6 Suggerimenti per la scrittura aziendale per migliorare i tuoi contenuti

Indipendentemente dal tuo settore, c'è un'alta probabilità che tu abbia dovuto sottoporti a qualche scrittura commerciale. Ad esempio, potresti dover comporre e-mail quotidiane, elaborare proposte o creare manuali di istruzioni approfonditi. Indipendentemente dal materiale, la scrittura commerciale trae vantaggio dall'essere il più concisa e trasparente possibile. I tuoi intervistati, siano essi clienti o colleghi, probabilmente hanno impegni.

Ecco perché è meglio imparare i migliori consigli di scrittura aziendale. Tuttavia, non si tratta solo di migliorare la grammatica o di avere un tono professionale. Imparare a padroneggiare la scrittura commerciale richiede un pensiero critico su stile, organizzazione e struttura delle frasi. Se fatte bene, le capacità di scrittura aziendale possono portare a una comunicazione più efficace e a un'attività complessivamente snella.

Ecco le migliori pratiche ed esempi di scrittura aziendale per ispirare i tuoi contenuti.

Tipi di scrittura commerciale

Prima di arrivare ai suggerimenti per la scrittura commerciale, è fondamentale comprendere i diversi tipi di scrittura commerciale. Ogni tipo richiede il proprio stile di scrittura aziendale.

Istruttivo

Lo scopo della scrittura commerciale istruttiva è aiutare gli intervistati a completare un compito specifico. Molto spesso, questo stile prevede la scrittura di istruzioni passo dopo passo in ordine cronologico. Il tono è più formale e neutro rispetto ad altri stili di scrittura aziendale.

Esempi:

• Manuali utente
• Memo
• Specifiche

Informativo

La scrittura commerciale informativa è comune in tutti i tipi di attività. Qui, il tuo obiettivo è fornire aggiornamenti, creare record di riferimento o essere conforme agli obblighi legali. Tutta la scrittura informativa dovrebbe essere accurata, professionale e imparziale.

Esempi:

• Rapporti commerciali
• finanziari
• Verbale di riunione

Persuasivo

La scrittura commerciale persuasiva si discosta dall'istruzione e dall'informazione essendo più informale. L'obiettivo finale è trasmettere informazioni importanti e convincere il lettore ad agire. Di conseguenza, la scrittura più persuasiva viene utilizzata nelle vendite, nel marketing o nei pezzi promozionali.

Esempi:

• Piazzole di vendita
• Proposte
• comunicati stampa

Transazionale

Infine, c'è la scrittura o la scrittura commerciale transazionale eseguita su base giornaliera. L'e-mail costituisce la maggior parte della scrittura transazionale, sebbene contano anche i documenti aziendali ufficiali. Questi includono documenti spesso compilati dal personale delle Risorse umane, come lettere di offerta o di licenziamento. In quanto tale, la scrittura transazionale viene solitamente utilizzata quando si inviano notizie.

Esempi:

• E-mail
• Fatture
• Lettere di raccomandazione

I migliori consigli di scrittura aziendale

I seguenti suggerimenti ti aiuteranno a migliorare la tua corrispondenza con il tuo pubblico previsto.

1. Anticipa i bisogni del tuo lettore

Sebbene sia importante conoscere il tuo obiettivo principale per la scrittura, dovresti anche capire le esigenze del tuo pubblico. In questo modo ti assicurerai di rimanere al punto ed evitare di fornire dettagli non necessari. Puoi farti alcune domande iniziali:

• Perché il lettore dovrebbe preoccuparsi del messaggio?
• Quali domande possono avere?
• Qual è il loro livello di comprensione dell'argomento?

Inoltre, pensa al rapporto che hai con il destinatario. Se non ti sono familiari, il tuo tono deve rimanere professionale. Tuttavia, se hai già un rapporto, potresti trarre vantaggio dall'essere più informale.

2. Sii conciso

In secondo luogo, cerca di essere il più conciso possibile nella scrittura della tua attività. Le frasi lunghe e sinuose non attirano l'attenzione di un individuo, in particolare se hanno un programma fitto di appuntamenti. Per essere concisi, usa frasi brevi e semplici. Evita il gergo eccessivamente tecnico con coloro che potrebbero non avere familiarità con l'argomento. Allo stesso tempo, se qualcuno è esperto in materia, non scrivere definizioni di base.

Inoltre, lascia fuori qualsiasi lanugine nella tua scrittura, come metafore, analogie, aggettivi o avverbi non necessari. Vuoi che le tue capacità di scrittura nel mondo degli affari siano facilmente digeribili e al punto.

3. Avere una struttura

Uno dei punti chiave da ricordare quando si scrive per affari è la struttura. I messaggi organizzati spesso sono discreti, molto meglio di quelli non organizzati. Pianifica il tuo pezzo in anticipo, delineando esattamente ciò che devi dire.

Inoltre, cerca blocchi di testo brevi su quelli lunghi. I paragrafi prolissi sono facili da sfumare e il tuo messaggio può essere facilmente soffocato. Puoi separare il testo usando:

• Intestazioni e sottotitoli
• Paragrafi di 3-4 righe ciascuno
• Informazioni codificate a colori
• Testo in grassetto per informazioni importanti
• Interruzioni di riga

4. Presta attenzione ai piccoli dettagli

Se scrivi molte email, potresti essere tentato di tagliare e incollare determinate informazioni per risparmiare tempo. Tuttavia, questo potrebbe portare a errori imbarazzanti. Ad esempio, potresti dimenticare di modificare il nome, il titolo o il sesso di un destinatario prima di inviare il messaggio. Ciò annulla il resto del messaggio e potrebbe richiedere l'invio di un messaggio di scuse di follow-up.

