Guida al formato del report aziendale: struttura formale ed esempi

Quando si tratta di report, potrebbe essere la meno divertente delle attività quotidiane dell'azienda, tuttavia sono vitali per la crescita della tua attività poiché un buon report può aiutarti a perfezionare le tue strategie e pianificare il futuro. Pertanto, è importante disporre di un formato aziendale appropriato per presentare tutto in modo chiaro e rendere i tuoi contenuti di facile comprensione.

In questo articolo, chiariremo la definizione di un report aziendale, i suoi vantaggi per qualsiasi organizzazione, i diversi tipi e i modi per strutturarlo, alcuni esempi e, soprattutto, come formattarne uno semplice.

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Qual è il rapporto commerciale?

Un report aziendale è una raccolta di dati che presenta dettagli storici relativi alle attività, allo sviluppo, alle prospettive di particolari dipartimenti di un'organizzazione e crea un quadro per potenziali processi decisionali o prospettive fattuali necessarie per coordinare le funzioni aziendali.

È importante identificare questi tipi di report per riconoscere meglio gli usi migliori per i report aziendali. Organizza le informazioni per un particolare settore. Mentre alcuni report passeranno attraverso un approccio più completo per valutare la funzionalità e le politiche di un dipartimento specifico, altri tipi di report aziendali si concentreranno maggiormente sul quadro più ampio della gestione aziendale.

Perché un report aziendale è importante

Tali rapporti consentono anche la raccolta dei dati monitorando lo stato di avanzamento. Puoi confrontare i diversi periodi e operazioni, lo sviluppo, ecc. Puoi anche vedere quali beni o servizi sono più efficaci di altri, quali campagne di marketing hanno un rendimento migliore di altri e quali mercati o segmenti necessitano di maggiore attenzione.

È utile acquisire tutti questi dati e, così facendo, crei una registrazione cartacea dei tuoi eventi passati. Consentono alle persone esterne all'azienda, come banche o investitori, di essere consapevoli delle tue attività e dei risultati e di far conoscere agli stakeholder le risorse materiali e immateriali della tua attività.

I seguenti vantaggi derivanti dall'elaborazione di un rapporto aziendale adeguato possono contribuire alla crescita della tua attività.

Valutazione del rischio e opportunità

Migliorerai la consapevolezza delle minacce e delle opportunità all'interno della tua organizzazione attraverso esempi di report aziendali. I report di esempio sottolineano la connessione tra le prestazioni finanziarie e non finanziarie: semplificano i processi, riducono i costi e migliorano la coerenza complessiva.

Tendenze e connessioni

I campioni del report aziendale ti permetteranno di confrontare i tuoi risultati con altre unità aziendali o aziende dello stesso settore. Un modello di rapporto a un livello più dettagliato ti aiuterà ad approfondire gli indicatori e le specifiche organizzative e a trovare somiglianze che altrimenti passerebbero inosservate. Ottenere una comprensione più profonda dei tuoi dati nell'era digitale moderna ti consentirà di sviluppare strategie che migliorano gli aspetti principali della crescita del tuo business attraverso il rilevamento delle tendenze. Il valore di un report aziendale è illustrato solo da questo aspetto.

Business Intelligence (BI)

Gli utili strumenti di BI possono decidere la tua sopravvivenza sul mercato.

Producendo un report aziendale progettato per migliorare le operazioni di BI e affrontare questioni aziendali critiche, è possibile ottenere l'opportunità di discutere osservazioni uniche che possono creare un vantaggio significativo e monitorare la spesa complessiva. È possibile fornire componenti di base per sviluppare un piano di business intelligence efficace comprendendo come creare un report con esempi e modelli particolari.

Consenso

Sebbene esistano molti tipi diversi di report aziendali per un'azienda, tutti hanno una caratteristica comune: raccogliere dati e tenere traccia delle attività aziendali relative a qualcosa di specifico. Lavorando con i report giusti, gli utenti possono eseguire analisi visive approfondite di molte aree o funzioni aziendali chiave e fornire raccomandazioni informate che alla fine miglioreranno l'efficienza e incoraggeranno l'innovazione.

