Sii un acquirente informato: capire il vero costo del software aziendale
Pubblicato: 2022-05-07Non sei solo tu: il budget per il software aziendale è complicato. Siamo qui per scomporlo.
NOTA: questo articolo ha lo scopo di informare i nostri lettori su problemi di natura commerciale negli Stati Uniti. Non è in alcun modo inteso fornire consulenza finanziaria o avallare una linea d'azione specifica. Per consigli sulla tua situazione specifica, consulta il tuo commercialista o consulente finanziario.
In un mondo ideale, l'acquisto di software sarebbe semplice come acquistare quasi tutto il resto. C'è un prezzo fisso, lo paghi e basta: possiedi il software!
Se hai iniziato a cercare diverse opzioni software per la tua azienda, però, sai già che non è così semplice. Non solo i fornitori di software utilizzano modelli di prezzo drasticamente diversi, ma seppelliscono anche i costi aggiuntivi inerenti al possesso e al funzionamento del loro sistema.
Secondo un sondaggio Capterra del 2019 sulle tendenze di acquisto di software nelle piccole imprese, il timore che i costi superino il budget è la principale barriera interna all'investimento nel software aziendale. A meno che tu non conosca il vero costo di possedere un software, il rischio di superare il budget è molto reale.
(Per evitare di superare il budget, consulta il nostro calcolatore del costo totale di proprietà qui.)
Qui analizzeremo i cinque componenti principali che costituiscono il costo totale del possesso di software aziendale. L'obiettivo. il gol? Per chiarire i costi del software in modo che tu possa essere sicuro della tua decisione di acquisto del software.
Clicca su un link qui sotto per passare direttamente a quella sezione:
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Componente di costo n. 1: la licenza del software stessa -
Componente di costo n. 2: hardware -
Componente di costo n. 3: implementazione -
Componente di costo n. 4: Formazione -
Componente di costo n. 5: supporto
Componente di costo n. 1: la licenza del software stessa
La licenza del software, il costo per possedere e utilizzare effettivamente il software, ha il duplice onore di essere una parte significativa del prezzo del software e un costo difficile da definire in modo definitivo a causa di quanto possa variare drasticamente nel tempo man mano che si ridimensiona la propria attività.
Ci sono due principali modelli di prezzo delle licenze software in cui ti imbatterai: prezzo perpetuo e prezzo di abbonamento.
Con il prezzo perpetuo , paghi un prezzo in anticipo per possedere il software a tempo indeterminato (cioè, in perpetuity , da cui il nome). Questo modello di prezzo è in circolazione da più tempo ed è in genere utilizzato per il software distribuito "on-premise", il che significa che viene scaricato e archiviato su un computer o server locale presso la tua azienda.
H&R Block è un esempio di tariffazione perpetua. È possibile acquistare questo software per la preparazione delle tasse per le piccole imprese a un costo una tantum di $ 89,95.
Con il prezzo dell'abbonamento , si paga una quota di abbonamento mensile o annuale per utilizzare il software. Se smetti di pagare o non rinnovi il contratto, perdi la possibilità di utilizzare il software. Questo modello di prezzo è più recente, più popolare e spesso utilizzato per il software distribuito tramite il cloud (questo modello di distribuzione è anche chiamato "Software-as-a-Service" o "SaaS"). Ciò significa che è ospitato sui server del fornitore del software e accessibile dai clienti tramite Internet.
Tieni a mente:
I fornitori di software spesso offrono la possibilità di sottoscrivere un abbonamento mensile o annuale, con l'opzione annuale che è nel complesso più economica per invogliarti a un contratto più lungo. Quel costo inferiore non è scontato, però. Fai i conti per vedere quale programma di pagamento è più conveniente per la tua situazione.
Basecamp è un esempio di abbonamento flat. Puoi acquistare questo sistema di gestione dei progetti per $ 99 al mese.
Esistono anche altri tre tipi di prezzi di abbonamento in cui puoi imbatterti, con tariffe che variano in base a diversi fattori: consumo, dimensione e prezzo basato sull'utente.
- I prezzi basati sul consumo vincolano la quota di abbonamento a quanto effettivamente utilizzi il software o i servizi associati. Cheddar, una piattaforma di fatturazione, utilizza prezzi basati sul consumo, addebitando $ 99 al mese più una commissione in base al numero di transazioni effettuate tramite il sistema.