Ricontrolla i tuoi saluti e le dichiarazioni conclusive per evitare di commettere questo errore. Al contrario, ci possono essere occasioni in cui non sei sicuro del nome, del titolo o del sesso del lettore. In questi casi, è meglio usare un linguaggio neutro. Ad esempio, per il genere, puoi usare il pronome singolare "loro". Evita la possibilità di un errore di pronome e consente al ricevente di chiarire chi sono.

5. Includere un forte invito all'azione

Il tuo invito all'azione (CTA) informerà gli intervistati quale azione devono intraprendere successivamente. La maggior parte delle comunicazioni commerciali includerà un CTA e la chiave è essere il più specifico possibile. Se lasci il tuo pubblico a indovinare, non sapranno né si preoccuperanno di cosa fare dopo. Ciò potrebbe comportare l'assenza di azioni o messaggi di follow-up che richiedono chiarimenti che richiedono più tempo. È anche una buona idea dare alla tua CTA un lasso di tempo per incoraggiare l'azione.

Un buon CTA si presenta così:

"Si prega di firmare e restituire questo documento entro le 17:00 di giovedì 22 maggio."

Non c'è confusione su cosa deve essere fatto o quando.

6. Rileggi più volte

Una volta completato il tuo lavoro, è il momento di correggere le bozze. Molti scrittori d'affari di successo leggono il loro lavoro ad alta voce per verificare la presenza di frasi imbarazzanti, ripetitive o non necessarie. Puoi utilizzare risorse online come Grammarly o Hemingway per il controllo della grammatica e della punteggiatura. Verifiche grammaticali per errori grammaticali comuni e più avanzati, come l'uso della voce passiva. Hemingway fa più o meno lo stesso, ma si concentra anche sul livello di lettura della tua scrittura. Questo ti aiuta a personalizzare meglio il tuo messaggio per il tuo pubblico ideale.

Puoi anche chiedere a un'altra persona di controllare il tuo lavoro. Un paio di occhi nuovi può individuare gli errori che potresti aver perso o fornire una nuova prospettiva.

Esempi di buona scrittura commerciale

Per aiutare a dare vita ai suggerimenti di scrittura commerciale di cui sopra, puoi guardare i seguenti migliori esempi di scrittura commerciale.

1) Comunicato stampa: Microsoft

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Microsoft, una multinazionale tecnologica, continua a dominare il mercato con miliardi di entrate nette realizzate ogni anno. L'azienda gestisce anche numerosi tipi di scrittura commerciale e lo fa molto bene. Quanto sopra è un esempio di un comunicato stampa riguardante un nuovo progetto che si sta sviluppando ad Atlanta, in Georgia. I comunicati stampa sono creati per attirare l'attenzione dei media e dei consumatori e creare credibilità.

Microsoft riesce nel suo comunicato stampa di:

• Avere una formattazione corretta di titolo, posizione e data scritta
• Utilizzo di paragrafi brevi, descrittivi e professionali
• Compresi i punti elenco per suddividere il testo
• Incorporando una descrizione dell'azienda alla fine
• Fornire l'accesso alle informazioni di contatto sia per la comunità che per la stampa

2) Descrizione dell'azienda: Tesla

Mentre Tesla produce automobili innovative, riesce anche nel posizionamento del marchio. L'azienda è sicura di sé nella sua capacità di cambiare il futuro e di conseguenza ha guadagnato una vasta base di fan. Lo trasmette attraverso la descrizione dell'azienda sul suo sito web. Le descrizioni delle aziende sono un tipo popolare di scrittura commerciale persuasiva, poiché attirano potenziali investitori e partner.

Tesla riesce nella sua descrizione dell'azienda:

• Spiegazione della storia dell'azienda
• Descrivere i suoi prodotti e servizi
• Compreso l'ubicazione dell'azienda
• Delinea i suoi obiettivi attuali
• Esprimendo la sua missione generale

3) Lettera di annuncio dell'azienda: Starbucks

Starbucks si differenzia da molte caffetterie offrendo ai dipendenti una quota di proprietà dell'azienda. Questa iniziativa è stata introdotta negli anni '90 e continua ancora oggi. Howard Shultz, l'ex CEO di Starbucks, ha annunciato la notizia tramite una lettera di annuncio dell'azienda ai dipendenti. Questi pezzi informativi di scrittura commerciale agiscono per condividere in modo efficiente grandi notizie con un gran numero di persone.

Starbucks riesce nella sua lettera di annuncio aziendale di:

• Rivolgersi direttamente al lettore
• Riflettere sul valore e la missione dell'azienda
• Esprimendo gratitudine per i suoi dipendenti
• Introducendo in modo conciso le modifiche
• Compreso un segno di approvazione

Padroneggiare la tua attività di scrittura nel tempo

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La scrittura commerciale avviene ogni giorno per molte aziende. Sebbene esistano diversi tipi di comunicazione aziendale, l'obiettivo è spesso lo stesso: essere chiari, concisi e organizzati. Seguendo questi suggerimenti per la scrittura aziendale, si avranno comunicazioni di grande impatto e relazioni più profonde su tutta la linea.

Il miglioramento delle tue capacità di scrittura aziendale di solito avviene nel tempo. Tuttavia, ci sono risorse disponibili per aiutarti lungo il tuo viaggio. Ad esempio, puoi utilizzare servizi di grammatica e editing o assumere esperti scrittori aziendali per raggiungere i tuoi obiettivi. Con la ricerca e la guida giuste, puoi fornire una scrittura commerciale che lasci un segno.

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