Rimani aggiornato sulla prevenzione delle frodi aziendali osservando queste 6 bandiere rosse
Pubblicato: 2022-05-07La frode aziendale potrebbe costare alla tua azienda fino a $ 350.000. Nessuna azienda può permetterselo, motivo per cui è necessario prestare attenzione a questi segnali di pericolo.
NOTA: questo articolo ha lo scopo di informare i nostri lettori su problemi di natura commerciale negli Stati Uniti. Non è in alcun modo inteso fornire consulenza legale o avallare una specifica linea di condotta. Per consigli sulla tua situazione specifica, consulta il tuo consulente legale.
In "Ocean's Eleven", quasi una dozzina di truffatori combinano ingegno, abilità acrobatiche e macchine fantastiche per derubare un casinò in modo stravagante. Il proprietario del casinò svela l'intricato schema solo poco dopo che gli antieroi se ne sono andati con milioni.
La buona notizia per la maggior parte dei leader aziendali, tuttavia, è che se la tua azienda viene derubata, le prove saranno molto più facili da scoprire utilizzando il tuo software di contabilità e tenendo d'occhio alcuni segnali di pericolo.
La prevenzione delle frodi aziendali è davvero così importante?
L'appropriazione indebita negli affari è un grosso problema.
Hiscox, un fornitore globale di assicurazioni specializzate, ha intervistato 200 professionisti della contabilità e della finanza statunitensi che hanno lavorato in una società in cui si è verificata un'appropriazione indebita per il suo Hiscox Embezzlement Study del 2018. Lo studio ha rilevato che il caso medio di appropriazione indebita è andato avanti per più di due anni ed è costato alle aziende coinvolte una media di oltre $ 350.000, ma che oltre il 50% delle aziende alla fine ha recuperato meno di un terzo di ciò che è stato preso.
Stiamo parlando di alcuni blocchi di foglietti adesivi e pennarelli indelebili. L'Association of Certified Fraud Examiners ha rilevato che il 22% dei casi di frode ha causato perdite superiori a 1 milione di dollari. L'appropriazione indebita può assumere la forma di qualsiasi cosa, dalla scrematura del barattolo di mancia a complesse frodi sui salari. E questi numeri riflettono casi noti , senza tener conto delle situazioni in cui l'appropriazione indebita non è mai stata scoperta.
Le tecniche di appropriazione indebita più comuni, secondo uno studio Hiscox
Le frodi aziendali possono essere particolarmente devastanti per le piccole imprese, per le quali i problemi di flusso di cassa sono la principale causa di chiusura dell'attività. E più piccola è l'attività, più la frode può essere devastante.
Un caso di appropriazione indebita da $ 100.000 può portare a spiacevoli contenziosi per una grande società, ma potrebbe essere paralizzante per un negozio a conduzione familiare. I leader delle piccole imprese generalmente hanno meno esperienza nella gestione di un'azienda rispetto ai dirigenti delle aziende di medie e grandi dimensioni e i dipendenti delle piccole imprese hanno meno supervisione e maggiore autonomia tra le funzioni aziendali.
Secondo l'Association of Certified Fraud Examiners, anche le piccole imprese perdono quasi il doppio ($ 200.000) nel caso di appropriazione indebita media rispetto alle medie e grandi imprese ($ 104.000).
6 bandiere rosse di frode aziendale da tenere d'occhio
Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, è necessario disporre di un piano in atto per prevenire le frodi aziendali. I professionisti della contabilità e della finanza che hanno risposto al sondaggio Hiscox hanno scoperto che, oltre ai soli soldi, le frodi affrontate dalle loro aziende sono costate loro dipendenti, clienti, partner commerciali e reputazione, ferite che alla fine faranno crollare aziende di qualsiasi dimensione.
Ma basta sventura e oscurità. Diamo un'occhiata ad alcune strategie che puoi utilizzare per fiutare la frode prima che metta in ginocchio la tua azienda.
1. I fondi aziendali vengono trasferiti da/verso paesi con cui non intrattieni affari
Perché è motivo di preoccupazione: i malversatori possono trasferire denaro aziendale all'estero per riciclarlo, quindi restituirlo a un conto bancario personale con una pista confusa.