- Il prezzo in base alle dimensioni lega la tua quota di abbonamento alle dimensioni della tua organizzazione, ad esempio quanti dipendenti o clienti hai. WebHR, una piattaforma software per i dipartimenti delle risorse umane, utilizza prezzi basati sulle dimensioni. Per un'azienda con 150 dipendenti, WebHR addebita $ 1,85 per dipendente, al mese.
- I prezzi basati sull'utente vincolano la quota di abbonamento al numero di persone che utilizzano il software. Onshape, software di progettazione ingegneristica, utilizza prezzi basati sull'utente; il loro piano "Professionale" costa $ 2.100 per utente, all'anno.
Tieni a mente:
È importante comprendere la differenza tra i prezzi per utenti nominativi e i prezzi per utenti simultanei . Con i prezzi per utenti nominativi, ogni utente ha il proprio login e tutti gli utenti possono utilizzare il software contemporaneamente. Con i prezzi per utenti simultanei, ottieni un numero fisso di accessi che chiunque può utilizzare, ma solo quel numero fisso può essere registrato contemporaneamente.
Se disponi di un team di 20 persone che dovranno utilizzare il software tutto in una volta, dovresti optare per il prezzo per utenti nominativi per 20 utenti. Se, tuttavia, solo cinque dei 20 utenti devono utilizzare il software contemporaneamente, potrebbe essere più economico selezionare il prezzo per utenti simultanei per cinque utenti.
Nella maggior parte dei casi, le tue mani saranno legate al modello di prezzo del software che scegli. È raro che i fornitori di software offrano opzioni perpetue e in abbonamento per il loro prodotto.
Tuttavia, dove puoi scegliere, o se stai confrontando un prodotto perpetuo con un prodotto in abbonamento, valuta i pro ei contro di ciascuno per determinare quale modello è il migliore per la tua attività.
Componente di costo n. 2: hardware
Per quanto ovvio possa essere, è comunque importante tenere conto del costo dell'hardware per eseguire il software acquistato. Ciò è particolarmente importante per le distribuzioni in sede, che potrebbero richiedere non solo l'acquisto di un server per ospitare il software, ma anche di nuovi dispositivi che utilizzano il sistema operativo corretto. In altre parole: se usi i Mac ma il software che desideri è solo per Windows, è un costo significativo da tenere in considerazione.
Poiché sono accessibili tramite un browser Web, le implementazioni SaaS offrono molta più flessibilità hardware. Computer, tablet o smartphone funzioneranno. Le aziende possono anche risparmiare sull'hardware consentendo ai dipendenti di portare i propri dispositivi da casa (sebbene ciò dovrebbe essere abbinato a una politica completa di Bring Your Own Device (BYOD) per ridurre le vulnerabilità IT).
Alcune categorie di software richiederanno anche l'acquisto di hardware aggiuntivo. I sistemi di presenza biometrici, ad esempio, utilizzano l'impronta digitale di una persona o un altro identificatore univoco per garantire che qualcuno sia chi afferma di essere. Queste piattaforme richiedono hardware specializzato per registrare accuratamente i dati biometrici.
uAttend vende orologi compatibili con il proprio software sul proprio sito Web ( Fonte )
Alcuni fornitori potrebbero richiederti di utilizzare il loro hardware associato con il loro software, oppure potresti avere la libertà di guardarti intorno.
Componente di costo n. 3: implementazione
I fornitori possono addebitare una tariffa una tantum al momento dell'acquisto per implementare il software e renderlo operativo presso la tua azienda. Oltre all'installazione e alla configurazione di base, i costi di implementazione possono coprire anche esigenze quali:
- Personalizzazione del software
- Migrazione dei dati dai sistemi precedenti
- Integrazione con i sistemi attuali
Se sei in grado di gestire tu stesso l'implementazione del software, i fornitori possono rinunciare a questo costo. Ad esempio, Odoo, una piattaforma ERP (Enterprise Resource Planning), offre un'opzione di implementazione self-service gratuita insieme a opzioni a pagamento se hai bisogno di assistenza.
Opzioni di implementazione di Odoo ( Fonte )
Una regola generale è che i sistemi on-premise costano di più da implementare rispetto a quelli basati su cloud. Anche i sistemi più complessi costano di più da implementare rispetto alle app di base.