Sebbene un'organizzazione abbia diversi tipi di report aziendali, tutti condividono una caratteristica simile: raccogliere informazioni e monitorare le attività aziendali legate a qualcosa di particolare. Gli utenti possono condurre un'analisi visiva approfondita di molte importanti aree o funzioni aziendali comunicando con i report corretti e fornire suggerimenti istruiti che alla fine aumenteranno la produttività e favoriranno l'innovazione.

Efficienza operativa

Più il rapporto diventa obiettivo, più chiari saranno i dati. Se i dati sono ben strutturati e chiari, è meglio osservare le operazioni aziendali in modo conveniente, riducendo al minimo il tempo necessario per esaminare i risultati.

Una solida struttura per i rapporti aziendali fornisce una revisione approfondita in cui gli autori dimostrano come sono stati interpretati i loro risultati.

Un report di marketing, ad esempio, può ridurre al minimo il tempo necessario per valutare una particolare campagna. Al contrario, un rapporto sulle risorse umane può fornire prospettive nel processo di assunzione e determinare, ad esempio, perché il costo per assunzione è aumentato.

Specificità

Ti offrirai un'opportunità vitale per discutere di problemi specifici se completi un rapporto commerciale, che viene utilizzato anche quando è necessario prendere decisioni. Servono a molti scopi: alcuni registrano i dettagli della pianificazione futura, alcuni registrano dati storici per spiegare uno scenario e altri forniscono una valida alternativa a un problema aziendale. Alcuni dashboard esecutivi sono per l'uso quotidiano, mentre un modello di report aziendale mensile può consentirti di caratterizzare le tue attività in modo più costante e incrementale. Sono tutti elementi chiave per il successo aziendale poiché semplificano i risultati di analisi complicate.

Come affermato in precedenza, più i dati sono chiari, più i risultati saranno convenienti, quindi dovrebbe essere importante tenere a mente i dati specifici da integrare in questo tipo di report.

In diversi settori, puoi trovare diversi esempi di indicatori di performance principali che dovrebbero essere presi in considerazione durante la creazione di questo tipo di report. Per confrontare i valori del settore per vedere la concorrenza, puoi anche creare un rapporto interdipartimentale e tra le aziende.

Precisione e coerenza

I dati sono un vasto ambiente nel mondo digitale e, se vuoi sfruttarli appieno, è importante puntare alla coerenza e alla precisione. Se i tuoi dati vengono persi, potrebbe danneggiare l'azienda a lungo termine. L'utilizzo di una piattaforma dashboard online per compilare i report è un enorme vantaggio in termini di facilità d'uso, risparmio di tempo ma, soprattutto, accuratezza delle informazioni che utilizzerai.

Tutto sul tuo rapporto sarà aggiornato quando gestirai dati in tempo reale e le decisioni che prenderai saranno supportate dai fatti più recenti. Gli esempi di report aziendali sono incredibilmente utili durante l'esplorazione dei dati e l'esecuzione di analisi dei dati per ottenere informazioni preziose. Con la visualizzazione dei risultati, forniranno un valore aggiunto sostanziale al report, aggiungendo maggiore chiarezza e comprensione all'analisi, che è l'obiettivo finale degli esempi di reporting aziendale.

Fidanzamento

Puoi comprendere strumenti di reportistica intuitivi e visivi incentrati sul business che comunicano un messaggio rilevante per il pubblico. Con solo pochi clic, puoi ottenere informazioni approfondite mentre esamini i tuoi dati. Un rapporto pulito e personalizzato è prezioso.

Analisi comparativa

Manterrai in attività la tua azienda catalizzando i livelli complessivi di crescita e produttività impostando regolarmente obiettivi incentrati sulle priorità aziendali più critiche e operando con strumenti di reportistica visiva.