Esempio: noti un credito nel tuo account dal Canada, anche se non hai clienti o clienti da lì.
Cosa dovresti fare al riguardo: Rivedi i tuoi libri almeno una volta al mese. Se il denaro è diretto o proveniente da una fonte/destinazione che non conosci, indaga, anche se un dipendente ti dice che è legittimo.
2. I dipendenti pagano i fornitori o altri dipendenti in contanti
Perché è motivo di preoccupazione: i pagamenti in contanti non lasciano tracce cartacee, consentendo ai malversatori di coprire attività fraudolente.
Esempio: uno dei tuoi supervisori insiste nel pagare in contanti un fornitore di forniture (che è solo uno dei suoi vecchi compagni di scuola superiore) perché è così che il venditore preferisce essere pagato.
Cosa dovresti fare al riguardo: insistere sul fatto che tutte le attività aziendali siano condotte utilizzando assegni o carte di debito/credito aziendali (salvo il più piccolo dei costi accessori, come la mancia a un addetto alle consegne della pizza). Se senti che un dipendente sta effettuando transazioni in contanti per motivi di lavoro, indaga.
3. Individua vaghi affari che mancano di uno scopo chiaro
Perché è motivo di preoccupazione: i dipendenti malversati possono concludere accordi fittizi con complici esterni per far sembrare le frodi come attività aziendali legittime.
Esempio: uno dei tuoi manager organizza un nebuloso concerto di "consulenza" per il cognato che paga una caparra di $ 1.000 al mese.
Cosa dovresti fare al riguardo: richiedere a tutti i dipendenti di fornire un caso aziendale chiaro e valido per tutti gli accordi commerciali e controllare regolarmente per garantire che tali accordi continuino a fornire valore aziendale.
4. I dipendenti stanno facendo accordi con fornitori che non sono stati approvati attraverso i canali appropriati
Perché è motivo di preoccupazione: i dipendenti indebitati possono aggirare i normali posti di blocco per avviare accordi fraudolenti con venditori fittizi superando i vertici della direzione.
Esempio: vieni lunedì mattina per sentire da uno dei tuoi dipendenti che hanno stipulato un nuovo contratto di acquisto con un fornitore di componenti di cui non hai mai sentito parlare. L'accordo sembra troppo bello per essere vero.
Cosa dovresti fare al riguardo: istituire una politica per tutti gli accordi commerciali che richiedono l'approvazione di più manager.
5. I tuoi libri non sono equilibrati
Perché è motivo di preoccupazione: i libri equilibrati sono il polso sano di qualsiasi attività commerciale. Se hai denaro in entrata o in uscita che non puoi contabilizzare, significa che qualcuno nella tua azienda sta combinando qualcosa o la tua contabilità è sciatta. Nessuna delle due situazioni è buona.
Esempio: controlli i tuoi libri alla fine del mese per scoprire che sei a corto di $ 1.500 senza alcuna spiegazione.
Cosa dovresti fare al riguardo: controlla il tuo software di contabilità ogni giorno per assicurarti che tutto sia contabilizzato. Il software ti avviserà quando qualcosa non torna.
6. Le spese aziendali e personali non vengono separate
Perché è motivo di preoccupazione: utilizzare una carta aziendale per pagare le spese personali è un grande no-no, anche se il dipendente ripaga l'azienda. Confonde le acque e rende più difficile individuare l'appropriazione indebita quando si verifica.
Esempio: hai un dipendente che continua "accidentalmente" a mettere benzina nel suo veicolo personale sulla carta di credito aziendale, anche se ti rimborsa in contanti.
Cosa dovresti fare al riguardo: applicare una politica rigorosa che consenta solo spese aziendali legittime sulle carte di credito della tua azienda. Questo ti eviterà anche di dover setacciare le spese al momento delle tasse. Alcuni software di rendicontazione delle spese consentono anche la scansione delle ricevute.
