progetto, anche se la settimana è stata tranquilla. Possiamo confrontarlo con il feedback: mentre lavoravo in un'azienda, ho chiesto al nostro responsabile del dipartimento come posso sapere se sto facendo un buon lavoro. Tutto quello che ha detto è stato:

“Se non lo sei, qualcuno te lo farà notare. Finché nessuno dice niente, stai andando alla grande”.

All'inizio, non ho avuto problemi con questo, poiché aspettarmi un feedback sembrava egocentrico da parte mia. Tuttavia, mi sono presto ritrovato teso ogni tanto, chiedendomi quando sarebbe arrivato il feedback negativo. Più o meno allo stesso modo, dovresti segnalare, anche con le informazioni più elementari durante le settimane lente. Se segnali solo quando ci sono respingimenti delle scadenze o problemi di progetto, il cliente può finire per temere di vedere la tua email nella sua casella di posta.

Quando pianificare i check-in (a seconda del tipo di progetto):

• Settimanalmente;
• Due volte a settimana o due volte al mese;
• Mensile (check-in più ampio).

Inutile dire che i tuoi rapporti dovrebbero essere realizzati in base alla frequenza del check-in. In breve, le informazioni dettagliate funzionano meglio per i check-in settimanali, per risparmiare tempo ed energia a te e al cliente. Attenersi alle e-mail e, se necessario, alle chiamate molto brevi (fino a 15 minuti).

Categorizzazione e presentazione in semplici passaggi

Oltre al monitoraggio del tempo, abbiamo prestato molta attenzione ai rapporti sulla fatturazione dei clienti in Clockify . Poiché il monitoraggio digitale del tempo è diventato la fonte più affidabile di fiducia e trasparenza tra clienti e appaltatori, i rapporti sono stati resi semplici, dettagliati e versatili quanto ne hai bisogno.

Specifica le categorie utilizzando i campi personalizzati

In Clockify puoi creare report senza problemi grazie ai campi personalizzati . Si tratta di caselle di testo opzionali su ciascuna attività, che ti consentono di specificare esattamente cosa stai monitorando. I campi personalizzati ti consentono di inserire: testo, numeri, collegamenti, codici, posizioni,... Danno anche la possibilità di inserire le spese, nel caso in cui quella particolare attività le abbia.

Un campo personalizzato in Clockify

Traccia il tempo

Questa è la carne e le patate del processo di segnalazione.

Una volta classificato, il tuo tempo di lavoro deve essere monitorato per ogni attività in ogni categoria. E se hai fatto delle stime, ti sarà solo un clic di distanza dal confrontarle con il tempo effettivo impiegato per finire tutto.

Monitoraggio delle stime di avanzamento del progetto in Clockify.

Formulare un rapporto

I cronometri digitali al giorno d'oggi sono dotati di una vasta gamma di funzionalità che possono fornire ai tuoi rapporti il ​​maggior numero possibile di livelli. Possono essere semplici o dettagliati o riassumere solo punti importanti.

Rapporti come quello sopra prendono tutte le ore monitorate e quindi ti consentono di scegliere ciò che desideri presentare, in qualsiasi momento. Ad esempio, se stai ricevendo una chiamata per il check-in dopo diversi mesi di lavoro e stai fornendo un rapporto settimanale, un cliente potrebbe chiedere lo stato di avanzamento generale del progetto, solo per controllare alcuni numeri.

Con un rapporto sincronizzato come questo, puoi facilmente recuperare tali informazioni. Semplicemente passando da una scheda all'altra, a seconda di ciò che il cliente richiede. Ti consente di adattarti al flusso della riunione e raramente sarai "messo sul posto" non avendo i dati necessari a portata di mano.

Presentare la relazione

Se possibile, chiedi al tuo cliente durante la riunione iniziale come desidera che i suoi rapporti vengano consegnati e presentati. Alcuni preferiscono le diapositive reali, mentre altri vogliono fogli o grafici Excel. Inoltre cambieranno a seconda della frequenza e della natura del rapporto.

Scopri cosa funziona meglio per loro e cerca di attenersi a un formato. Tuttavia, assicurati di avere a portata di mano grafici e diagrammi, poiché sono la rappresentazione visiva più semplice da seguire.

Riassumere

La segnalazione dei clienti non deve essere per forza il lato spauracchio del tuo lavoro. Un sacco di confusione e incomprensioni possono essere evitati semplicemente classificando il tuo lavoro in base ai motivi concordati da entrambe le parti. Da quel momento in poi, tutto ciò che devi fare è tenere traccia del tempo e lasciare che il software generi i rapporti appropriati per te. Pianifica i tempi per la segnalazione di chiamate ed e-mail e rispettali, anche se c'è poco o niente di nuovo da presentare. Il rapporto cliente-appaltatore è basato sulla trasparenza, quale software come questo può fornire?