In alcuni casi, potresti spendere tanto (se non di più) per l'implementazione rispetto alla licenza software effettiva. Chiedi ai fornitori i dettagli delle loro opzioni di implementazione e le tariffe per pianificare di conseguenza.
Componente di costo n. 4: Formazione
Sebbene il costo di una licenza software in genere includa l'accesso alle guide e ai forum di supporto, i fornitori possono anche addebitare una tariffa separata e facoltativa per la formazione aggiuntiva. A seconda della complessità del software scelto e di quanto sia critico per la tua azienda, questa formazione potrebbe essere un investimento utile in modo che i tuoi dipendenti possano familiarizzare rapidamente con la piattaforma.
La formazione può essere erogata in una varietà di formati, che variano in termini di costi:
- Invio di dipendenti a un sito di formazione del fornitore
- Portare un formatore nella tua azienda
- Sessioni webinar virtuali
- Corsi e-learning di autoapprendimento
I fornitori di software di alto profilo possono anche offrire certificazioni che gli utenti possono guadagnare per dimostrare di essere a conoscenza della piattaforma. Salesforce, ad esempio, offre una varietà di certificazioni che costano da $ 200 a $ 6.000.
Un elenco di certificazioni di amministratore Salesforce ( fonte )
Qualunque sia l'opzione di formazione che preferisci, assicurati di pianificare non solo gli utenti iniziali, ma anche i nuovi assunti che dovranno imparare il sistema lungo la strada.
Componente di costo n. 5: supporto
A volte incluso nel costo della licenza, il supporto continuo può anche essere un addebito separato che copre la manutenzione, gli aggiornamenti e persino le forme premium di servizio clienti.
Ad esempio, i clienti Adobe hanno la possibilità di aderire al programma di manutenzione e supporto Adobe Platinum, che offre assistenza clienti prioritaria 24 ore su 24, 7 giorni su 7 a una tariffa annuale di circa il 20% del costo della licenza.
Il supporto può anche includere opzioni di consulenza, che ti associano a un rappresentante dell'account con cui incontrarti regolarmente per superare gli obiettivi e come ottenere il massimo dal software. HubSpot, un sistema di marketing, offre quattro diverse opzioni di consulenza che vanno da $ 400 a $ 1.600 al mese.
Le opzioni di consulenza di HubSpot ( Fonte )
A seconda dei servizi di supporto offerti, il tuo fornitore potrebbe essere in grado di assumersi alcuni oneri amministrativi significativi che non puoi gestire (ad esempio, alcuni fornitori di software per le buste paga possono gestire le esigenze di busta paga della tua azienda per te).
Soppesare il costo del completamento di queste attività internamente rispetto all'esternalizzazione a un fornitore di software.
Suggerimenti finali per risparmiare sul software
Il prezzo del software non è mai così semplice come appare sul sito Web di un fornitore. I costi nascosti sono dilaganti e, a meno che tu non li tenga conto, ti ritroverai a superare il budget del tuo software.
Comprendere tutti gli elementi che determinano il costo reale del software aziendale ti aiuterà a prepararti e a tenere sotto controllo i costi.
Questi suggerimenti finali possono abbassare ulteriormente il tuo prezzo complessivo:
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Nota: i fornitori di software menzionati in questo articolo sono stati selezionati esclusivamente per illustrare vari modelli di prezzo del software e non sono da intendersi come approvazioni o raccomandazioni. Queste strategie di prezzo non sono esclusive di queste aziende e sono offerte da numerosi altri fornitori di software.
Informazioni sul sondaggio 2019 sulle tendenze all'acquisto di software per piccole imprese di Capterra
Capterra ha condotto questo sondaggio da settembre a ottobre 2019 tra 129 leader di piccole e medie imprese con sede negli Stati Uniti. Le aziende sono state selezionate in base alle dimensioni per quelle con 2-249 dipendenti e un fatturato annuo a livello aziendale inferiore a $ 100 milioni. Dovevano aver acquistato almeno un software per $ 5.000 USD o più negli ultimi dodici mesi. Gli intervistati dovevano anche essere almeno manager d'ufficio, influenzando le decisioni di acquisto del software nelle loro organizzazioni.