Ritratto di un malversatore
Mentre i seguenti segni potrebbero avere molte spiegazioni diverse e innocenti, i sondaggi Hiscox e ACFE hanno rilevato che i malversatori comunemente:
- Vivi uno stile di vita sontuoso chiaramente al di sopra delle loro possibilità (ad esempio, presentandosi all'improvviso per lavorare in una nuova auto di lusso).
- Mostra un comportamento sconsiderato (p. es., gioco d'azzardo eccessivo, accumulazione di multe per eccesso di velocità, uso eccessivo della presa di forza).
- Diventa scontento sul lavoro se sente di essere stato trattato ingiustamente.
- Mostra problemi di controllo (ad es. riluttanza a condividere i propri compiti con gli assistenti o sostituzioni temporanee).
- Soffri di difficoltà finanziarie.
Nessuno di questi comportamenti è motivo di accusare un dipendente di appropriazione indebita, ma, se combinati con le bandiere rosse sopra delineate, vale la pena tenerli d'occhio come parte di un quadro più ampio.
Sebbene possa sembrare ragionevole essere più sospettosi nei confronti dei nuovi dipendenti che non si sono ancora dimostrati validi, i malversatori, in media, sono stati con la loro azienda per otto anni.
Questo perché tali dipendenti hanno generalmente avuto il tempo di familiarizzare con il funzionamento di un'azienda, hanno subito un danno reale o percepito che li motiva a cercare di raccogliere ammende, o addirittura reclutare complici per aiutarli a commettere frodi (il numero medio di persone coinvolte in un dato schema è tre).
Cosa fare quando si identifica una frode aziendale
La prevenzione di frodi o appropriazioni indebite significative nella tua attività inizia con l'assunzione delle persone giuste, trattandole in modo equo e conoscendo i segnali a cui prestare attenzione.
Ma cosa fai se hai individuato evidenti segni di frode e devi agire? Hiscox consiglia:
| Cosa fare | Cosa non fare |
|---|---|
| Istituire una squadra investigativa composta da manager e reclutare un aiuto esterno, se necessario. Tenere note dettagliate durante l'indagine. | Non saltare alle accuse. Anche se c'è solo una minima possibilità che qualcuno sia effettivamente innocente, segui il giusto processo. Una falsa accusa può arrecare un danno irreparabile al rapporto tra il dipendente e la vostra azienda, e la vostra azienda potrebbe essere citata in giudizio. |
| Esamina i record nel tuo software di contabilità per estrarre prove. | Non intervistare insieme possibili complici e non intervistare i sospetti dipendenti da soli. Avere un rappresentante delle risorse umane a disposizione per tutte le interviste e registrare note chiare su ciò che è stato chiesto e ciò che è stato detto. |
| Una volta che si dispone di prove sufficienti di appropriazione indebita, contenere il danno limitando l'accesso del dipendente fraudolento alle finanze aziendali. | Non rivelare i tuoi sospetti prima di avere prove solide. Raccogli più prove che puoi prima di rendere note le tue indagini. Un sospetto malversatore può cancellare e-mail o ripulire i documenti finanziari se scopre che sei sulle sue tracce. |
| Identifica l'origine della violazione che ha consentito il verificarsi dell'appropriazione indebita e correggila. Se non disponi già di una hotline per la segnalazione di frodi (telefono e/o e-mail), ora è il momento di configurarne una. Lo studio dell'Association of Certified Fraud Examiners ha rilevato che il 40% dei casi di frode sono scoperti da informatori, seguiti da audit interni (15%) e riesame della direzione (13%). | Non cercare di prendere la legge nelle tue mani. Dai alle forze dell'ordine la tua piena collaborazione per aiutarle a svolgere il loro lavoro e, se sei preoccupato per un'esposizione negativa, parla con il tuo avvocato su come procedere. |
| Loda e proteggi l'informatore, se sei stato informato da un dipendente. |
La prevenzione delle frodi aziendali è solo un pezzo del puzzle contabile delle piccole imprese. Per rimanere aggiornato su un'ampia varietà di argomenti di contabilità aziendale, da quando è il momento di aggiornare il tuo software di contabilità a come presentare le tasse, segui il nostro blog di contabilità e finanza.