Comunicazione

Il miglioramento del coordinamento interno e della connettività è una delle applicazioni chiave dei report aziendali. Motiverai tutti nell'organizzazione con un maggiore accesso alla conoscenza avendo accesso in tempo reale ai dati aziendali più importanti, migliorando al contempo il modo in cui li interpreti e li presenti, il che, a sua volta, rafforzerà la comunicazione interna e la collaborazione.

Questi report possono essere anche di vario genere, ma hanno tutti una caratteristica comune: raccogliere dati e monitorare tutto ciò che è particolarmente rilevante per le attività aziendali. Da lì, il loro autore condurrà anche una revisione e fornirà approfondimenti alle organizzazioni.

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Tipi di report aziendali

Il rapporto informale

Una o due pagine di lunghezza e formattato come una lettera o un promemoria può essere il rapporto informale. Potrebbe anche essere condiviso via e-mail. La tua attività avrà un formato particolare da adottare, quindi aiuterebbe utilizzare i rapporti passati come riferimento.

In alternativa, per facilitare la lettura, è possibile selezionare uno stile con intestazioni e sottotitoli, elenchi numerici o una struttura. Come riga dell'oggetto, è necessario aggiungere il titolo del rapporto.

Assicurati di prendere in considerazione il lettore del tuo rapporto e di utilizzare il tuo vocabolario e il tono appropriati per il tuo pubblico. Anche così, l'accessibilità e la precisione continuano a essere componenti importanti.

Il rapporto formale

In genere, il rapporto formale è più dettagliato e si estende per molte pagine. L'accuratezza dei fatti, la pronuncia e la grammatica sono un must.

Se più di una persona scrive il rapporto, assicurati che abbia coerenza (nessun salto brusco da un argomento all'altro) e una voce chiara (nessun contrasto di stile che distrae). La tua azienda avrà il suo formato di rapporto, oppure potresti doverne creare uno da zero.

La struttura di un report aziendale

Il contenuto di un report aziendale può fare affidamento su ciò di cui stai scrivendo. Anche lo stile di scrittura può fare affidamento su chi stai scrivendo. Tuttavia, esiste un quadro generale adottato dalla maggior parte dei rapporti di mercato. In questo articolo, quindi, possiamo dare un'occhiata a come strutturare un report aziendale per la massima coerenza e professionalità.

Pagina del titolo

Ogni rapporto commerciale dovrebbe avere una pagina per il titolo. Il titolo stesso dovrebbe indicare di cosa tratta il rapporto. Dovresti includere anche il tuo nome e la data del rapporto.

Riepilogo

Una revisione dei punti chiave è la pagina iniziale per la maggior parte dei rapporti aziendali. Sforzati di fornire una breve descrizione di cosa tratta l'articolo. Come è stato condotto lo studio (es. metodi per la raccolta dei dati), i principali risultati dello studio. Inoltre, portare alla luce le principali conclusioni e suggerimenti.

Se una relazione con un paragrafo o due, questa parte potrebbe non essere necessaria. Tuttavia, per rapporti più lunghi o più completi è necessario un riepilogo completo.

Sommario

Per i rapporti lunghi, questa pagina dovrebbe essere aggiunta. Dovresti includere il titolo di ogni sezione e la struttura del rapporto. Cerca di far corrispondere esattamente i titoli per quelli usati nel testo principale. Inoltre, numera correttamente le sezioni.

introduzione

La prima sezione dello studio è l'introduzione formale. Qui, spiega la sinossi del rapporto che hai ricevuto quando ti è stato chiesto di preparare il documento. Questo struttura il resto dello studio coprendo le informazioni di base (ad esempio, la storia dell'azienda o dati di mercato), l'intento del report (ovvero ciò che hai raggiunto per ottenere) e il suo scopo (cioè cosa sarà incluso nell'articolo e cosa sarà licenziato).

