7 suggerimenti per la scrittura di proposte commerciali per trasmettere meglio il tuo messaggio

La scrittura in linguaggio semplice, nota anche come inglese semplice, è esattamente come sembra: scrivere in modo chiaro e conciso in modo che i lettori possano capire facilmente quello che stai cercando di dire. Nel contesto delle proposte commerciali, la scrittura in linguaggio semplice consiste nel rimuovere ogni ambiguità, linguaggio confuso e gergo dalla scrittura della proposta.

Il linguaggio semplice rende la tua proposta più facile da capire, più facile da ricordare e più facile per l'acquirente dire di sì.

Per trasmettere il tuo messaggio e aiutare le persone a ricordarlo, tieni a mente questi sette suggerimenti (e regole grammaticali) quando scrivi una proposta:

Suggerimenti per la scrittura di proposte in linguaggio semplice:

1. Usa termini semplici

2. Parole positive su quelle negative

3. Semplici connettori invece di stringhe di parole

4. Verbi attivi > verbi passivi

5. Verbi più precisi, nomi meno astratti

6. Parole corte, quotidiane, non lunghe, accademiche

7. Usa frasi brevi con un'idea principale

1. Usa termini semplici, concreti, non difficili, astratti

Abbiamo tutti sentito la frase "Less is more" e le proposte commerciali non fanno eccezione. Se mantieni la scrittura della tua proposta semplice, è più probabile che i tuoi potenziali clienti capiscano il punto che stai cercando di trasmettere. Puoi usare termini del settore e parole tecniche, ma dovresti cercare di mantenerli al minimo a meno che il tuo potenziale cliente non sia un esperto o tu sia certo che sappia di cosa stai parlando.

Ciò è particolarmente importante quando si ha a che fare con potenziali clienti che non sono necessariamente esperti nel proprio settore di attività e potrebbero non avere familiarità con le frasi specifiche del settore. Usa termini semplici o, se hai davvero bisogno di usare un termine astratto, assicurati di spiegarlo.

2. Usa parole positive invece di quelle negative

Essere positivi è meglio dal punto di vista dell'atteggiamento, ed è anche meglio dal punto di vista della chiarezza.

Ad esempio, forse hai inviato un'e-mail con entusiasmo a qualcuno del tuo team in merito a un potenziale nuovo progetto:

"Non c'è motivo per cui non dovremmo fare questo progetto."

Tutti scremiamo quando leggiamo. Non leggiamo ogni frase e nemmeno ogni parola di ogni frase. La formulazione di questa frase mette in evidenza le parole "non posso" e "non", portando i lettori a presumere che si tratti di una risposta negativa. Ecco un modo migliore per dire la stessa cosa, senza lasciare nulla all'interpretazione:

"Dobbiamo realizzare questo progetto!"

3. Usa connettori semplici invece di stringhe di parole.

Il collegamento di parole può trasformare frasi semplici in frasi complesse. Può anche farti sembrare pretenzioso.

Hai mai scritto qualcosa del genere in una proposta?

"Ai fini di questo progetto, e nel caso in cui sia stabilito che abbiamo bisogno di maggiori informazioni, assumeremo il ruolo del tuo cliente e condurremo un audit del tuo sito web".

La prossima volta, prova questo:

"Se abbiamo bisogno di maggiori informazioni, condurremo un audit del tuo sito web dal punto di vista del tuo cliente."

4. Usa i verbi attivi invece di quelli passivi

La voce attiva identifica chiaramente un'azione e dice al lettore chi sta eseguendo quell'azione. I lettori preferiscono la voce attiva perché è un modo più naturale di comunicare, che garantisce anche che non ci siano fraintendimenti su chi sta facendo cosa.

Ad esempio, se stavi scrivendo una proposta e volevi vantarti della fantastica campagna sviluppata dalla tua agenzia, quale pensi sia l'affermazione più potente?

"È stata sviluppata una campagna online che ha portato a 400 nuovi abbonati mensili".

O:

"Il nostro team di esperti digitali ha sviluppato una campagna online che ha portato a 400 nuovi abbonati mensili".

La seconda affermazione assicura che l'enfasi sia sulla tua azione di successo. Inoltre, non c'è ambiguità su chi ha fatto cosa. Questo è particolarmente importante quando stai delineando ruoli e responsabilità tra il cliente e la tua azienda.

5. Usa verbi precisi invece di nomi astratti

I verbi esistono per descrivere l'azione, quindi lascia che facciano il loro lavoro. E già che ci sei, mantieni le cose semplici.

Perché dire,

"La nostra app per le proposte migliorerà il tuo tasso di chiusura."

Quando potresti dire,

"La nostra app per le proposte migliorerà il tuo tasso di chiusura."

Più semplice, più breve e più sicuro. Sbarazzati delle parole che non aggiungono valore.

6. Parole corte, quotidiane, non lunghe, accademiche

Se cerchi di sembrare troppo elegante, le persone o penseranno che stai cercando di parlare al di sopra di loro, o che stai cercando di sembrare più intelligente di te. Alle persone piacciono, si fidano e assumono persone che capiscono.

Se stavi cercando di spiegare a un potenziale cliente perché il tuo software di proposta è eccezionale, potresti dire :

"Il nostro software per le proposte ottimizza ogni aspetto dell'ecosistema delle proposte per facilitare la collaborazione senza sforzo tra le parti interessate interne e offrire un'esperienza cliente senza precedenti".

Ma sembreresti sicuramente come se ci stessi provando troppo.

Invece, attieniti a parole più brevi che potresti effettivamente usare nella conversazione:

"Il nostro software di proposta ti offre il controllo e la visibilità di cui hai bisogno per concludere più affari."

7. Usa frasi concise con un'idea principale

Cercare di stipare più idee in una singola frase può creare confusione. E se provi ad estendere la frase per adattarla a più contesto, potrebbe sembrare che tu stia divagando.

Un modo semplice per verificare se riesci a spezzare una frase è cercare la parola "e" e vedere se puoi sostituirla con un punto.

Invece di dire:

"La nostra attività fornisce una suite di servizi di pulizia per uffici, spazi residenziali e luoghi commerciali, e abbiamo anche ottimi prezzi e una reputazione spettacolare".

Puoi spezzare il tuo punto in due frasi:

“La nostra attività offre una suite di servizi di pulizia per uffici, spazi residenziali e locali commerciali. Inoltre, abbiamo i prezzi più bassi della città e un'ottima reputazione che ci sostiene".

Gong Labs solleva un grande punto in un recente articolo: c'è una differenza fondamentale tra breve e conciso. Breve riguarda la lunghezza, ma conciso riguarda la lunghezza e il significato. Frasi più lunghe possono funzionare bene, ma solo se sono ricche di valore. A volte non puoi evitare una frase lunga, quindi in quelle situazioni assicurati che ogni parola abbia uno scopo.

Pensieri finali

Al di là del contenuto e del formato della tua proposta, la tua scrittura ha un impatto molto più grande di quanto potresti pensare. Mentre l'uso corretto del tono e dello stile può aiutarti a personalizzare il tuo messaggio, il linguaggio che usi potrebbe fare la differenza tra conquistare il tuo potenziale cliente o essere spazzato via per la prossima proposta scritta meglio.

Ricorda, se le persone non riescono a capire di cosa stai parlando, non saranno persuase da quello che hai da dire. La prossima volta che hai una prospettiva promettente in cantiere, dai un'occhiata alla nostra guida per scrivere una proposta commerciale vincente per aiutarti a garantire l'affare.