Metodi e risultati

Avere una sezione sulla metodologia durante l'esecuzione del lavoro di ricerca. Questo può essere semplice come identificare le fonti che stai utilizzando e perché le hai selezionate. Mostra al lettore come sono stati raccolti e analizzati i dati.

Dovresti chiarire i tuoi risultati in seguito. Questa sezione descriverà in modo semplice e conciso i risultati della tua analisi, assicurando che tutti i punti chiave evidenziati nell'abstract siano affrontati.

Il consiglio qui è di dividere i risultati in sottosezioni, inclusi i titoli per indirizzare il lettore con le informazioni che hai presentato. Nel frattempo, utilizzare grafici e diagrammi per trasmettere le informazioni visivamente, ma assicurarsi che siano chiaramente etichettati in modo che il lettore comprenda la sua relazione con il testo.

Conclusioni e Raccomandazioni

La sezione chiave finale del rapporto include conclusioni e raccomandazioni. La sezione delle conclusioni dovrebbe riassumere ciò che lo studio ti ha mostrato. Se richiesto, puoi anche consigliare passaggi pertinenti in base ai risultati. Se non sei sicuro di cosa proporre in questo, rifletti sugli obiettivi definiti nel tuo brief.

Riferimenti

Mostra le fonti di terze parti in una bibliografia se le hai utilizzate durante la stesura del rapporto. Esempi sono documenti aziendali, articoli accademici o persino notizie.

L'obiettivo è dimostrare su cosa hai fondato i tuoi risultati e le tue conclusioni.

Appendici

Infine, durante il tuo studio, potresti aver ottenuto documenti aggiuntivi, come trascrizioni di interviste, contenuti di marketing o dettagli finanziari. Sarebbe troppo lungo e confuso includerlo nel rapporto principale, tuttavia, alla fine del documento, puoi spostarlo in un'appendice (o in molte appendici) nel caso il lettore lo cerchi.

Esempi di report aziendali

Modello di carta bianca

I white paper sono uno strumento ideale per educare e persuadere le parti interessate. Possono anche essere utilizzati dai consulenti per aumentare la loro popolarità presso grandi società di consulenza e società boutique o per utilizzarli come magneti guida nella pubblicità di Facebook, ecc.

Un modello raffinato è, come sempre, molto più incline a coinvolgere leader senior o potenziali clienti. Il modo più semplice per creare qualcosa che sia allo stesso tempo accattivante e di facile comprensione è un modello di report aziendale o un modello di report di consulenza.

Ad esempio, questo report di consulenza ha un'intera pagina dedicata agli elementi visivi per evitare che il report sia noioso. Supporta anche i dati.

Modello di piano di progetto

Il modo più semplice per mantenere un progetto in carreggiata è attraverso una pianificazione del progetto.

Ma può essere difficile mostrare i passaggi per completare un progetto e mostrare come ogni passaggio sia perseguibile e osservabile. Se sei un consulente e non hai modelli di business su cui fare affidamento, questo è estremamente impegnativo.

Un modo ideale per immaginare cosa deve accadere e quando è questo modello di piano di progetto. Con grafici a barre, icone e codifica a colori, questo modello presenta le informazioni in modo efficace. Puoi personalizzare il palinsesto entrando nell'editor e cliccando sul grafico a barre.

Modello di studio di caso aziendale

I casi di studio aziendali in genere forniscono risorse per spiegare come le aziende reali hanno gestito uno scenario o un problema specifico. Normalmente, il caso di studio include la teoria del business e ne illustra la rilevanza per le situazioni reali.

Ad esempio, questo modello illustra come Gen Led utilizza l'alta qualità per aumentare le vendite in un mercato competitivo.

Come formattare un semplice report aziendale

L'utilizzo del modello a spaziatura singola convenzionale in Word è la soluzione migliore durante la digitazione e la formattazione di report aziendali di una pagina.

Avvia Word e ingrandisci la finestra di Word, quindi fai clic sulla scheda File > Nuovo e seleziona Documento vuoto a spaziatura singola tradizionale .

La formattazione dei caratteri può essere utilizzata quando si desidera formattare il testo come singole parole in un documento. Può essere fatto utilizzando la barra degli strumenti mini, che viene visualizzata solo quando si punta a un testo selezionato in un documento o dal gruppo di caratteri della scheda Home. Esistono pulsanti ampiamente utilizzati nel gruppo di caratteri che puoi utilizzare per aggiungere grassetto, corsivo, sottolineato, ombreggiatura, tratto o colore al testo.

La forma e la dimensione del carattere predefinite sono Calibri a 11 punti, ma puoi cambiarne gli attributi o il modo in cui appare dopo aver scelto un tipo di carattere. Ad esempio, avendo il carattere in grassetto, corsivo o sottolineato, puoi regolare la dimensione del carattere o regolarne lo stile.

Per ravvivare i tuoi fogli, puoi anche aggiungere colore e applicare effetti di testo speciali. La dimensione del carattere viene calcolata stimando l'altezza del carattere in unità chiamate punti. Le dimensioni dei caratteri normali sono 10, 11 e 12 punti per il testo.

Modificando la spaziatura tra caratteri e parole, ora puoi anche aggiungere la crenatura al testo della tua parola. È inoltre possibile regolare la custodia dei documenti, comprese le lettere maiuscole o minuscole.

Attiva il simbolo per Mostra/Nascondi. Nella parte superiore della pagina, che è il punto di inserimento esistente, il tuo I-beam lampeggerà. Quindi attiva il simbolo Mostra/Escursione in modo da poter vedere i segni di paragrafo e spazio linea.

1. Tocca la scheda Home > Gruppo di paragrafi > Mostra/Nascondi pulsante

2. Fare clic su INVIO 5 volte per iniziare sulla prima riga del report che si trova a 2 pollici dalla parte superiore della pagina

3. Scegli le prime due righe del titolo del report e dalla scheda Home > Gruppo di caratteri , regola la dimensione del carattere a 14 punti , in grassetto e al centro.

4. Con il testo già scelto, tocca la scheda Home > Gruppo di caratteri > Cambia maiuscolo pulsante e cambia il maiuscolo in MAIUSCOLO.

5. Fare clic su INVIO una volta dopo il TITOLO per aggiungere uno spazio di riga tra il TITOLO e il SOTTOTITOLO. Scegli le 3 righe successive (SOTTOTITOLO, BYLINE e DATA) e cambia la dimensione del carattere in 12 punti, grassetto e centrale. Fare clic su INVIO dopo ogni riga in modo che SUBTITLE, BYLINE e DATE siano a spaziatura doppia.

6. Capitalizzare e mettere in grassetto le INTESTAZIONI LATERALI. Per mettere in maiuscolo tutti e tre contemporaneamente, scegli la prima intestazione quindi tieni premuto il tasto ctrl sulla tastiera e tocca gli altri titoli.

7. Sotto la voce LibreOffice WRITER, scegli le 3 righe di testo

8. Tocca scheda Home > Gruppo di paragrafi e scegli la numerazione per applicare il tuo stile di numerazione.

9. Ricorda di controllare l'ortografia, correggere e visualizzare in anteprima il documento per l'ortografia e la formattazione

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Pensieri finali

Presentare un rapporto di lavoro nel modo più semplice e conciso possibile è fondamentale. Il tuo lettore vuole comprendere facilmente e comodamente i punti chiave e dovresti quindi valutare in che modo la struttura e il formato del tuo rapporto servono a trasmettere queste informazioni.

Se hai domande, non esitare a lasciare un commento nel box sottostante. Siamo felici di aiutarti. Se trovi utile questo post, puoi condividerlo con i tuoi amici.